張 蘊(yùn)

（作者單位：錦州開放大學(xué)）

我國對項(xiàng)目管理和企業(yè)信息化的研究起源于20 世紀(jì)80 年代。隨著改革開放不斷深化，我國越來越多的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了自主化管理。為了尋找一條更好的生存和發(fā)展道路，部分企業(yè)引入了國外的一些研究成果和管理方式，開始著手對項(xiàng)目管理和企業(yè)信息化進(jìn)行研究。

在該背景下，國內(nèi)一些大型軟件企業(yè)（如東軟、中軟等）的發(fā)展方向逐步變?yōu)殚_發(fā)適合的項(xiàng)目管理軟件。隨著軟件開發(fā)速度不斷加快，這些企業(yè)對管理工具性能的研究已經(jīng)能夠完全滿足軟件應(yīng)用企業(yè)的需求。目前，國內(nèi)軟件企業(yè)開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)多是面向大型企業(yè)單位的，軟件復(fù)雜度較高，價(jià)格貴，中小型企業(yè)一般難以承受。因此，開發(fā)一套符合遼寧秋實(shí)城鄉(xiāng)建筑設(shè)計(jì)公司生產(chǎn)實(shí)際的合同管理系統(tǒng)尤為必要。

一、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

通過分析遼寧秋實(shí)城鄉(xiāng)建筑設(shè)計(jì)公司的具體需求，筆者采用VB 和 SQL Server 2000 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)。

遼寧秋實(shí)城鄉(xiāng)建筑設(shè)計(jì)公司項(xiàng)目管理系統(tǒng)中存在大量的合同內(nèi)容，這些合同內(nèi)容經(jīng)常被查詢、修改，因此，需要利用相關(guān)手段進(jìn)行管理。合同管理模塊就是為了提高合同管理的規(guī)范性和合理性而設(shè)計(jì)的，筆者為合同管理模塊設(shè)計(jì)了3 個子功能，即合同輸入、合同修改和合同審核。根據(jù)遼寧秋實(shí)城鄉(xiāng)建筑設(shè)計(jì)公司合同管理流程，合同項(xiàng)目管理覆蓋合同信息登記、合同信息完善和合同結(jié)題全過程。

（一）合同管理模塊的設(shè)計(jì)

在合同管理模塊中設(shè)計(jì)了合同輸入、合同修改和合同審核三個子功能，每一個子功能都提供了一系列服務(wù)。

合同輸入功能為用戶提供合同信息輸入的方式，本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了合同錄入和合同導(dǎo)入兩種工作方式。具體操作如下：合同錄入功能是指用戶通過創(chuàng)建合同進(jìn)行合同信息錄入，系統(tǒng)為用戶提供了不同的合同模板，不同的合同模板需要錄入的內(nèi)容有所區(qū)別，這種模板服務(wù)方式極大地提高了系統(tǒng)的適用性；合同導(dǎo)入功能是為用戶提供一種高效便捷的合同信息輸入方式，在該工作模式中需要用戶預(yù)先將合同信息按系統(tǒng)輸入文件的要求進(jìn)行格式調(diào)整和設(shè)定，也適用于從合同系統(tǒng)導(dǎo)出的內(nèi)容經(jīng)過修改后再導(dǎo)入合同系統(tǒng)，這種方式可以滿足用戶批量輸入的要求。

合同修改功能為用戶提供合同相關(guān)信息的修改工具和方法。在合同修改功能中，要對合同相關(guān)信息進(jìn)行分類，將其分為可修改、不可修改和有條件修改三類。具體操作如下：對于合同唯一編號或標(biāo)識的內(nèi)容設(shè)置為不可修改內(nèi)容，對于合同有直接影響的數(shù)據(jù)設(shè)置為有條件修改內(nèi)容，對于合同信息中的常規(guī)信息設(shè)置為可修改內(nèi)容。針對不同的信息采用不同的管理方式，可修改內(nèi)容可以由業(yè)務(wù)部門直接進(jìn)行修改，有條件修改內(nèi)容需要對修改人員的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的審核才能進(jìn)行修改，不可修改內(nèi)容在該合同的生命周期中是不允許修改的。所有信息在修改后需要經(jīng)過審核才能生效。

合同審核功能是對創(chuàng)建的合同、修改的合同進(jìn)行審核，使其成為可以使用的信息。具體操作如下：在合同創(chuàng)建后，其并沒有直接變成系統(tǒng)中可以使用的信息，需要經(jīng)過管理人員使用審核功能對其進(jìn)行審核后才能使用。審核功能為用戶提供進(jìn)行合同信息瀏覽、合同內(nèi)容質(zhì)疑和合同審批的功能，一份創(chuàng)建的合同只有通過審核后才能正式進(jìn)入合同系統(tǒng)并流通。

（二）合同管理模塊的實(shí)現(xiàn)

1.合同輸入功能的實(shí)現(xiàn)

合同輸入部分設(shè)計(jì)了合同錄入和合同導(dǎo)入兩種工作方式。對于合同錄入的工作方式，用戶需要選擇合同類型，在系統(tǒng)中預(yù)先審定合同格式，系統(tǒng)根據(jù)用戶選擇的類型生成合同格式。生成合同格式后，用戶需要填寫合同內(nèi)容。合同內(nèi)容由兩部分構(gòu)成：一是合同的具體內(nèi)容，如合同編號、合同服務(wù)項(xiàng)目編號、合同涉及部門、合同金額、合同正文等；二是合同的登記信息，如合同簽約人、項(xiàng)目所在區(qū)域、區(qū)域負(fù)責(zé)人、合同部門審核意見、經(jīng)理批示意見等內(nèi)容。用戶填寫完合同內(nèi)容后，系統(tǒng)對合同內(nèi)容進(jìn)行檢查[1-2]，主要檢查合同內(nèi)容是否滿足要求。在檢查過程中，對于不符合要求的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將產(chǎn)生修改意見，提示用戶進(jìn)行修改。在檢查通過后，系統(tǒng)將該合同進(jìn)行存儲，等待審核，審核通過后才能正式進(jìn)入系統(tǒng)以供使用。對于合同導(dǎo)入的工作方式，需要對導(dǎo)入文件進(jìn)行格式化處理，即按照一定的格式將合同文件進(jìn)行調(diào)整，使其適合本系統(tǒng)導(dǎo)入的要求。

在合同輸入功能中，為了能夠?qū)贤畔⑦M(jìn)行全面、合理的管理，要根據(jù)合同內(nèi)容對其進(jìn)行詳細(xì)分類，然后對合同內(nèi)容進(jìn)行輸入。合同輸入主要包括合同內(nèi)容、合同付款、合同設(shè)備和合同納稅4 個界面。用戶可以在不同界面間自由切換。遼寧秋實(shí)城鄉(xiāng)建筑設(shè)計(jì)公司主要是對建筑工程項(xiàng)目進(jìn)行管理，所以需要用戶在合同內(nèi)容界面填寫合同內(nèi)容的相關(guān)信息；在合同付款界面填寫合同幣種、金額、款項(xiàng)等內(nèi)容；在合同設(shè)備界面填寫合同所涉及設(shè)備的相關(guān)內(nèi)容，如合同設(shè)備的種類、數(shù)量、體積、供貨商、產(chǎn)地等；在合同納稅界面填寫與納稅相關(guān)的信息，如納稅的類別、納稅金額、納稅期限等[3]。

2.合同修改功能的實(shí)現(xiàn)

合同修改功能是為用戶提供對合同相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行修改的方法。合同是開展業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，因此為了保證數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，不允許普通用戶進(jìn)行合同數(shù)據(jù)修改，需要具有管理員授權(quán)的用戶才能修改。普通用戶登錄后沒有修改合同的功能菜單，管理人員登錄后將顯示合同修改的功能界面。為了保證數(shù)據(jù)修改的可信性，在使用合同修改功能時，用戶需要再次提供合同修改密碼，密碼審核通過后才能修改，在3 次密碼輸入錯誤后系統(tǒng)將鎖定合同修改界面，需要權(quán)限管理人員解鎖后才能使用。為了保證合同修改的可靠性，系統(tǒng)對合同修改前和修改后的信息進(jìn)行存儲，并對修改操作進(jìn)行記錄，在用戶對合同內(nèi)容進(jìn)行修改后，需要經(jīng)系統(tǒng)管理人員再次審核后才能被使用。

在本功能中，系統(tǒng)向具有訪問權(quán)限且通過了系統(tǒng)二次密碼認(rèn)證的用戶提供合同修改界面。用戶選擇不同的合同進(jìn)行修改，對合同的修改分兩部分進(jìn)行：一是合同的具體內(nèi)容，該部分中的內(nèi)容大部分是可以修改的，在用戶修改此部分內(nèi)容時，系統(tǒng)對不可修改內(nèi)容進(jìn)行提示，如合同編號、合同生成日期等，合同編號是在創(chuàng)建合同時由系統(tǒng)自動生成的，因此不能修改，它是合同在本系統(tǒng)中存在的唯一標(biāo)識，對此內(nèi)容進(jìn)行修改時，系統(tǒng)將彈出不可修改的對話框；二是對合同登記表中的信息進(jìn)行修改，這些信息大部分是不能修改的。對上述兩部分信息進(jìn)行修改后，被修改的內(nèi)容并不能直接應(yīng)用于系統(tǒng)運(yùn)行，需要等待系統(tǒng)的審核，只有修改的內(nèi)容審核通過后才能應(yīng)用于系統(tǒng)。

3.合同審核功能的實(shí)現(xiàn)

合同審核功能是對新建的合同和修改的合同進(jìn)行審查。根據(jù)遼寧秋實(shí)城鄉(xiāng)建筑設(shè)計(jì)公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，將審核的合同分為兩類：一類是只由合同審核部門就能完成審核的合同，該類合同稱為基礎(chǔ)合同；另一類是由合同審核部門和經(jīng)理共同完成審核的合同，該類合同稱為重大合同。其中，由合同審核部門完成的審核內(nèi)容主要包括合同內(nèi)容、合同條款，主要從合同合理性角度進(jìn)行審核；由經(jīng)理進(jìn)行審核的內(nèi)容主要是對合同的批示和合同大方向的意見[4]。

在本功能中，需要對用戶權(quán)限進(jìn)行區(qū)分。對于基礎(chǔ)合同的審核，只能由合同審核部門的人員進(jìn)行，其對內(nèi)容審核完成后，需要給出審核意見，對審核未通過的合同，需要形成修改意見反饋給合同提起部門。合同提起部門根據(jù)審核部門的意見對合同進(jìn)行修改后再次提起審核。對于基礎(chǔ)合同，在審核部門審核通過后對審核內(nèi)容進(jìn)行保存。

4.部分代碼

（1）合同輸入功能的核心代碼如下所示：

二、合同系統(tǒng)測試

（一）合同模塊測試

在合同管理模塊中，需要進(jìn)行合同類型、合同樣式、合同模板等基礎(chǔ)信息的測試。首先在軟件開發(fā)中提供合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在用戶使用合同管理功能前對數(shù)據(jù)進(jìn)行初始化，然后根據(jù)測試需要填寫合同類別和類型，最后根據(jù)合同模板設(shè)計(jì)進(jìn)行考量，考量辦法是利用公司的法律顧問來判定合同模板的合法性、完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性[5]。

（二）合同模板測試

合同審核通過后才能作為正式的模板使用，如審核未能通過，需要按法律顧問提出的意見進(jìn)行修改，直至法律顧問審核通過。在日常維護(hù)工作中，當(dāng)需要對合同模板進(jìn)行增加、修改、刪除等操作時，也需要向法律顧問提交審核，審核通過后才能使用。

（三）合同測試后結(jié)果

第一，在同一時間段內(nèi)利用不同的計(jì)算機(jī)對合同的不同請求命令進(jìn)行操作，并能快速查詢到指定的合同任務(wù)，確保了合同系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

第二，把遼寧秋實(shí)城鄉(xiāng)建筑設(shè)計(jì)公司合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)用到現(xiàn)實(shí)合同管理中，能夠保證公司的業(yè)務(wù)正常運(yùn)行，而且能夠節(jié)約一定的人力和物力，因此本系統(tǒng)開發(fā)具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。