書名：《“區(qū)域-國家”電子文件管理整合研究》

作者：于英香

出版社：世界圖書出版上海有限公司

ISBN：978-7-5192-4392-0

出版時間：2018 年4 月

定價：78 元

大數(shù)據(jù)時代需要整合多元化的信息資源，所以檔案信息資源的整合是檔案界多年來研究的重要內(nèi)容，而電子文件管理整合是檔案信息資源整合的重要推手，“區(qū)域-國家”電子文件管理整合為國家電子資源的全面收集、安全存儲、有效利用提供多角度的實(shí)踐探討，也為各領(lǐng)域電子文件管理整合提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。在該背景下，深入探討高校電子文件管理整合路徑，實(shí)現(xiàn)高教領(lǐng)域電子資源跨區(qū)域整合，既可以豐富國家電子文件資源種類，拓展國家電子文件整合的廣度，也將加速推進(jìn)“區(qū)域-國家”電子文件管理整合的實(shí)施進(jìn)程。

于英香等著、上海世界圖書出版公司 2018 年出版的《“區(qū)域-國家”電子文件管理整合研究》一書對我國高校電子文件管理整合具有參考重要的作用。該書分上、中、下篇 13 節(jié)，首先，作者進(jìn)行了理論探索，對國內(nèi)外電子文件管理整合研究概況進(jìn)行全面綜述，分析了我國電子文件管理整合面臨的挑戰(zhàn)，全面揭示電子文件管理“區(qū)域性”與 “國家化”沖突，提出了“區(qū)域-國家”電子文件管理整合思想，即管理整合理念、管理過程整合、管理架構(gòu)整合等。在此基礎(chǔ)上闡明電子文件管理整合理論、方法、原則和路徑。其次，作者運(yùn)用 SWOT 分析法對我國電子文件管理整合進(jìn)行分析，從宏觀、中觀、微觀三個層面解構(gòu)電子文件管理國家化的要素，進(jìn)而構(gòu)建了“區(qū)域-國家”電子文件管理整合三維框架模型，并從體制、組織、流程詳細(xì)診斷電子文件管理模型各要素，再以國外電子文件管理合作項(xiàng)目為范例，確立電子文件管理整合中合作與技術(shù)的重要地位，還進(jìn)一步分析了我國電子文件管理合作平臺搭建的潛在憂患。最后，作者對我國電子文件管理整合策略從宏觀、中觀、微觀層面進(jìn)行總體設(shè)計，構(gòu)建了整合平臺，提出了我國電子文件管理整合途徑，展望了我國電子文件管理的國家化前景。該書研究架構(gòu)立體，理論工具多樣，思維縝密，將電子文件管理整合思想和策略融入大數(shù)據(jù)時代背景，清晰地闡明了“區(qū)域-國家”電子文件管理整合的內(nèi)涵，同時將整合的理論與實(shí)踐緊密連接，增強(qiáng)了整合理論的實(shí)踐指導(dǎo)性。

我國高校在檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型過程中，同樣面臨電子文件管理整合問題，因?yàn)樵跀?shù)據(jù)時代背景下，社會對高校檔案的數(shù)字化利用需求越來越多，所以從區(qū)域到國家層面的高校電子文件管理整合，是高校檔案人不可推卸的社會責(zé)任。而我國高校電子文件歸檔面臨著區(qū)域性水平較低、區(qū)域性自發(fā)式歸檔試點(diǎn)、區(qū)域間不均衡發(fā)展等困局，將“區(qū)域-國家”電子文件管理整合思想融入高校電子文件管理整合，將使高校電子文件整合要素與國家層面達(dá)成統(tǒng)一，促進(jìn)高校電子文件管理整合與國家相關(guān)行動統(tǒng)籌融合，對國家電子文件管理整合的系統(tǒng)化建設(shè)具有積極的推動作用。所以，高校電子文件管理整合是重要的研究課題，筆者基于重慶市教育委員會 2021 年人文社會科學(xué)研究項(xiàng)目“單套制與高校檔案管理研究”（21SKGH369）和《“區(qū)域-國家”電子文件管理整合研究》一書相關(guān)內(nèi)容，對我國高校電子文件管理整合的條件、原則、路徑等進(jìn)行探討，以推進(jìn)我國高校電子文件管理整合的進(jìn)程。

一、高校電子文件管理整合的條件

（一）高校檔案業(yè)務(wù)層面

1.高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。數(shù)字化轉(zhuǎn)型是實(shí)施高校電子文件管理整合的核心要件，這也是《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對數(shù)字資源建設(shè)的基本要求。首先，從“增量電子化”入手，即推進(jìn)高校電子文件單套制歸檔和電子檔案單套制管理，這也是高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容。其次，推進(jìn)“存量數(shù)字化”進(jìn)度，目前高校檔案數(shù)字化程度參差不齊，區(qū)域間存在較大差異，高校應(yīng)根據(jù)自身情況，以數(shù)字賦能目標(biāo)為導(dǎo)向，整體推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為參與區(qū)域內(nèi)外高校電子文件整合儲備數(shù)字資源。

2.加快高校數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)為高校數(shù)字資源的安全存儲提供保障，也是參與區(qū)域內(nèi)外高校電子文件管理整合的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校檔案機(jī)構(gòu)可通過安裝獨(dú)立的服務(wù)器和存儲器，同時開通局域網(wǎng)和公眾網(wǎng)，并對學(xué)校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行多功能、多接口開發(fā)，為學(xué)校各業(yè)務(wù)部門電子文件單套歸檔和區(qū)域內(nèi)外電子文件整合提供智能化場所。

3.檔案數(shù)字資源利用服務(wù)平臺的搭建。利用平臺是連接校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門的通道，是學(xué)校檔案利用服務(wù)對外延伸的窗口，也是學(xué)校參與區(qū)域內(nèi)外高校電子文件整合的關(guān)口。高校應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)和各類電子終端設(shè)備建立數(shù)字資源利用服務(wù)平臺，全面實(shí)現(xiàn)電子資源管理利用網(wǎng)絡(luò)化的同時，還可迅速銜接區(qū)域內(nèi)外高校電子文件整合系統(tǒng)。

（二）行政管理及制度層面

1.國家以及行業(yè)主管部門應(yīng)從高校電子文件管理整合的全局出發(fā)，進(jìn)行頂層設(shè)計，成立相關(guān)組織，出臺相關(guān)政策?？稍凇皣娐?lián)辦”基礎(chǔ)上成立高校電子文件管理整合相關(guān)分支機(jī)構(gòu)，完善運(yùn)行機(jī)制，全面協(xié)調(diào)整合行動，針對各區(qū)域、各層級高校電子文件管理整合的進(jìn)度、質(zhì)量、效果等狀況，制定監(jiān)督、評估、獎懲等措施，規(guī)范、引導(dǎo)高校電子文件管理整合行動。

2.上級部門還應(yīng)分區(qū)域、分層級制定高校電子文件管理整合相關(guān)法規(guī)制度。因各區(qū)域高校電子文件管理狀況不盡相同，整合的方式和進(jìn)度也有區(qū)別，需視情況分而治之。應(yīng)酌情對2008 年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》進(jìn)行修訂，參照《檔案法》關(guān)于檔案信息化建設(shè)相關(guān)規(guī)定，強(qiáng)化高校電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理行動。同時應(yīng)制定配套的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對高校電子文件管理整合涉及的數(shù)據(jù)傳輸、接收、管理、保密、存儲等技術(shù)，以及整合后，數(shù)據(jù)利用的權(quán)限范圍及數(shù)據(jù)更新要求等進(jìn)行規(guī)定，使高校電子文件管理整合內(nèi)容及流程更安全規(guī)范。

二、高校電子文件管理整合的原則

（一）規(guī)范性原則。規(guī)范性是實(shí)現(xiàn)高校電子文件管理整合構(gòu)想的重要準(zhǔn)則，應(yīng)將規(guī)范性原則嵌入各區(qū)域高校電子文件管理工作流程。這也是保證電子檔案資源“四性”的內(nèi)在要求，只有規(guī)范的電子文件才能有效利用，也才能達(dá)到高校電子文件整合的目的。

（二）漸進(jìn)性原則。面對各區(qū)域高校電子文件管理差距，應(yīng)遵循漸進(jìn)性原則推進(jìn)相關(guān)整合行動。可從高校電子文件管理先進(jìn)區(qū)域進(jìn)行試點(diǎn)，并從區(qū)域內(nèi)高校電子文件管理先進(jìn)的高校著手，逐步展開全國性高校電子文件整合行動。

(三)特色性原則。高校電子文件亦如其他行業(yè)電子文件，類型眾多，對高校電子文件管理較有特色的類別，例如學(xué)籍檔案進(jìn)行整合，即可彰顯高校電子文件管理水平，也可整體上優(yōu)化國家電子文件資源質(zhì)量，使高校電子文件整合重點(diǎn)突出、個性凸顯。

三、高校電子文件管理整合的路徑

（一）由頂層向下推廣

我國西北、華南等區(qū)域高校電子文件管理水平較低，東北、華中、西南地區(qū)相關(guān)水平也不高，該類地區(qū)還未開啟科技、財會、電子郵件、網(wǎng)頁等類別的電子文件歸檔管理，如果在該類區(qū)域?qū)嵤╇娮游募芾碚希瑹o需或者較少改變該類地區(qū)的建設(shè)基礎(chǔ)，只需重新確立或者增量改進(jìn)，項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險較小，推廣也更加順利。教育部聯(lián)合國家檔案局等相關(guān)部門制定政策、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等，地區(qū)高校檔案部門按照國家要求建立相應(yīng)制度也較為容易，成本小，推廣實(shí)施效率較高。

（二）由底層案例上升到國家層面，進(jìn)而向下推廣

我國華東、華北地區(qū)高校電子文件管理自發(fā)性試點(diǎn)較早，方法較為先進(jìn)，特別是學(xué)籍檔案、聲像檔案、科技檔案的管理已有較為成熟的案例。例如，2021 底天津開放大學(xué)與天津市檔案館簽署學(xué)籍檔案共享利用協(xié)議，檔案利用者通過天津市檔案館設(shè)置的民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺，可查詢天津開放大學(xué)移交至天津市檔案館的學(xué)籍檔案，高效辦理出征等手續(xù)。所以，可將該地區(qū)的實(shí)踐案例上升到國家層面，只需底層總結(jié)梳理經(jīng)驗(yàn)，頂層檔案管理部門進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，形成符合國家層面的推行要求，便可從國家層面向下全面推廣。

（三）進(jìn)行區(qū)域合作，既帶動底層又可上升為頂層再向下推廣

由于我國區(qū)域經(jīng)濟(jì)狀況和電子文件管理理念的差異，造成了區(qū)域間電子文件管理水平的非均衡化，高校電子文件管理水平也呈現(xiàn)出類似的區(qū)域性差異?？蓪^(qū)域電子文件管理水平較先進(jìn)的高校進(jìn)行整合，通過相似度接近區(qū)域高校的合作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)一方案，使區(qū)域內(nèi)高校推行電子文件管理的改良成本小，推行阻力也相應(yīng)較小。例如，可以將“長三角”高校作為電子文件管理區(qū)域合作的試點(diǎn)案例，將該區(qū)域高校各類電子文件管理先進(jìn)模式和管理方法進(jìn)行總結(jié)，形成區(qū)域改良式整合方案，由于區(qū)域范圍小，范圍內(nèi)電子文件管理發(fā)展程度相似度大，使該區(qū)域內(nèi)其他高校修改成本低，推行阻力小。同時，該區(qū)域起引領(lǐng)作用的高校，帶動區(qū)域內(nèi)其他較落后的高校，很容易上升到頂層，進(jìn)而向全國高校推廣。

《“區(qū)域-國家”電子文件管理整合研究》一書對區(qū)域與國家電子文件管理整合的策略進(jìn)行了深刻分析，為推動電子文件的科學(xué)管理、高效整合提供了思路和方法。我國高校電子文件管理整合與全國電子文件管理整合具有相似性和相通性。對高校電子文件進(jìn)行整合可豐富國家電子文件資源內(nèi)容，提升高校檔案資源利用成效，以落實(shí)國家檔案治理的根本任務(wù)。因此高校應(yīng)順應(yīng)數(shù)據(jù)化時代趨勢，以國家電子文件管理整合思路為指引，思考本行業(yè)電子文件管理整合方法，增強(qiáng)電子文件管理整合意識和整合能力，為融入全國電子文件管理整合做好充足的準(zhǔn)備。