王艷

中國海洋石油集團有限公司財務共享服務中心

一、引言

財務共享服務中心能夠最大限度的整合大型企業(yè)現(xiàn)有資源，發(fā)揮集約式優(yōu)勢，有效提升大型企業(yè)財務管理水平與效率。大型企業(yè)通過建立財務共享服務中心，合理減少財務人員工作任務，創(chuàng)造更大財務價值，有效提升企業(yè)預算管理、財務分析、資金運行水平，使其向大型企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務。本文在大型企業(yè)實施財務共享必要性的基礎上，就如何構(gòu)建優(yōu)化財務共享服務中心展開探討，旨在提升大型企業(yè)財務管理水平及能力，推動大型企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

二、大型企業(yè)實施財務共享的必要性

（一）降低企業(yè)運行成本

依據(jù)企業(yè)共享服務中心工作人員月度處理憑證的平均數(shù)值、單位憑證的處理費用等數(shù)據(jù)，相比于傳統(tǒng)財務運行模式下的消耗程度進行對比，計算兩者差值。共享服務中心運行效果主要通過減少工作人員數(shù)量、簡化中間管理級別來實現(xiàn)。若財務共享服務中心建立于平均薪資水平較低的地域，一般情況下成本降低的效果更為明顯。通過在共享服務中心塑造全新組織結(jié)構(gòu)、建立科學合理激勵機制，能夠進一步激發(fā)企業(yè)工作人員積極性與主動性，進而創(chuàng)建良好、積極的企業(yè)文化形象。根據(jù)當前企業(yè)所擁有的財務工作人員數(shù)量，以及世界排名優(yōu)先大型企業(yè)財務工作人員數(shù)量分析，可以發(fā)現(xiàn)近五成工作人員在企業(yè)財務共享服務中心工作，由此可見共享服務中心的成本效益優(yōu)勢。

（二）提高財務管理效率

如果對各地區(qū)企業(yè)均采取統(tǒng)一的標準作業(yè)流程，廢棄多余步驟與作業(yè)流程，共享服務中心掌握各地區(qū)企業(yè)的全部財務數(shù)據(jù)，可以有效減少數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)分析環(huán)節(jié)所投入的時間、精力消耗程度，更有利于實現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門整合相關(guān)數(shù)據(jù)；通過集中財務工作人員，有助于企業(yè)組織開展相關(guān)人員培訓活動，而且可以大幅度節(jié)約培訓費用，便于企業(yè)選擇更為資深財務專家開展培訓活動，這樣，可以進一步提升共享服務中心工作人員的整體業(yè)務能力，提供更為優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的服務。另外，財務共享服務中心運行模式能夠有效提升企業(yè)內(nèi)部軟件與硬件設施的規(guī)范化、更新速度，使其使用操作更為簡單、使用費用更節(jié)約。

（三）滿足企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需求

大型企業(yè)在新地區(qū)成立、收購公司時，財務共享服務中心可以在最快時間內(nèi)向新公司提供服務。與此同時，大型企業(yè)管理者可集中實施內(nèi)部核心業(yè)務，由財務共享服務中心負責其他輔助性功能實施，使多數(shù)財務工作人員從繁瑣會計核算工作過程中解放，向大型企業(yè)高層制定戰(zhàn)略決策、業(yè)務部門經(jīng)營管理工作開展提供財務支撐，進而推進核心業(yè)務的運行。另外，當前中國大型企業(yè)在海外分公司中試點運行的財務共享服務中心財務管理模式，已經(jīng)基本于各海外分公司中全部實現(xiàn)該模式。

（四）更好地拓展企業(yè)的盈利業(yè)務

現(xiàn)階段，順利運行財務共享中心的大型企業(yè)已經(jīng)嘗試借助共享服務中心向其他公司提供有償性服務。例如：某國際公司年度收入中的近乎9%是源于向外界提供服務所得。我國作為世界第二大經(jīng)濟體，且屬于發(fā)展中國家，促使全球500 強企業(yè)的多項業(yè)務活動在我國開展，同時我國不斷加大海外業(yè)務拓展力度，在這種情況下，大型企業(yè)順利運行財務共享服務中心，不僅預示著財務管理水平的大幅度提升，而且也可拓展全新業(yè)務（外界有償服務）來增加收入。

三、大型企業(yè)實施財務共享服務的具體措施

（一）做好前期準備工作

基于大型企業(yè)過去運行的“一個全面、三個集中”的財務管理模式下，在企業(yè)財務信息系統(tǒng)、制度構(gòu)建、財務人員培養(yǎng)等工作中分別取得顯著效果，有助于提升企業(yè)市場地位。經(jīng)過不斷對比咨詢，大型企業(yè)在成熟的固有財務管理模式基礎上，可建設財務共享服務中心。為此，需要企業(yè)積累匯總大量財務共享經(jīng)驗。繼集中核算模式下，實現(xiàn)企業(yè)核算標準、實操流程的統(tǒng)一化，實現(xiàn)資源共享化；基于大型企業(yè)總部與財務公司財務報告長期共享過程，專業(yè)財務不需要完成相關(guān)編制工作，可直接由總部提供財務共享服務；圍繞共享服務概念下成立集中報銷系統(tǒng)；財務企業(yè)集中負責企業(yè)內(nèi)部結(jié)算，向企業(yè)全部資金結(jié)算業(yè)務提供共享服務；部分企業(yè)實行財務共享服務試點建設，且都取得明顯成效。

1.制定統(tǒng)一的管理制度

針對大型企業(yè)內(nèi)現(xiàn)行的各類財務制度進行統(tǒng)一規(guī)范，如企業(yè)的預算制度、經(jīng)費制度、資產(chǎn)制度、稅務制度等。并且，依據(jù)大型企業(yè)總部構(gòu)建的相關(guān)制度，要求企業(yè)各子公司參照實行。

2.建立標準的評價體系

依據(jù)公司設置的會計核算、資金管理、資產(chǎn)管理、集中保險、管理會計組織結(jié)構(gòu)上，構(gòu)建標準規(guī)范的評價體系，主要包含標準平臺與MDM 平臺。其中，形成的涵蓋科目賬戶、組織機構(gòu)、產(chǎn)品、客戶供應等近50 個標準字典，該字典中所含的標準條目數(shù)量高達85 萬個，按照條目類別進行明確劃分，集中至標準平臺中實行統(tǒng)一化監(jiān)管模式，經(jīng)過申請、審批、發(fā)布的管理流程，致使各項業(yè)務處理工作更具規(guī)范性，并符合一致性目標。而MDM 平臺作為企業(yè)IT 技術(shù)向移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)過渡的平臺，從往來單位、個人往來、投資項目、公司代碼、產(chǎn)品分類、物料分類內(nèi)容著手進行評價體系建設工作。

3.優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)

針對大型企業(yè)現(xiàn)行管理制度條例、業(yè)務運行流程、規(guī)范體系等方面實現(xiàn)統(tǒng)一化管理模式，便于企業(yè)總部、地區(qū)分公司、專業(yè)公司在總部公共處理平臺上就業(yè)務活動實現(xiàn)統(tǒng)一化處理，從而進一步提升相關(guān)工作效率、推進信息共享化建設，繼而對企業(yè)人員結(jié)構(gòu)進行不斷優(yōu)化完善。以某大型企業(yè)為例，該企業(yè)總部尚未設立實體化共享服務中心，但企業(yè)工作人員數(shù)目在近幾年的時間里下降至3.5 萬人，并且于各分公司中成立共享服務組織機構(gòu)。

（二）確定財務共享服務的戰(zhàn)略目標與功能定位

1.戰(zhàn)略目標

大型企業(yè)財務共享服務中心建設戰(zhàn)略目標是經(jīng)過一定周期，在企業(yè)中穩(wěn)步有序推進組織結(jié)構(gòu)變革、優(yōu)化財務流程、改善推進財務系統(tǒng)，促使企業(yè)構(gòu)建國際化的財務共享服務中心。同時，通過提供高效化、專業(yè)化、規(guī)范化、優(yōu)質(zhì)服務，以此來降低企業(yè)運營成本，持續(xù)性關(guān)注集團企業(yè)內(nèi)部風險防控工作，進而推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標。

大型企業(yè)發(fā)展前景是創(chuàng)造先進化、國際化、智能化的財務共享服務體系。其責任在于向企業(yè)總部、工作人員、合作伙伴提供優(yōu)質(zhì)專業(yè)服務；促進企業(yè)成功實現(xiàn)財務轉(zhuǎn)型升級，為企業(yè)合規(guī)、合法運營夯實基礎，為企業(yè)運營創(chuàng)造最大化價值。

基于“十三五”階段完成企業(yè)內(nèi)部全球財務工程服務中心的初步建設工作，確保企業(yè)的相關(guān)處理活動所涉范圍延展至企業(yè)所屬的跨境公司、子公司，并且提供高效優(yōu)質(zhì)服務；其次，在“十四五”運行階段，將企業(yè)工作重心置于業(yè)務范圍拓寬、服務對象層面上，從而有效提升企業(yè)決策制定能力，盡快實現(xiàn)國際化財務共享服務中心建設目標。

繼推行財務共享服務后，由企業(yè)總部財務、專業(yè)公司、地區(qū)分公司財務、財務共享服務中心分別履行戰(zhàn)略性財務、業(yè)務財務、共享財務職能，進而構(gòu)建出四位一體化財務管理模式，有效提升財務工作的組織職能。根據(jù)企業(yè)當前建立的四位一體化管理模式，就各項職能具體功能與負責內(nèi)容闡述如下：共享財務職能的功能是向記錄與管控環(huán)節(jié)提供服務。且主要負責薪酬計算、資金結(jié)算、財務報表、發(fā)票管理等工作內(nèi)容；服務職能由財務共享服務中心承接，通過合理縮減企業(yè)總部、分公司、專業(yè)公司的交易人員數(shù)目，將人員組織集中于成本管理、預算執(zhí)行、決策等環(huán)節(jié)中。促進各地區(qū)分公司與專業(yè)公司的協(xié)作性，共同推進預算管理、成本管理、運營分析、稅收籌劃計劃實施、風險管控等管理活動。財務職能行使權(quán)限交由企業(yè)總部，起到?jīng)Q策、支持功能，主要負責企業(yè)投資者關(guān)系管理、財務政策確定、籌融資活動管理等附加性工作任務。

2.功能定位

財務共享服務中心參與到企業(yè)價值創(chuàng)造全過程，針對會計核算、資金結(jié)算、規(guī)范管控、財務報告編制工作實行集中處理手段，實現(xiàn)服務、作業(yè)流程、技術(shù)手段的同步創(chuàng)新，提供分析、咨詢方式，搭建企業(yè)人才培養(yǎng)基地，更使大型企業(yè)用于創(chuàng)新優(yōu)化財務職能、專家交流、交易處理中心。

按照大型企業(yè)當前確定的共享中心功能定位框架，就專家中心、交易處理中心、創(chuàng)新中心的主要工作內(nèi)容如下：首先，關(guān)于專家中心，就如何實現(xiàn)各類專業(yè)的針對性培訓工作是財務專業(yè)共享中心負責的重心任務，并且就如何提供專家咨詢、數(shù)據(jù)分析服務進行深入探討；其次，關(guān)于交易處理中心，財務共享服務需從基礎會計處理功能延伸至會計核算、資金結(jié)算、風險管控、財務報表；關(guān)于創(chuàng)新中心，共享中心基于模式、技術(shù)層面的創(chuàng)新內(nèi)容，靈活應用最新技術(shù)、有效管理制度。

（三）基于財務共享服務優(yōu)化業(yè)務流程

按照企業(yè)現(xiàn)行的四位一體財務管理模式，重新梳理分析各業(yè)務版塊的交易處理流程，形成整套流程結(jié)構(gòu)，并且就流程結(jié)構(gòu)進行級別劃分，具體分解為一級流程（11 條）、二級流程（38 條）、三級流程（90 條）、業(yè)務活動（257 項）。

重點就一級流程業(yè)務流程優(yōu)化設計主要從業(yè)務模式改革、流程精益化兩個方面著手，將流程活動圍繞價值創(chuàng)造進行劃分，根據(jù)不同類型流程提出具體優(yōu)化方案，形成規(guī)范、合規(guī)的共享財務流程。

（四）建立財務共享服務信息系統(tǒng)

1.整體架構(gòu)

基于FMIS 系統(tǒng)運行基礎上，增設共享服務型功能，有效提升財務、人力資源等服務型功能，豐富延展基礎性服務功能，完善系統(tǒng)集成，代建統(tǒng)一化、規(guī)范化的共享服務信息平臺，形成單個共享服務+多個職能服務的運行模式，面對企業(yè)多元化業(yè)務范圍，支持多區(qū)域中心運行，向總部公司、專業(yè)公司及分公司各層級單位提供優(yōu)質(zhì)服務。

應用靈活性強、拓展面廣泛的分散式服務架構(gòu)，借助當前衍生的云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術(shù)手段，搭建財務共享服務信息化平臺。該平臺主要由前端業(yè)務服務、中端共享服務、后臺系統(tǒng)三方面形成。其中前端業(yè)務服務主要負責承接客戶反饋的服務訴求；中端共享服務主要負責經(jīng)營完成服務辦理工作；后臺集成了物資采購、金稅系統(tǒng)、商業(yè)銀行等多個職能性系統(tǒng)，主要負責向共享經(jīng)營提供服務。

由共享服務、財務服務、基礎服務和決策支持共同組成了大型企業(yè)的信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。就各組成部門的服務重心具體如下：基礎服務主要向業(yè)務、財務服務提供幫助；財務服務則需要盡力滿足會計、資金、資產(chǎn)、預算、稅價、管理等業(yè)務功能的各項需求；共享服務主要提供業(yè)務申報、進度追蹤等業(yè)務服務，共享運營，支持移動端與PC 端的真實工作；決策支持推動業(yè)務有關(guān)數(shù)據(jù)的整合、價值探究，向企業(yè)決策制定提供有效依據(jù)。

2.提報移動化、智能化

基于大型企業(yè)中人員數(shù)目多、地區(qū)分布廣泛特征，將報銷、物資簽收等實地數(shù)據(jù)采集、業(yè)務申請、審批、交流等環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移至移動型應用中，便于財務共享中心客戶實時提報所需業(yè)務。豐富業(yè)務提報方式，利用智能技術(shù)手段劃分業(yè)務種類、提取單據(jù)、補充要素等，實現(xiàn)智能化申報方式，提升優(yōu)化財務共享服務中心客戶的體驗感。加之共享經(jīng)營具有審核點較多、信息源頭多、工作任務多的特征，根據(jù)業(yè)務規(guī)則的數(shù)字化成效，研發(fā)不同職能人工智能機器，實現(xiàn)相關(guān)事務的智能化處理方式，由專家定期整合分析業(yè)務相關(guān)信息，進而促進企業(yè)共享經(jīng)營智能化建設水平。

利用移動應用做好數(shù)據(jù)收集、業(yè)務審批、實時交流等，實現(xiàn)實時性業(yè)務提報、辦理工作，應用人工智能技術(shù)來幫助財務共享客戶增加體驗感。

（1）OCR 識別技術(shù)：自動化識別圖片中顯示的文字，如影像文件、電子版發(fā)票等，將其轉(zhuǎn)換為可重新編訂的信息。

（2）上下文檢驗：按照各業(yè)務種類、業(yè)務規(guī)定、知識庫中某項業(yè)務的印記，智能化識別出相關(guān)內(nèi)容，嚴格檢驗是否與該場景一致。

（3）深度學習：加強業(yè)務管理與有關(guān)要素的聯(lián)系識別技術(shù)、分析技術(shù)，面對海量業(yè)務數(shù)據(jù)展開深層次學習，對智能化填寫表單、邏輯審核提供引導力量。

（4）對話式服務：完善升級知識庫管理能力，采取全文查詢、消息交流、語音識別等技術(shù)向客戶提供服務。

（五）完善共享服務組織架構(gòu)

1.組織結(jié)構(gòu)

基于管理跨度、業(yè)務區(qū)域、職能劃分等要素，按照“一個中心、總分結(jié)構(gòu)”，采取“企業(yè)總部+區(qū)域中心+服務點”的布局規(guī)模，設置企業(yè)財務共享服務中心組織結(jié)構(gòu)。該部門主要負責財務共享服務戰(zhàn)略、服務體系構(gòu)建工作，負責規(guī)范簡化整體流程、統(tǒng)一業(yè)務標準、設置信息系統(tǒng)、執(zhí)行財務共享服務、經(jīng)營管理等工作。形成由財務共享服務中心管理、區(qū)域中心和服務點共同做好業(yè)務交付、負責財務共享服務實際經(jīng)營開展的工作模式。

按照當前大型企業(yè)的業(yè)務與職工組織結(jié)構(gòu)特征，考慮規(guī)模與人員結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)移成本與難度，采取現(xiàn)行布局管理中心進行部署，共同承擔共享管理職能，確定財務共享服務戰(zhàn)略、持續(xù)推進相應體系建設工作，主要負責財務共享業(yè)務管理、日常運營、提供專家咨詢服務、財務管理信息化系統(tǒng)建設工作。

2.雙向發(fā)展通道

為激勵財務共享服務中心工作人員積極性，成立縱橫交叉的雙向發(fā)展通道。從橫向角度來看，共享服務中心財務工作人員實行輪崗機制，同企業(yè)總部、地區(qū)分公司、專業(yè)公司財務進行橫向交換；從縱向角度來看，財務共享服務中心人員晉升途徑有兩條，即專業(yè)和管理通道。其中專業(yè)晉升通道，共享服務中心根據(jù)自身專業(yè)能力，按初級、中級、高級、專家職位晉升流程實施；管理通道，共享服務中心人員依據(jù)自身管理水平，按初級、中級、高級、決策層職位晉升流程實施。

四、結(jié)語

綜上所述，基于當前數(shù)字化發(fā)展背景下，大型企業(yè)數(shù)目增多的同時其自身發(fā)展也進一步推進，構(gòu)建完善有效的財務共享服務中心必要性顯而易見。然而，當前我國企業(yè)財務共享服務中心建設在實踐經(jīng)驗方面依舊有限，就如何優(yōu)化運營過程、充分發(fā)揮財務共享服務中心的能力，是企業(yè)推行共享服務的重點內(nèi)容。為此，就大型企業(yè)如何優(yōu)化財務共享服務提出具體措施，為深入推行共享服務中心夯實基礎。