杜琳

（青海民族大學(xué)政治與公共管理學(xué)院，西寧 810000）

1 行政管理人員績效管理概述

企業(yè)的績效管理工作包含績效考核和管理兩部分，對行政管理人員開展績效管理工作，不僅能夠提升相關(guān)人員的工作執(zhí)行能力，還能激發(fā)其工作熱情和積極性，從而改善中小企業(yè)的管理活動和效率。企業(yè)的行政管理工作涉及企業(yè)業(yè)務(wù)開展的全過程，行政管理工作主要統(tǒng)籌管理經(jīng)營和生產(chǎn)的所有工作流程，不僅對人力資源、辦公事務(wù)、財務(wù)事務(wù)等進行管理，還包括對文書材料搜集、制作和管理等日常事務(wù)，行政管理工作任務(wù)具有瑣碎性、復(fù)雜性，工作內(nèi)容較多、較為繁雜，主要以日常事務(wù)為主。對企業(yè)的行政管理與生產(chǎn)管理、營銷管理不同，它對企業(yè)的經(jīng)濟效益沒有直接的影響，管理的效果不會在短期內(nèi)顯現(xiàn)出來，因此企業(yè)容易將工作的中心集中到生產(chǎn)和營銷方面，將時間和精力投入到能夠直接影響經(jīng)濟利益的部門，對行政管理部門的重視不夠，忽視對行政管理人員的工作質(zhì)量和績效的考察，導(dǎo)致行政管理人員的績效管理方式具有單一化、表面化的特點，且由于行政管理工作的特殊性，難以運用定量的考核指標來考察、檢測相關(guān)人員的工作績效和效果，導(dǎo)致行政管理人員的績效管理落后，阻礙了企業(yè)對行政管理工作的深入實施，打擊了行政管理人員的工作積極性，妨礙其職能價值的實現(xiàn)[1]。

2 中小企業(yè)行政管理人員的工作特點

2.1 績效考評工作難度較大

中小企業(yè)一些行政管理團隊屬于臨時組建的團隊，具有短暫性和階段性，且中小企業(yè)為了能夠降低人力投入成本，就會要求行政管理人員一身兼任多職，要求其不僅要做好自己的本職工作，還要做一些非本職工作內(nèi)容，導(dǎo)致行政管理人員工作強度較大，工作量較多，對其績效考核工作難度增加。

2.2 難以進行定量評價

行政管理人員主要是管理一些日?，嵥榈氖聞?wù)，且工作范圍較廣，不僅包括材料信息的搜集、管理，還包括文書制作、辦公用品的購買和管理等，工作任務(wù)較多、較為瑣碎，會涉及多個環(huán)節(jié)和流程，因此難以從定量評價的角度進行考核。

2.3 工作具有復(fù)雜性

中小企業(yè)行政管理人員的工作內(nèi)容較為煩瑣，不僅要對日常事務(wù)進行管理，還要對突發(fā)事務(wù)進行管理，如員工發(fā)生工傷或急病、發(fā)生火警事故等，要建立應(yīng)急機制組，制定應(yīng)急情況處置程序，有效解決和處理緊急情況，因此工作具有突發(fā)性和復(fù)雜性，不容易對其工作績效進行考察和管理[2]。

3 中小企業(yè)對行政管理人員實施績效管理的作用

3.1 激發(fā)行政管理人員的工作積極性

中小企業(yè)對行政管理人員實施績效管理，能夠?qū)ο嚓P(guān)人員的工作質(zhì)量、工作績效、工作成果進行客觀評價，通過工作績效進行工資的分配，將績效管理與工資、職位掛鉤，讓績效與行政管理人員的利益保持一致，能夠提升績效考核結(jié)果的公正性，實現(xiàn)以實際的工作能力和質(zhì)量為依據(jù)，從而激發(fā)相關(guān)人員的工作積極性和潛力，使員工能夠更好地投入到工作過程中，為員工提供自我價值實現(xiàn)的機會，從而提高相關(guān)人員的工作熱情，增強團隊的整體作戰(zhàn)能力，從而促進企業(yè)的發(fā)展。

3.2 提高工作效率和質(zhì)量

對行政管理人員進行績效管理，就是為行政管理人員制定明確的考核項目和定性定量指標，將績效考核與員工的利益捆綁，將工作成果與薪資、職位直接掛鉤，將責(zé)任和利益進行精細化，使員工能夠主動改進工作方法以提升業(yè)績。中小企業(yè)預(yù)先制定行政管理人員績效管理目標，根據(jù)不同的崗位和能力，制定不同的績效管理目標，并將目標進行分解和精細化，為后續(xù)的考核提供基礎(chǔ)，還要制定績效考核和管理的過程規(guī)范，明確規(guī)范的內(nèi)容、項目、程度以及考核的內(nèi)容，使員工明確自身責(zé)任應(yīng)該落實到什么程度。將績效考核和管理與利益相聯(lián)系，并督促相關(guān)人員進行業(yè)績改進，形成持續(xù)的改進機制，從而使員工能夠以正確和積極的態(tài)度執(zhí)行工作，防止產(chǎn)生工作沖突，提高工作效率和質(zhì)量，提高中小企業(yè)行政管理的實效性[3]。

4 中小企業(yè)對行政管理人員實施績效管理的策略

4.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，提升重視程度

中小企業(yè)要轉(zhuǎn)變思想觀念，高度重視行政管理隊伍建設(shè)，重視對行政管理人員的招聘、選拔和任用，根據(jù)行政管理人員的實際工作情況和工作能力，建立科學(xué)的績效管理體系，制定績效計劃，確定關(guān)鍵績效指標，明確部門人員的業(yè)績衡量指標，從而做好績效管理，確?？冃Э己说墓焦耘c績效反饋的及時性。建立員工關(guān)鍵績效指標管理卡、員工業(yè)績檔案技術(shù)卡、員工績效改進計劃等，建立完善的行政管理人員績效管理機制。

除此之外，中小企業(yè)還要研究績效管理理論，包括績效考核的重要性、績效考核的內(nèi)容、考核標準，以及行政管理人員績效管理的主要原則、常見問題和根本目的。要創(chuàng)新績效管理方式，做好績效考核執(zhí)行工作，預(yù)先制定最近一年的工作目標，如營業(yè)額、利潤額、客戶數(shù)量等，并將工作目標精細分解到行政管理部門工作人員上，將目標量化、明確化，設(shè)計考核表格，如個人績效考核表、績效反饋、面談記錄表等。還要安排相關(guān)考核人員進行績效考核能力培訓(xùn)，考核人員要定期進行績效期間檢查，調(diào)整績效指標，發(fā)現(xiàn)績效考核問題，根據(jù)績效考核的結(jié)果，對員工進行獎懲，從而保證績效管理工作的推進有序化、高效化[4]。

4.2 績效管理考核指標優(yōu)化

中小企業(yè)要根據(jù)戰(zhàn)略目標以及行政部門管理人員的具體工作情況、工作業(yè)績等，優(yōu)化績效管理考核指標，科學(xué)設(shè)計績效管理考核指標的權(quán)重比例，科學(xué)分配每一個績效指標在總分中所占的比重，對各項指標的重要程度進行權(quán)衡和評價，要根據(jù)平衡分布的原則進行指標權(quán)重的設(shè)計。行政管理工作人員的績效指標可以是5～10 個，每個指標的權(quán)重設(shè)定在5%～30%，防止指標權(quán)重過高或過低，防止某一個指標被相關(guān)人員忽略，可以將指標權(quán)重設(shè)計為5%的整數(shù)倍。還要以導(dǎo)向原則進行指標權(quán)重的設(shè)計，在設(shè)計過程中要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略的發(fā)展方向和發(fā)展目標進行設(shè)計，增加與企業(yè)戰(zhàn)略目標相契合的指標的權(quán)重，還要根據(jù)崗位差異性原則進行指標權(quán)重的設(shè)計，若行政管理人員崗位較高，要增加其財務(wù)性經(jīng)營指標和業(yè)績指標權(quán)重，而流程類指標的權(quán)重較小。要根據(jù)重點突出的原則進行指標權(quán)重的設(shè)計，如果行政管理崗位重要指標有兩個，那么每個重要指標的權(quán)重要在30%以上，要優(yōu)先設(shè)定定量類指標權(quán)重，確保其權(quán)重大于定性類指標權(quán)重。中小企業(yè)還要根據(jù)企業(yè)的階段性發(fā)展目標以及工作人員的不同工作狀態(tài)、工作階段，動態(tài)化調(diào)整指標權(quán)重。

中小企業(yè)要融合定性、定量指標來評估行政管理人員的工作績效。定量指標能夠體現(xiàn)企業(yè)的近期工作成果，量化的考核結(jié)果可以在個人和企業(yè)之間進行比較。定量指標能夠根據(jù)準確的數(shù)據(jù)來進行“是”或“非”的判斷和決定，常見的量化指標包括：是否減少了浪費和返工，是否達到了減少成本的目標，是否推出了新產(chǎn)品，是否達到了管理和領(lǐng)導(dǎo)方面的要求，是否提高了客戶的滿意程度，考核的結(jié)果可以被加以測算。由于行政管理人員工作的特殊性，難以對其工作績效進行準確的定量考核，因此要將定量、定性指標相結(jié)合。對行政管理人員的行為指標要從定性上確定，考核員工的工作行為、管理能力、溝通能力等，劃分為優(yōu)秀、良好、合格等層次，并進行適當?shù)拇蚍?。對行政管理人員的知識和技能進行定性指標考核，對相關(guān)人員的價值觀、工作態(tài)度、個性品質(zhì)、工作積極性、工作內(nèi)驅(qū)力制定相應(yīng)的定性指標，考察相關(guān)人員的實際貢獻、在工作中展現(xiàn)的能力或技能，要對行政管理人員的文件整理、簽訂和保管方面進行定量指標設(shè)計[5]。

中小企業(yè)要明確行政管理部門中各個崗位的關(guān)鍵績效指標，改變傳統(tǒng)的形式化考核。企業(yè)關(guān)鍵績效指標簡稱KPI，能夠明確部門人員的績效指標。中小企業(yè)要將KPI 與公司戰(zhàn)略目標相結(jié)合，針對不同職位來進行設(shè)定，是公司戰(zhàn)略對每個職位工作績效要求的具體體現(xiàn)。要確保KPI 指標對重點行政管理活動進行衡量，包括對行政費用預(yù)算控制、對車輛進行調(diào)度、對辦公用品進行購買、對消防安全事故進行有效管理等。KPI 指標還包括客戶的滿意程度、行政辦公設(shè)備的完好率、部門協(xié)作滿意程度、培訓(xùn)計劃完成率等。

4.3 績效管理實踐過程優(yōu)化

第一，明確考核對象和考核主體。中小企業(yè)考核對象的范圍較為廣泛，對行政管理部門的考核上到行政部門高層，下到基層員工，都可以是績效考核的對象，在對行政管理部門部長進行考核時，可以運用權(quán)重切分的方法，將部長本人的考核分數(shù)與部門的考核分數(shù)相結(jié)合，將二者的考核分數(shù)進行權(quán)重劃分，并得出考核結(jié)果。考核的主體主要是兩種：一種是上級，即上級給下級員工打分，上級對下級進行考核；另一種是內(nèi)部客戶對相關(guān)工作人員進行打分，從而實現(xiàn)對行政管理人員的精準化考核。中小企業(yè)還要將員工的基礎(chǔ)信息當作考核機制的核心，對每個崗位的工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作流程、工作標準都進行明確化，從而提高考核的真實性和效率，從而明確不同員工在同一任務(wù)中的工作質(zhì)量和工作貢獻，從而避免考核結(jié)果的偏差。中小企業(yè)還要將行政線內(nèi)容都納入考核體系中，將關(guān)鍵指標、日常指標、加分事項指標納入考核體系中，按照崗位考核指標進行打分，從而能夠評估不同員工的工作質(zhì)量和工作效率，全方位地了解行政管理人員的工作狀況。

第二，優(yōu)化考核流程。目前部分企業(yè)的行政管理人員考核流程不適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的要求，各個崗位的協(xié)作不到位，且考核結(jié)果沒有實現(xiàn)有效對接，評價結(jié)果缺乏可觀性和準確性。中小企業(yè)行政人員考核機制缺乏項目線方面的考核，無法準確判斷和測算相關(guān)人員在項目方面的工作成績和工作質(zhì)量。因此中小企業(yè)要構(gòu)建完善的行政管理人員考核流程，使項目化考核工作可以沿著行政線和項目線兩條路線進行。行政負責(zé)人要對行政管理人員進行行政線考核，項目經(jīng)理要對行政管理人員進行項目線考核，并根據(jù)項目績效要求明確考核結(jié)果，初步確認考核結(jié)果，收集一些對考核結(jié)果的反饋意見，并將其進行公布。中小企業(yè)還要明確行政線、項目線考核方式的權(quán)重，進行考核權(quán)重比例分配，根據(jù)相應(yīng)的公式以及經(jīng)營項目的輕重程度來計算各項考核比例，兩條線要相互溝通和協(xié)調(diào)進行比例設(shè)計，確保行政線的權(quán)重在20%以上，根據(jù)比例來計算考核得分，并計算最終考核結(jié)果，從而確保項目線獲得充分的考核權(quán)，確保行政管理人員的績效考核結(jié)果與真實情況相契合。除此之外，中小企業(yè)要確定考核等級，每級管理者對下級員工和子項目的考核結(jié)果統(tǒng)一采用五級評價方式，五分優(yōu)秀，四分良好，三分及格，兩分待改進，一分差，實行2∶3∶2∶2∶1 強制分布，采取“先定兩頭再定中間，兩頭四舍五入，中間補齊”的計算原則，設(shè)定每一個等級的區(qū)間，用分數(shù)來表示，以便后續(xù)的考核成績計算和總結(jié)[6]。

4.4 加強文化建設(shè)，注重員工關(guān)懷

中小企業(yè)要營造良好的企業(yè)文化氛圍，激發(fā)員工工作的積極性和潛能，從而為行政管理人員績效管理工作起到支持和輔助作用。中小企業(yè)要結(jié)合自身發(fā)展目標，如產(chǎn)量與產(chǎn)值、銷售額、利潤額、開發(fā)新產(chǎn)品的項目等目標，再調(diào)研行政管理人員的實際需求，如薪資需求、晉升需求、發(fā)展前景需求、安全需求、尊重需求、工作環(huán)境需求等，還要了解員工對企業(yè)發(fā)展的意見和建議，從而建立多元特色的企業(yè)文化活動，激勵員工參與企業(yè)文化建設(shè)，創(chuàng)建良好的企業(yè)文化環(huán)境，使員工認識到自身崗位的價值，明確崗位的職責(zé)和工作內(nèi)容，建立務(wù)實、嚴謹、激情、協(xié)作的團隊文化，打造團隊合力和凝聚力，實現(xiàn)員工能力提升和企業(yè)發(fā)展的共贏。

除此之外，中小企業(yè)還要注重員工的心理需求，包括尊重需求，員工希望得到領(lǐng)導(dǎo)對自身的關(guān)注和尊重，渴望得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識，希望領(lǐng)導(dǎo)能夠尊重自身的人格、知識、才能和勞動，因此領(lǐng)導(dǎo)在進行處罰時，要注意說話的態(tài)度和處罰的方式，還包括自我實現(xiàn)需求，許多行政管理人員志向遠大、不甘于現(xiàn)狀，希望自身能夠得到更加廣闊的發(fā)展空間和機會，愿意為企業(yè)多作貢獻，因此領(lǐng)導(dǎo)要珍惜愛護行政管理人員的才華和奮發(fā)向上的精神，可以開展一些評比和競賽，從而實現(xiàn)員工的自我價值。員工還需要社交需求，希望與同事能夠協(xié)同合作，因此中小企業(yè)可以舉辦多樣化的聯(lián)誼活動、精神文化活動，如書法、攝影活動、讀書活動、生日晚會活動等，滿足行政管理人員熱切交友的需求，從而增強團隊的凝聚力。中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要理解員工、激勵員工、認可員工，激發(fā)行政管理人員工作的激情和自覺性，使員工感受到家的溫暖，從而鼓勵員工作出更大的貢獻，促進中小企業(yè)持續(xù)不斷地發(fā)展。

5 結(jié)語

中小企業(yè)對行政管理人員實施績效管理，先要轉(zhuǎn)變思想觀念，提升對績效管理的重視程度，建設(shè)完善的、具有豐富經(jīng)驗的行政管理人員隊伍，制定績效計劃，確定關(guān)鍵績效指標，做好績效考核執(zhí)行工作，確?？冃Ч芾砉ぷ魍七M的有序化，中小企業(yè)還要優(yōu)化績效管理考核指標，設(shè)計績效管理考核指標的權(quán)重比例，要融合定性定量指標來評估相關(guān)人員的工作業(yè)績，明確各個崗位的關(guān)鍵績效指標。中小企業(yè)還要優(yōu)化績效管理實踐過程，明確考核對象和考核主體，優(yōu)化考核流程，提高績效考核的準確性和全面性，加強文化建設(shè)，注重員工關(guān)懷，增強團隊的凝聚力，實現(xiàn)員工能力的提升和企業(yè)發(fā)展的共贏。