文/西安微電子技術研究所 靳婷婷

中國航天科技集團有限公司2018年工作會議上提出“建設數(shù)字航天，推動航天數(shù)字化產(chǎn)品、數(shù)字化研制、數(shù)字化管理和數(shù)字化產(chǎn)業(yè)協(xié)同發(fā)展。”數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為集團公司發(fā)展的主旋律。航天企業(yè)檔案部門應當抓住此機遇，逐步完成航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化工作，助力企業(yè)轉(zhuǎn)型升級，提升經(jīng)濟效益。

一、航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化工作困難與現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)據(jù)只實現(xiàn)條目級管理。筆者所在企業(yè)所用檔案管理軟件為綜合檔案管理軟件，截至2019年底已入庫產(chǎn)品檔案131182份，檔案管理系統(tǒng)采集的數(shù)據(jù)有：檔號、題名、編制單位、密級、圖號、歸檔日期、階段標記、頁數(shù)、份數(shù)、責任者、保管期限、子項代號、立卷日期、地區(qū)代字、存放位置等信息，只完成檔案數(shù)據(jù)庫條目級管理，尚未開展館藏航天檔案數(shù)字化工作。

（二）檔案管理軟件未充分開發(fā)利用。綜合檔案管理軟件V3.5版本自帶現(xiàn)行文件、預立案卷、檔案管理、借閱管理、專題打印和系統(tǒng)維護6個模塊，從軟件安裝起到2019年底，企業(yè)檔案管理員只應用了檔案管理這一模塊的案卷新增和文件著錄功能。航天產(chǎn)品檔案日常管理基本還處于手工模式，未充分將檔案管理軟件與日常航天產(chǎn)品檔案管理工作進行緊密有機聯(lián)系，檔案管理軟件功能的實現(xiàn)和開發(fā)利用還急需探索應用。

（三）對“人”“財”“物”投入還需加大。1.基礎設備。航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化工作以前期大量的物質(zhì)投入為基礎，目前檔案部門雖然每人都配備了電腦，為航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化工作配備了一臺高速掃描儀和一臺平板掃描儀，對已經(jīng)入庫需要進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的近13萬份傳統(tǒng)載體檔案基礎設備明顯配備不足。2.檔案軟件應用與升級。綜合檔案管理軟件3.5版本，檔案管理員只應用了檔案管理模塊中的部分功能，由于該軟件不是本單位信息化部門自己做的，除了已經(jīng)開啟使用的檔案管理這個模塊外，如需使用其他模塊并得到軟件公司的技術支持，每年還需給軟件公司支付系統(tǒng)維護費用。由于用戶對檔案信息化要求的不斷升高，檔案綜合管理系統(tǒng)目前已有4.0版本，航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設必須有一個強大的檔案管理系統(tǒng)支撐，更加需要企業(yè)在資金上對檔案部門進行投入，用于購買系統(tǒng)模塊、用戶使用端口開放和升級管理軟件等，需要充足的資金支持，早日實現(xiàn)航天產(chǎn)品檔案無紙化管理。3.檔案管理人員相對不足。隨著國際上越來越多的國家投入對宇宙未知領域的探索，企業(yè)生產(chǎn)的航天產(chǎn)品必然每年成幾何狀翻倍增長，每位航天產(chǎn)品檔案管理員每天都肩負著上百種航天產(chǎn)品檔案的收集整理工作，為企業(yè)的科研生產(chǎn)和飛船、火箭等大型試驗發(fā)射提供了完整準確的圖紙資料。日常檔案工作本已非常飽滿，如果還要投入精力到航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化、信息化的工作中，只怕分身乏術。

二、航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設具體實踐

（一）主動爭取領導重視。由于本單位航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設起步較晚，此項工作十分有必要，不僅可以升級航天企業(yè)的管理水平，提高工作效率，而且由于信息化介入產(chǎn)品設計、生產(chǎn)、歸檔等一系列工作流程，利用現(xiàn)代化管理可以極大避免低層次錯誤發(fā)生，提高產(chǎn)品質(zhì)量?？墒呛教飚a(chǎn)品檔案數(shù)字化究竟該如何去建設，已經(jīng)超出了檔案管理員以往的工作經(jīng)驗，需要全新超前的思維去架構，具有很大的難度。該項工作能否順利開展，領導的重視程度起到非常關鍵的作用，于是檔案部門將自己預想的航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設目標和后期實現(xiàn)效果進行匯報，主動爭取領導重視，期待此項工作得以快速開展和推進。

（二）相關部門重組與融合，攜手共同推進。1.合并部門，提高組織效率。以前檔案部門在航天企業(yè)中是獨立的部門，主要管理傳統(tǒng)航天載體檔案并做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，由于航天產(chǎn)品檔案信息化建設需要大量專業(yè)知識的復合型人才，僅憑檔案部門和檔案管理人員肯定無法完成此項工作，于是在企業(yè)領導的重視和支持下，檔案部門和信息化部門迅速完成了合并工作，標志著檔案部門具備適應現(xiàn)代化建設的特點，將航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化、信息化納入自身業(yè)務范圍，部門內(nèi)部設備與人員根據(jù)工作需要相互調(diào)配，最大限度提高航天企業(yè)組織效率。2.加強部門內(nèi)部培訓和交流，夯實基礎。為了使信息化工作人員與檔案管理人員在工作中充分融合摩擦出“火花”，從以前駕輕就熟的重復工作模式中跳出來，部門利用現(xiàn)有資源定期開展內(nèi)部培訓，進行知識資源的整合。以2020年培訓計劃為例，全體部門工作人員接受的培訓內(nèi)容涉及現(xiàn)行文件管理、檔案管理和信息化管理的相關知識，為知識吸收不設邊界，不斷通過輸出與輸入的方式調(diào)整檔案管理人員知識結構，努力從“單一型”人才到“復合型”人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人員自身價值和業(yè)務能力。

（三）通過考察與調(diào)研吸取經(jīng)驗。企業(yè)每一項工作的開展必須嚴謹、有實踐性和前瞻性，從方案的開始論證到建設絕不能紙上談兵和空想，為此企業(yè)認真嚴格選取了本市檔案數(shù)字化建設比較好的企業(yè)，不僅有同屬航天系統(tǒng)的兄弟單位，也有來自各行各業(yè)的優(yōu)秀企業(yè)，由負責航天產(chǎn)品檔案信息化的領導帶隊進行考察與調(diào)研?？疾炫c調(diào)研的內(nèi)容包含：現(xiàn)場咨詢兄弟單位全部應用檔案管理系統(tǒng)V3.5達到什么樣實際效果；把檔案管理系統(tǒng)升級到V4.0的企業(yè)，調(diào)研該系統(tǒng)能否匹配本企業(yè)目前的科研生產(chǎn)和檔案管控以及對企業(yè)未來發(fā)展是否具前瞻性。最后走訪其他系統(tǒng)院所，看看使用其他檔案管理系統(tǒng)的企業(yè)，在實際應用中產(chǎn)品檔案管理能達到什么效果。

（四）完成檔案管理系統(tǒng)可行性方案的論證。論證的內(nèi)容涵蓋企業(yè)目前使用全部功能的V3.5版本是否能滿足檔案管理需求，如若升級到V4.0版本能否滿足未來檔案管理需要。檔案管理軟件與其他檔案管理軟件相比，論證報告充分總結歸納各個版本檔案管理軟件的優(yōu)點和缺點，并用具體數(shù)據(jù)進行比對。全方位論證根據(jù)目前航天產(chǎn)品檔案管理需求，哪個版本軟件能更好地為企業(yè)花少錢辦大事，最大程度完成與上級管理部門檔案系統(tǒng)的對接，最快速度使企業(yè)航天產(chǎn)品檔案管理信息化程度實現(xiàn)跨越，用最少的過渡時間完成航天產(chǎn)品檔案管理無紙化，系統(tǒng)流程必須符合航天企業(yè)和上級機關各項規(guī)章制度等一系列的企業(yè)實際需求。

（五）航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設目標。1.建立航天產(chǎn)品現(xiàn)行文件信息化管理模塊。根據(jù)《航天產(chǎn)品檔案管理規(guī)定》，檔案部門具有航天產(chǎn)品文件材料的接收、整理和航天產(chǎn)品檔案的保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、開發(fā)利用等工作。航天產(chǎn)品文件資料的預立卷部門在檔案管理部門。所以我們要求航天產(chǎn)品檔案管理系統(tǒng)應具備符合企業(yè)當前和發(fā)展需求的現(xiàn)行文件信息化處理能力。檔案管理系統(tǒng)應對接到設計、工藝和生產(chǎn)部位，并對接到人，完成航天產(chǎn)品電子文件的在線歸檔、更改、分發(fā)、回收和預立卷功能。2.建立航天產(chǎn)品的檔案信息化管理模塊。航天產(chǎn)品檔案管理模塊目前只完成了條目級別的信息錄入，遠遠不能適應現(xiàn)代化檔案管理的需求，我們要求建立航天產(chǎn)品檔案管理模塊不僅能實現(xiàn)現(xiàn)行庫到預立卷庫和檔案庫的無縫對接，將以前錄入的數(shù)據(jù)掛接全文實現(xiàn)檢索利用，還要實現(xiàn)檔案的在線查借閱，通過網(wǎng)上的審批程序，利用者可以在線進行檔案的查借閱功能，設置借閱到時提醒和一鍵回收功能。把檔案利用者從繁瑣的簽署審批手續(xù)中解放出來，節(jié)約時間，提高工作效率，釋放工作熱情。3.建立檔案統(tǒng)計和檔案開發(fā)利用模塊。每年底航天企業(yè)檔案部門都會往上級機關報送檔案統(tǒng)計年報，這也是每年底檔案工作的一項重要工作。我們以前的辦法就是按照上級需要的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，進行檔案管理系統(tǒng)和人工相結合的方式，具體方法就是逐個輸入需要的條目進行搜索統(tǒng)計。在航天產(chǎn)品檔案信息化建設中，將檔案統(tǒng)計這一項功能納入其中，可以自定義需要統(tǒng)計的內(nèi)容自動統(tǒng)計，提高工作效率。檔案編研是檔案部門根據(jù)利用工作的需要，按照一定的專題對館（室）藏檔案及相關資料進行研究、歸納、提煉、整理、加工，編寫成有用的編研材料，提供給用戶使用的工作。檔案編研工作是檔案工作的重要組成部分，是開發(fā)利用檔案信息資源的一種重要形式。以筆者撰寫的檔案編研成果為例，《企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量問題統(tǒng)計與分析》課題就是編者和質(zhì)量主管一起查閱了庫存22262卷產(chǎn)品質(zhì)量檔案提取的基礎數(shù)據(jù)做積累，航天產(chǎn)品檔案信息化管理還需有檔案開發(fā)利用模塊，讓存于庫中的檔案數(shù)據(jù)可以根據(jù)選題自由統(tǒng)計和選擇，讓撰寫檔案編研課題的檔案管理人員從海量的傳統(tǒng)載體檔案查閱工作中解放出來。4.實現(xiàn)檔案在線進館。航天產(chǎn)品檔案有別于一般門類檔案，我們的產(chǎn)品遍布祖國的星辰大海，覆蓋面廣闊浩瀚，企業(yè)每年都會向上級機關部門進行檔案移交，未來趨勢將會逐步減少傳統(tǒng)載體的移交，增加電子文件移交，最終傳統(tǒng)載體檔案將會被電子文件替代。所以檔案管理系統(tǒng)是否能實現(xiàn)與上級管理部門的檔案管理系統(tǒng)對接，成為企業(yè)能否使用該系統(tǒng)的重要依據(jù)。

三、航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設思考

（一）加強頂層設計，完善規(guī)章制度。由于我們檔案信息化起步較晚，要想追平或趕超不是心急就能完成的，需要有嚴慎細實的工作作風和邏輯嚴謹?shù)捻攲釉O計，經(jīng)過多次開會，我們決定有步驟地分批實現(xiàn)航天產(chǎn)品檔案信息化管理，今年購買啟用符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理系統(tǒng)，年底實現(xiàn)航天產(chǎn)品檔案在線歸檔，現(xiàn)行檔案的在線更改分發(fā)，查借閱系統(tǒng)與檔案利用人員無縫連接。庫存檔案開始逐年分批掃描進行數(shù)據(jù)掛接，最終完成百分百提供電子查借閱的目標。早在2002年8月，檔案部門就發(fā)布了涵蓋各門類的《檔案綜合管理文件匯編》，但都是針對傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案，電子檔案缺少相關規(guī)章制度。我們決定組織大量檔案管理人員和相關人員參考國家標準和航天標準進行企業(yè)內(nèi)部相關電子文件標準規(guī)范撰寫符合企業(yè)實際發(fā)展需要的管理文件，為航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設提供標準依據(jù)。

（二）雙軌制長期并存。以產(chǎn)品檔案歸檔上報進館為例，我們部門不僅完成了用氨水曬圖機曬制航天產(chǎn)品紙質(zhì)設計文件檔案的歸檔上報，還使用了產(chǎn)品定型電子文檔上報管理系統(tǒng)進行電子文檔的上報，這個產(chǎn)品使用了雙軌制歸檔和上報，可見在檔案上報進館系統(tǒng)中雙軌制仍是重要的檔案管理模式。由于航天產(chǎn)品以“高”“精”“尖”品質(zhì)代表了國家實力，檔案的保存尤為重要，所以企業(yè)檔案管理雙軌制必然長期并存。因庫存紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，且會不斷有新的紙質(zhì)檔案產(chǎn)生，為應對這一情況，企業(yè)積極想辦法實現(xiàn)資源突破，目前已經(jīng)完成庫房擴建改造工程，按照技術保密等各項要求完成了配備指紋、刷臉、刷卡門禁系統(tǒng)，視頻監(jiān)控、紅外感應和煙感探頭等安保防護，為長期雙軌制做好充分準備工作。

（三）航天產(chǎn)品傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。經(jīng)統(tǒng)計，截至2019年底，庫存檔案為13萬多份，根據(jù)我們用高速掃描儀的速率統(tǒng)計來看，一天最多掃描數(shù)量為2000多頁，對已裝訂檔案的拆裝和掃描后的校對等工作都耗費了檔案員大量時間，海量庫存僅僅數(shù)字化工作就需要10年以上時間，嚴重制約了檔案數(shù)字化進程。以企業(yè)生產(chǎn)的民用運輸車產(chǎn)品為例，其制訂的產(chǎn)品保證時間為26年，但是在合同中寫明產(chǎn)品出廠19年后都要全部進行返廠大維修，從目前的檔案存放保管經(jīng)驗來看，約20年檔案存放時間，會有檔案發(fā)黃、變脆、黏連、字跡不清、紙張變色模糊等風險，將其數(shù)字化掃描保存成為保護檔案的最好方式，于是我們拓展思路，在符合上級機關和企業(yè)各項規(guī)定的條件下，積極尋找符合規(guī)定的檔案數(shù)字化公司，將專業(yè)的事情交給專業(yè)的人去做，為早日實現(xiàn)航天產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理積極探索。

（四）制訂人才培養(yǎng)和儲備機制。人才培養(yǎng)是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，產(chǎn)品是企業(yè)的硬實力，那人才就是企業(yè)最重要的軟實力。對于航天產(chǎn)品檔案信息化工作，我們不能只局限于自我學習的圈子里。一方面，我們每年都會專門招聘符合崗位需要的研究生進行此項工作；另一方面，我們采取走出去參觀、調(diào)研和參加上級培訓等多種手段進行人才培養(yǎng)，鼓勵大家多思考、多學習。將在冊人員進行人才庫分類，將檔案信息化知識的掌握納入考核，并成為評優(yōu)、職稱晉級的必要條件。