文/安徽省地勘局第二水文工程地質勘查院 黃蓓

一、大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化建設是大勢所趨

2016年，國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“積極響應數(shù)字中國建設，加快推進信息技術與檔案工作的深度融合”的要求。隨著信息技術的迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)中的應用越來越廣泛。大數(shù)據(jù)不僅僅是一次顛覆性的技術革命，更是一場思維方式、行為模式與治理理念的全方位變革。對于各領域來說，大數(shù)據(jù)帶來了巨大的革新和發(fā)展空間。

2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了“檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉型”的建設目標。

檔案是社會生活中最真實可靠的原始記錄，是單位開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是單位核心信息資源與重要資產。地勘單位作為國家經濟建設發(fā)展的主力，擁有很多有價值的珍貴地質檔案，因此在大數(shù)據(jù)時代，地勘單位必須加快檔案數(shù)字化建設進程。

當前地勘單位中仍大多數(shù)延續(xù)傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式，在檔案收集、查詢、統(tǒng)計、利用等方面效率不高，還給檔案管理人員的工作帶來了不便。數(shù)字化檔案就是打破紙質檔案管理的弊端，充分利用計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術、存儲技術，將紙質載體檔案轉換成數(shù)字化形式存儲，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

二、當前地勘單位檔案管理特點

一個單位檔案管理形式與辦公形式密切相關，從某種角度來說，辦公形式決定檔案的發(fā)展。當前，地勘單位大多數(shù)沒有實行辦公自動化系統(tǒng)，辦公采用紙質化的多，從而限制了地勘單位檔案數(shù)字化建設進程。此外，地勘單位檔案管理還存在以下特點：

（一）歷史遺留問題?，F(xiàn)在的地勘單位很多是在20世紀90年代初由幾個地質隊合并而成的，當時檔案歸檔標準和管理水平都與現(xiàn)在有很大差距，再加上時間的變遷，單位地址的搬遷，管理人員的變動，導致地勘單位對那個年代的檔案了解熟悉程度不夠，目錄與實物不能對應，有的檔案目錄已經丟失。

（二）庫房空間有限。檔案數(shù)量年年增加，財務檔案、人事檔案等都要定期移交檔案室，都給儲存空間帶來壓力。

（三）檔案管理方式較傳統(tǒng)。大多數(shù)地勘單位仍沿用傳統(tǒng)紙質檔案管理方式，數(shù)字化檔案建設有的才起步，雖然單位主管部門也在推廣數(shù)字化檔案建設，一些單位也正在著手進行紙質檔案的掃描和錄入工作，但是需掃描的檔案數(shù)量多、人手少，再加上地質檔案很多涉密，有較多的大幅圖紙，這些都給數(shù)字化檔案初期建設帶來困難，影響了檔案數(shù)字化建設的進程，再加上檔案管理人員非專業(yè)出身，對數(shù)字化檔案建設的了解不深，很多工作仍處于摸索階段，因此，要想建成數(shù)字化檔案地勘單位，還需積極主動作為。

三、檔案管理數(shù)字化建設路徑探討

（一）前期準備。1.健全組織機構，提高重視程度。地勘單位作為公益一類、二類事業(yè)單位，肩負著較高的社會責任和經濟發(fā)展任務。需要成立檔案管理數(shù)字化建設領導小組和工作小組。領導小組要以分管辦公室領導為組長，其他班子成員為副組長，只有強化單位領導對檔案數(shù)字化的重視，才能使得檔案管理得到有效提高。領導小組下設工作小組，由各部門負責人組成，辦公室牽頭，各部門配合做好具體的數(shù)字化檔案工作。2.明確數(shù)字化范圍，確保按質按量完成?！懊鞔_檔案數(shù)字化范圍，這是前期準備階段較為重要的內容之一，事業(yè)單位可以遵循利用優(yōu)先和價值優(yōu)先的原則，對檔案數(shù)字化范圍及先后順序進行科學合理確定?！钡乜眴挝幻鞔_檔案數(shù)字化范圍及原則，對工作效率和進程起著決定作用。利用優(yōu)先即對利用頻率高的檔案，如職稱評聘、干部任免等檔案優(yōu)先掃描；價值優(yōu)先即對檔案內容進行鑒別，地質檔案很多是地勘單位所獨有的，極其珍貴、價值高，為保護原件，避免重復使用破損或者丟失，應將其優(yōu)先掃描。3.強化人財物配備，滿足運行基礎條件。固定場地、安排人員、配齊設備。檔案數(shù)字化場地要有足夠空間，按照庫房標準要做到“十防”：防火、防水、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防紫外線、防磁輻射。人員方面，考慮單位地質檔案多、專業(yè)性強，各業(yè)務單位需安排專業(yè)技術人員參與數(shù)字化檔案的建設。設備配備上，檔案數(shù)字化加工的設備主要包括掃描設備、存儲設備、電腦、復印機、打印機等，具體根據(jù)檔案實際情況確定使用設備種類。有條件的單位，要提前實行辦公自動化系統(tǒng)，最終實現(xiàn)和檔案數(shù)字化系統(tǒng)平行運行。同時，還要實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案數(shù)字化系統(tǒng)的整合，實現(xiàn)文件在兩個系統(tǒng)的導入導出，避免將紙質文件再掃描，提高工作效率。4.重視理論制度建設，確保各項管理有章可循。加強對參與建設人員的理論知識學習，“目前涉及地勘檔案數(shù)字化應用的《巖心檔案管理規(guī)范》《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》《縮微膠片數(shù)字化技術規(guī)范》等，熟練掌握這些技術規(guī)范對數(shù)字化的基本要求和相關規(guī)定，從而制訂符合地勘單位檔案數(shù)字化實際的技術、保密、考核驗收等制度?！边@是前期重要的準備工作之一，對規(guī)范的熟練了解，可顯著提升工作質量和效率，促進管理水平規(guī)范化。5.編制實施方案，確保各項程序有據(jù)可依。一套完備的實施方案是進行檔案數(shù)字化操作的可靠依據(jù)，單位在準備階段必須根據(jù)自身檔案的實際情況，編寫好翔實的具體實施方案。一般實施方案包括：指導思想、基本原則、總體目標、具體任務、項目周期、人員安排、設備配備以及具體的方法措施和相關工作要求。這些內容貫穿數(shù)字化的全過程，保證項目的順利運行。

（二）過程中的運行。數(shù)字化檔案的實施環(huán)節(jié)是至關重要的，決定著數(shù)字化檔案的最終結果，在實施數(shù)字化檔案過程中，重點要注意以下五個環(huán)節(jié)：1.檔案移交與歸還。移交文件資料的完整性與及時性是確保項目按時按質完成的重要環(huán)節(jié)。各部門要做好檔案整理、掃描資料的移交手續(xù)，填寫好《檔案移交清單》，清點文件及資料內容、數(shù)量等，現(xiàn)場負責人員要與移交部門簽字確認。文件資料整理掃描完成后，歸還時要做好清點再確認工作。2.檔案整理。按照《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《檔案分類方案和檔案編號規(guī)則表》及《中華人民共和國檔案行業(yè)標準：紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范DA/T31-2017》等要求，做好文書檔案及專業(yè)檔案的整理工作。文書檔案整理以“件”為單位，按照年度—機構—保管期限方法進行分類；專業(yè)檔案整理以“卷”為單位，按照專業(yè)分類方案進行整理歸檔，并設置二級門類代碼。（1）目錄數(shù)據(jù)準備。按照《檔案著錄規(guī)則》，確定著錄項、字段類型和長度，確保著錄內容無誤，格式統(tǒng)一；（2）編頁碼。逐頁對檔案進行編號，不出現(xiàn)重編、漏編，編號所使用的打碼機、筆墨不能破壞檔案原件或對檔案長期保存造成影響；（3）拆除裝訂。檔案掃描前，應拆除裝訂物，拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損壞；（4）裝訂。掃描完成后，按照檔案保管的要求重新裝訂，裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。根據(jù)紙張數(shù)量和厚度采用人工、三孔打孔機或電鉆等打孔穿線；（5）蓋歸檔章。按照歸檔章的格式要求，加蓋歸檔章，并按照格式要求填寫相應內容。3.檔案掃描及圖像處理。按照現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)要求，對檔案進行掃描，掃描圖像格式要確定好。掃描分辨率的選擇應保證掃描后圖像清晰、完整，一般分辨率不低于300dpi，破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，褶皺不平影響掃描質量的原件應先進行壓平處理后再進行掃描。對于一些幅面較大的檔案可使用數(shù)碼平臺進行掃描，或者通過縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉換設備進行掃描。4.圖像數(shù)據(jù)的存儲。經驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份，備份載體的選擇要多樣化，可采用移動硬盤、光盤刻錄等實現(xiàn)多套備份，并做到異地保存。5.銜接檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。對檔案進行掃描是實現(xiàn)檔案數(shù)字化最關鍵的環(huán)節(jié)。單位要注重對檔案管理軟件的選擇，一般地勘單位檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)包括地勘單位檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計和用戶管理等基本功能。單位可根據(jù)工作需要，直接采購或研發(fā)適合本單位檔案數(shù)字化管理的軟件。

（三）后期管理維護。檔案數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)性較強的工程，在運行后，單位仍需要投入人力、物力、財力，要持續(xù)加大對檔案數(shù)字化管理的力度，后期管理維護重點有三個方面：1.重視數(shù)字化檔案制度建設。構建良好的檔案管理體系離不開制度建設。隨著檔案數(shù)字化管理體系的運行，過程中必然會出現(xiàn)各類問題。因此，需要在原有制度基礎上進行不斷完善修訂，對一些空白領域的內容進行重新制訂，確保各項工作能夠全面發(fā)展，有效落實。關于檔案數(shù)字化建設的制度有很多，如《數(shù)字化檔案使用制度》《數(shù)字化檔案安全保存制度》《數(shù)字化檔案保密制度》等等，健全相關的管理制度，是保證檔案管理體系順利運行的關鍵。2.提高檔案人員專業(yè)素養(yǎng)。要加大對檔案專兼職人員的檔案學習培訓力度，多參加貼合單位檔案工作實際內容的檔案培訓；多參與同外單位的檔案業(yè)務學習交流，取長補短；密切與駐地檔案管理部門的聯(lián)系，提升單位檔案管理水平的專業(yè)性，新入職的專兼職檔案工作人員要對單位檔案規(guī)章制度有系統(tǒng)全面的了解，熟悉單位檔案工作流程，進行崗前檔案培訓，合格后方可上崗。要邀請數(shù)字化檔案方面的專家進行現(xiàn)場指導和數(shù)字化檔案知識的普及，深入了解數(shù)字化檔案建設的優(yōu)勢和過程，促進數(shù)字化進程的加快。3.強化對檔案數(shù)字化系統(tǒng)的升級和安全管理。聘請專業(yè)人員加強對檔案數(shù)字化系統(tǒng)的管理，對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行升級，解決系統(tǒng)漏洞問題，對檔案安全加以重視，加裝防火墻和殺毒軟件，防止檔案資料被竊取和破壞。要對檔案信息的存儲設備加強日常維護，防止數(shù)據(jù)的丟失。對重要的檔案信息可采用數(shù)據(jù)加密、權限認證讀取技術等手段。對內部工作人員要根據(jù)不同的工作環(huán)節(jié)設置相應的訪問限權。建立數(shù)字化檔案查閱管理臺賬，做到有據(jù)可查，追根溯源。

四、結語

綜上所述，在當前大數(shù)據(jù)時代，地勘單位檔案數(shù)字化建設勢在必行，但是要想建設好，單位領導重視是關鍵，地勘單位要結合實際現(xiàn)狀，重點從前期準備、建設中和后期維護管理三個階段入手，考慮全面提前準備，制訂具體實施方案，在建設中遇到問題，要有據(jù)可依，按照制度規(guī)范，不斷完善改進，要把檔案數(shù)字化建設當作一件持續(xù)性的長效工作去抓，達到實現(xiàn)全面提升檔案管理水平的目的，更好地發(fā)揮出檔案服務地勘單位轉型發(fā)展的功能。