武文宗

（江蘇省建工設(shè)計(jì)研究院有限公司，江蘇 南京 21005）

一、研究目的及內(nèi)容

本文在現(xiàn)有資料的基礎(chǔ)上，借鑒國內(nèi)外企業(yè)業(yè)財(cái)一體化管理系統(tǒng)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，探討了通過完善財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)，對于建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目做到全過程監(jiān)管，真正實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的科學(xué)監(jiān)管，加強(qiáng)建筑設(shè)計(jì)公司對項(xiàng)目的監(jiān)督和管理，同時(shí)提出改進(jìn)的措施和建議。

本文以J設(shè)計(jì)院為例，通過分析其現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)目前項(xiàng)目管理存在的主要問題以及形成的原因，從原有電子簽章的信息化構(gòu)建到業(yè)財(cái)一體化融合構(gòu)建，通過系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、信息互通、流程管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)融合、業(yè)務(wù)融合、管理融合，促進(jìn)前后端數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流、信息流的流轉(zhuǎn)效率提升，提升后端對前端的支撐和響應(yīng)能力，以應(yīng)對復(fù)雜的業(yè)務(wù)變化。

二、J設(shè)計(jì)院信息管理系統(tǒng)現(xiàn)狀分析

隨著經(jīng)營范圍的延伸，J設(shè)計(jì)院原來僅涉及的設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)，已經(jīng)逐步往前延伸至項(xiàng)目咨詢、往后延伸至項(xiàng)目施工以及行業(yè)內(nèi)全過程管理的推廣，傳統(tǒng)項(xiàng)目管理系統(tǒng)已無法滿足現(xiàn)有業(yè)務(wù)的需求?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)項(xiàng)目管理系統(tǒng)存在以下三個方面問題：一是業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門缺乏關(guān)聯(lián)性；二是項(xiàng)目系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)不同，數(shù)據(jù)不互通，產(chǎn)生系統(tǒng)之間的信息孤島問題；三是信息不同步導(dǎo)致決策不及時(shí)。所以，迫切需要業(yè)財(cái)一體化的管理系統(tǒng)的建立。

目前，J設(shè)計(jì)院使用的是三綱電子簽章平臺。由于工程設(shè)計(jì)企業(yè)是典型的技術(shù)、知識密集型企業(yè)，設(shè)計(jì)產(chǎn)品是各專業(yè)技術(shù)人員運(yùn)用多學(xué)科、多專業(yè)的知識與技能，利用各類設(shè)計(jì)輸入資料，通過自己的經(jīng)驗(yàn)水平形成的智力勞動結(jié)晶。這一輸入產(chǎn)出特性使設(shè)計(jì)、校審、管理等角色需要對圖紙簽章蓋章時(shí)，使用插入簽名圖片的方式安全性難以保證，簽名圖片一旦被復(fù)制就會滿天飛，不利于責(zé)任終身制的落實(shí)。對此，J設(shè)計(jì)院亟需建立健全信息管理系統(tǒng)。通過電子簽章系統(tǒng)與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺的集成，可實(shí)現(xiàn)在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺上直接點(diǎn)擊簽章，實(shí)現(xiàn)圖紙加蓋電子印章和電子簽名，使得圖紙環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)及時(shí)順暢，資源共享充分圓滿，告別扯皮推諉。對需要?dú)w檔的終版電子文件進(jìn)行電子簽章歸檔。實(shí)現(xiàn)知識資源管理系統(tǒng)與電子簽章平臺的集成后，只需打開文件，自動驗(yàn)證歸檔章，即可確認(rèn)該文件歸檔信息，可以有效保護(hù)多年積累的寶貴圖紙資料，改善檔案管理的規(guī)范化程度，提高圖檔資料的利用率等。

三、業(yè)財(cái)一體化信息管理系統(tǒng)的作用

一是促進(jìn)財(cái)務(wù)管理內(nèi)容更全面。無形資產(chǎn)確認(rèn)、計(jì)量的困難，使傳統(tǒng)核算型軟件受到很大限制，管理者在進(jìn)行財(cái)務(wù)決策時(shí)也很少考慮這些無形資產(chǎn)。除了財(cái)務(wù)系統(tǒng)外，還包括供應(yīng)鏈管理、人力資源等系統(tǒng)，可以從各方面對這些無形資產(chǎn)進(jìn)行分析、預(yù)測，豐富了財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容。

二是可以突出財(cái)務(wù)管理的整體性。業(yè)財(cái)一體化管理除了提供必要的財(cái)務(wù)報(bào)表外，還提供多種管理性報(bào)表和查詢功能、財(cái)務(wù)模型和分析模塊、財(cái)務(wù)管理信息等，為戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)操作等各層次的管理提供服務(wù)。對于大量規(guī)范業(yè)務(wù)的計(jì)量，可以在初始化中進(jìn)行設(shè)置，自動生成相應(yīng)的憑證，記錄工作可以由系統(tǒng)自動完成，計(jì)算和報(bào)告中的大部分工作，也通過系統(tǒng)設(shè)置進(jìn)行自動完成。業(yè)財(cái)一體化管理，保證會計(jì)信息的相關(guān)性、可靠性，以及財(cái)務(wù)管理所需信息的質(zhì)量；系統(tǒng)的實(shí)時(shí)性又能保證會計(jì)信息的及時(shí)性。

三是促進(jìn)財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理有機(jī)結(jié)合。在一個集成的環(huán)境下，當(dāng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行時(shí)，很容易驅(qū)動會計(jì)核算系統(tǒng)正常運(yùn)行，但財(cái)務(wù)系統(tǒng)很難驅(qū)動業(yè)務(wù)系統(tǒng)。通過構(gòu)建業(yè)財(cái)一體化信息管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門可以加強(qiáng)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交流，推動業(yè)財(cái)融合的實(shí)現(xiàn)。

四是有利于細(xì)化成本核算對象。細(xì)化成本核算對象，按編碼核算成本，實(shí)現(xiàn)同一項(xiàng)目負(fù)責(zé)人內(nèi)部物資轉(zhuǎn)移，使成本費(fèi)用控制高度集中。此外，還可以實(shí)時(shí)監(jiān)控采購物資的實(shí)際采購價(jià)格，及時(shí)了解公司各項(xiàng)大宗原材料等市場信息，促進(jìn)采購成本降低，保證公司成本和利潤的核算更加真實(shí)、科學(xué)、準(zhǔn)確。

五是有利于完善企業(yè)資金管理模式。資金管理的兩個重要功能：自動實(shí)時(shí)生成現(xiàn)金流量表，利用內(nèi)部銀行結(jié)構(gòu)對企業(yè)的資金使用情況進(jìn)行量化考核。以此進(jìn)行資金的合理分配與運(yùn)用。通過構(gòu)建業(yè)財(cái)一體化信息管理系統(tǒng)，有助于企業(yè)管理者對資金的來源及流向有更清晰的認(rèn)識，有利于提升企業(yè)資金管理水平。

四、建筑設(shè)計(jì)公司構(gòu)建業(yè)財(cái)一體化管理系統(tǒng)的路徑

第一，主動打破信息孤島，全面搭建系統(tǒng)平臺。構(gòu)建業(yè)財(cái)一體化管理系統(tǒng)的關(guān)鍵是要打破系統(tǒng)之間的信息孤島和做出系統(tǒng)調(diào)整，這是建筑設(shè)計(jì)公司面臨的重大挑戰(zhàn)，公司對系統(tǒng)的需求也從早期的功能實(shí)現(xiàn)為主逐步轉(zhuǎn)向更深入的全過程管理及分析決策支持，以滿足市場的新要求、新機(jī)遇。

J設(shè)計(jì)院通過三綱系統(tǒng)不僅搭建項(xiàng)目管理、生產(chǎn)管理等各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，也進(jìn)一步搭建業(yè)務(wù)收入、人力成本、資產(chǎn)管理等構(gòu)造業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)。這種方式不僅信息傳遞速度快，還打通了各個模塊之間的數(shù)據(jù)流，在這個業(yè)財(cái)一體化平臺中提供了通用的數(shù)據(jù)引擎，同時(shí)可以和第三方的財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接，有助于解決公司內(nèi)部數(shù)據(jù)不連貫、不統(tǒng)一、不及時(shí)的問題，讓管理者實(shí)時(shí)可以關(guān)注當(dāng)前業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)的動態(tài)，為決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐。

第二，充分發(fā)揮業(yè)財(cái)一體化的價(jià)值。業(yè)財(cái)一體化下的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，可以通過匹配實(shí)際業(yè)務(wù)需求，統(tǒng)一搭建圍繞業(yè)財(cái)一體的項(xiàng)目管理模塊，打通項(xiàng)目進(jìn)度、合同、工時(shí)及成本管理之間的數(shù)據(jù)流，形成實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)看板，為業(yè)務(wù)提供決策支撐和經(jīng)營分析。

項(xiàng)目業(yè)財(cái)一體化的價(jià)值可以總結(jié)為管理的三板斧，分別是開源、節(jié)流和決策。通俗地講，就是通過該系統(tǒng)可以直觀地看出哪些項(xiàng)目賺錢，哪些項(xiàng)目的投入可以省錢，然后來幫助管理者做出科學(xué)的管理決策，以提高企業(yè)的利潤率。

開源。通過拓展的項(xiàng)目以及對整個項(xiàng)目的信息流進(jìn)行分析匯總，包括項(xiàng)目類型、合作對象、收入支出、人工等等多維度的數(shù)據(jù)的整合和處理，管理者可以實(shí)時(shí)得出項(xiàng)目的價(jià)值及利潤，從而快速驗(yàn)證這個項(xiàng)目實(shí)際產(chǎn)生的效益。通過實(shí)時(shí)的利潤分析，相當(dāng)于為持續(xù)向前沖的業(yè)務(wù)部門加了一個儀表盤，可以讓業(yè)務(wù)管理者在決策的時(shí)候可借助更多的數(shù)據(jù)支持，以決定業(yè)務(wù)方向是繼續(xù)往前沖還是及時(shí)剎車，降低試錯成本。

節(jié)流。結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度查看當(dāng)前的預(yù)算結(jié)余，例如，當(dāng)某一個項(xiàng)目的預(yù)算支出已經(jīng)超過80%，而項(xiàng)目進(jìn)度僅僅只有50%，這時(shí)管理者就需要思考如何來合理分配和利用剩余的預(yù)算額度。在進(jìn)行成本管控時(shí)，管理者往往也會遺漏一個要點(diǎn)，即人工成本的投入，通過項(xiàng)目管理的項(xiàng)目人員分配，可以統(tǒng)計(jì)出項(xiàng)目總體的人工投入成本，多維度地記錄項(xiàng)目成本。最終，通過多維度核算項(xiàng)目的收入、進(jìn)度、工時(shí)投入及費(fèi)用支出，可以計(jì)算出項(xiàng)目的投入產(chǎn)出比，更好地分析整個項(xiàng)目的成本情況。

決策。在業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)下，整個業(yè)務(wù)分析就如同一個全身的核磁共振，細(xì)化到每個業(yè)務(wù)神經(jīng)元，直觀地展示各個業(yè)務(wù)脈絡(luò)的問題，幫助管理者迅速診斷，讓管理者可以更好地在節(jié)流方面進(jìn)行決策，明晰到底是砍人員、砍項(xiàng)目、還是砍預(yù)算。在業(yè)務(wù)決策方面，也提供了更加全面的數(shù)據(jù)維度，例如，更加全面地分析高價(jià)值客戶、主要收入來源區(qū)域、最優(yōu)投入產(chǎn)出比的團(tuán)隊(duì)或個人以及歷史的收入/利潤增長情況，這些都可以通過報(bào)表的形式一覽無余。提供全方位的決策支撐保障。基于這一套業(yè)財(cái)一體化模式，所有的數(shù)據(jù)都是實(shí)時(shí)流動的，有助于保證決策的高效性及時(shí)性。