古凱文

摘 要：物業(yè)企業(yè)通過建設(shè)完善的內(nèi)部控制體系，可以有效規(guī)避風(fēng)險，規(guī)范各項運營活動，建立良好的發(fā)展秩序。受疫情影響，經(jīng)濟(jì)形勢復(fù)雜多變，因此，物業(yè)服務(wù)企業(yè)要重視利用內(nèi)部控制手段，提升自身發(fā)展的持續(xù)性。物業(yè)企業(yè)要依據(jù)實際情況，分析內(nèi)部管理問題，探索相應(yīng)的優(yōu)化方案，此外，內(nèi)部控制需依據(jù)企業(yè)實際情況動態(tài)調(diào)整，建立適宜各階段的內(nèi)部控制體系，全面提升自身服務(wù)質(zhì)量。本文分析新發(fā)展形勢下內(nèi)部控制工作對于物業(yè)企業(yè)的重要意義，研究物業(yè)企業(yè)較為常見的內(nèi)部控制問題，針對問題制定針對性優(yōu)化方案，幫助物業(yè)企業(yè)提升自身管理水平。

關(guān)鍵詞：物業(yè)企業(yè)；內(nèi)部控制；優(yōu)化方案

最初，物業(yè)企業(yè)是以房地產(chǎn)企業(yè)附屬業(yè)務(wù)出現(xiàn)的，隨著經(jīng)營發(fā)展，其逐漸獨立，形成產(chǎn)業(yè)。物業(yè)企業(yè)主要為小區(qū)居民提供服務(wù)，是服務(wù)行業(yè)的重要組成部分，在新的發(fā)展環(huán)境下，為提升物業(yè)服務(wù)企業(yè)的適應(yīng)能力，應(yīng)當(dāng)加強重視內(nèi)部控制，促進(jìn)自身穩(wěn)定發(fā)展并提供良好的社會服務(wù)。

一、新形勢下物業(yè)企業(yè)加強內(nèi)部控制的重要性

（一）有利于提升財務(wù)管理水平

在物業(yè)企業(yè)中加強內(nèi)部控制，能夠全面提升企業(yè)財務(wù)管理水平，物業(yè)企業(yè)開展財務(wù)管理工作，其全面涉及核算、稅務(wù)、預(yù)算、票據(jù)以及臺賬等多方面的管理，在應(yīng)收賬款、臺賬管理中，其對資金安全影響較大。物業(yè)企業(yè)要嚴(yán)格分析發(fā)展進(jìn)程，控制好財務(wù)管理工作開展，管理好公共收益、大修基金，全面提升財務(wù)管理工作質(zhì)量，并做好財務(wù)監(jiān)督、核算工作，通過建立完善的財務(wù)內(nèi)部控制系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展[1]。

（二）有利于資金管理

物業(yè)企業(yè)重視在資金管理環(huán)節(jié)加強內(nèi)部控制，有效提升內(nèi)部資金利用效率。通過內(nèi)部控制，能夠有效保障企業(yè)科學(xué)利用內(nèi)部資金，減少資源浪費，實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。通過合理規(guī)劃資金，做好資金分配，在提供物業(yè)服務(wù)中能夠具備充足的支撐，充分發(fā)揮企業(yè)資金管理價值。

（三）有利于提升管理效率

當(dāng)物業(yè)企業(yè)擴(kuò)張到一定規(guī)模，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指令下達(dá)到一線需要經(jīng)過多人傳達(dá)，這就導(dǎo)致信息傳遞容易產(chǎn)生偏差，也難以依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)層預(yù)期想法執(zhí)行，內(nèi)部管理效果不理想，此外，一線的情況也難以到達(dá)高層的視線中，管理者無法依據(jù)企業(yè)內(nèi)部真實情況，制定科學(xué)的經(jīng)營管理決策。通過加強內(nèi)部控制，完善架構(gòu)和優(yōu)化崗位，可使信息傳達(dá)更加有效，管理更加暢順。

（四）有利于對市場發(fā)展趨勢進(jìn)行預(yù)測

通過加強內(nèi)部控制建設(shè)，物業(yè)企業(yè)能夠有效地分析市場未來發(fā)展趨勢，執(zhí)行相應(yīng)的財務(wù)計劃。近年來，物業(yè)推動城市建設(shè)工作開展，疫情時期，物業(yè)在抗擊疫情工作中發(fā)揮著建設(shè)性作用，新時期，物業(yè)企業(yè)也要重視提升自身發(fā)展質(zhì)量，對市場發(fā)展趨勢進(jìn)行預(yù)測，提升企業(yè)發(fā)展的持續(xù)性[2]。

二、新形勢下物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)體系不完善

物業(yè)企業(yè)需要完善的組織結(jié)構(gòu)承擔(dān)各項工作職責(zé)，發(fā)揮內(nèi)部控制工作作用。但實際工作問題較多，例如，缺乏內(nèi)部控制巡檢崗位，若出現(xiàn)相應(yīng)的執(zhí)行偏差，未能及時發(fā)現(xiàn)并糾正，可能導(dǎo)致物業(yè)企業(yè)產(chǎn)生較多的損失。此外，增加太多無效管理崗位，使得各崗位工作量不飽和，責(zé)任劃分不明確，出現(xiàn)問題容易推諉扯皮，增加運營成本降低管理效能。部分物業(yè)企業(yè)缺乏獨立的審計部門，導(dǎo)致工作落實不到位且科學(xué)性無法保障，最終影響到企業(yè)決策。在整改環(huán)節(jié)并未落實好監(jiān)督職責(zé)，內(nèi)部控制工作難以形成閉環(huán)式發(fā)展，是影響物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制效果的重要因素。

（二）缺乏有效的內(nèi)部控制制度

首先，企業(yè)缺乏規(guī)范的內(nèi)部控制流程，由于管理機制科學(xué)性不足，崗位之間的職責(zé)也難以明確劃分，各部門之間缺少溝通，導(dǎo)致內(nèi)部控制工作順利開展具備一定的難度。其次，物業(yè)企業(yè)較為特殊，其重點是人員應(yīng)用，由于內(nèi)部控制體系缺陷，影響著人員配置工作，導(dǎo)致各項工作開展混亂，出現(xiàn)問題并未及時采取應(yīng)對措施，導(dǎo)致企業(yè)工作效率低下。最后，物業(yè)企業(yè)為實現(xiàn)規(guī)模化發(fā)展，使得管理人員必須重視提升經(jīng)濟(jì)效益、擴(kuò)大發(fā)展規(guī)模，但忽視了內(nèi)部控制，難以滿足企業(yè)現(xiàn)階段的管理需求[3]。

（三）風(fēng)險管理機制與內(nèi)部控制機制不夠統(tǒng)一

風(fēng)險控制是物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制工作的重點，也是重要薄弱環(huán)節(jié)，部分企業(yè)雖然具備風(fēng)險管理部門，但部門的職責(zé)難以充分發(fā)揮，僅承擔(dān)相應(yīng)的數(shù)據(jù)傳輸、分析工作，職能權(quán)利并未應(yīng)用到位。物業(yè)企業(yè)開展內(nèi)部規(guī)劃工作，其對經(jīng)營利益較為關(guān)注，但在內(nèi)部管理環(huán)節(jié)，不具備完善的管理機制，并未進(jìn)行有效的風(fēng)險評估，內(nèi)部控制機構(gòu)不夠合理，與風(fēng)險管理機制的結(jié)合性不足，影響企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（四）缺乏有效的監(jiān)督機制

物業(yè)企業(yè)必須重視完善內(nèi)部監(jiān)督機制，保障各項工作依據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范開展。但企業(yè)實際運營中，由于缺乏管控力，導(dǎo)致內(nèi)部控制工作建設(shè)不到位，究其原因，是物業(yè)企業(yè)監(jiān)督過程形式化，導(dǎo)致內(nèi)部控制價值難以發(fā)揮。此外，物業(yè)企業(yè)審計工作是落實監(jiān)督職責(zé)的重要途徑，但由于部分管理人員錯誤的認(rèn)知，導(dǎo)致在內(nèi)部控制中，審計價值難以充分發(fā)揮，也使部分物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境基礎(chǔ)薄弱、監(jiān)督工作難以推進(jìn)[4]。

（五）內(nèi)部控制工作人員綜合素質(zhì)不足

在物業(yè)企業(yè)運營中，其需要工作人員在各方面加強溝通、協(xié)調(diào)，因此，工作人員的素質(zhì)至關(guān)重要。但在實際工作開展中，由于物業(yè)企業(yè)屬于服務(wù)行業(yè)，其在招聘過程中，對人員的技能、學(xué)歷要求較低，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對人員素質(zhì)層面較為忽視，在人員素質(zhì)參差不齊的情況下，人員服務(wù)意識、服務(wù)能力都會受到影響。此外，由于內(nèi)部缺乏人才培養(yǎng)機制，員工的專業(yè)素質(zhì)、綜合素養(yǎng)參差不齊，內(nèi)部人員流動性較強，也會嚴(yán)重影響物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制工作有效開展。

三、新形勢下物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化措施

以M物業(yè)企業(yè)為例，其在開展內(nèi)部控制工作中，以“八大軍規(guī)”為依據(jù)，從各個環(huán)節(jié)入手，開展內(nèi)部控制工作，全面涉及貪污受賄、不當(dāng)關(guān)系、挪用公款、關(guān)聯(lián)交易、泄露機密、在外兼職、同業(yè)競爭、弄虛作假等多個方面。在財務(wù)資金關(guān)聯(lián)方面，為保障有效統(tǒng)籌內(nèi)部資金，建立完善的資金運作、管理體系，在提升內(nèi)部各層級風(fēng)險管理意識的基礎(chǔ)上，依據(jù)內(nèi)部規(guī)章制度嚴(yán)格要求，減少內(nèi)部發(fā)生風(fēng)險以及舞弊的現(xiàn)象，在財務(wù)資金管理中，對內(nèi)部控制工作開展的范圍進(jìn)行明確，并做好了相應(yīng)的時間安排、明確巡檢內(nèi)容、出具結(jié)果報告，并及時對結(jié)果報告進(jìn)行公示，做好后續(xù)整改。在M物業(yè)企業(yè)風(fēng)險管控方面，其提倡建立完善的風(fēng)險管控體系，鼓勵員工人人參與風(fēng)險管控，在風(fēng)險管控中遵循四大風(fēng)險原則：合規(guī)性、全面性、及時性、適配性。M物業(yè)企業(yè)建立相應(yīng)的風(fēng)險內(nèi)控手冊，依據(jù)相關(guān)手冊要求，對運營、經(jīng)營、美居、租售、工程、市場、財務(wù)、人力行政、IT等多個業(yè)務(wù)線制定合規(guī)性要求，保障員工在日常管理工作中學(xué)習(xí)并熟悉相應(yīng)的內(nèi)部控制工作要求。各物業(yè)企業(yè)也可以學(xué)習(xí)M物業(yè)企業(yè)的內(nèi)部控制做法，同時，也可以從以下五個方面思考自身不足，及時進(jìn)行完善。

（一）加強內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)建設(shè)

物業(yè)企業(yè)需重視加強內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)建設(shè)，首先，要加強內(nèi)控綜合性巡檢，依據(jù)年度內(nèi)控工作計劃，對業(yè)務(wù)線條展開全方位核查，需遵循各項工作開展原則，嚴(yán)格約束自身行為。重視評價現(xiàn)階段各項工作標(biāo)準(zhǔn)的合理性，確保切實落實。內(nèi)部控制執(zhí)行小組要重視分析、觀察、測試，采取多樣化的方式對相關(guān)制度的合理性進(jìn)行驗證，要敢于審視企業(yè)內(nèi)部職能劃分的合理性、崗位配置的科學(xué)性，保障各項機制的規(guī)范性作用能夠有效發(fā)揮，出現(xiàn)執(zhí)行偏差，要及時修正，做好分析問題與實施調(diào)整工作。其次，要加強專項審計，依據(jù)重點事項，制定相應(yīng)的審計方案，并在企業(yè)中嚴(yán)格落實，內(nèi)控執(zhí)行小組要及時向領(lǐng)導(dǎo)小組提交審計報告。最后，要成立專業(yè)部門加強整改與閉合，嚴(yán)格遵循工作開展原則，針對具有整改期限的各項工作定期回訪，監(jiān)督整改工作的落實情況，避免企業(yè)出現(xiàn)相應(yīng)的經(jīng)營風(fēng)險隱患。

（二）完善現(xiàn)有內(nèi)部控制管理體系

物業(yè)企業(yè)要提升自身管理水平，就要重視完善現(xiàn)有的內(nèi)部控制制度，搭建完善的內(nèi)部控制體系，約束各個環(huán)節(jié)工作，使得物業(yè)服務(wù)質(zhì)量更高，增強業(yè)主滿意度。在新時期，物業(yè)企業(yè)也面臨著嚴(yán)峻的競爭環(huán)境，更要通過內(nèi)部控制，對內(nèi)部資源進(jìn)行合理規(guī)劃，控制好服務(wù)成本，實現(xiàn)有效的降本增效，提升物業(yè)服務(wù)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展能力。在內(nèi)部控制制度建設(shè)過程中，首先，要以物業(yè)企業(yè)員工為出發(fā)點，以實現(xiàn)良好的內(nèi)部控制效果，增強企業(yè)發(fā)展優(yōu)勢為前提，對內(nèi)部權(quán)責(zé)進(jìn)行規(guī)范，要對員工的職責(zé)進(jìn)行明確劃分，各項職責(zé)有人承擔(dān)，工作落實規(guī)范、有序，全面提升內(nèi)部工作效率。其次，企業(yè)內(nèi)部控制制度要以戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，并結(jié)合企業(yè)實際工作現(xiàn)狀，對內(nèi)部控制機制進(jìn)行完善，在這個過程中也要重視完善內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，建設(shè)良好的內(nèi)部控制環(huán)境，確保內(nèi)部資源能夠快速共享，支撐企業(yè)制定內(nèi)部決策。最后，管理人員要充分了解各部門現(xiàn)狀，深入分析內(nèi)部控制工作，對內(nèi)部控制內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，保障制度覆蓋范圍廣泛，提升企業(yè)發(fā)展的持續(xù)性。

（三）推動內(nèi)部控制與風(fēng)險管理有機結(jié)合

物業(yè)企業(yè)要意識到，運營風(fēng)險是影響企業(yè)平穩(wěn)運行的關(guān)鍵因素，因此，在內(nèi)部控制工作開展過程中，要重視結(jié)合風(fēng)險管理。企業(yè)可以定期組織人員開展內(nèi)部控制講座，為內(nèi)部人員普及相應(yīng)的內(nèi)部控制知識，分析內(nèi)部控制案例，幫助員工在工作中養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，將風(fēng)險管控日?；?，通過良好的工作氛圍，為員工樹立相應(yīng)的內(nèi)部控制理念，提升員工風(fēng)險管理意識，促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展進(jìn)步。此外，企業(yè)還可以明確運營過程中的風(fēng)險要素，針對各個風(fēng)險要素，制定完善的風(fēng)險管控計劃，做好員工普及，保障員工在工作開展過程中依據(jù)相關(guān)規(guī)范嚴(yán)格要求自己，保障企業(yè)安全、高效運營。

（四）完善內(nèi)外部監(jiān)督機制

當(dāng)前，物業(yè)企業(yè)要重視完善內(nèi)部監(jiān)督機制，切實保障內(nèi)部控制制度落實，提升管理以及服務(wù)質(zhì)量。企業(yè)可成立監(jiān)察中心，加強全員參與，鼓勵每位員工成為“風(fēng)控員”，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險問題時，均可向監(jiān)察中心實名舉報，幫助公司安全、健康發(fā)展。同時，也要重視外部監(jiān)督，重視處理業(yè)主投訴問題，及時將處理結(jié)果反饋給業(yè)主，形成內(nèi)部管理的閉環(huán)。在內(nèi)部監(jiān)督中，首先，物業(yè)企業(yè)工作人員要與業(yè)主溝通，保持聯(lián)系，因此，要嚴(yán)格控制工作人員的言行舉止，維護(hù)物業(yè)企業(yè)形象，增強業(yè)主的滿意度、信任感。物業(yè)企業(yè)加大監(jiān)督力度，也要分離不相容崗位，避免徇私舞弊的現(xiàn)象。其次，重視完善企業(yè)內(nèi)部權(quán)責(zé)制度，針對各部門、員工在監(jiān)督過程中的問題，及時有人負(fù)責(zé)處理，避免各部門人員推卸責(zé)任，影響工作質(zhì)量、效率，以此為基礎(chǔ)，管理人員的權(quán)限實現(xiàn)有效制衡，提高內(nèi)部管控質(zhì)量與效果。最后，企業(yè)管理者、員工要充分認(rèn)識到內(nèi)部控制機制、監(jiān)督機制之間的關(guān)系，對內(nèi)部各項工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，通過完善的業(yè)務(wù)流程，及時把控運營環(huán)節(jié)中的各項風(fēng)險，提升企業(yè)經(jīng)營管理的安全性、持續(xù)性。

（五）加強企業(yè)人才隊伍建設(shè)

當(dāng)前，物業(yè)企業(yè)要全面加強自身人才隊伍建設(shè)，減少人員冗余，提升員工作為意識，有效控制內(nèi)部人力成本，也是增強內(nèi)部工作效能，合理控制運營成本的關(guān)鍵。首先，企業(yè)在人才招聘環(huán)節(jié)要加強嚴(yán)格控制，依據(jù)企業(yè)實際崗位需求，制定人才招聘方案，重視考量人才綜合素質(zhì)、工作經(jīng)驗。管理人員必須全面擯棄傳統(tǒng)的人才招聘理念，招聘人才不應(yīng)注重數(shù)量，控制好質(zhì)量才是關(guān)鍵。其次，物業(yè)企業(yè)也要重視員工的培訓(xùn)教育工作，提供完善的崗前培訓(xùn)，保障人員在上崗前了解企業(yè)經(jīng)營情況、工作職責(zé)，更好地適應(yīng)工作崗位，為業(yè)主提供高質(zhì)量的服務(wù)。最后，物業(yè)企業(yè)要意識到人員流動給企業(yè)帶來的影響，過大的人員流動性也會增加企業(yè)成本。物業(yè)企業(yè)屬于服務(wù)行業(yè)，員工為業(yè)主提供服務(wù)，在服務(wù)的過程中逐漸熟悉，對小區(qū)情況、各項工作更加了解，頻繁的人事變更會降低業(yè)主的服務(wù)體驗，影響業(yè)主的滿意度，也會出現(xiàn)工作對接過程中的問題。因此，要建立良好的工作氛圍，為員工提供發(fā)展渠道，減少人員流失率，保障內(nèi)部服務(wù)質(zhì)量。

結(jié)束語

綜上所述，物業(yè)服務(wù)企業(yè)開展內(nèi)部控制，能夠幫助企業(yè)控制成本，合理配置資源，有效規(guī)避風(fēng)險，需要引起企業(yè)的重視。物業(yè)企業(yè)需完善內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，保障管理者制定的各項決策有人落實；重視完善企業(yè)內(nèi)部控制管理體系，為各項工作開展提供依據(jù)，避免因人為因素影響，提高風(fēng)險發(fā)生概率；推動內(nèi)部控制與風(fēng)險管理有機結(jié)合，風(fēng)險是物業(yè)企業(yè)管控的重要方向，也是威脅企業(yè)安全經(jīng)營的重要因素，因此，應(yīng)當(dāng)加強關(guān)注的重點；完善內(nèi)外部監(jiān)督機制，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)運營的各項問題；重視加強物業(yè)企業(yè)人才隊伍建設(shè)，采用多樣化的人才培養(yǎng)途徑，提升內(nèi)部人員綜合素質(zhì)，幫助物業(yè)企業(yè)事項降本增效，提升服務(wù)質(zhì)量。

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（作者單位：上海永升物業(yè)管理有限公司廣州分公司）