文/滄州交通學(xué)院 郭亞楠

研究檔案館危機(jī)管理和應(yīng)急機(jī)制，需明確其重要性與必要性，結(jié)合檔案館的管理模式、管理過程，分析其中可能存在的危險(xiǎn)因素，制訂完善的危機(jī)管理措施、應(yīng)急處理機(jī)制，確保實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素的提前預(yù)防、提前干預(yù)，并在后續(xù)的管理過程中強(qiáng)化安全管理培訓(xùn)，提升檔案館管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其具備應(yīng)對(duì)各項(xiàng)危機(jī)事件的能力與心態(tài)，進(jìn)而配合領(lǐng)導(dǎo)小組高效處理危機(jī)事件，保護(hù)檔案館安全。

一、檔案館危機(jī)管理

（一）檔案館危機(jī)潛伏期的常態(tài)化管理。檔案館危機(jī)在出現(xiàn)前都會(huì)出現(xiàn)各種先兆反應(yīng)，為保證檔案館危機(jī)管理的可行性、有效性，有必要結(jié)合檔案館當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)，分析潛在危機(jī)，以此來提前做出應(yīng)對(duì)策略。就目前來說，檔案館危機(jī)主要分為以下兩種類型：人為危機(jī)、非人為危機(jī)，在管理時(shí)須注重以下要點(diǎn)：1.針對(duì)人為危機(jī)，須從兩方面入手：（1）提前判定檔案館危機(jī)是人為操作失誤還是竊取行為，抑或是檔案管理系統(tǒng)缺陷，并針對(duì)可能造成的損失對(duì)危機(jī)進(jìn)行定級(jí)，若是發(fā)生多項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)按照“輕重緩急”的原則來加以處理，避免風(fēng)險(xiǎn)愈演愈烈，遵循預(yù)設(shè)流程，有序處理。（2）加強(qiáng)人員風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)。當(dāng)前階段，很多高校在招收檔案管理人員時(shí)，未設(shè)置具體的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致招收的人員專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)水平參差不齊，很難承擔(dān)對(duì)應(yīng)的危機(jī)管理任務(wù)。針對(duì)該種情況，可從以下多個(gè)方面入手來加以處理：其一，提升入行門檻。在招收檔案館管理人員時(shí)，除了考核其專業(yè)知識(shí)、技能的掌握程度外，還需考慮其在檔案館危機(jī)管理方面的意識(shí)與知識(shí)儲(chǔ)備，并作為對(duì)其考核評(píng)價(jià)的重要指標(biāo)。以此逐步提升整個(gè)檔案館管理團(tuán)隊(duì)的危機(jī)意識(shí)，使其在面臨相關(guān)問題時(shí)，能夠以正確的方式來加以處理，最大程度挽回?fù)p失；其二，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)，可結(jié)合各項(xiàng)案例來闡明各項(xiàng)危機(jī)事故造成的后果，并結(jié)合黨建活動(dòng)、預(yù)案預(yù)演活動(dòng)等形式來逐步提升人為危機(jī)意識(shí)，促使其傾注更多的時(shí)間與精力來提升本身的專業(yè)水平，并自覺與檔案館的發(fā)展規(guī)律保持一致，加強(qiáng)對(duì)檔案館各項(xiàng)重點(diǎn)工作與設(shè)施的了解，從而能夠更好地應(yīng)對(duì)檔案館發(fā)展過程中的諸多危機(jī)事件。2.針對(duì)非人為危機(jī)，需做好評(píng)估工作，尋找危機(jī)根源，對(duì)檔案館實(shí)際環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境加以監(jiān)測(cè)，尤其是檔案館所用的管理平臺(tái)，應(yīng)執(zhí)行24h不間斷網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的危機(jī)問題，并對(duì)其加以評(píng)估，結(jié)合評(píng)估結(jié)果來制訂針對(duì)性的處理措施；完善防火墻建設(shè)、漏洞填補(bǔ)以及預(yù)防黑客攻擊，需檔案館管理人員定期對(duì)所用的軟件系統(tǒng)加以測(cè)評(píng)，確保其安全性能，并靈活應(yīng)用各種殺毒軟件，避免病毒滲入。

（二）危機(jī)發(fā)生期應(yīng)急管理。高校檔案館中儲(chǔ)存的檔案涉及范圍極廣，且很多檔案涉及高校發(fā)展的機(jī)密信息，若是不能保障其安全性，會(huì)給檔案館帶來難以挽回的損失，在危機(jī)已經(jīng)發(fā)生時(shí)，應(yīng)采取以下方式來對(duì)其加以管理：1.第一時(shí)間了解危機(jī)類型、危機(jī)嚴(yán)重程度、覆蓋范圍、人員傷亡、檔案損壞程度與數(shù)量等，在把握整體情況的基礎(chǔ)上選定應(yīng)急處理預(yù)案，并結(jié)合實(shí)際情況來進(jìn)行預(yù)案的調(diào)整與優(yōu)化，使其與當(dāng)前的實(shí)際情況相契合，起到對(duì)整個(gè)危機(jī)管理事件處理流程的指導(dǎo)與規(guī)范作用。2.采用針對(duì)性的應(yīng)急處理方法，比如如何正確地疏散人群、如何展開人員營(yíng)救、如何確定危險(xiǎn)源、對(duì)可能引發(fā)的后續(xù)傷害進(jìn)行預(yù)估，以此將檔案館的損失降至最低水平。3.在應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組的組織下，確定各級(jí)管理人員的責(zé)任，以責(zé)任來分配對(duì)應(yīng)的管理任務(wù)，比如有的負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)管理、有的負(fù)責(zé)統(tǒng)籌組織、有的負(fù)責(zé)學(xué)生情緒安撫等，各司其職，有條不紊地應(yīng)對(duì)危機(jī)事件。

（三）危機(jī)恢復(fù)期后續(xù)管理。在解除危機(jī)后，檔案恢復(fù)是最為重要的任務(wù)，其直接關(guān)系到檔案館能否恢復(fù)到以往的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，主要涉及以下管理工作：1.評(píng)估檔案館損失、制訂檔案修復(fù)方案、評(píng)估危機(jī)處理概況。在確定基本損失后，需報(bào)于高校管理部門，尋求其資金、技術(shù)幫助，使其可分配更多的資金資源用于檔案館修復(fù)與重建。在技術(shù)人員的配合下，重新建設(shè)更加穩(wěn)固的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，納入檔案館應(yīng)急管理數(shù)據(jù)庫(kù)，其后再出現(xiàn)相似類型的問題時(shí)，可直接提取方案來加以解決；評(píng)估危機(jī)處理概況的目的是對(duì)各層級(jí)管理人員進(jìn)行定責(zé)或者獎(jiǎng)勵(lì)，針對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員，應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)；因個(gè)人原因造成危機(jī)事件或者在危機(jī)事件中處理不當(dāng)進(jìn)一步加大檔案館損失的人員，應(yīng)對(duì)其追責(zé)；若是涉嫌故意損害檔案館設(shè)備、數(shù)據(jù)或者是泄漏重要信息，應(yīng)追究其法律責(zé)任。2.構(gòu)建智能化檔案?jìng)浞輽C(jī)制。引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，構(gòu)建智能化檔案?jìng)浞輽C(jī)制，自動(dòng)分析各個(gè)階段檔案庫(kù)中的重要、核心數(shù)據(jù)，自動(dòng)備份，只有檔案館館長(zhǎng)具備查看、管理權(quán)限，以此來保障檔案館重要信息的安全。

二、檔案館應(yīng)急機(jī)制

制訂檔案館應(yīng)急機(jī)制，應(yīng)考慮高校檔案館的當(dāng)前現(xiàn)狀，可從以下方面加以把握：

（一）搭建檔案館安全現(xiàn)狀評(píng)估體系。搭建檔案館安全現(xiàn)狀評(píng)估體系，主要是對(duì)檔案館當(dāng)前的運(yùn)行狀態(tài)加以評(píng)估，以此對(duì)危險(xiǎn)因素加以識(shí)別，評(píng)價(jià)各項(xiàng)危險(xiǎn)因素的危害程度，提出可行的解決措施，主要包括以下內(nèi)容：1.確定評(píng)價(jià)內(nèi)容。檔案館安全評(píng)價(jià)涉及檔案館的館藏資源、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、管道系統(tǒng)、建筑物結(jié)構(gòu)、安全防護(hù)與其他配套設(shè)施、安全管理制度等，主要評(píng)價(jià)的是其是否滿足當(dāng)前的檔案館安全規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。安全評(píng)價(jià)內(nèi)容涉及：（1）有害、危險(xiǎn)因素辨識(shí)；（2）引入科學(xué)合理、切實(shí)可行的安全評(píng)價(jià)方法來對(duì)各項(xiàng)有害、危險(xiǎn)因素加以評(píng)估；（3）針對(duì)各項(xiàng)事故隱患，按照量化的安全狀態(tài)參數(shù)值，進(jìn)行整改優(yōu)先度排序；（4）提出安全建議、制訂安全對(duì)策。此外，亦可根據(jù)高校檔案館的實(shí)際情況來完善與優(yōu)化安全評(píng)價(jià)內(nèi)容，提升評(píng)估效果。2.制訂評(píng)價(jià)工作程序。評(píng)價(jià)工作程序關(guān)系到具體的評(píng)估結(jié)果，需關(guān)注以下要點(diǎn)：（1）明確檔案館安全現(xiàn)狀評(píng)價(jià)范圍、厘清安全評(píng)價(jià)思路；（2）整體化分析整個(gè)檔案館管理流程，辨識(shí)其中各種有害因素、危險(xiǎn)的分布情況，結(jié)合評(píng)價(jià)對(duì)象的具體特征，制訂針對(duì)性的安全評(píng)價(jià)方法；（3）科學(xué)分析、安全評(píng)價(jià)。結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)勘察、相關(guān)資料查詢以及與檔案館各級(jí)人員的交流，對(duì)各項(xiàng)安全評(píng)價(jià)對(duì)象展開分析，對(duì)其中可能存在的有害因素、危險(xiǎn)加以評(píng)價(jià)；（4）確定評(píng)價(jià)結(jié)論，制訂安全現(xiàn)狀評(píng)估報(bào)告。

（二）制訂應(yīng)急預(yù)案。制訂危機(jī)應(yīng)急預(yù)案，保證檔案管理有章可循，在制訂應(yīng)急預(yù)案時(shí)，應(yīng)遵循“預(yù)防為主、檔案為重、應(yīng)急聯(lián)動(dòng)”的工作原則，針對(duì)檔案館中的突發(fā)性事故，如檔案電腦系統(tǒng)崩潰、檔案泄密、檔案被盜、檔案丟失，以及自然災(zāi)害如地震、水災(zāi)等，應(yīng)從以下多個(gè)方面入手：1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。由高校管理層、檔案館管理人員組成應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，組織高校安全人員、消防人員、信息化管理人員、教務(wù)管理人員等各個(gè)方面的人員，組成搶險(xiǎn)救災(zāi)工作隊(duì)。應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)部署整體的應(yīng)急處理工作，包括部署與檢查檔案館安全情況、宣布啟動(dòng)應(yīng)急狀態(tài)、調(diào)配各種應(yīng)急資源、按照固定的程序來展開應(yīng)急搶險(xiǎn)工作。2.把握工作重點(diǎn)。檔案館應(yīng)急處理重點(diǎn)事務(wù)區(qū)域包括：檔案庫(kù)房、檔案辦公室、檔案館電腦與其他配搭設(shè)備。確定搶救順序：文書檔案（先永久、后定期）、會(huì)計(jì)檔案、技術(shù)檔案、聲像檔案、電子文件檔案、實(shí)物檔案、檔案目錄與檢索工具。3.應(yīng)急預(yù)案。針對(duì)不同的災(zāi)害應(yīng)采取針對(duì)性的處理對(duì)策：（1）火情。在出現(xiàn)火情時(shí)，若是自動(dòng)化報(bào)警裝置失靈，應(yīng)一鍵啟動(dòng)警報(bào)裝置，組織人員滅火與疏散，切斷電源，及時(shí)向應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)情況；在搶險(xiǎn)救火的同時(shí)，打電話報(bào)警，闡明檔案館具體情況，疏散附近的學(xué)生與教職工，聯(lián)系門衛(wèi)、安保人員迎接消防救援部門，在校內(nèi)清理出快速救援通道；若條件允許，應(yīng)組織專業(yè)人員搶救搬運(yùn)檔案資料；（2）水情。在檔案館出現(xiàn)進(jìn)水情況后，第一時(shí)間通知領(lǐng)導(dǎo)小組，關(guān)閉水閘，啟用設(shè)備、工具排水；組織查找水源，堵塞漏洞；轉(zhuǎn)移檔案到安全區(qū)域；在遭遇強(qiáng)降雨時(shí)，檢查檔案館庫(kù)房有無滲漏問題，若是出現(xiàn)滲漏，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、維護(hù)；（3）檔案被盜、泄密。保護(hù)案發(fā)現(xiàn)場(chǎng)，匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)小組；指派專人到公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并提供失竊檔案的數(shù)量、類型、大概時(shí)間等；查明原因、明確責(zé)任、持續(xù)跟進(jìn)。（4）主機(jī)崩潰。通知監(jiān)控中心技術(shù)人員，及時(shí)搶救檔案數(shù)據(jù)；聯(lián)系檔案軟件維保人員及時(shí)維修更新，恢復(fù)軟件、導(dǎo)入數(shù)據(jù)。

（三）制訂檔案館安全管理制度。制度是保障檔案館應(yīng)急機(jī)制穩(wěn)步落實(shí)的必要措施，可結(jié)合《檔案法實(shí)施辦法》《檔案法》與相關(guān)法律法規(guī)，分析高校檔案館當(dāng)前的安全管理現(xiàn)狀，制訂安全管理制度。主要涉及以下內(nèi)容：1.檔案館館長(zhǎng)對(duì)檔案館的整體安全負(fù)責(zé)，為第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)檔案館各個(gè)方面、各個(gè)階段的安全管理工作；2.高校任何部門、個(gè)人都有保護(hù)檔案館安全的義務(wù)，不得作出損壞、破壞檔案的行為；3.檔案館各級(jí)管理人員應(yīng)相互協(xié)調(diào)、各司其職，做好內(nèi)部安全工作，包括防泄密、防高溫與低溫、防電磁輻射、防有害氣體、防塵、防光、防霉潮、防蟲、防腐蝕、防盜、防水、防火等各項(xiàng)措施；4.檔案館接收的文物、實(shí)物、資料、文件等，在接收、存檔、管理時(shí)應(yīng)妥善保管，且在工作日志中詳細(xì)記錄過程，避免遺失、損壞；5.工作人員在利用信息化手段來管理電子檔案時(shí)，必須具備相應(yīng)的權(quán)限，并得到授權(quán)批準(zhǔn)，否則依法追究責(zé)任；6.涉密檔案庫(kù)房要求雙人雙鎖，鑰匙、密碼由不同管理人員保管，進(jìn)出檔案庫(kù)房不得低于兩人，并登記；在接觸珍貴、易損壞檔案時(shí)，要求佩戴專業(yè)手套、口罩；7.定期組織安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)異常情況時(shí)第一時(shí)間匯報(bào)，并采取應(yīng)急處理機(jī)制；8.進(jìn)出檔案館的人員，必須遵守各項(xiàng)安全管理制度，嚴(yán)禁吸煙、攜帶易燃易爆物品、危險(xiǎn)品，嚴(yán)禁毀壞檔案館設(shè)備設(shè)施等；9.安全管理工作作為檔案館工作人員的重要年終考核指標(biāo)，針對(duì)在檔案館安全管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員，應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)；反之，造成安全事故的，應(yīng)給予批評(píng)教育或者處分。

（四）檔案館信息化安全管理機(jī)制。大多數(shù)檔案館已經(jīng)逐步完善信息化建設(shè)，需建設(shè)信息化安全管理機(jī)制對(duì)其加以保障，涉及以下要點(diǎn)：1.檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)用于各項(xiàng)檔案信息的開發(fā)、利用、管理，檔案館應(yīng)確立專一管理人員，并需簽訂保密協(xié)議；2.檔案信息化存儲(chǔ)、加工設(shè)備嚴(yán)禁連接互聯(lián)網(wǎng)，并需裝置殺毒軟件、防火墻；3.嚴(yán)禁檔案館管理人員私自轉(zhuǎn)移、外接、泄漏檔案數(shù)據(jù)信息；4.未經(jīng)檔案館館長(zhǎng)許可，嚴(yán)禁隨意刪除、更改檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；5.檔案信息管理人員每周制作數(shù)據(jù)備份（二套）并異地存放，確保系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)能夠快速恢復(fù)，備份數(shù)據(jù)嚴(yán)禁更改；6檔案數(shù)據(jù)需定期、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整地轉(zhuǎn)移儲(chǔ)備在不可更改介質(zhì)上，后續(xù)再集中處理、異地保存，以避免其丟失；7.檔案信息化管理系統(tǒng)，應(yīng)定期檢查其安全性能，彌補(bǔ)其安全漏洞，避免數(shù)據(jù)信息損失、泄漏；所用檔案管理軟件應(yīng)及時(shí)更新，確保其安全使用性能。

三、結(jié)語

綜上，文章就檔案館危機(jī)管理和應(yīng)急機(jī)制進(jìn)行了論述與分析，強(qiáng)調(diào)了其對(duì)高校發(fā)展的重要意義，建議高校管理層給予足夠的重視，通過大數(shù)據(jù)分析、現(xiàn)場(chǎng)勘察等手段來了解檔案館當(dāng)前的安全管理現(xiàn)狀，從而針對(duì)性地制訂應(yīng)急處理預(yù)案，在危機(jī)事件出現(xiàn)時(shí)，直接提取預(yù)案來加以解決，提高解決效率。此外，還應(yīng)關(guān)注各項(xiàng)危機(jī)的處理過程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，保證在后續(xù)的檔案館管理過程中不再發(fā)生類似問題。