李敏

（恩陽(yáng)區(qū)委黨政網(wǎng)絡(luò)管理中心，四川 巴中 636063）

0 引言

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，歷經(jīng)了很多重大活動(dòng)、突發(fā)事件，這些都將成為發(fā)展歷程。檔案是對(duì)黨委政府中心工作的真實(shí)記錄，也是國(guó)家檔案資源的主要部分之一。積極開(kāi)展重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案管理工作，是為服務(wù)于國(guó)家治理體系及治理能力現(xiàn)代化而存在的[1]。鑒于此，此次針對(duì)重大活動(dòng)、突發(fā)事件進(jìn)行了深入研究、分析，為了能夠從根本上解決重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案管理難題，對(duì)目前存在的不足總結(jié)了相應(yīng)的解決對(duì)策。

1 重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案的特點(diǎn)

1.1 價(jià)值的特殊性

重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案有其獨(dú)特性，它更體現(xiàn)了“重大”“突發(fā)”，本身與一般事件有區(qū)別上的不同，而且影響極為深遠(yuǎn)，更具有查考價(jià)值，通常形成歷史節(jié)點(diǎn)，歷史概括，更積累了大量突發(fā)事件、重大活動(dòng)等有關(guān)事件的應(yīng)急經(jīng)驗(yàn)，在關(guān)鍵的時(shí)刻能夠起到重要的作用[2]。例如，武漢新冠肺炎疫情發(fā)生后，相關(guān)部門(mén)參照利用了北京小湯山醫(yī)院建立形成的檔案，迅速建造了火神山醫(yī)院。這足以說(shuō)明開(kāi)展重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案管理工作，能夠給突發(fā)事件應(yīng)急提供有力的借鑒及經(jīng)驗(yàn)，保證防控工作的有序開(kāi)展。

1.2 形成的階段性

北京奧運(yùn)會(huì)、上海世博會(huì)、國(guó)際園博會(huì)、青奧運(yùn)等重大活動(dòng)，“5·12”大地震、南方雪災(zāi)、臺(tái)風(fēng)“莫拉克”等突發(fā)事件，有些事件及活動(dòng)發(fā)生數(shù)天，甚至長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月，事件檔案的形成都體現(xiàn)了階段性特征，所以，檔案收集也存在特定時(shí)間規(guī)定。

1.3 來(lái)源的廣泛性

重大活動(dòng)的開(kāi)展，或者是突發(fā)事件的處理，需要很多部門(mén)、單位共同參加，如開(kāi)展的“世界運(yùn)河城市論壇暨世界運(yùn)河大會(huì)”，參與此次活動(dòng)的部門(mén)超過(guò)20 個(gè)。為了能夠防控新冠肺炎疫情，國(guó)家在不同地區(qū)建立防控指揮部，衛(wèi)健、應(yīng)急等多個(gè)部門(mén)，不同行業(yè)領(lǐng)域與社會(huì)的其他成員也參與在其中，涉及的單位部門(mén)較多，事件形成過(guò)程中形成的資料檔案，都是與經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、生活息息相關(guān)，不僅來(lái)源范圍廣，而且相對(duì)更為復(fù)雜[3]。

1.4 載體的多樣性

由于社會(huì)信息呈現(xiàn)多元化特性，所以，檔案載體也突出了多樣化特性，將文字、照片、音頻、音像、實(shí)物、網(wǎng)頁(yè)平臺(tái)等不同的資料都?xì)w入至檔案范圍中，才能充分地體現(xiàn)重大活動(dòng)、突發(fā)事件的原貌。

2 重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案管理存在的難題

2.1 收集不完整

一般在檔案的形成過(guò)程中，收集不齊全是主要的問(wèn)題，因此重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案的產(chǎn)生有階段性，而且來(lái)源相對(duì)較廣等特性，活動(dòng)結(jié)束，突發(fā)事件處理完畢，會(huì)在部門(mén)、個(gè)人存儲(chǔ)大量的檔案材料，這會(huì)導(dǎo)致材料不能第一時(shí)間完整收集，時(shí)間一久會(huì)出現(xiàn)丟失的情況，不管部門(mén)或者是單位，有些對(duì)檔案管理工作非常重視，有些卻不是很在意，檔案收集情況存在極大的差異性。有些工作人員本身認(rèn)知不足，在管理檔案期間，將紅頭文件認(rèn)為是檔案，其他照片、音頻等不作為管理范圍，再加上部門(mén)條件的影響，不能將大量電子檔案進(jìn)行完整收集。

2.2 管理缺乏集中性

開(kāi)展重大活動(dòng)，處理突發(fā)事件形成的檔案管理工作，通常都是安排參與單位對(duì)材料進(jìn)行收集并做歸檔，參與單位的多少?zèng)Q定了檔案全宗的數(shù)量，而分散歸檔、管理會(huì)導(dǎo)致特定檔案缺乏完整性。

2.3 利用不便捷

檔案本身數(shù)量較少、保存較為分散、沒(méi)有構(gòu)建專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)等，任何一類(lèi)問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致檔案的使用受到影響，黨委政府在對(duì)照借鑒，相關(guān)部門(mén)學(xué)習(xí)以往經(jīng)驗(yàn)，社會(huì)各界進(jìn)行研究工作期間，檔案部門(mén)可能無(wú)法給其提供全面的檔案資料，難以發(fā)揮自身的檔案信息服務(wù)，更不能實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門(mén)的檔案調(diào)用及共享。例如，新冠肺炎疫情早期階段，部分地區(qū)綜合檔案館尋找非典處理的檔案，但是館藏內(nèi)容極少，無(wú)法給此次疫情防控提供更為有利的借鑒[4]。檔案過(guò)于分散，導(dǎo)致檔案深度開(kāi)發(fā)受到影響，通過(guò)調(diào)查顯示，不同地區(qū)的檔案部門(mén)通過(guò)非典檔案產(chǎn)生的研究成果極少。

3 解決重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案管理的對(duì)策

為了從根本上解決重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案工作中存在的問(wèn)題，必須攻克常規(guī)模式，應(yīng)實(shí)行“特事特辦”，要對(duì)發(fā)生的重大活動(dòng)、突發(fā)事件進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃和運(yùn)作，將每一件事件都當(dāng)作“戰(zhàn)場(chǎng)”進(jìn)行系統(tǒng)的籌劃和落實(shí)。

3.1 加強(qiáng)組織，形成管檔治檔合力

對(duì)于檔案管理方面，應(yīng)該建立各項(xiàng)工作機(jī)制，如檔案管理部門(mén)歸口管理、主辦部門(mén)牽頭承擔(dān)責(zé)任、相關(guān)部門(mén)參與等。檔案管理部門(mén)應(yīng)該將重心放在重大活動(dòng)開(kāi)展、突發(fā)事件發(fā)生狀況，提前介入，主動(dòng)地開(kāi)展協(xié)調(diào)工作，并能積極宣傳，規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格監(jiān)督，使重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案工作能夠順利開(kāi)展。檔案館應(yīng)該履行自身的職責(zé)、積極服務(wù)，安排專(zhuān)業(yè)人士參與到管理工作當(dāng)中，對(duì)重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、審核與移交。主辦及承辦單位需要第一時(shí)間和檔案部門(mén)進(jìn)行溝通，根據(jù)實(shí)際情況建立檔案工作機(jī)構(gòu)，或者安排檔案管理責(zé)任部門(mén)，開(kāi)展檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)議，一起探討制定檔案歸檔范圍、整理規(guī)則、管理工作計(jì)劃等，保證文件材料能夠符合歸檔要求和時(shí)間。還需構(gòu)建工作網(wǎng)絡(luò)，針對(duì)相關(guān)的工作人員定期開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)。讓各個(gè)部門(mén)、單位都達(dá)成共識(shí)，步調(diào)統(tǒng)一，責(zé)任到人，保證檔案管理工作能夠順利開(kāi)展[5]。

加強(qiáng)組織方面，檔案部門(mén)發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用。檔案部門(mén)應(yīng)該“不忘初心”，開(kāi)展重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案管理工作時(shí)，應(yīng)承擔(dān)自身的責(zé)任。首先，職責(zé)所系，落實(shí)好指導(dǎo)、管理工作，是檔案部門(mén)必須履行的行政管理、保管利用職責(zé)要求，也是檔案工作以服務(wù)為大局的需要，對(duì)促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展有著十分重要的意義。其次，效能突出，有效開(kāi)展檔案管理工作，能夠讓檔案在社會(huì)事務(wù)中更有影響性，也能發(fā)揮其的價(jià)值作用，能夠讓檔案資源更加豐富，對(duì)館藏結(jié)構(gòu)起到優(yōu)化作用，能夠讓檔案人員的各方能力及水平得到有效提升，保證其能夠具有良好的綜合素養(yǎng)。最后，促進(jìn)發(fā)展，不管是黨委，或者是政府直接領(lǐng)導(dǎo)，都要對(duì)重大事件、突發(fā)事件高度重視，因?yàn)檫@些都是國(guó)家大事及要事，檔案部門(mén)需要主動(dòng)出擊，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須給予各方支持，通過(guò)構(gòu)建良好的有利條件促進(jìn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)步及發(fā)展。

3.2 以事行策，拓展檔案收集途徑

對(duì)于重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案管理工作當(dāng)中，檔案收集完整顯得尤為關(guān)鍵。必須運(yùn)用和一般檔案收集有區(qū)別的手段、操作流程，但是也不能運(yùn)用完全一樣的模式，應(yīng)該以事件的實(shí)際狀況，對(duì)工作方法進(jìn)行創(chuàng)新和調(diào)整，適宜事件的處理。

（1）事前參與，跟進(jìn)整個(gè)過(guò)程。有些重大活動(dòng)、突發(fā)事件本身有著較高的規(guī)格，發(fā)生、持續(xù)時(shí)間較久，需要多方部門(mén)、單位參與，同時(shí)對(duì)社會(huì)有深遠(yuǎn)的影響，作為檔案部門(mén)需要積極進(jìn)行信息搜集，掌握事件發(fā)展的各個(gè)動(dòng)態(tài)情況，主動(dòng)和有關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系，籌備及立項(xiàng)期間，需要及時(shí)加入至組委會(huì)等指揮部門(mén)，建立檔案資料小組，構(gòu)建專(zhuān)職或者兼職檔案小組團(tuán)隊(duì)，制定相應(yīng)的檔案管理工作方案，必須對(duì)檔案資料進(jìn)行全面收集、整理和歸檔，還需要對(duì)檔案人員做好培訓(xùn)工作等。

（2）事中參與，嚴(yán)格規(guī)范。當(dāng)發(fā)生有重大公共衛(wèi)生事件等突發(fā)事件，檔案部門(mén)需要以事件的發(fā)展?fàn)顩r、處理過(guò)程，積極和指揮部門(mén)等進(jìn)行聯(lián)系，第一時(shí)間構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對(duì)相關(guān)部門(mén)、單位召開(kāi)工作會(huì)議，對(duì)檔案工作方案等提出要求，有效指導(dǎo)檔案收集范圍及手段。

（3）事后協(xié)調(diào)，加強(qiáng)指導(dǎo)。如舉行重大節(jié)慶活動(dòng)、舉辦重大賽事等重大事件，對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)講，開(kāi)始可能都是不知情的，不能早期參與其中。鑒于此需要在事后開(kāi)展協(xié)調(diào)會(huì)、上門(mén)指導(dǎo)等方式與有關(guān)單位進(jìn)行對(duì)接，保證檔案收集、整理、歸檔工作的順利開(kāi)展，這樣能夠在要求的時(shí)間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)移至館藏[6]。

（4）接收征集，同時(shí)開(kāi)展。應(yīng)該針對(duì)重大活動(dòng)、突發(fā)事件形成的檔案，可以利用官方途徑進(jìn)行收集，綜合檔案館也應(yīng)該面向社會(huì)發(fā)布征集公告，從多個(gè)方面對(duì)檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的收集，讓重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案更加完善。例如，慶祝新中國(guó)成立70 周年活動(dòng)當(dāng)中，很多檔案部門(mén)都面向社會(huì)征集了不同的檔案資料，群眾也積極地將家庭檔案、個(gè)人檔案進(jìn)行了捐贈(zèng)，真正地推動(dòng)了檔案管理工作的有效開(kāi)展。

（5）緊跟時(shí)代，全面收集。在檔案管理工作當(dāng)中，對(duì)于資料的收集不僅包括文書(shū)檔案，還應(yīng)該對(duì)照片、音頻、音像、電子檔案等進(jìn)行積極收集，讓檔案數(shù)量變得豐富，也能增加檔案類(lèi)型。我們處于一個(gè)新的時(shí)代，不僅需要對(duì)報(bào)紙、廣播等傳統(tǒng)新聞媒體報(bào)道進(jìn)行收集，還應(yīng)該針對(duì)政府網(wǎng)站、官方微博等新媒體、自媒體的信息進(jìn)行有針對(duì)性地收集，讓檔案能夠突出立體性，也要豐富多樣化。

3.3 統(tǒng)一管理，突出檔案內(nèi)在價(jià)值

在對(duì)重大活動(dòng)、突發(fā)事件的檔案進(jìn)行整理期間，通常有下面幾類(lèi)方式，一類(lèi)是由檔案部門(mén)安排有關(guān)工作人員，或者建立小組團(tuán)隊(duì)參與整個(gè)過(guò)程，工作團(tuán)隊(duì)主要進(jìn)行整理歸檔；如果檔案數(shù)量偏多，可以以外包服務(wù)方式歸檔；還有一類(lèi)是安排給參與部門(mén)開(kāi)展整理歸檔工作，檔案部門(mén)作為引領(lǐng)，根據(jù)進(jìn)館要求對(duì)檔案進(jìn)行組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等。

完成歸檔工作后，需要第一時(shí)間將其轉(zhuǎn)交至國(guó)家綜合檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理。在重大活動(dòng)結(jié)束之日開(kāi)始90d 內(nèi)，突發(fā)事件處理后60d 內(nèi)必須將檔案進(jìn)行移交。為了能夠從根本上處理檔案資源零散、利用效率低的問(wèn)題，綜合檔案館建立專(zhuān)門(mén)的重大活動(dòng)及突發(fā)事件全宗，保證單一活動(dòng)及事件檔案能夠統(tǒng)一管理[4]。

檔案被移交進(jìn)館后，同一時(shí)間也要將電子檔案進(jìn)館，電子檔案可以從紙質(zhì)、實(shí)物等數(shù)字化中收集，也可以通過(guò)電子文件單套制歸入檔案。例如，有較多數(shù)量的照片、音頻等。電子文件電子化單套制歸檔技術(shù)也逐漸運(yùn)用普遍，電子檔案憑證效力法律法規(guī)也逐漸完善化，所以，能夠利用電子文件電子化單套制歸檔管理。另外，應(yīng)該在相應(yīng)的要求下，將重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案資源進(jìn)行收集，形成專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣能夠促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)。

檔案的存在的目的就是能夠被合理地利用。因?yàn)橐恍┣闆r的需要，部門(mén)需要準(zhǔn)確并迅速地給出相應(yīng)的檔案資料。應(yīng)帶領(lǐng)專(zhuān)業(yè)力量進(jìn)行專(zhuān)題調(diào)研，開(kāi)展展覽會(huì)、拍攝專(zhuān)題視頻等?；蛘哚槍?duì)黨政機(jī)關(guān)等開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)，讓其能夠在線搜索、檢索資料等，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)智慧檔案管理目的[7]。

3.4 系統(tǒng)推進(jìn)，加強(qiáng)檔案治理能力

部門(mén)在針對(duì)重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案進(jìn)行管理期間，應(yīng)該系統(tǒng)推進(jìn)，保證自身的檔案治理能力得到有效提升，這需要從下面幾方面入手。首先，構(gòu)建和諧的內(nèi)外部環(huán)境，應(yīng)該對(duì)檔案相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容進(jìn)行積極宣傳，定期組織單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、工作人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)，保證檔案工作人員有良好的業(yè)務(wù)能力、綜合素養(yǎng)。制定適宜當(dāng)?shù)氐墓芾矸桨?，有效處理重大活?dòng)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，讓該期間產(chǎn)生的成本都?xì)w為部門(mén)預(yù)算。其次，實(shí)施科學(xué)的推進(jìn)措施，在檔案部門(mén)引領(lǐng)下，積極落實(shí)重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案管理工作，還需要通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督、執(zhí)法檢查等，對(duì)有關(guān)單位落實(shí)檔案管理工作情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，更在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將其移交進(jìn)館。如果工作人員未按照規(guī)范執(zhí)行，需要讓其在規(guī)范時(shí)間內(nèi)及時(shí)整改，否則將通報(bào)[8]。最后，制定適宜的激勵(lì)機(jī)制，重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案管理工作的開(kāi)展，還需要將其歸為各部門(mén)、單位年度目標(biāo)考核當(dāng)中，讓部門(mén)及單位能夠充分意識(shí)到檔案管理的重要性，讓其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。開(kāi)展檔案交接儀式、表彰大會(huì)等，對(duì)檔案管理表現(xiàn)突出的部門(mén)或個(gè)人，可以給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。

4 結(jié)語(yǔ)

總體來(lái)講，重大活動(dòng)、突發(fā)事件檔案管理工作尤為重要，應(yīng)該針對(duì)管理中存在的難點(diǎn)、問(wèn)題進(jìn)行深思，注重檔案管理建設(shè)工作，讓其逐漸現(xiàn)代化、規(guī)范化，這樣才能保證檔案管理成效，讓檔案真正的體現(xiàn)其的價(jià)值性。