鄭艷霞 廣東省廣州市增城區(qū)財政局

一、機要文書檔案保密工作概述

近年來出現(xiàn)了不少機要文書竊密事件，在社會上造成了嚴重的影響，一系列狀況告訴我們要提高對機要文書檔案保密工作的重視程度，加大機要文書檔案的保密力度刻不容緩。

機要文書檔案作為各企事業(yè)單位在日常工作中常見的一種檔案，在日常管理中存在較高的泄密風(fēng)險。在信息化時代，各種媒體技術(shù)的出現(xiàn)，為機要文書檔案的保密工作帶來了更加嚴峻的挑戰(zhàn)，也為提升機要文書檔案的保密性創(chuàng)造了一定機遇，能夠保障我國的綜合權(quán)益[1]。

二、機要文書檔案面臨的新形勢

（一）保密形勢復(fù)雜

傳統(tǒng)機要文書檔案的保管主要以紙質(zhì)檔案為主。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子機要文書檔案的數(shù)量不斷增多，在這一背景下，需要對機要文書檔案實施電子化管理，這對其保密形式提出了全新的要求，保密工作從內(nèi)容上發(fā)生了本質(zhì)變化。比如針對電子化的機要文書檔案，在實施管理之前需要設(shè)置相應(yīng)的打開與查閱程序，需要在專門的計算機設(shè)備上讀取檔案信息。

在機要文書檔案的管理中，出現(xiàn)了許多不同的檔案載體，檔案的保密工作面臨更加復(fù)雜的挑戰(zhàn)。比如在實際開展保密工作的工程中，機要文書檔案可能會受到病毒、黑客等因素的影響，檔案泄密的風(fēng)險較高，電子化管理的方式使機要文書檔案在管理中會滋生許多新的風(fēng)險，保密工作的形勢越來越復(fù)雜。

（二）保密要求提高

機要文書檔案的管理工作，對工作的保密性具有十分嚴格的要求。新形勢下，電子機要文書檔案的出現(xiàn)，也對保密工作的技術(shù)性提出了更高的要求。在管理機要文書檔案時，不僅需要沿用傳統(tǒng)的安全設(shè)置、制定相關(guān)保密制度，而且應(yīng)建立機要文書檔案登記管理制度，在檔案保管場所設(shè)置鐵柜、鐵門、消防設(shè)施和電話機等專業(yè)設(shè)備，保障機要文書檔案的安全，并嚴格規(guī)范機要文書檔案的保管方式，以最大限度提升機要文書檔案的信息安全性及完整性。

三、新形勢下機要文書檔案保密工作的重要性

新形勢下，我國機要文書檔案的保密形勢越來越嚴峻。隨著信息化的深入發(fā)展，機要文書檔案保密工作在相關(guān)領(lǐng)域、手段和對象等層面正悄然發(fā)生轉(zhuǎn)變，保密工作呈現(xiàn)出多樣化的特點，檔案載體也具有復(fù)雜性與多樣性的特點，在一定程度上增加了機要文書檔案泄密的渠道，加大了保密防范工作的難度。只有切實做好機要文書檔案的保密工作，才能更好地滿足新形勢發(fā)展的要求。

為了切實做好機要文書檔案的保密工作，我國各級政府、各大企事業(yè)單位在國家相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)下，嚴格制定了相關(guān)保密制度，積極開展保密宣傳工作，提高保密人才、干部隊伍的業(yè)務(wù)水平，為機要文書檔案保密工作的開展提供了更加堅實的保障[2]。

機要文書檔案管理在保密保障服務(wù)中是一項最基礎(chǔ)、最重要的工作。機要文書檔案關(guān)系著經(jīng)濟、科學(xué)、政治和軍事等各大領(lǐng)域的發(fā)展，主要以文字、圖片的形式記錄在冊。它是一種極端機密、極端重要的檔案。新形勢下，面對新的任務(wù)，要結(jié)合機要文書檔案的工作實踐，認真開展機要文書檔案管理工作，充分遵循國家出臺的相關(guān)法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行政府、單位制定的保密工作制度，不斷提高管理水平，確保單位能夠更好地開展保密工作。

四、新形勢下機要文書檔案保密工作中存在的問題

機要文書檔案覆蓋范圍廣、保密等級高，與社會經(jīng)濟聯(lián)系密切，一旦發(fā)生泄密問題，很可能會造成難以彌補的損失。信息化時代，隨著辦公自動化水平的提高，機要文書檔案管理方式呈現(xiàn)出新的特點，為保密工作的開展帶來了新的挑戰(zhàn)，出現(xiàn)許多新的問題。

（一）不重視保密工作

部分企事業(yè)單位只重視對機要文書檔案的日常管理，在檔案管理中缺乏較強的保密意識，信息安全防范意識有待提升。

相關(guān)人員在查閱機要文書檔案后，存在隨意亂放的問題，管理人員也未能及時催收檔案，在檔案歸檔不及時的情況下，很有可能出現(xiàn)泄密的問題。尤其是在隨意對機要文書檔案進行掃描、利用，或者借助互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送檔案上的信息時，不法分子可能會利用互聯(lián)網(wǎng)竊取檔案中的重要信息，導(dǎo)致泄密事件發(fā)生[3]。

由于管理不善，機要室等重要部門對外部人員的防范意識不強，人員隨意進出的情況也可能增加檔案泄密的概率。

（二）保密規(guī)定執(zhí)行不力

機要文書檔案對保密性有著非常高的要求，我國先后出臺了許多法律條例，對機要文書檔案的簽收、登記、查閱、歸檔及后期銷毀進行了詳細規(guī)定，甚至對機要文書檔案的快遞等都提出了十分嚴格的要求。但受到傳統(tǒng)管理制度的影響，在實際執(zhí)行管理制度的過程中，存在一定的執(zhí)行不力的問題。

新形勢下，機要文書檔案管理內(nèi)容的變化，對保密工作提出了新的要求，迫切需要調(diào)整管理與保密工作的相關(guān)制度，在制度創(chuàng)新不及時、制度內(nèi)容不健全的情況下，實際管理中也可能存在泄密的風(fēng)險。例如，相關(guān)制度對機要文書檔案的銷毀指導(dǎo)不足，在實際銷毀檔案的過程中比較隨意，這就大大增加了泄密風(fēng)險的概率。

（三）人員素質(zhì)薄弱

機要文書檔案的保密工作，不僅需要有先進技術(shù)的支持，而且要有法律、信息和管理等的支持。從目前的情況來看，我國部分單位的機要文書檔案管理人員都是非專業(yè)出身，專業(yè)背景存在巨大差異，并存在人員老齡化的現(xiàn)象，管理人員缺乏信息安全相關(guān)的專業(yè)知識，計算機應(yīng)用水平較低，難以為信息化時代下的機要文書檔案的保密性提供保障。

五、新形勢下機要文書檔案保密工作的優(yōu)化對策

（一）充分認識機要文檔保密的重要性

新形勢下，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，機要文書檔案管理效率得以提高，也使機要文書檔案管理中泄密的渠道增加，保密工作的難度逐漸加大。要開展機要文書檔案的保密工作，應(yīng)充分認識到機要文書檔案保密工作具有的政治性、保密性等特征，在開展工作的過程中不能有一絲馬虎。單位要根據(jù)實際情況，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)，利用互聯(lián)網(wǎng)渠道加大相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，定期組織召開講座，宣講國內(nèi)外泄密典型案例，通過這種方式不斷提升檔案管理工作人員的保密意識。

對單位來說，除了注重機要文書檔案管理人員保密意識的形成與提升外，還應(yīng)為檔案保密工作的開展提供更多資金、設(shè)備和技術(shù)層面的支持，通過技術(shù)、物防等多種管理手段相結(jié)合的方式，為保密工作的開展提供更加強有力的保障。不僅需要開發(fā)和引進更多先進的機要文書檔案保密軟件，而且要結(jié)合保密工作的實際需求，定期更新和升級安全管理系統(tǒng)，安排專業(yè)計算機人員修補系統(tǒng)漏洞，最大限度地保證保密工作的實效性[4]。

新形勢下，單位應(yīng)加大對保密工作的調(diào)研力度，結(jié)合內(nèi)外部調(diào)研的結(jié)果，探索機要文書檔案保密工作的規(guī)律，不斷創(chuàng)新保密工作的思路，促使各管理人員逐漸養(yǎng)成嚴謹、認真的工作作風(fēng)，從細節(jié)入手，做好機要文書檔案的管理工作，為提升檔案信息的安全性創(chuàng)造更加積極的條件。

（二）加強對機要文書檔案保密工作的領(lǐng)導(dǎo)

機要文書檔案保密工作具有較強的系統(tǒng)性，是我國所有企事業(yè)單位、機關(guān)部門需要共同履行的一項職責(zé)，要求各方共同參與，從組織層面提高對機要文書檔案保密工作的重視程度，并由政府機關(guān)加強對機要文書檔案保密工作的領(lǐng)導(dǎo)。在開展保密工作的過程中，要對保密工作進行分工，在機要文書檔案管理工作中嚴格落實保密責(zé)任制，建立完善的檔案管理機制；可以由政府機關(guān)組織成立檔案保密領(lǐng)導(dǎo)小組，直接負責(zé)地區(qū)各部門、單位的檔案保密工作負責(zé)，加強對各單位、各部門檔案保密工作的監(jiān)管，保證將保密工作落到實處。另外，應(yīng)規(guī)范保密工作流程，尤其是對以計算機設(shè)備為介質(zhì)的檔案保密工作，要加強對機要文書檔案保密工作的領(lǐng)導(dǎo)。

（三）完善機要文書檔案保密制度規(guī)范

新形勢下，為做好機要文書檔案的保密工作，必須從人防、物防與技防等層面入手，積極建設(shè)面向機要文書檔案的保密制度，規(guī)范開展保密工作，不斷完善機要文書檔案保密相關(guān)制度，通過構(gòu)建完善的制度體系，編制牢固的保密工作安全網(wǎng)。通過規(guī)范制度建設(shè)的方式，逐步建立針對機要文書檔案保密工作的長效管理機制[5]。

另外，領(lǐng)導(dǎo)小組需要定期檢查制度落實情況，通過查勤、查崗等方式，檢查制度落實的過程中是否存在安全漏洞，以最大限度地保障機要文書檔案的安全性，有效規(guī)避泄密事件的發(fā)生。

（四）提升機要文書檔案管理人員的保密素養(yǎng)

在機要文書檔案管理工作中，管理人員的保密素養(yǎng)是關(guān)系保密工作成效的重要一環(huán)。管理人員只有具備較多的專業(yè)知識，掌握一定的計算機操作技術(shù)，具有較高的政治素養(yǎng)與職業(yè)修養(yǎng)，才能勝任這份工作。

機要文書檔案管理人員應(yīng)注重專業(yè)水平、綜合素養(yǎng)及責(zé)任感的提升，認識到檔案保密工作在社會發(fā)展中發(fā)揮的巨大作用，自覺提升思想覺悟，在工作中找到榮譽感。在不斷強化業(yè)務(wù)技能的過程中，管理人員應(yīng)自覺加強對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷完善知識結(jié)構(gòu)，不斷增加保密相關(guān)知識技能的儲備，以應(yīng)對保密工作中出現(xiàn)的各種問題，最大限度地避免泄密事件的發(fā)生。

機要文書檔案管理工作不僅屬于一項業(yè)務(wù)性工作，也屬于一項管理服務(wù)性工作。因此，檔案管理人員不僅要具備扎實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，而且應(yīng)具備較強的服務(wù)意識及管理能力。在實際工作中，管理人員要積極參加單位組織開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與保密教育活動，深入學(xué)習(xí)國家相關(guān)法律法規(guī)，熟練掌握機要文書檔案管理的實際方法，在保密工作中學(xué)會使用新理論、新技術(shù)與新知識，優(yōu)化、改進機要文書檔案管理工作，尤其是需要提升檔案管理的保密性，在管理過程中做到不遺漏、不丟失，堅守崗位秘密，爭取在檔案保密工作中做到零失誤。

管理人員還應(yīng)將服務(wù)質(zhì)量作為衡量保密工作優(yōu)劣的重要標準，不斷強化服務(wù)意識，主動承擔(dān)保密工作中的相關(guān)義務(wù)，積極為單位提供有效的檔案服務(wù)，使機要文書檔案能夠更好地與單位的行政和科研等工作相協(xié)調(diào)。

六、結(jié)語

機要文書檔案管理是一項非常重要的工作，關(guān)系到國家的利益及企事業(yè)單位的切身利益，與社會發(fā)展聯(lián)系緊密。新形勢下，隨著各種新技術(shù)的出現(xiàn)，機要文書檔案的呈現(xiàn)方式及其管理形式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，這就對檔案管理工作的保密性提出了更加嚴格的要求。

參與機要文書檔案保密工作的人員不僅要具備較強的責(zé)任意識與保密意識，而且要具備較多的專業(yè)知識與較高的技術(shù)操作水平，在工作中樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷提高業(yè)務(wù)水平，為機要文書檔案的保密工作打下良好的基礎(chǔ)。在保密工作中，管理人員要認真分析當前工作中存在的缺陷和漏洞，發(fā)揮主觀能動性，有針對性解決這些問題，以不斷提升機要文書檔案的保密性。