李敏

（恩陽區(qū)委黨政網(wǎng)絡(luò)管理中心，四川 巴中 636063）

0 引言

社會經(jīng)濟的發(fā)展，歷經(jīng)了很多重大活動、突發(fā)事件，這些都將成為發(fā)展歷程。檔案是對黨委政府中心工作的真實記錄，也是國家檔案資源的主要部分之一。積極開展重大活動、突發(fā)事件檔案管理工作，是為服務(wù)于國家治理體系及治理能力現(xiàn)代化而存在的[1]。鑒于此，此次針對重大活動、突發(fā)事件進行了深入研究、分析，為了能夠從根本上解決重大活動、突發(fā)事件檔案管理難題，對目前存在的不足總結(jié)了相應(yīng)的解決對策。

1 重大活動、突發(fā)事件檔案的特點

1.1 價值的特殊性

重大活動、突發(fā)事件檔案有其獨特性，它更體現(xiàn)了“重大”“突發(fā)”，本身與一般事件有區(qū)別上的不同，而且影響極為深遠，更具有查考價值，通常形成歷史節(jié)點，歷史概括，更積累了大量突發(fā)事件、重大活動等有關(guān)事件的應(yīng)急經(jīng)驗，在關(guān)鍵的時刻能夠起到重要的作用[2]。例如，武漢新冠肺炎疫情發(fā)生后，相關(guān)部門參照利用了北京小湯山醫(yī)院建立形成的檔案，迅速建造了火神山醫(yī)院。這足以說明開展重大活動、突發(fā)事件檔案管理工作，能夠給突發(fā)事件應(yīng)急提供有力的借鑒及經(jīng)驗，保證防控工作的有序開展。

1.2 形成的階段性

北京奧運會、上海世博會、國際園博會、青奧運等重大活動，“5·12”大地震、南方雪災(zāi)、臺風(fēng)“莫拉克”等突發(fā)事件，有些事件及活動發(fā)生數(shù)天，甚至長達幾個月，事件檔案的形成都體現(xiàn)了階段性特征，所以，檔案收集也存在特定時間規(guī)定。

1.3 來源的廣泛性

重大活動的開展，或者是突發(fā)事件的處理，需要很多部門、單位共同參加，如開展的“世界運河城市論壇暨世界運河大會”，參與此次活動的部門超過20 個。為了能夠防控新冠肺炎疫情，國家在不同地區(qū)建立防控指揮部，衛(wèi)健、應(yīng)急等多個部門，不同行業(yè)領(lǐng)域與社會的其他成員也參與在其中，涉及的單位部門較多，事件形成過程中形成的資料檔案，都是與經(jīng)濟、社會、生活息息相關(guān)，不僅來源范圍廣，而且相對更為復(fù)雜[3]。

1.4 載體的多樣性

由于社會信息呈現(xiàn)多元化特性，所以，檔案載體也突出了多樣化特性，將文字、照片、音頻、音像、實物、網(wǎng)頁平臺等不同的資料都歸入至檔案范圍中，才能充分地體現(xiàn)重大活動、突發(fā)事件的原貌。

2 重大活動、突發(fā)事件檔案管理存在的難題

2.1 收集不完整

一般在檔案的形成過程中，收集不齊全是主要的問題，因此重大活動、突發(fā)事件檔案的產(chǎn)生有階段性，而且來源相對較廣等特性，活動結(jié)束，突發(fā)事件處理完畢，會在部門、個人存儲大量的檔案材料，這會導(dǎo)致材料不能第一時間完整收集，時間一久會出現(xiàn)丟失的情況，不管部門或者是單位，有些對檔案管理工作非常重視，有些卻不是很在意，檔案收集情況存在極大的差異性。有些工作人員本身認知不足，在管理檔案期間，將紅頭文件認為是檔案，其他照片、音頻等不作為管理范圍，再加上部門條件的影響，不能將大量電子檔案進行完整收集。

2.2 管理缺乏集中性

開展重大活動，處理突發(fā)事件形成的檔案管理工作，通常都是安排參與單位對材料進行收集并做歸檔，參與單位的多少決定了檔案全宗的數(shù)量，而分散歸檔、管理會導(dǎo)致特定檔案缺乏完整性。

2.3 利用不便捷

檔案本身數(shù)量較少、保存較為分散、沒有構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫等，任何一類問題都會導(dǎo)致檔案的使用受到影響，黨委政府在對照借鑒，相關(guān)部門學(xué)習(xí)以往經(jīng)驗，社會各界進行研究工作期間，檔案部門可能無法給其提供全面的檔案資料，難以發(fā)揮自身的檔案信息服務(wù)，更不能實現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門的檔案調(diào)用及共享。例如，新冠肺炎疫情早期階段，部分地區(qū)綜合檔案館尋找非典處理的檔案，但是館藏內(nèi)容極少，無法給此次疫情防控提供更為有利的借鑒[4]。檔案過于分散，導(dǎo)致檔案深度開發(fā)受到影響，通過調(diào)查顯示，不同地區(qū)的檔案部門通過非典檔案產(chǎn)生的研究成果極少。

3 解決重大活動、突發(fā)事件檔案管理的對策

為了從根本上解決重大活動、突發(fā)事件檔案工作中存在的問題，必須攻克常規(guī)模式，應(yīng)實行“特事特辦”，要對發(fā)生的重大活動、突發(fā)事件進行細致的規(guī)劃和運作，將每一件事件都當作“戰(zhàn)場”進行系統(tǒng)的籌劃和落實。

3.1 加強組織，形成管檔治檔合力

對于檔案管理方面，應(yīng)該建立各項工作機制，如檔案管理部門歸口管理、主辦部門牽頭承擔(dān)責(zé)任、相關(guān)部門參與等。檔案管理部門應(yīng)該將重心放在重大活動開展、突發(fā)事件發(fā)生狀況，提前介入，主動地開展協(xié)調(diào)工作，并能積極宣傳，規(guī)范指導(dǎo)，嚴格監(jiān)督，使重大活動、突發(fā)事件檔案工作能夠順利開展。檔案館應(yīng)該履行自身的職責(zé)、積極服務(wù)，安排專業(yè)人士參與到管理工作當中，對重大活動、突發(fā)事件檔案工作進行指導(dǎo)、審核與移交。主辦及承辦單位需要第一時間和檔案部門進行溝通，根據(jù)實際情況建立檔案工作機構(gòu)，或者安排檔案管理責(zé)任部門，開展檔案工作協(xié)調(diào)會議，一起探討制定檔案歸檔范圍、整理規(guī)則、管理工作計劃等，保證文件材料能夠符合歸檔要求和時間。還需構(gòu)建工作網(wǎng)絡(luò)，針對相關(guān)的工作人員定期開展檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)。讓各個部門、單位都達成共識，步調(diào)統(tǒng)一，責(zé)任到人，保證檔案管理工作能夠順利開展[5]。

加強組織方面，檔案部門發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用。檔案部門應(yīng)該“不忘初心”，開展重大活動、突發(fā)事件檔案管理工作時，應(yīng)承擔(dān)自身的責(zé)任。首先，職責(zé)所系，落實好指導(dǎo)、管理工作，是檔案部門必須履行的行政管理、保管利用職責(zé)要求，也是檔案工作以服務(wù)為大局的需要，對促進檔案事業(yè)的發(fā)展有著十分重要的意義。其次，效能突出，有效開展檔案管理工作，能夠讓檔案在社會事務(wù)中更有影響性，也能發(fā)揮其的價值作用，能夠讓檔案資源更加豐富，對館藏結(jié)構(gòu)起到優(yōu)化作用，能夠讓檔案人員的各方能力及水平得到有效提升，保證其能夠具有良好的綜合素養(yǎng)。最后，促進發(fā)展，不管是黨委，或者是政府直接領(lǐng)導(dǎo)，都要對重大事件、突發(fā)事件高度重視，因為這些都是國家大事及要事，檔案部門需要主動出擊，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須給予各方支持，通過構(gòu)建良好的有利條件促進檔案管理事業(yè)的進步及發(fā)展。

3.2 以事行策，拓展檔案收集途徑

對于重大活動、突發(fā)事件檔案管理工作當中，檔案收集完整顯得尤為關(guān)鍵。必須運用和一般檔案收集有區(qū)別的手段、操作流程，但是也不能運用完全一樣的模式，應(yīng)該以事件的實際狀況，對工作方法進行創(chuàng)新和調(diào)整，適宜事件的處理。

（1）事前參與，跟進整個過程。有些重大活動、突發(fā)事件本身有著較高的規(guī)格，發(fā)生、持續(xù)時間較久，需要多方部門、單位參與，同時對社會有深遠的影響，作為檔案部門需要積極進行信息搜集，掌握事件發(fā)展的各個動態(tài)情況，主動和有關(guān)部門進行聯(lián)系，籌備及立項期間，需要及時加入至組委會等指揮部門，建立檔案資料小組，構(gòu)建專職或者兼職檔案小組團隊，制定相應(yīng)的檔案管理工作方案，必須對檔案資料進行全面收集、整理和歸檔，還需要對檔案人員做好培訓(xùn)工作等。

（2）事中參與，嚴格規(guī)范。當發(fā)生有重大公共衛(wèi)生事件等突發(fā)事件，檔案部門需要以事件的發(fā)展狀況、處理過程，積極和指揮部門等進行聯(lián)系，第一時間構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對相關(guān)部門、單位召開工作會議，對檔案工作方案等提出要求，有效指導(dǎo)檔案收集范圍及手段。

（3）事后協(xié)調(diào)，加強指導(dǎo)。如舉行重大節(jié)慶活動、舉辦重大賽事等重大事件，對于檔案部門來講，開始可能都是不知情的，不能早期參與其中。鑒于此需要在事后開展協(xié)調(diào)會、上門指導(dǎo)等方式與有關(guān)單位進行對接，保證檔案收集、整理、歸檔工作的順利開展，這樣能夠在要求的時間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)移至館藏[6]。

（4）接收征集，同時開展。應(yīng)該針對重大活動、突發(fā)事件形成的檔案，可以利用官方途徑進行收集，綜合檔案館也應(yīng)該面向社會發(fā)布征集公告，從多個方面對檔案資料進行系統(tǒng)的收集，讓重大活動、突發(fā)事件檔案更加完善。例如，慶祝新中國成立70 周年活動當中，很多檔案部門都面向社會征集了不同的檔案資料，群眾也積極地將家庭檔案、個人檔案進行了捐贈，真正地推動了檔案管理工作的有效開展。

（5）緊跟時代，全面收集。在檔案管理工作當中，對于資料的收集不僅包括文書檔案，還應(yīng)該對照片、音頻、音像、電子檔案等進行積極收集，讓檔案數(shù)量變得豐富，也能增加檔案類型。我們處于一個新的時代，不僅需要對報紙、廣播等傳統(tǒng)新聞媒體報道進行收集，還應(yīng)該針對政府網(wǎng)站、官方微博等新媒體、自媒體的信息進行有針對性地收集，讓檔案能夠突出立體性，也要豐富多樣化。

3.3 統(tǒng)一管理，突出檔案內(nèi)在價值

在對重大活動、突發(fā)事件的檔案進行整理期間，通常有下面幾類方式，一類是由檔案部門安排有關(guān)工作人員，或者建立小組團隊參與整個過程，工作團隊主要進行整理歸檔；如果檔案數(shù)量偏多，可以以外包服務(wù)方式歸檔；還有一類是安排給參與部門開展整理歸檔工作，檔案部門作為引領(lǐng)，根據(jù)進館要求對檔案進行組件、分類、排列、編號、編目等。

完成歸檔工作后，需要第一時間將其轉(zhuǎn)交至國家綜合檔案館進行統(tǒng)一管理。在重大活動結(jié)束之日開始90d 內(nèi)，突發(fā)事件處理后60d 內(nèi)必須將檔案進行移交。為了能夠從根本上處理檔案資源零散、利用效率低的問題，綜合檔案館建立專門的重大活動及突發(fā)事件全宗，保證單一活動及事件檔案能夠統(tǒng)一管理[4]。

檔案被移交進館后，同一時間也要將電子檔案進館，電子檔案可以從紙質(zhì)、實物等數(shù)字化中收集，也可以通過電子文件單套制歸入檔案。例如，有較多數(shù)量的照片、音頻等。電子文件電子化單套制歸檔技術(shù)也逐漸運用普遍，電子檔案憑證效力法律法規(guī)也逐漸完善化，所以，能夠利用電子文件電子化單套制歸檔管理。另外，應(yīng)該在相應(yīng)的要求下，將重大活動、突發(fā)事件檔案資源進行收集，形成專題數(shù)據(jù)庫，這樣能夠促進檔案的開發(fā)。

檔案的存在的目的就是能夠被合理地利用。因為一些情況的需要，部門需要準確并迅速地給出相應(yīng)的檔案資料。應(yīng)帶領(lǐng)專業(yè)力量進行專題調(diào)研，開展展覽會、拍攝專題視頻等?；蛘哚槍h政機關(guān)等開發(fā)數(shù)據(jù)庫，讓其能夠在線搜索、檢索資料等，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)智慧檔案管理目的[7]。

3.4 系統(tǒng)推進，加強檔案治理能力

部門在針對重大活動、突發(fā)事件檔案進行管理期間，應(yīng)該系統(tǒng)推進，保證自身的檔案治理能力得到有效提升，這需要從下面幾方面入手。首先，構(gòu)建和諧的內(nèi)外部環(huán)境，應(yīng)該對檔案相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容進行積極宣傳，定期組織單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、工作人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，增強整個社會的檔案意識，保證檔案工作人員有良好的業(yè)務(wù)能力、綜合素養(yǎng)。制定適宜當?shù)氐墓芾矸桨?，有效處理重大活動檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，讓該期間產(chǎn)生的成本都歸為部門預(yù)算。其次，實施科學(xué)的推進措施，在檔案部門引領(lǐng)下，積極落實重大活動、突發(fā)事件檔案管理工作，還需要通過專項監(jiān)督、執(zhí)法檢查等，對有關(guān)單位落實檔案管理工作情況進行實時監(jiān)督，更在規(guī)定時間內(nèi)將其移交進館。如果工作人員未按照規(guī)范執(zhí)行，需要讓其在規(guī)范時間內(nèi)及時整改，否則將通報[8]。最后，制定適宜的激勵機制，重大活動、突發(fā)事件檔案管理工作的開展，還需要將其歸為各部門、單位年度目標考核當中，讓部門及單位能夠充分意識到檔案管理的重要性，讓其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。開展檔案交接儀式、表彰大會等，對檔案管理表現(xiàn)突出的部門或個人，可以給予相應(yīng)的獎勵。

4 結(jié)語

總體來講，重大活動、突發(fā)事件檔案管理工作尤為重要，應(yīng)該針對管理中存在的難點、問題進行深思，注重檔案管理建設(shè)工作，讓其逐漸現(xiàn)代化、規(guī)范化，這樣才能保證檔案管理成效，讓檔案真正的體現(xiàn)其的價值性。