文/黃岳玲

隨著科技的不斷進(jìn)步，企業(yè)在不斷追求科技創(chuàng)新的過程中，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理變得越來越重要。一個(gè)有效的科技檔案管理系統(tǒng)不僅有助于企業(yè)提高工作效率，還能為企業(yè)的發(fā)展提供信息支持。當(dāng)前，企業(yè)科技檔案管理仍存在許多不足，亟待創(chuàng)新與改進(jìn)，從而提高企業(yè)檔案管理的高效化和專業(yè)化。

企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息需求

企業(yè)科技創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵動(dòng)力，而檔案信息在這一過程中起著重要作用。企業(yè)在技術(shù)創(chuàng)新過程中，對(duì)檔案信息的需求主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

技術(shù)研發(fā)階段。企業(yè)在研發(fā)新技術(shù)、新產(chǎn)品的過程中，需要對(duì)以往的研發(fā)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)文獻(xiàn)、專利信息等進(jìn)行梳理和分析。通過對(duì)這些檔案信息的整合和運(yùn)用，企業(yè)可以有效減少重復(fù)研發(fā)的投入，提高研發(fā)效率。

生產(chǎn)制造階段。在生產(chǎn)制造過程中，企業(yè)需要對(duì)生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量控制等方面的信息進(jìn)行詳細(xì)記錄和管理。這些檔案信息不僅有助于企業(yè)提高生產(chǎn)效率，還可以為產(chǎn)品質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)提供有力支持。

市場(chǎng)營(yíng)銷階段。企業(yè)在開展市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)時(shí)，需要對(duì)市場(chǎng)調(diào)查、分析競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、營(yíng)銷策略等方面的信息進(jìn)行系統(tǒng)化管理。這些檔案信息對(duì)于企業(yè)制定科學(xué)合理的市場(chǎng)戰(zhàn)略具有重要意義。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。檔案信息在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)方面也具有重要價(jià)值。企業(yè)需要對(duì)自身的技術(shù)成果、專利申請(qǐng)、侵權(quán)糾紛等方面的信息進(jìn)行嚴(yán)格管理，以維護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)利益。

決策支持。檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性對(duì)企業(yè)決策具有至關(guān)重要的影響。企業(yè)負(fù)責(zé)人在制定戰(zhàn)略決策時(shí)，需要充分了解企業(yè)在各個(gè)方面的檔案信息，以保證決策的科學(xué)性和有效性。

企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及不足

管理模式陳舊。當(dāng)前，許多企業(yè)還在沿用傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行企業(yè)檔案管理。這些模式往往缺乏創(chuàng)新和靈活性，導(dǎo)致檔案管理效率低下，難以滿足現(xiàn)代企業(yè)的需求。例如，有的企業(yè)仍然采用手工登記、分類和歸檔的方法，這種方式既耗時(shí)又容易出錯(cuò)。同時(shí)，受限于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和檢索條件，企業(yè)在查找和利用檔案方面遇到了不少困難。此外，這些傳統(tǒng)的管理模式通常缺乏完善的檔案安全措施，導(dǎo)致檔案信息易泄露、損毀或丟失。總之，陳舊的管理模式制約了企業(yè)檔案管理的發(fā)展，亟待改革與創(chuàng)新。

檔案管理方式單一。當(dāng)前，一些企業(yè)在檔案管理方面的方法過于單一，缺乏多元化的管理策略。這種情況下，企業(yè)在應(yīng)對(duì)不同類型和形式的檔案時(shí)，往往顯得力不從心，難以保證檔案管理的有效性和可靠性。例如，有的企業(yè)僅僅依賴于簡(jiǎn)單的文件夾結(jié)構(gòu)來組織和管理檔案，這種做法在處理大量、復(fù)雜的檔案信息時(shí)顯得捉襟見肘。同時(shí)，單一的管理方式也不利于企業(yè)對(duì)檔案的全面、深入挖掘和利用，從而限制了檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和決策中的價(jià)值。因此，企業(yè)需要積極探索多種檔案管理方式，提高檔案管理的效果。

檔案管理工作缺乏主動(dòng)性。在一些企業(yè)中，檔案管理工作往往被視為次要任務(wù)，缺乏足夠的重視。這導(dǎo)致檔案管理工作缺乏主動(dòng)性，無法主動(dòng)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。例如，有的企業(yè)在遇到新的檔案管理挑戰(zhàn)時(shí)，往往采取消極應(yīng)對(duì)的態(tài)度，而非主動(dòng)尋求改進(jìn)和創(chuàng)新的方法，也影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，企業(yè)需要轉(zhuǎn)變態(tài)度，將檔案管理工作視為企業(yè)發(fā)展的重要支撐，積極主動(dòng)地投入到檔案管理工作中。

缺少專業(yè)的管理人才。在許多企業(yè)中，專業(yè)的檔案管理人才匱乏，很多管理工作由非專業(yè)人員擔(dān)任，降低了檔案管理的專業(yè)性和效率。由于這些非專業(yè)人員對(duì)檔案管理理論和實(shí)踐方面的知識(shí)了解不多，他們很難準(zhǔn)確掌握檔案的分類、歸檔、利用等環(huán)節(jié)。此外，缺乏專業(yè)人才還導(dǎo)致企業(yè)在面對(duì)檔案管理工作的新問題和挑戰(zhàn)時(shí)，缺乏有效的解決策略。因此，企業(yè)需加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，從而提高檔案管理工作的專業(yè)水平和質(zhì)量。

企業(yè)創(chuàng)新科技檔案管理的路徑

在思想觀念上創(chuàng)新。要提高檔案管理水平，先要從思想觀念上進(jìn)行創(chuàng)新。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，從企業(yè)負(fù)責(zé)人到員工，全面提升檔案管理意識(shí)。針對(duì)不同層級(jí)的員工，可以設(shè)計(jì)不同的培訓(xùn)內(nèi)容。例如為企業(yè)負(fù)責(zé)人提供檔案管理的戰(zhàn)略規(guī)劃培訓(xùn)，為檔案管理人員提供專業(yè)的技能培訓(xùn)，為一般員工提供檔案管理的基本知識(shí)和操作方法培訓(xùn)。此外，企業(yè)應(yīng)鼓勵(lì)員工參加與檔案管理相關(guān)的學(xué)術(shù)研討會(huì)、培訓(xùn)班等活動(dòng)，以拓寬視野，提升檔案管理水平。為了使檔案管理觀念深入人心，企業(yè)還可以開展各種形式的宣傳活動(dòng)，如制作檔案管理宣傳手冊(cè)、懸掛宣傳標(biāo)語、舉辦檔案管理知識(shí)競(jìng)賽等，引導(dǎo)員工關(guān)注檔案管理，將其融入日常工作。同時(shí)，建立檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)體系，將檔案管理與員工個(gè)人績(jī)效掛鉤，激勵(lì)員工更加重視檔案管理工作。

在組織機(jī)制上創(chuàng)新。企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，明確部門職責(zé)，制定檔案管理工作流程。例如，制定檔案的采集、整理、歸檔、利用和銷毀等環(huán)節(jié)的具體操作規(guī)程，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。同時(shí)，加強(qiáng)與其他部門的溝通與協(xié)作，定期收集和整理各部門檔案資料，確保檔案的完整性。在人員配置上，要充分發(fā)揮專業(yè)檔案管理人員的作用，提供相應(yīng)的培訓(xùn)和激勵(lì)機(jī)制，吸引優(yōu)秀人才加入檔案管理團(tuán)隊(duì)。此外，企業(yè)還需建立健全檔案管理制度體系，包括檔案管理工作制度、檔案安全保密制度、檔案利用制度等。定期對(duì)制度進(jìn)行審查和完善，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。

在管理方式上創(chuàng)新。針對(duì)檔案管理方式單一的問題，企業(yè)可以通過引入先進(jìn)的信息技術(shù)和管理手段，實(shí)現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新。首先，推行電子檔案管理，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案的集中存儲(chǔ)和便捷檢索。例如，對(duì)企業(yè)重要文件、合同等進(jìn)行掃描，形成電子檔案，以便于快速查詢和備份。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提供統(tǒng)一的檔案存儲(chǔ)、檢索和利用平臺(tái)，方便企業(yè)內(nèi)部人員隨時(shí)隨地獲取所需檔案資料。其次，采用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行深度挖掘，為企業(yè)決策提供有力支持。通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析，企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)潛在的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等，從而優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提高經(jīng)營(yíng)效率。例如，通過對(duì)企業(yè)歷史銷售數(shù)據(jù)的分析，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品銷售的季節(jié)性規(guī)律，以指導(dǎo)生產(chǎn)和營(yíng)銷策略制定。最后，為了確保檔案信息的安全和完整，企業(yè)需要建立健全檔案的安全防護(hù)機(jī)制。包括對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行安全設(shè)施升級(jí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，以及制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全管理制度，對(duì)涉密檔案采取嚴(yán)格的保密措施，確保檔案信息不被泄露、丟失或遭到破壞。

在服務(wù)方式上創(chuàng)新。為了提升檔案管理在企業(yè)運(yùn)營(yíng)和決策中的價(jià)值，企業(yè)應(yīng)在服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。可以建立以用戶需求為導(dǎo)向的檔案服務(wù)體系，提供個(gè)性化、精準(zhǔn)化的檔案服務(wù)。根據(jù)不同部門和員工的特點(diǎn)，為其量身定制檔案服務(wù)方案。例如，為研發(fā)部門提供專門的技術(shù)資料檢索服務(wù)，為市場(chǎng)部門提供資料整理服務(wù)等。提高檔案服務(wù)的便捷性和實(shí)時(shí)性，以滿足企業(yè)快速發(fā)展的需求。例如，推行在線檔案查詢、借閱和下載等服務(wù)，讓員工隨時(shí)隨地獲取所需檔案資料。此外，可以建立檔案信息共享機(jī)制，鼓勵(lì)企業(yè)內(nèi)部人員在工作中積極分享檔案資源，提高檔案利用率。還要持續(xù)改進(jìn)檔案管理工作。企業(yè)應(yīng)定期對(duì)檔案服務(wù)進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，以滿足用戶需求的變化。例如，通過收集用戶反饋，發(fā)現(xiàn)檔案服務(wù)中的不足之處，及時(shí)調(diào)整檔案服務(wù)策略。同時(shí)，關(guān)注國(guó)內(nèi)外檔案管理的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷提高企業(yè)檔案服務(wù)水平。

通過實(shí)施這些創(chuàng)新的措施，企業(yè)檔案管理水平可以得到顯著提升，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)和決策提供了強(qiáng)有力的支持。