[摘 要]信息時(shí)代不斷發(fā)展，我國(guó)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)逐漸崛起，企業(yè)檔案成為寶貴的知識(shí)資產(chǎn)，有效的管理對(duì)于組織的學(xué)習(xí)、創(chuàng)新和決策具有重要意義。文章從檔案安全與權(quán)限控制、知識(shí)的提取與整合、檔案教育的培訓(xùn)、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型等方面出發(fā)，探討了企業(yè)檔案管理模式在知識(shí)管理背景下的重要性和可行性，旨在提供有效的管理策略和方法，使得企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中取得長(zhǎng)期的發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

[關(guān)鍵詞]知識(shí)管理；檔案安全；價(jià)值評(píng)估；數(shù)字化

近年來(lái)，知識(shí)管理逐漸成為管理界關(guān)注的重點(diǎn)。其與企業(yè)檔案管理密切相關(guān)，可以提供更好的檔案管理模式：一是實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息技術(shù)革新，為企業(yè)發(fā)展提供助力；二是為企業(yè)管理提供了嶄新方向，是提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。在此背景下的企業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)的管理模式有較大不同。傳統(tǒng)模式以收集存儲(chǔ)檔案為主，而以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的管理模式則更加重視汲取檔案文件中的有效信息，最大限度上滿足企業(yè)的知識(shí)需求，達(dá)到充分挖掘有效價(jià)值信息的目的，從不同方面提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)、市場(chǎng)營(yíng)銷、日常經(jīng)營(yíng)等，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的飛升。因此，企業(yè)在以知識(shí)管理為引導(dǎo)更新檔案管理模式時(shí)應(yīng)注重知識(shí)的整合、共享和傳遞，以便提高組織的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新能力。

一、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈袷?，以便更好地管理、存?chǔ)和利用檔案信息的一種手段，其具體內(nèi)容分為以下幾點(diǎn)：

（一）檔案評(píng)估

評(píng)估企業(yè)內(nèi)的檔案規(guī)模和價(jià)值，確定哪些檔案需要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，主要分析其數(shù)量、種類、重要性等。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案的特點(diǎn)和需求，選擇合適的數(shù)字化設(shè)備，如掃描儀、圖像處理軟件等。同時(shí)，還可以在評(píng)估中采取數(shù)據(jù)備份等恢復(fù)措施保障數(shù)據(jù)完整性，使得數(shù)字化數(shù)據(jù)更為安全可靠，為人們提供高效服務(wù)。

（二）數(shù)字化處理

數(shù)字化處理即使用掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描生成電子文件。在掃描過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行簡(jiǎn)單的圖像處理操作，如裁剪、調(diào)整亮度、對(duì)比度等。為了方便檔案的檢索和管理，應(yīng)為每個(gè)電子文件建立相應(yīng)的索引，并確保其準(zhǔn)確性和一致性。如建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，用于存儲(chǔ)、管理和檢索電子檔案，管理系統(tǒng)的用戶界面和搜索功能的設(shè)計(jì)應(yīng)簡(jiǎn)潔大方，便于用戶查詢和瀏覽檔案信息。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案查閱權(quán)限管理，確保電子檔案的安全性。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，需要控制數(shù)據(jù)質(zhì)量，確保數(shù)字檔案的可靠性和準(zhǔn)確性。對(duì)于掃描得到的圖像文件，可以使用圖像處理軟件進(jìn)行質(zhì)量檢查和錯(cuò)誤校正，如去除噪聲、改善圖像清晰度等。還應(yīng)加強(qiáng)員工培訓(xùn)，使其了解數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的使用方法和操作流程，并加強(qiáng)宣傳和推廣，提高員工對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的認(rèn)知和理解程度，推動(dòng)數(shù)字檔案的積極應(yīng)用。

例如，某市檔案局積極貫徹國(guó)家檔案局、市委和市政府關(guān)于信息化、數(shù)字化和現(xiàn)代化發(fā)展的戰(zhàn)略部署以及工作要求，及時(shí)制定規(guī)劃方案，全面部署工作任務(wù)，推動(dòng)本市檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和升級(jí)。由市檔案局牽頭制定了“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)電子檔案“單套制”管理規(guī)定及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并全面推動(dòng)了全市41家“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)單位的“單套制”檔案管理試點(diǎn)工作。市檔案館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本從1.17億畫幅增長(zhǎng)到1.7億畫幅，實(shí)現(xiàn)了開(kāi)放檔案的數(shù)字化利用。此外，計(jì)算機(jī)機(jī)讀檔案文件目錄每年增加80萬(wàn)條，至今已有1300萬(wàn)條，進(jìn)一步提升了查找檔案的精準(zhǔn)性。

該市檔案局聚焦檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的熱點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，明確了“存量數(shù)字化、增量電子化”的檔案信息化發(fā)展策略，開(kāi)展了超過(guò)百余項(xiàng)研究任務(wù)。其中涉及信息化內(nèi)容的占比超過(guò)2/3，在78個(gè)獲獎(jiǎng)?wù)n題中有50個(gè)是信息化項(xiàng)目，其中10個(gè)獲得了國(guó)家檔案局的獎(jiǎng)勵(lì)，24個(gè)獲得了國(guó)家立項(xiàng)。由此看來(lái)，數(shù)字化進(jìn)程正加速發(fā)展，并能為企業(yè)提供助力。

（三）注意事項(xiàng)

在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)應(yīng)遵守法律法規(guī)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，特別是關(guān)于數(shù)據(jù)隱私和保護(hù)的規(guī)定。應(yīng)制定清晰的項(xiàng)目計(jì)劃和時(shí)間表，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。要在計(jì)劃中明確檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成本和投入，包括設(shè)備購(gòu)置、人力資源和維護(hù)費(fèi)用等，并與相關(guān)部門和人員及時(shí)溝通協(xié)作，確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的順利推進(jìn)。應(yīng)建立備份數(shù)據(jù)和建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞[1]。

通過(guò)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，企業(yè)可以提高檔案信息的存儲(chǔ)效率，方便數(shù)據(jù)檢索和利用，減少紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間，加快業(yè)務(wù)處理速度，提高信息管理的效率和質(zhì)量。

二、檔案分類與標(biāo)準(zhǔn)化

（一）檔案分類

根據(jù)組織的需求和檔案的特點(diǎn)，確定合適的分類原則。常見(jiàn)的分類原則包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)和部門等。例如，可以按照業(yè)務(wù)功能將檔案分類為財(cái)務(wù)檔案、人力資源檔案、行政檔案等。分類體系應(yīng)層次結(jié)構(gòu)分明，能清晰地表示不同類別檔案之間的關(guān)系，一般可以采用數(shù)字、字母或符號(hào)來(lái)區(qū)分。

（二）檔案標(biāo)準(zhǔn)化

制定統(tǒng)一的檔案命名規(guī)則，以確保檔案名稱的一致性和可搜索性。具體規(guī)則包括標(biāo)識(shí)符、日期、主題等，便于檔案的組織和查找。還應(yīng)為每個(gè)檔案文件建立索引，以方便快速檢索和訪問(wèn)。索引可以按照分類體系的結(jié)構(gòu)建立，或是根據(jù)檔案的關(guān)鍵詞、日期等信息進(jìn)行設(shè)置。

需為檔案管理人員提供培訓(xùn)，使其了解檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和命名規(guī)則，確保其能正確地執(zhí)行檔案分類和標(biāo)準(zhǔn)化工作。定期評(píng)估檔案分類體系和標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則的有效性，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。在組織發(fā)生重大變化或檔案管理需求發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整分類標(biāo)準(zhǔn)。此外，還可以采用國(guó)際檔案分類和標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)，如國(guó)際檔案管理標(biāo)準(zhǔn)ISO15489，便于與國(guó)內(nèi)外組織進(jìn)行檔案信息交流和共享。

（三）注意事項(xiàng)

在制定分類和標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則時(shí)，要充分考慮組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和需求，確保分類系統(tǒng)的實(shí)用性和適應(yīng)性，并與相關(guān)人員進(jìn)行溝通和協(xié)作，定期對(duì)管理內(nèi)核進(jìn)行審查和改進(jìn)，以適應(yīng)檔案管理的新需求和挑戰(zhàn)。引入信息技術(shù)支持檔案分類和標(biāo)準(zhǔn)化工作，如采用電子檔案管理系統(tǒng)來(lái)輔助檔案的分類、命名和檢索操作等[2]。

通過(guò)合理的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理，企業(yè)可以更好地利用檔案信息，提高檢索效率和利用價(jià)值，促進(jìn)知識(shí)共享和決策制訂。

三、知識(shí)提取和整合

（一）知識(shí)提取

知識(shí)提取是利用自然語(yǔ)言處理和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，從大規(guī)模文本數(shù)據(jù)中提取有用的知識(shí)的一種手段。一則可以從文檔、報(bào)告、論文等中提取關(guān)鍵詞、概念、關(guān)系等，并對(duì)結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、建模和分析，識(shí)別和提取隱藏在數(shù)據(jù)中的知識(shí)。二則是以與領(lǐng)域?qū)＜医涣?、訪談、調(diào)查等形式，提取專家所提供信息中的有效經(jīng)驗(yàn)，記錄、整理和歸納收集到的知識(shí)，建立可供他人使用的知識(shí)庫(kù)。還可以監(jiān)測(cè)和分析社交媒體平臺(tái)上的各類互動(dòng)行為，發(fā)現(xiàn)有關(guān)特定領(lǐng)域或話題的知識(shí)，融入知識(shí)庫(kù)中。三則是利用外部資源如行業(yè)報(bào)告、市場(chǎng)研究、學(xué)術(shù)文獻(xiàn)等來(lái)獲取有關(guān)特定領(lǐng)域的知識(shí)信息，以文獻(xiàn)綜述、文獻(xiàn)調(diào)研、數(shù)據(jù)采集等方式為主，獲取到的外部知識(shí)可以與內(nèi)部知識(shí)的有機(jī)整合。

在進(jìn)行知識(shí)提取時(shí)，需要注意信息的準(zhǔn)確性、可靠性和合法性，同時(shí)也要考慮知識(shí)的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值和適用性。知識(shí)提取的結(jié)果可以用于構(gòu)建知識(shí)庫(kù)、知識(shí)圖譜、專家系統(tǒng)等，并支持組織的決策過(guò)程、問(wèn)題解決和創(chuàng)新活動(dòng)[3]。

（二）知識(shí)整合

第一，通過(guò)將知識(shí)轉(zhuǎn)化為圖譜的形式，建立起知識(shí)之間的關(guān)系和語(yǔ)義鏈接。知識(shí)圖譜包括實(shí)體、屬性、關(guān)系等元素，并通過(guò)可視化呈現(xiàn)提供更直觀的認(rèn)識(shí)，支持知識(shí)的搜索、推薦和智能問(wèn)答，這種方式有助于整合不同領(lǐng)域的知識(shí)，擴(kuò)大檢索庫(kù)。建立統(tǒng)一的分類和標(biāo)簽體系，將知識(shí)標(biāo)準(zhǔn)化和組織化，幫助用戶更快速地定位和訪問(wèn)所需的知識(shí)資源，減少信息的冗余和混亂，提高知識(shí)的可用性。

第二，建立集中的知識(shí)庫(kù)或知識(shí)管理系統(tǒng)，用于存儲(chǔ)、管理和分享知識(shí)資源，包括結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)、在線協(xié)作平臺(tái)、企業(yè)內(nèi)部的文檔管理系統(tǒng)等。通過(guò)這些系統(tǒng)，知識(shí)資源得到進(jìn)一步整合，還可以借助搜索、協(xié)作、版本控制等功能，促進(jìn)知識(shí)的共享和協(xié)同。除此之外，可以創(chuàng)建共享平臺(tái)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員之間的知識(shí)交流和合作。該平臺(tái)可以包括在線討論論壇、社交媒體群組、內(nèi)部博客等內(nèi)容，鼓勵(lì)員工分享經(jīng)驗(yàn)、發(fā)表觀點(diǎn)和相互學(xué)習(xí)。通過(guò)這種方式，不同來(lái)源的知識(shí)可以實(shí)現(xiàn)有機(jī)整合，形成更全面和綜合的視角。

第三，通過(guò)知識(shí)管理培訓(xùn)和文化建設(shè)，引導(dǎo)員工將個(gè)人的知識(shí)與組織知識(shí)緊密結(jié)合起來(lái)，包括知識(shí)分享的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、培訓(xùn)課程等，激勵(lì)和支持員工主動(dòng)參與知識(shí)整合和共享的過(guò)程。在進(jìn)行整合時(shí)，需要考慮知識(shí)的質(zhì)量、適用性和實(shí)用性，同時(shí)要遵循信息管理和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律及道德規(guī)范。有效的知識(shí)整合可以提高組織的決策效果，鍛煉解決問(wèn)題的能力，推動(dòng)組織的持續(xù)發(fā)展，提升競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

四、檔案安全與權(quán)限控制

首先，建立合理的訪問(wèn)控制策略，確保只有授權(quán)人員才可以訪問(wèn)和處理檔案信息。這主要是通過(guò)用戶身份驗(yàn)證、角色權(quán)限管理和訪問(wèn)日志等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)的。對(duì)敏感的檔案信息進(jìn)行加密處理，以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)與竊取?？梢圆捎脤?duì)稱加密或非對(duì)稱加密等加密算法，確保數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)的安全性。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施，包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、虛擬專用網(wǎng)絡(luò)等，以防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)等情況出現(xiàn)。此外，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全審計(jì)和漏洞掃描，及時(shí)修補(bǔ)存在的安全漏洞。

其次，為檔案存儲(chǔ)區(qū)域和設(shè)備提供適當(dāng)?shù)奈锢戆踩胧?，例如設(shè)置門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控、安全柜等，確保檔案的物理存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。制定檔案信息的定期備份計(jì)劃，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性，在出現(xiàn)意外情況時(shí)，可以快速恢復(fù)檔案信息，避免數(shù)據(jù)的丟失和損壞。

最后，遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特別是關(guān)于數(shù)據(jù)隱私和保護(hù)的規(guī)定。根據(jù)業(yè)務(wù)需求，建立合規(guī)的檔案管理制度與流程，進(jìn)行定期內(nèi)部審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。建立安全審計(jì)和監(jiān)控機(jī)制，對(duì)檔案系統(tǒng)和訪問(wèn)活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常事件，采取相應(yīng)的修正和防范措施。通過(guò)安全與權(quán)限控制措施，可以保護(hù)檔案信息不被惡意修改和泄露，同時(shí)也能確保檔案信息的完整性和可靠性，提升檔案管理效率[4]。

五、檔案價(jià)值評(píng)估與保護(hù)

檔案價(jià)值評(píng)估與保護(hù)是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，能及時(shí)保護(hù)檔案免受損失和損壞，有助于確定檔案的價(jià)值和重要性。

第一，評(píng)估可以基于歷史、文化、法律要求、業(yè)務(wù)需求等多個(gè)方面進(jìn)行。根據(jù)檔案的價(jià)值和敏感程度，制定不同級(jí)別的分類與保護(hù)策略。對(duì)于高價(jià)值或敏感的檔案，可以采取更嚴(yán)密的保護(hù)措施，如密封存儲(chǔ)、訪問(wèn)限制、備份等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，有助于防止檔案受到濕氣、熱、紫外線等環(huán)境因素的損害。對(duì)于受損或老化的檔案，要及時(shí)修復(fù)，加強(qiáng)定期保養(yǎng)，應(yīng)使用專業(yè)的修復(fù)技術(shù)與工具處理受損文件、照片等，以保持檔案的完整性。

第二，加強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值的保護(hù)。要建立有效的防火和災(zāi)害預(yù)防措施，包括安裝火警報(bào)警器、滅火設(shè)備；定期進(jìn)行滅火器檢查和消防演習(xí)；規(guī)劃災(zāi)害應(yīng)急方案等，以保護(hù)檔案免受火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害的侵害。還應(yīng)建立定期備份計(jì)劃，確保檔案數(shù)據(jù)的備份和存儲(chǔ)完整。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全、可靠的地方，如遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)中心或云存儲(chǔ)服務(wù)，利用數(shù)字化信息技術(shù)進(jìn)行有效儲(chǔ)存。

第三，應(yīng)建立嚴(yán)格的法制保護(hù)體系。一方面相關(guān)部門要確保檔案管理日?；⒅贫然?、法制化，不斷提升檔案保護(hù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。另一方面工作人員應(yīng)為企業(yè)保護(hù)檔案信息提供服務(wù)，定期為管理者提供促進(jìn)檔案實(shí)現(xiàn)價(jià)值的方法與策略，優(yōu)化管理規(guī)章制度，形成良性的管理循環(huán)，使企業(yè)內(nèi)部人員真正認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，促進(jìn)檔案管理的持續(xù)發(fā)展[5]。

通過(guò)檔案價(jià)值評(píng)估與保護(hù)，可以確保檔案信息的安全性、完整性和可用性。保護(hù)檔案不僅可以支持業(yè)務(wù)需求和法律合規(guī)要求，還有助于保護(hù)組織的歷史文化遺產(chǎn)。

六、增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)

企業(yè)需為新員工介紹檔案管理的基本概念、原則、流程和標(biāo)準(zhǔn)，包括分類與索引、檢索與利用、保護(hù)與安全等方面。根據(jù)不同崗位的職責(zé)和需求，開(kāi)展定制化的課程。例如，針對(duì)管理員、部門負(fù)責(zé)人等特定角色進(jìn)行培訓(xùn)，明確其檔案管理職責(zé)和義務(wù)。通過(guò)檔案教育，可以提升員工對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)和理解，增強(qiáng)其處理和管理能力，提高管理質(zhì)量和效益。

除此之外，還應(yīng)該開(kāi)展檔案安全與保護(hù)的知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)員工形成正確的檔案處理和保護(hù)意識(shí)與行為，包括安全措施、防火防災(zāi)措施、數(shù)據(jù)備份策略等。定期組織成功案例和經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)，鼓勵(lì)員工相互學(xué)習(xí)和借鑒。以激發(fā)員工的興趣和參與度，并促進(jìn)檔案管理實(shí)踐的改進(jìn)。建立持續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)制，鼓勵(lì)員工關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和新技術(shù)，定期更新知識(shí)和技能。提供員工交流經(jīng)驗(yàn)、解決問(wèn)題的平臺(tái)，促進(jìn)知識(shí)共享和團(tuán)隊(duì)合作。只有員工的檔案意識(shí)得到提升，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案中價(jià)值信息的深入挖掘。因此，管理者要以身作則，通過(guò)自身的影響力在企業(yè)營(yíng)造良好的氛圍，從根本上提高檔案管理水平，助力企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理模式的研究對(duì)于企業(yè)發(fā)展和增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力至關(guān)重要。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活躍的現(xiàn)代社會(huì)，企業(yè)重視知識(shí)管理，構(gòu)建合理的檔案管理模式，可以更好地實(shí)現(xiàn)知識(shí)的流通、共享和應(yīng)用，提升組織的競(jìng)爭(zhēng)力和創(chuàng)新能力，搶占發(fā)展先機(jī)，獲得更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。因此，結(jié)合知識(shí)管理理論和實(shí)踐深入研究企業(yè)檔案管理模式措施，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，相關(guān)人員應(yīng)提高重視度，不斷研發(fā)探索新型技術(shù)加以運(yùn)用，促進(jìn)管理模式的提升。

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作者簡(jiǎn)介：周志勇（1975— ），男，漢族，河北唐山人，航天檔案館，副研究館員，本科。

研究方向：檔案工作。