宋佑慈
中交一航局第四工程有限公司
財務(wù)共享中心的集約化、規(guī)?;⒑唵位癁槠髽I(yè)發(fā)展帶來新型的管理模式,能適應當今社會經(jīng)濟形勢的管理要求。運用財務(wù)共享中心,降低成本并提升企業(yè)管理能力,已經(jīng)成為大多數(shù)企業(yè)關(guān)注的重點。建筑施工企業(yè)現(xiàn)在普遍存在市場競爭激烈,經(jīng)營環(huán)境惡化,企業(yè)自身資產(chǎn)負債率高,潛虧嚴重的現(xiàn)狀,阻礙了企業(yè)的生存發(fā)展。建筑施工企業(yè)項目地點分布范圍廣,各個項目獨立核算,項目資金分散,還存在企業(yè)內(nèi)部核算標準不統(tǒng)一的特點,對企業(yè)的財務(wù)管理提升造成不利影響,還制約企業(yè)發(fā)展。施工企業(yè)在項目合同初期就確定了合同總收入,想提高利潤,就需要對項目成本進行控制。運用財務(wù)共享中心,大力實行財務(wù)共享與業(yè)財融合,對項目施工成本進行控制,能夠提升施工企業(yè)核心競爭力,為施工企業(yè)發(fā)展提供有力基石。
建筑施工企業(yè)有眾多子、分公司,這些子、分公司所承接的工程項目種類龐雜,囊括市政、公路、鐵路、機場、港口等,所在地點分散,包括國內(nèi)外區(qū)域,各個項目部分布天南海北,有些交通不便利,這些異地的信息傳遞給總公司存在滯后性,各種財務(wù)數(shù)據(jù)和信息不能及時反饋,企業(yè)內(nèi)部的各種需求不能得到根本滿足,給總公司的管理帶來難度。施工企業(yè)財務(wù)管理一般只關(guān)注財務(wù)報表,傳統(tǒng)財務(wù)報表分析只基于企業(yè)對外公布的資產(chǎn)負債表、損益表和現(xiàn)金流量表,一般只從償債能力、盈利能力、營運能力和成長能力等方面分析,而且分析只關(guān)注數(shù)字本身的變化,忽視數(shù)字變化的原因及背后的業(yè)務(wù),有很大局限性,不能為企業(yè)決策者提供更多有價值的信息。財務(wù)人員做出的財務(wù)分析,非財務(wù)人員難于理解,財務(wù)和業(yè)務(wù)各說各話,缺乏有效溝通。財務(wù)人員脫離業(yè)務(wù)實質(zhì),每天陷于報表和數(shù)字之間,很難從全局眼光看待企業(yè)的經(jīng)營狀況,做不出有價值的財務(wù)分析。施工企業(yè)由于管理層級較多,造成財務(wù)報告層次很多,需要層層合并,流程長、速度慢,財務(wù)的動態(tài)信息不能得到及時反饋,不能得到及時決策部署,滿足各部門的需要。施工企業(yè)管理層比較重視施工任務(wù)的承攬,施工進度的完成,更重視生產(chǎn),忽視財務(wù)管理的重要性,出現(xiàn)財務(wù)管理問題難以提出解決方案。施工企業(yè)實物臺賬難免有所欠缺,資料有殘缺,未能歸集完整的現(xiàn)象更是時有發(fā)生,各個項目分散的財務(wù)人員對于財務(wù)制度理解不盡相同,對于財務(wù)處理方法有偏差,會計基礎(chǔ)工作相對薄弱,財務(wù)工作容易存在風險,并難于被發(fā)現(xiàn),加大企業(yè)風險。針對這些施工企業(yè)財務(wù)管理的固有局限性,不易于施工企業(yè)的項目成本管理,難于提升項目整體利潤。
財務(wù)共享中心在建筑施工企業(yè)項目管理中的應用,有助于建筑施工企業(yè)強化其財務(wù)職能?;谪攧?wù)共享中心特殊性而言,財務(wù)共享中心不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對財務(wù)管理與控制,還能夠基于標準化的條件下,對企業(yè)財務(wù)管理作出全面的細化考量。目前,建筑施工企業(yè)在進行財務(wù)共享時,通常情況下會預先分離原有財務(wù)職能部門,糾其主要原因在于企業(yè)財務(wù)管理工作,都在財務(wù)共享服務(wù)當中,并且涉及到建筑施工企業(yè)財務(wù)風險控制職能方面的內(nèi)容。因此,建筑施工企業(yè)在進行財務(wù)共享的過程當中,需要結(jié)合實際需要,加強對財務(wù)服務(wù)模式與部門結(jié)構(gòu)設(shè)置方式作出全面整合。
財務(wù)共享中心的出現(xiàn),能幫助建筑施工企業(yè)構(gòu)建統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程和標準規(guī)范,對各個工程項目財務(wù)管理形成統(tǒng)一標準,規(guī)范各個部門的管理,形成統(tǒng)一的標準規(guī)范,這種財務(wù)管理方式更高效、更專業(yè),能夠?qū)Ω鞣?、子公司工程項目達到有效控制。工程項目的業(yè)務(wù)人員提交業(yè)務(wù)單據(jù)上傳業(yè)務(wù)影像,通過財務(wù)云報賬,由共享中心稽核人員統(tǒng)一進行單據(jù)稽核、業(yè)務(wù)付款、賬務(wù)處理等操作,對稽核和審核工作形成統(tǒng)一規(guī)范,有利于財務(wù)管理的規(guī)范,降低財務(wù)的風險,實現(xiàn)財務(wù)管理的統(tǒng)一。
財務(wù)共享中心的出現(xiàn),改變了原來傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式,把大量財務(wù)工作統(tǒng)一集中到共享中心進行操作,減少了過去很多上傳下達的溝通成本和去各項目出差的費用,能夠更高效的完成財務(wù)管理工作。能夠更好的了解各個工程項目的經(jīng)營情況和業(yè)績水平,便于測算業(yè)績指標,掌控工程項目的財務(wù)業(yè)績情況。財務(wù)共享優(yōu)化了原來的財務(wù)流程,便于總公司直接掌握各項目的成本情況,不用項目財務(wù)人員再層層上報成本情況,直接可以從日常工作中了解,還能及時了解各項目的資金情況,便于資金的整合集中。
財務(wù)共享中心對工程項目的財務(wù)核算集中管控,對財務(wù)標準規(guī)范,對業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一要求,能夠減少建筑施工企業(yè)的財務(wù)風險,加強業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的聯(lián)動,能夠透過大數(shù)據(jù)分析,強化建筑施工企業(yè)的整體風險防控能力,促進企業(yè)的平穩(wěn)運行。財務(wù)共享中心便于企業(yè)建立成本費用控制系統(tǒng),做好成本費用管理的各項基礎(chǔ)工作,制定成本費用標準,分解成本費用指標,控制成本費用差異,考核成本費用指標的完成情況,降低成本費用,提高經(jīng)濟效益。財務(wù)共享中心可以把各個分子公司的資金統(tǒng)一管理,讓企業(yè)內(nèi)部的資金每日歸集集中到共享中心,形成規(guī)模經(jīng)濟,實現(xiàn)內(nèi)部資源的互換。這種方式可以用較低的成本達到更高的工作效率,方便企業(yè)內(nèi)部資金的融通。
財務(wù)共享中心建設(shè)使財務(wù)人員不僅只關(guān)注財務(wù)工作,還能關(guān)注到財務(wù)的前端工作,可以將前期業(yè)務(wù)與財務(wù)工作融會貫通,了解業(yè)務(wù)財務(wù)全流程,能使財務(wù)與業(yè)務(wù)制度融合,對業(yè)財一體化能深刻理解,對系統(tǒng)規(guī)則、取數(shù)原則和審核標準熟悉認知,利用先進的信息化手段簡化財務(wù)操作,更好地發(fā)揮共享中心的信息化優(yōu)勢,使對下分包結(jié)算、對上結(jié)算、物資點驗、物資出庫、機械租賃業(yè)務(wù)通過業(yè)財平臺系統(tǒng)直接推送到財務(wù)共享系統(tǒng),更好的開展財務(wù)流程工作。這種以點帶面的方式,能夠?qū)⒕W(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢發(fā)揮到極致,使業(yè)務(wù)和財務(wù)之間形成良好的樞紐。
隨著施工企業(yè)規(guī)模擴張,集團化企業(yè)會有更多的重組合并,會設(shè)立更多的分子公司,這些公司的設(shè)置,會造成更大的管理成本,影響企業(yè)的管控。通過共享中心的管控,能有計劃且統(tǒng)一地實施集團化財務(wù)戰(zhàn)略,提升企業(yè)的管理效率。財務(wù)共享中心能將企業(yè)下屬單位的核算集中化,建立專門的核算中心,配備專業(yè)的財務(wù)人員,將所有核算工作分門別類,按照資金、成本、費用、收入等進行劃分,進行業(yè)務(wù)處理。財務(wù)共享能幫助企業(yè)建立財務(wù)大數(shù)據(jù),推進財務(wù)職能的轉(zhuǎn)化,幫助企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。
針對施工企業(yè)技術(shù)密集、人員密集、資金分散的特點,共享中心應加強基礎(chǔ)信息的共享,掌握各項信息數(shù)據(jù),便于管控施工項目,發(fā)揮共享中心的服務(wù)屬性,做好項目的財務(wù)服務(wù)工作。及時收集各項目的財務(wù)信息數(shù)據(jù),重點分析財務(wù)憑證及財務(wù)報表資料,掌握項目的成本支出構(gòu)成,做好數(shù)據(jù)管理工作。對財務(wù)人員進行強化培訓,提升財務(wù)人員素質(zhì),做好人員專業(yè)系統(tǒng)培訓,發(fā)揮財務(wù)管理的效率,提升財務(wù)管理水平。對員工實行考察機制,選拔能力強的員工勝任關(guān)鍵崗位,強化激勵措施,調(diào)動員工的工作積極性,推動全體項目人員參與項目成本管控工作中來,這樣既能提高財務(wù)管理質(zhì)量,也能構(gòu)建科學、有效的管理體系。
施工企業(yè)在施工過程中需要大量的原材料成本,占施工項目總成本金額很高。構(gòu)建有效的成本管理系統(tǒng),設(shè)立詳盡的原材料采購計劃,將物資領(lǐng)用系統(tǒng)和合同成本管理系統(tǒng)流程設(shè)置完善。將施工企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)和財務(wù)系統(tǒng)有機融合,達到降本增效的目標,構(gòu)建施工企業(yè)業(yè)財融合的新模式。針對施工企業(yè)的資金管理問題,比如缺少高效的資金管理辦法,資金配置效率過低,項目回款慢,阻礙施工企業(yè)資金周轉(zhuǎn)等問題,應建立相應的獎懲機制,強化運營過程中的共享中心精細化管理,合理配置資金統(tǒng)籌,提升企業(yè)的資金管理水平,積極發(fā)揮財務(wù)融合模式的積極作用。強化項目合同的管理,對項目實施各個環(huán)節(jié)的合同強化管理,加強合同標準化管理,根據(jù)各個業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)特點,形成各個合同的合同范本,包括工程施工合同、物資采購合同、設(shè)備租賃合同、技術(shù)服務(wù)合同等。建立健全的合同會簽體制,結(jié)合各個項目的實際情況,將相關(guān)的部門納入會簽體系,采納各部門的意見,從更符合業(yè)務(wù)實際的立場上有效地降低成本。加強合同臺賬管理,運用電子表格構(gòu)建檔案系統(tǒng),將合同的方方面面重要信息通過臺賬簡明地表達出來。對于合同履約過程中的變更情況,及時更新標注。規(guī)范的合同范本簽訂的合同能夠使項目成本從初期整體降低。對各個項目通過考核、檢查等手段,也能幫助合理管控項目成本,并能充分調(diào)動項目各員工積極主動型,保障項目的施工整體質(zhì)量的同時,對項目的成本也能做到有效控制。
在財務(wù)共享模式體系下,建立健全的業(yè)財一體化系統(tǒng),從企業(yè)成本控制總體出發(fā),將稅務(wù)管理、成本管理、投資管理相結(jié)合,確保財務(wù)云系統(tǒng)的業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息高度一致性。財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門分屬不同的管理系統(tǒng),容易出現(xiàn)意見不統(tǒng)一的情況,施工企業(yè)應建立業(yè)財融合的規(guī)章制度,防止業(yè)務(wù)和財務(wù)的矛盾沖突,做到部門層層配合,減少企業(yè)溝通成本,優(yōu)化施工企業(yè)能獲得的經(jīng)濟效益?;谪攧?wù)共享模式下的業(yè)財融合體系建設(shè)需要建立相對應的財務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng),保證數(shù)據(jù)信息采集的可靠性和精準性,使業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門信息交換及時有效,財務(wù)信息使用效率更高效。
巧妙運用財務(wù)機器人,財務(wù)機器人技術(shù)的推廣和使用可以使業(yè)務(wù)活動和財務(wù)活動更完美地融合,現(xiàn)在財務(wù)機器人的應用還處于初級階段,雖然大部分只能應用于發(fā)票的識別與關(guān)鍵字的抓取,進項稅自動計算抵扣,簡單單據(jù)類型的自動制證等,但這種通過自動化的方式記錄原始憑證,可以大幅度減少人工制證的工作量,即使前期會產(chǎn)生高額的購置成本,但后期運維成本較低。人工智能的使用,可以做到高效低耗,提高工作效率,使財務(wù)人員有精力投入到需要思維能力更強的分析決策中去。人工智能會計核算自動化,通過預先設(shè)定的程序執(zhí)行核算,能增強會計信息的可靠性,規(guī)避財務(wù)人員主觀造成的錯誤概率,從而增強會計信息的可靠性。人工智能能更好的提升企業(yè)管理效力,推動業(yè)財融合,提高業(yè)財自動化進程。
科學合理的預算管理體系,能夠?qū)I(yè)務(wù)預算和財務(wù)預算工作落到實處,建立科學合理的預算體制,可以進一步促進業(yè)財融合。將單個項目施工從建設(shè)初期進行工程項目預算,對投資總額和資金收益進行綜合分析,做好工程項目的投資預算。將工程項目的信息進行整合、細化,結(jié)合工程項目的實際情況,建立動態(tài)的施工預算管理跟蹤體系。預算管理體制的建立,可以將企業(yè)的業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息進行有效融通,方便及時獲取工程項目的業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息。在各個環(huán)節(jié)的成本預測上,提升預算的準確性,嚴格按照預算標準實施成本控制。項目施工方案在設(shè)計初始,需要樹立成本控制理念,將各類成本控制措施融入施工方案,做好溝通交流工作,保障施工方案的合理性,避免額外的成本費用支出。
為了更好的幫助共享中心對項目成本的把控,應對財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員開展針對性培訓,提升財務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì),加強財務(wù)人員管理工作的科學化、精細化水平。培訓應涵蓋共享中心的運行流程設(shè)計,對制度、標準、流程展開專門培訓,應涉及關(guān)鍵控制要點和預期達到的效果情況分析。開展財務(wù)共享系統(tǒng)操作培訓,便于相關(guān)人員適應系統(tǒng)操作,系統(tǒng)順暢運轉(zhuǎn)。專項培訓能使業(yè)務(wù)部門熟悉業(yè)務(wù)流程操作,了解財務(wù)核算規(guī)范,給予財務(wù)人員更好地配合,方便工作的開展。加強業(yè)財一體化培訓,使業(yè)務(wù)人員財務(wù)人員對分包合同結(jié)算、物資點驗出庫、機械設(shè)備租賃從流程初始有全面認識,強化業(yè)財能力水平,從各個節(jié)點控制項目成本。
共享中心應該以標準化建設(shè)為基礎(chǔ),對基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范化處理,建立統(tǒng)一的會計核算規(guī)范,在企業(yè)內(nèi)部建立統(tǒng)一的會計核算標準,通過統(tǒng)一的會計核算標準,減少財務(wù)人員的主觀臆斷,保證業(yè)務(wù)的合規(guī)性。使用統(tǒng)一的會計科目,規(guī)范會計科目的使用,保證在相同業(yè)務(wù)環(huán)境下使用相同的會計科目,使會計科目與財務(wù)數(shù)據(jù)口徑統(tǒng)一。建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程推送財務(wù)流程標準,使業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)終須和整合,讓不同業(yè)務(wù)流程可以和企業(yè)發(fā)展各個環(huán)節(jié)嵌合,使基層員工和領(lǐng)導層的工作積極性充分調(diào)動,讓共享中心的效用發(fā)揮到最優(yōu)。共享中心標準化建設(shè)通過信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)流程持續(xù)優(yōu)化,促進了業(yè)務(wù)流程的標準化進程。
對項目工程進行建造的過程中,應該運用最為有效的手段進行成本管控。對項目施工成本的分析不能僅局限于時效,更應提升企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的效率,避免資金的浪費。根據(jù)項目標后預算情況分析各個分項成本,推算整個項目的情況,明確施工過程中的材料成本和人工成本的支出,對施工過程中的實際成本支出與預算之間的偏差進行分析,運用合理的手段找出偏差原因。重視定期的成本分析工作,尤其要對竣工成本進行重點分析,對于后續(xù)類似工程的施工管控可以提供數(shù)據(jù)支撐。
綜上所述,企業(yè)財務(wù)共享中心的設(shè)立對建筑施工企業(yè)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用,能從項目、流程、資源配置等多方面對項目成本統(tǒng)籌管控。結(jié)合財務(wù)共享中心的使用,在企業(yè)日常管理中需要企業(yè)在項目成本管理中考慮自身管理的不足,制定切實可行的措施,建立系統(tǒng)、科學的成本管控制度,用合理的手段對項目成本進行管控,實現(xiàn)項目成本控制目標。同時增強企業(yè)對項目成本的控制措施,能充分發(fā)揮成本管理的價值功能,提高財務(wù)管控水平,提升企業(yè)經(jīng)濟效益和企業(yè)自身的管理水平。