摘?要：大學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作。大學(xué)生檔案不僅記錄學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，還是其人事檔案構(gòu)成的基礎(chǔ)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校更要重視大學(xué)生檔案管理工作，不斷創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制體制，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案資源的有效利用。

關(guān)鍵詞：大學(xué)生檔案；管理；優(yōu)化路徑

Abstract：College students' archives management is a very important work.College Students' archives not only record students' performance in school，but also the basis of their personnel archives.In the Internet+era，colleges and universities should pay more attention to the archives management of college students，constantly innovate the archives management mechanism and system，and realize the effective utilization of College Students' archives resources.

Keywords：college student archives；Administration；Optimization path

高職高專(zhuān)大學(xué)生檔案是反映大學(xué)生德智體美等綜合素質(zhì)的原始材料，它記載了大學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)，包括思想品德、學(xué)習(xí)成績(jī)、成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)籍變動(dòng)、獲獎(jiǎng)情況、身心健康狀況等。它既是用人單位了解學(xué)生學(xué)習(xí)、實(shí)踐、獲獎(jiǎng)情況，把握學(xué)生職業(yè)能力的重要途徑，又是學(xué)生走向社會(huì)后人事檔案形成的基礎(chǔ)。大學(xué)生檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的基礎(chǔ)工作。做好大學(xué)生檔案管理工作不僅對(duì)大學(xué)生求職就業(yè)有著重要作用，而且對(duì)在校大學(xué)生有著重要的教育意義以及激勵(lì)作用。

一、高職高專(zhuān)大學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定，高校學(xué)生檔案的內(nèi)容為：高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。［1］大學(xué)生檔案材料的歸檔范圍主要包括：高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

大學(xué)生檔案的形成是建立在大一新生入校提交的高中檔案的基礎(chǔ)上的。大一新生入校時(shí)，有一部分學(xué)生的高考檔案是郵寄到高職高專(zhuān)招生辦，招生辦再下發(fā)到各院系各專(zhuān)業(yè)輔導(dǎo)員的手中，還有一部分檔案是由學(xué)生自帶然后交給輔導(dǎo)員的。學(xué)生在校三年期間，很多高職高專(zhuān)院校的檔案管理是由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)的，畢業(yè)生離校時(shí)，學(xué)生檔案也是由輔導(dǎo)員統(tǒng)一封檔、郵寄，這就造成了一些問(wèn)題：

（一）新生檔案轉(zhuǎn)遞方式不同，可能造成檔案材料缺失

目前，檔案的轉(zhuǎn)遞方式不同。在這個(gè)過(guò)程中，容易造成學(xué)生檔案的遺失。大一新生入校時(shí)，由輔導(dǎo)員核實(shí)學(xué)生檔案，對(duì)于還沒(méi)有收到高考檔案的學(xué)生，只能通知學(xué)生到高中畢業(yè)的學(xué)校補(bǔ)辦檔案。但學(xué)生在補(bǔ)辦檔案時(shí)，只能補(bǔ)到高中畢業(yè)生登記表、成績(jī)單，像高考體檢表、高考政審材料、高考成績(jī)等都不能補(bǔ)辦，這就造成了檔案材料的缺失。

（二）學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員管理，檔案管理不夠規(guī)范

高校學(xué)生檔案管理這項(xiàng)工作在高校基本是由輔導(dǎo)員在管理。輔導(dǎo)員不是檔案管理科班出身，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和實(shí)踐操作技巧，難免在檔案管理中出現(xiàn)一些問(wèn)題。比如新生檔案的收集和建立，檔案內(nèi)容的更新，獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料的填充等不能及時(shí)到位。而放入學(xué)生檔案中的證書(shū)復(fù)印件要有與原件核對(duì)無(wú)誤章，如果沒(méi)有蓋章的證書(shū)復(fù)印件是不可以放入檔案中的。由于輔導(dǎo)員沒(méi)有與原件核對(duì)無(wú)誤章，學(xué)生的獲獎(jiǎng)證書(shū)復(fù)印件沒(méi)有放到檔案中或者雖然獲獎(jiǎng)證書(shū)復(fù)印件放入檔案中，但是沒(méi)有與原件核對(duì)無(wú)誤章很多用人單位不承認(rèn)。這就造成了學(xué)生檔案資料收集的缺失，無(wú)法準(zhǔn)確反映大學(xué)生在校學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)情況。

（三）檔案管理技術(shù)落后，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化管理

隨著科技的進(jìn)步、信息技術(shù)的發(fā)展，很多領(lǐng)域都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的共享。然而，在學(xué)生檔案管理工作中，大部分高校仍然采用原始化的紙質(zhì)檔案管理。在大一新生入校時(shí)把學(xué)生的檔案材料收集好，讓學(xué)生填寫(xiě)新生入學(xué)登記表之后，學(xué)生的檔案就保存起來(lái)。后續(xù)增加學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料、體檢表、學(xué)籍材料、大學(xué)成績(jī)單、實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)生登記表、黨團(tuán)關(guān)系材料以及畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證等也是紙質(zhì)材料。檔案管理中沒(méi)有運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，沒(méi)有建立電子檔案，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)單位之間電子檔案的共享。紙質(zhì)的檔案在郵寄過(guò)程中或者畢業(yè)生沒(méi)有去檔案接收地報(bào)到而造成檔案丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，紙質(zhì)檔案補(bǔ)辦十分困難，有些原始的材料一經(jīng)丟失再也不能補(bǔ)辦。

（四）大學(xué)生檔案意識(shí)缺失，不重視檔案的去向

高職高專(zhuān)院校的輔導(dǎo)員給學(xué)生講解了檔案是什么、檔案的重要性、畢業(yè)生報(bào)到證的用處等方面內(nèi)容，但仍然有許多大學(xué)畢業(yè)生不關(guān)心自己的檔案，不去被派遣的人事人才交流中心或者人力資源與社會(huì)保障局報(bào)到托管自己的檔案，甚至有些畢業(yè)生的檔案一直拿在自己手里。等到畢業(yè)生調(diào)動(dòng)工作或者因?yàn)榭脊?、考研、出?guó)留學(xué)等需要再尋找自己的檔案時(shí)，已經(jīng)過(guò)了查詢(xún)期限，造成了檔案的丟失，再補(bǔ)辦檔案是非常困難的，有些檔案材料丟失之后再也不能補(bǔ)辦，這對(duì)大學(xué)畢業(yè)生以后的職業(yè)生涯發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響。

二、大學(xué)生檔案管理的重要意義

（一）為大學(xué)生個(gè)人發(fā)展提供動(dòng)力

檔案作為大學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)的真實(shí)記錄，是大學(xué)生成長(zhǎng)和發(fā)展的重要憑證。大學(xué)生在學(xué)校期間獲得的榮譽(yù)或被記處分也將記錄在檔案中，通過(guò)檔案的記錄，對(duì)大學(xué)生形成良好的反思和促進(jìn)作用，激勵(lì)大學(xué)生朝著陽(yáng)光積極的方向發(fā)展，促進(jìn)他們不斷地奮發(fā)進(jìn)取，不斷提高自己，為大學(xué)生的個(gè)人發(fā)展提供動(dòng)力。因此，高職高專(zhuān)輔導(dǎo)員要重視學(xué)生的檔案管理工作。輔導(dǎo)員在做好檔案管理工作的同時(shí)，要多督促大學(xué)生自覺(jué)踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀(guān)，不斷養(yǎng)成高尚品格，胸懷理想、志存高遠(yuǎn)，讓勤奮學(xué)習(xí)成為大學(xué)生青春遠(yuǎn)航的動(dòng)力，讓增長(zhǎng)本領(lǐng)成為大學(xué)生青春搏擊的能量，由此，不斷豐富大學(xué)生的檔案，充實(shí)自己的求職材料，從而在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。

（二）為用人單位選拔培養(yǎng)人才提供依據(jù)

大學(xué)生檔案中記載了學(xué)生的思想政治情況、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等，這些都有利于用人單位全面、準(zhǔn)確地了解學(xué)生，從而幫助用人單位選賢任能，挑選到能夠勝任招聘崗位要求的人才。大學(xué)生在工作以后，定級(jí)、調(diào)資、獎(jiǎng)懲、晉升、任免等方面的材料也會(huì)歸入本人檔案，作為用人單位考核的依據(jù)。這些都是用人單位選拔培養(yǎng)人才的重要依據(jù)。

（三）為畢業(yè)生提供權(quán)益保障

畢業(yè)生經(jīng)過(guò)激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)，獲得工作崗位，參加工作之后，在落戶(hù)、買(mǎi)房、定級(jí)、晉升、工資調(diào)整、職稱(chēng)評(píng)定等方面，檔案材料都是必不可少的。此外，工作調(diào)動(dòng)、參加公考、出國(guó)留學(xué)、繼續(xù)教育、退休等也需要用到人事檔案。因此，大學(xué)生的檔案管理水平與大學(xué)生畢業(yè)后的切身利益密切相關(guān)。大學(xué)生的檔案管理為畢業(yè)生提供了權(quán)益保障。

（四）為高職高專(zhuān)院校提供豐富的校友資源

校友是高職高專(zhuān)院校重要的資源。高職高專(zhuān)人才培養(yǎng)的成果顯現(xiàn)通常是自己的畢業(yè)生。優(yōu)秀的畢業(yè)生能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展提供橋梁，聯(lián)通企業(yè)和社會(huì)，通過(guò)校企合作，建立產(chǎn)、學(xué)、研基地，促進(jìn)學(xué)校與社會(huì)的共同發(fā)展。大學(xué)生檔案記錄了畢業(yè)生的就業(yè)情況，是展示學(xué)校人才培養(yǎng)質(zhì)量、匯聚校友資源的重要載體。因此，大學(xué)生檔案的記錄不僅要記錄大學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)、榮譽(yù)獎(jiǎng)懲等材料，還要著遠(yuǎn)于未來(lái)，將大學(xué)生在校期間的各種活動(dòng)的影像資料記錄下來(lái)。這些不僅豐富了大學(xué)生的檔案資源，還為校史館提供第一手資料。這些資料在合適的場(chǎng)合使用，有利于促進(jìn)校友交流感情，增強(qiáng)校友對(duì)母校的感恩之情，從而為高校凝聚校友精神、匯聚校友力量、推動(dòng)學(xué)校的建設(shè)進(jìn)程做貢獻(xiàn)。

三、高職高專(zhuān)學(xué)生檔案管理的優(yōu)化路徑

（一）加大宣傳，增強(qiáng)大學(xué)生、輔導(dǎo)員的檔案意識(shí)，發(fā)揮檔案的思想政治教育功能

輔導(dǎo)員可以通過(guò)主題班會(huì)的形式，向大學(xué)生宣傳檔案的重要作用。學(xué)生檔案記載著學(xué)生時(shí)代的功過(guò)榮辱，是工作以后的人事檔案的前身，是人事檔案的重要組成部分，參加工作之后還會(huì)不斷地產(chǎn)生新的人事檔案材料添加進(jìn)去；人事檔案是工作以后定級(jí)、評(píng)職稱(chēng)、落戶(hù)、工齡確定等必需的依據(jù)；檔案丟失后果嚴(yán)重，很多珍貴的檔案丟失就不能補(bǔ)救了。大學(xué)新生有了檔案意識(shí)，就會(huì)把手中的高考檔案移交給輔導(dǎo)員，輔導(dǎo)員要及時(shí)把學(xué)生提交的檔案袋歸檔。如果高考檔案中缺少材料，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充。

輔導(dǎo)員自己也要提高檔案意識(shí)，大學(xué)生在校期間，將學(xué)生的獎(jiǎng)、懲等材料及時(shí)收集并放到學(xué)生的檔案之中。就業(yè)指導(dǎo)課上輔導(dǎo)員經(jīng)常教育學(xué)生：簡(jiǎn)歷是大一開(kāi)始寫(xiě)起的，要規(guī)劃好自己的職業(yè)生涯，檔案也是從大一開(kāi)始寫(xiě)起的，記錄和反映了

個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)

等表現(xiàn)。讓大學(xué)生對(duì)自己檔案的建立有深入地了解，從而促進(jìn)他們思想意識(shí)的提高，不斷刻苦努力，用優(yōu)異的成績(jī)?nèi)ヘS富自己的檔案。輔導(dǎo)員要善于做學(xué)生的思想工作，用書(shū)寫(xiě)自己的檔案激發(fā)學(xué)生，讓他們珍惜韶華，潛心讀書(shū)，求真學(xué)問(wèn)，練真本領(lǐng)。讓大學(xué)生在學(xué)習(xí)中增長(zhǎng)知識(shí)、錘煉品格，在實(shí)踐中增長(zhǎng)才干、練就本領(lǐng)，努力成為可堪大用、能擔(dān)重任的棟梁之材。

（二）建立大學(xué)生檔案管理制度，完善大學(xué)生檔案管理服務(wù)體系

要做好大學(xué)生檔案管理工作，高職高專(zhuān)院校就必須高度重視檔案管理工作，有效結(jié)合本校的特點(diǎn)，明確制訂大學(xué)生檔案管理辦法。對(duì)大學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔、充實(shí)、移交作出明確規(guī)定，使大學(xué)生檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化；維護(hù)大學(xué)生檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善大學(xué)生檔案管理服務(wù)體系；有效地建立和保護(hù)大學(xué)生檔案，充分發(fā)揮檔案在大學(xué)生管理中的作用，保障大學(xué)生的正當(dāng)權(quán)益。有了明確的制度規(guī)定，檔案管理人員就能夠有章可循，從而提高檔案管理水平，讓大學(xué)生檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

大學(xué)生檔案從新生入校的檔案收集到畢業(yè)生離校的檔案郵寄，都是由輔導(dǎo)員管理和實(shí)施的。輔導(dǎo)員沒(méi)有檔案管理方面相關(guān)的理論知識(shí)和實(shí)踐，輔導(dǎo)員還要對(duì)學(xué)生進(jìn)行思想政治教育，承擔(dān)管理學(xué)生的學(xué)習(xí)、安全、班集體建設(shè)、資助工作、心理健康教育等工作，有的輔導(dǎo)員還承擔(dān)了一定的教學(xué)任務(wù)，因精力有限疏于對(duì)大學(xué)生檔案的管理。再加上每年輔導(dǎo)員隊(duì)伍的更新，新輔導(dǎo)員對(duì)檔案管理工作更是不了解。因此，學(xué)校應(yīng)聘請(qǐng)檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員對(duì)輔導(dǎo)員進(jìn)行大學(xué)生檔案管理的培訓(xùn)，提高他們的工作責(zé)任意識(shí)、檔案管理的專(zhuān)業(yè)能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。學(xué)校還要經(jīng)常組織開(kāi)展技術(shù)交流討論大會(huì)，增加檔案管理工作人員的交流溝通，促進(jìn)他們提高工作積極性，增強(qiáng)爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)意識(shí)，為高職高專(zhuān)大學(xué)生檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。

（四）推進(jìn)大學(xué)生檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享與利用

“十四五”時(shí)期，信息化進(jìn)入加快數(shù)字化發(fā)展、建設(shè)數(shù)字中國(guó)的新階段。加快數(shù)字化發(fā)展、建設(shè)數(shù)字中國(guó)，是順應(yīng)新發(fā)展階段形勢(shì)變化、搶抓信息革命機(jī)遇、構(gòu)筑國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)新優(yōu)勢(shì)、加快建成社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)的內(nèi)在要求，是貫徹新發(fā)展理念、推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展的戰(zhàn)略舉措，是推動(dòng)構(gòu)建新發(fā)展格局、建設(shè)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系的必由之路。［2］隨著我國(guó)信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，大學(xué)生檔案管理信息化工作勢(shì)必加速發(fā)展，以適應(yīng)國(guó)家信息化的要求?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。這就要求檔案管理工作人員要適應(yīng)時(shí)代的要求，承擔(dān)新的任務(wù)，在收集學(xué)生的檔案時(shí)，要注重發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)的作用，將紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)轉(zhuǎn)為數(shù)字化、電子化文檔。高職高專(zhuān)院校要建立電子檔案管理平臺(tái)，這個(gè)平臺(tái)可以依托智慧校園，把大學(xué)生迎新系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、學(xué)生資助管理系統(tǒng)、黨員信息管理系統(tǒng)、今日校園等信息系統(tǒng)中學(xué)生的電子信息融合，生成最有效、最真實(shí)的大學(xué)生電子檔案。同時(shí)還要建立健全數(shù)字檔案管理制度，完善電子材料的歸檔、移交和長(zhǎng)期保存制度，以提高電子檔案管理水平。

電子檔案管理平臺(tái)建立之后，要與今日校園等智慧校園平臺(tái)融合，讓學(xué)生通過(guò)手機(jī)就能夠查到自己的檔案郵寄的去向、郵寄的時(shí)間、郵寄單號(hào)、接收人等。同時(shí)，檔案已經(jīng)接收系統(tǒng)能夠提醒學(xué)生按時(shí)報(bào)到，托管自己的檔案，以降低檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。高職高專(zhuān)院校不僅將畢業(yè)生的紙質(zhì)檔案郵寄到畢業(yè)生被派遣的人力資源和社會(huì)保障局，還要實(shí)現(xiàn)電子檔案管理平臺(tái)與各地市的人力資源和社會(huì)保障局的融通與交流。

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，高職高專(zhuān)院校需要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)強(qiáng)、計(jì)算機(jī)水平高、熟悉檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，為他們營(yíng)造良好的工作環(huán)境，制定科學(xué)的考評(píng)制度，打造一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。

結(jié)語(yǔ)

高校學(xué)生檔案對(duì)大學(xué)生的成長(zhǎng)與發(fā)展有著重要作用。做好學(xué)生檔案管理工作，不僅有利于完善學(xué)生檔案、為用人單位甄選優(yōu)秀人才提供支持、促進(jìn)學(xué)生就業(yè)，也有利于提高高職高專(zhuān)大學(xué)生檔案管理水平，促進(jìn)高校教育管理服務(wù)水平的提升。在信息技術(shù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案管理工作也要跟上時(shí)代的步伐，利用信息技術(shù)，不斷完善大學(xué)生的電子檔案，提高檔案管理水平，推進(jìn)高職高專(zhuān)高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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項(xiàng)目：信息時(shí)代醫(yī)學(xué)類(lèi)高職高專(zhuān)大學(xué)生黨員教育與管理路徑研究（項(xiàng)目編號(hào)：RWSKY202005）；國(guó)家職業(yè)教育提質(zhì)培優(yōu)行動(dòng)計(jì)劃（2020—2023年）項(xiàng)目：中文+按摩師職業(yè)技能培訓(xùn)；安徽中醫(yī)藥高等專(zhuān)科學(xué)校2022年教研項(xiàng)目：領(lǐng)航輔導(dǎo)員工作室成果

作者簡(jiǎn)介：宗頂俠（1981—?），女，漢族，安徽淮南人，研究生，講師，研究方向：大學(xué)生思想政治教育。