李俊 王延?xùn)|

摘 要：ISO 9001質(zhì)量管理體系中的“PDCA”循環(huán)的改進方法是在保證根據(jù)用戶需求進行策劃并嚴(yán)格執(zhí)行的基礎(chǔ)上，更注重觀測業(yè)務(wù)的檢查、監(jiān)視與測量，并將其結(jié)果再一次反饋于策劃，然后不斷修正目標(biāo)與過程，進而持續(xù)改進觀測業(yè)務(wù)整體水平。本文應(yīng)用“PDCA”循環(huán)對省級裝備保障全過程進行科學(xué)、規(guī)范、全面梳理，針對體系建設(shè)、過程管理中存在的問題提供解決思路，為氣象裝備保障提供有益參考。

關(guān)鍵詞：氣象觀測質(zhì)量管理體系，PDCA，裝備保障

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.11.040

0 引 言

20世紀(jì)90年代，世界氣象組織（WMO）與各成員國達成了以ISO 90 01指導(dǎo)質(zhì)量管理體系建設(shè)的共識，在《國家氣象和水文部門實施質(zhì)量管理體系指南》的指引下，117個成員國相繼開展了氣象質(zhì)量管理體系建設(shè)工作[1]。中國作為WMO的重要成員之一，對實施質(zhì)量強國戰(zhàn)略做出了全面部署。自2017年起，一場以提高發(fā)展質(zhì)量和效益為中心的深刻變革正式開啟，中國氣象局以氣象觀測質(zhì)量管理體系建設(shè)工作作為契機，以推進業(yè)務(wù)技術(shù)體制改革為舉措，率先在氣象觀測領(lǐng)域開展質(zhì)量管理體系試點建設(shè)，為氣象觀測事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。從裝備研發(fā)、制造、列裝到業(yè)務(wù)運行，從數(shù)據(jù)采集、質(zhì)控、傳輸?shù)疆a(chǎn)品應(yīng)用，整個觀測流程的關(guān)鍵節(jié)點均被監(jiān)管。同時，結(jié)合用戶溝通和反饋機制，依據(jù)策劃、實施、檢查、改進（PDCA）的工作程序和方法，不斷發(fā)現(xiàn)問題、改進管理方式、提升技術(shù)水平，最終提高觀測數(shù)據(jù)質(zhì)量，全面提升氣象觀測的管理水平、技術(shù)水平和服務(wù)水平，實現(xiàn)由氣象大國向氣象強國發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)[2]。

近年來，氣象探測裝備正朝著自動化、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，地基、空基、天基立體觀測業(yè)務(wù)全面覆蓋。雖然整體標(biāo)準(zhǔn)化程度不斷提升，但仍存在如質(zhì)量體系不完善、質(zhì)量環(huán)節(jié)較繁瑣，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)待提高等諸多問題。隨著探測裝備的種類、型號和數(shù)量不斷增加，裝備保障作為氣象觀測質(zhì)量管理體系中的重要一環(huán)，對于觀測質(zhì)量提升起到舉足輕重的作用。如何精準(zhǔn)定位、迅速響應(yīng)、及時恢復(fù)設(shè)備運行，形成省級、市級、臺站級三級聯(lián)動機制，是對氣象裝備保障管理和技術(shù)人員的巨大挑戰(zhàn)。

1 氣象觀測質(zhì)量管理體系

ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的質(zhì)量管理和質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)體系的核心標(biāo)準(zhǔn)之一，作為世界上許多發(fā)達國家質(zhì)量管理實踐經(jīng)驗的科學(xué)總結(jié)，首先在制造業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，并不斷向環(huán)境監(jiān)測、工程管理、項目設(shè)計等諸多行業(yè)拓展。運用ISO 9001質(zhì)量管理體系中的“PDCA”循環(huán)模式對裝備保障全過程進行科學(xué)、規(guī)范、全面管理，四個過程周而復(fù)始進行，一次循環(huán)結(jié)束，解決一些問題，未解決的問題則進入下一循環(huán)，循環(huán)和循環(huán)之間呈階梯式上升，可為氣象裝備保障提供有益參考。

氣象觀測質(zhì)量管理體系就是為確保氣象觀測數(shù)據(jù)的代表性、準(zhǔn)確性、可比性、時效性、完整性等方面固有屬性持續(xù)滿足相關(guān)要求，實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，由所涉及的目標(biāo)方針、工作流程、組織架構(gòu)、職責(zé)權(quán)限、制度規(guī)范、資源配置等相互關(guān)聯(lián)、相互作用的要素所構(gòu)成的有機整體[3]。其核心可歸納為可控的業(yè)務(wù)流程、基于風(fēng)險的思維方式與“PDCA”循環(huán)的改進方法?？煽氐臉I(yè)務(wù)流程指的是業(yè)務(wù)過程、支撐過程和管理過程都有明確、規(guī)范的流程，相應(yīng)機構(gòu)的職責(zé)清晰，各級各類過程相互聯(lián)系，均適用于法律、政策、標(biāo)準(zhǔn)、制度等，各流程關(guān)鍵節(jié)點可識別、可控制；基于風(fēng)險的思維方式需要認清觀測業(yè)務(wù)中存在的不定因素，包括機遇帶來的正面影響以及風(fēng)險帶來的負面影響。通過提前預(yù)判、持續(xù)監(jiān)控、定期審核、管理評審等方式降低不定因素對業(yè)務(wù)質(zhì)量的影響；“PDCA”循環(huán)的改進方法是在保證根據(jù)用戶需求進行策劃并嚴(yán)格執(zhí)行的基礎(chǔ)上，更注重觀測業(yè)務(wù)的檢查、監(jiān)視與測量，并將其結(jié)果再一次反饋于策劃，然后不斷修正目標(biāo)與過程，進而持續(xù)改進觀測業(yè)務(wù)整體水平。“PDCA”循環(huán)模式如圖1所示。

2 湖北省氣象局氣象觀測質(zhì)量管理體系建設(shè)情況

湖北省氣象局自2 019 年3月開始著手質(zhì)量管理體系建設(shè)。同年9月按照GB/ T 190 01-2016/ ISO9001：2015《質(zhì)量管理體系 要求》建立質(zhì)量管理體系并開始試運行[4]，2020年11月正式通過第三方認證[5]。體系文件作為開展氣象觀測質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件，包含1份質(zhì)量手冊，28份程序文件，54份作業(yè)指導(dǎo)書，內(nèi)容覆蓋：由圍繞觀測數(shù)據(jù)和產(chǎn)品相關(guān)的數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)質(zhì)量管理、裝備業(yè)務(wù)質(zhì)量管理和技術(shù)發(fā)展質(zhì)量管理組成的業(yè)務(wù)過程；由準(zhǔn)入和退出管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理為代表的支撐過程和由綜合管理和行政管理組成的管理過程。過程框架如圖2所示。

其中，管理過程是氣象觀測質(zhì)量管理體系構(gòu)架中的統(tǒng)領(lǐng)要素，目的是保證體系的運行始終遵循ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)要求和“PDCA”循環(huán)理念?！癙DCA”循環(huán)的特點之一是“大環(huán)帶小環(huán)、小環(huán)保大環(huán)”，即大循環(huán)要通過小循環(huán)來落實，小循環(huán)要保證大循環(huán)的實現(xiàn)[6]。因此，如果將整個裝備保障視為一個大的“PDCA”循環(huán)，糾正措施中需要解決的每一個問題就是一個小的“PDCA”循環(huán)。根據(jù)《湖北省氣象局氣象觀測質(zhì)量管理體系質(zhì)量手冊》，質(zhì)量管理方針和目標(biāo)將圍繞裝備管理的全過程，確定管理架構(gòu)和管理范圍，建立管理組織架構(gòu)，明確職責(zé)權(quán)限。

省級裝備保障管理的具體過程有設(shè)備采購、倉儲管理、維護維修、運行監(jiān)控、儀器檢定和社會化保障等環(huán)節(jié)。具體過程清單如表1。

2.1 策劃過程（P）

基于設(shè)備全生命周期制定設(shè)備采購需求、維護計劃、維修流程、倉儲管理、檢定方案、調(diào)撥報廢等管理制度。針對不同環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)、控制方式和審批流程。在此基礎(chǔ)上與外部供方簽訂設(shè)備采購、維護維修、服務(wù)保障合同（協(xié)議）等。涉及招投標(biāo)的，按相關(guān)招標(biāo)文件進行備案和招標(biāo)；涉及固定資產(chǎn)的，按照相關(guān)規(guī)定進行登記、調(diào)撥和報廢。

2.2 實施過程（D）

管理人員和具體操作技術(shù)人員是實施過程的主體，需具備相關(guān)專業(yè)技能并且有一定的工作經(jīng)驗；對于外部供方，人員在同行業(yè)中需技術(shù)領(lǐng)先。實施過程中各單位應(yīng)充分配合、積極溝通，基層臺站聯(lián)合市級、省級管理部門共同對外部供方的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督管理。在實施過程中對易出現(xiàn)故障的儀器或設(shè)備、易發(fā)生質(zhì)量事故的環(huán)節(jié)重點關(guān)注。

2.3 檢查過程（C）

2.3.1 設(shè)備采購

通過核查氣象設(shè)備采購計劃、項目招投標(biāo)文件、采購合同等，檢查是否按照設(shè)備采購計劃、審批流程和采購進度完成設(shè)備采購任務(wù)，各流程是否配備風(fēng)險防控流程。檢查制定設(shè)備采購計劃的合理性，對不合理的設(shè)備需求導(dǎo)致采購資金浪費的進行過程風(fēng)險和機遇控制，及時糾正。

2.3.2 倉儲管理

查看入庫驗收記錄及出庫領(lǐng)用記錄是否齊全，倉儲清單填寫是否符合要求，采購清單與實物型號、數(shù)目是否相符，儲備情況與備件臺帳是否一致。庫房環(huán)境是否整潔，設(shè)備是否分類擺放并貼有標(biāo)識，是否符合防潮、防火、防盜安全存放條件，滅火裝置是否在有效期內(nèi)。

2.3.3 設(shè)備運行

對照規(guī)范要求，對設(shè)備維護維修記錄進行抽樣檢查，對于涉及外部供方服務(wù)保障的，檢查是否滿足運維合同要求?，F(xiàn)場抽查儀器設(shè)備的運行情況、設(shè)備運行狀態(tài)的監(jiān)控情況和業(yè)務(wù)人員應(yīng)急工作流程的熟練程度。

2.3.4 儀器檢定

通過年度檢定計劃，檢查執(zhí)行進度。根據(jù)觀測儀器清單或編號抽查相應(yīng)的儀器檢定證書，并驗證其是否齊備有效，臺站校準(zhǔn)儀器是否有過期或無證使用情況，證書填寫是否符合要求，相關(guān)人員是否簽字。

2.3.5 社會化保障

查看維護維修記錄。包括內(nèi)容的完整度、設(shè)備更換記錄。維護維修結(jié)束后，是否及時在業(yè)務(wù)系統(tǒng)上填寫并結(jié)束故障單。抽查外部供方績效評價表。

2.4 改進過程（A）

通過了解用戶改進需求，內(nèi)審、外審所列不符合項和改進建議項以及在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，尤其是對不符合項要做出說明，提供針對性糾正和糾正措施。對不適應(yīng)現(xiàn)有業(yè)務(wù)的規(guī)章制度、操作規(guī)范、業(yè)務(wù)流程或作業(yè)指導(dǎo)書進行改進。同時，也要為臺站管理和業(yè)務(wù)人員提供持續(xù)培訓(xùn)，不斷提高臺站人員質(zhì)量管理素質(zhì)和能力[7]。

3 過程中存在問題

3.1 職責(zé)界限不明，環(huán)節(jié)銜接不暢

綜合觀測業(yè)務(wù)流程在實際操作以及管理過程中缺乏系統(tǒng)性，職責(zé)劃分不清、整體流程銜接略顯脫節(jié)、順暢程度不高。比如在設(shè)備采購方面，幾個科室都具有設(shè)備采購的職責(zé)，但對于采購設(shè)備的種類范圍劃分不明確，在實際操作中難免因為職責(zé)界限不明產(chǎn)生分歧。

3.2 管理流程繁瑣，制度有待完善

繁瑣、重復(fù)的流程易使人產(chǎn)生抵觸、懈怠情緒，造成設(shè)備維護不夠到位、記錄填寫不夠規(guī)范等問題，對于機構(gòu)內(nèi)部不必要的審批流程可考慮精簡。另外，對于很多更新的探測設(shè)備、迭代的業(yè)務(wù)系統(tǒng)配套的體系文件未進行及時更新。

3.3 脫離用戶需求，缺乏調(diào)研分析

氣象系統(tǒng)既是觀測數(shù)據(jù)的提供方，也是觀測數(shù)據(jù)的使用方?？剖遗c科室間、各直屬單位之間、各部門間均存在用戶和供方的關(guān)系。無論在單位內(nèi)部還是外部，都需要充分調(diào)研與分析，并針對用戶需求進行改進。

3.4 風(fēng)險意識淡薄，防控機制不全

業(yè)務(wù)流程中很多環(huán)節(jié)缺乏風(fēng)險意識和與之對應(yīng)的防控保障機制。平時可多用風(fēng)險思維梳理業(yè)務(wù)流程，多借鑒其他省份優(yōu)秀經(jīng)驗，防范于未然。

3.5 注重技術(shù)能力，忽視管理能力

培養(yǎng)氣象觀測領(lǐng)域技術(shù)骨干多是專注于技術(shù)方面，缺乏質(zhì)量管理體系知識培訓(xùn)，整體質(zhì)量管理能力有待提升。

4 解決思路

4.1 立足用戶需求，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

以觀測數(shù)據(jù)和產(chǎn)品使用者的需求為導(dǎo)向，對觀測業(yè)務(wù)服務(wù)和管理對象實施滿意度測評，了解用戶需求，建立用戶對觀測質(zhì)量的反饋機制，提高用戶滿意度。

4.2 結(jié)合業(yè)務(wù)實際，落實體系建設(shè)

結(jié)合實際工作完善體系文件，明確工作職責(zé)、流程，同時處理好體系文件和現(xiàn)有規(guī)章制度、管理文件的關(guān)系。注重利用內(nèi)部審核和第三方審核對體系運行有效性進行檢驗，針對審核提出的不符合項、改進建議項，結(jié)合業(yè)務(wù)實際及時整改落實。

4.3 健全人才培養(yǎng)，強化管理能力

可應(yīng)用氣象系統(tǒng)已建立的培訓(xùn)機制和隊伍，與有資質(zhì)的第三方協(xié)作，既有利于ISO 9001與觀測業(yè)務(wù)的不斷融合，也可加快構(gòu)建健全的綜合氣象觀測質(zhì)量管理團隊，全面提升質(zhì)量管理人員的綜合素質(zhì)以及能力。

4.4 發(fā)展現(xiàn)代技術(shù)，提升工作效率

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，用戶對氣象預(yù)報、服務(wù)的準(zhǔn)確性、時效性提出了新需求，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，重新構(gòu)建觀測業(yè)務(wù)流程，提高集約化、信息化水平，壓縮觀測業(yè)務(wù)布局層級，全方位提升工作效率。

5 結(jié) 語

本文應(yīng)用“PDCA”循環(huán)對省級裝備保障全過程進行科學(xué)、規(guī)范梳理，結(jié)果發(fā)現(xiàn)過程中職責(zé)界限不明、管理流程繁瑣、脫離用戶需求、風(fēng)險意識淡薄、忽視管理能力等問題。同時針對存在問題提出解決思路，包括優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、落實體系建設(shè)、健全人才培養(yǎng)、發(fā)展現(xiàn)代技術(shù)等方面，為氣象裝備保障提供有益參考。在省級裝備保障中需不斷應(yīng)用“PDCA”循環(huán)，隨著循環(huán)不斷推進，可有效提高裝備保障科學(xué)化、規(guī)范化和可持續(xù)化發(fā)展水平。

參考文獻

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作者簡介

李俊，碩士研究生，工程師，主要研究方向為綜合氣象觀測。

（責(zé)任編輯：張佩玉）