文/黃岳玲

隨著科技的不斷進步，企業(yè)在不斷追求科技創(chuàng)新的過程中，對檔案信息進行有效管理變得越來越重要。一個有效的科技檔案管理系統(tǒng)不僅有助于企業(yè)提高工作效率，還能為企業(yè)的發(fā)展提供信息支持。當前，企業(yè)科技檔案管理仍存在許多不足，亟待創(chuàng)新與改進，從而提高企業(yè)檔案管理的高效化和專業(yè)化。

企業(yè)技術創(chuàng)新中的檔案信息需求

企業(yè)科技創(chuàng)新是實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的關鍵動力，而檔案信息在這一過程中起著重要作用。企業(yè)在技術創(chuàng)新過程中，對檔案信息的需求主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

技術研發(fā)階段。企業(yè)在研發(fā)新技術、新產品的過程中，需要對以往的研發(fā)經驗、技術文獻、專利信息等進行梳理和分析。通過對這些檔案信息的整合和運用，企業(yè)可以有效減少重復研發(fā)的投入，提高研發(fā)效率。

生產制造階段。在生產制造過程中，企業(yè)需要對生產設備、工藝流程、質量控制等方面的信息進行詳細記錄和管理。這些檔案信息不僅有助于企業(yè)提高生產效率，還可以為產品質量的持續(xù)改進提供有力支持。

市場營銷階段。企業(yè)在開展市場營銷活動時，需要對市場調查、分析競爭對手、營銷策略等方面的信息進行系統(tǒng)化管理。這些檔案信息對于企業(yè)制定科學合理的市場戰(zhàn)略具有重要意義。

知識產權保護。檔案信息在知識產權保護方面也具有重要價值。企業(yè)需要對自身的技術成果、專利申請、侵權糾紛等方面的信息進行嚴格管理，以維護企業(yè)的知識產權利益。

決策支持。檔案信息的準確性和完整性對企業(yè)決策具有至關重要的影響。企業(yè)負責人在制定戰(zhàn)略決策時，需要充分了解企業(yè)在各個方面的檔案信息，以保證決策的科學性和有效性。

企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及不足

管理模式陳舊。當前，許多企業(yè)還在沿用傳統(tǒng)的管理模式進行企業(yè)檔案管理。這些模式往往缺乏創(chuàng)新和靈活性，導致檔案管理效率低下，難以滿足現(xiàn)代企業(yè)的需求。例如，有的企業(yè)仍然采用手工登記、分類和歸檔的方法，這種方式既耗時又容易出錯。同時，受限于紙質檔案的存儲和檢索條件，企業(yè)在查找和利用檔案方面遇到了不少困難。此外，這些傳統(tǒng)的管理模式通常缺乏完善的檔案安全措施，導致檔案信息易泄露、損毀或丟失。總之，陳舊的管理模式制約了企業(yè)檔案管理的發(fā)展，亟待改革與創(chuàng)新。

檔案管理方式單一。當前，一些企業(yè)在檔案管理方面的方法過于單一，缺乏多元化的管理策略。這種情況下，企業(yè)在應對不同類型和形式的檔案時，往往顯得力不從心，難以保證檔案管理的有效性和可靠性。例如，有的企業(yè)僅僅依賴于簡單的文件夾結構來組織和管理檔案，這種做法在處理大量、復雜的檔案信息時顯得捉襟見肘。同時，單一的管理方式也不利于企業(yè)對檔案的全面、深入挖掘和利用，從而限制了檔案管理在企業(yè)經營和決策中的價值。因此，企業(yè)需要積極探索多種檔案管理方式，提高檔案管理的效果。

檔案管理工作缺乏主動性。在一些企業(yè)中，檔案管理工作往往被視為次要任務，缺乏足夠的重視。這導致檔案管理工作缺乏主動性，無法主動適應企業(yè)發(fā)展的需求。例如，有的企業(yè)在遇到新的檔案管理挑戰(zhàn)時，往往采取消極應對的態(tài)度，而非主動尋求改進和創(chuàng)新的方法，也影響了檔案管理工作的效率和質量。因此，企業(yè)需要轉變態(tài)度，將檔案管理工作視為企業(yè)發(fā)展的重要支撐，積極主動地投入到檔案管理工作中。

缺少專業(yè)的管理人才。在許多企業(yè)中，專業(yè)的檔案管理人才匱乏，很多管理工作由非專業(yè)人員擔任，降低了檔案管理的專業(yè)性和效率。由于這些非專業(yè)人員對檔案管理理論和實踐方面的知識了解不多，他們很難準確掌握檔案的分類、歸檔、利用等環(huán)節(jié)。此外，缺乏專業(yè)人才還導致企業(yè)在面對檔案管理工作的新問題和挑戰(zhàn)時，缺乏有效的解決策略。因此，企業(yè)需加強檔案管理人才的培養(yǎng)和引進，從而提高檔案管理工作的專業(yè)水平和質量。

企業(yè)創(chuàng)新科技檔案管理的路徑

在思想觀念上創(chuàng)新。要提高檔案管理水平，先要從思想觀念上進行創(chuàng)新。企業(yè)應加強檔案管理培訓，從企業(yè)負責人到員工，全面提升檔案管理意識。針對不同層級的員工，可以設計不同的培訓內容。例如為企業(yè)負責人提供檔案管理的戰(zhàn)略規(guī)劃培訓，為檔案管理人員提供專業(yè)的技能培訓，為一般員工提供檔案管理的基本知識和操作方法培訓。此外，企業(yè)應鼓勵員工參加與檔案管理相關的學術研討會、培訓班等活動，以拓寬視野，提升檔案管理水平。為了使檔案管理觀念深入人心，企業(yè)還可以開展各種形式的宣傳活動，如制作檔案管理宣傳手冊、懸掛宣傳標語、舉辦檔案管理知識競賽等，引導員工關注檔案管理，將其融入日常工作。同時，建立檔案管理績效評價體系，將檔案管理與員工個人績效掛鉤，激勵員工更加重視檔案管理工作。

在組織機制上創(chuàng)新。企業(yè)應設立專門的檔案管理部門，明確部門職責，制定檔案管理工作流程。例如，制定檔案的采集、整理、歸檔、利用和銷毀等環(huán)節(jié)的具體操作規(guī)程，確保檔案管理工作有序進行。同時，加強與其他部門的溝通與協(xié)作，定期收集和整理各部門檔案資料，確保檔案的完整性。在人員配置上，要充分發(fā)揮專業(yè)檔案管理人員的作用，提供相應的培訓和激勵機制，吸引優(yōu)秀人才加入檔案管理團隊。此外，企業(yè)還需建立健全檔案管理制度體系，包括檔案管理工作制度、檔案安全保密制度、檔案利用制度等。定期對制度進行審查和完善，以適應企業(yè)發(fā)展。

在管理方式上創(chuàng)新。針對檔案管理方式單一的問題，企業(yè)可以通過引入先進的信息技術和管理手段，實現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新。首先，推行電子檔案管理，對紙質檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案的集中存儲和便捷檢索。例如，對企業(yè)重要文件、合同等進行掃描，形成電子檔案，以便于快速查詢和備份。同時，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提供統(tǒng)一的檔案存儲、檢索和利用平臺，方便企業(yè)內部人員隨時隨地獲取所需檔案資料。其次，采用大數(shù)據分析技術，對檔案資料進行深度挖掘，為企業(yè)決策提供有力支持。通過對檔案數(shù)據的分析，企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)潛在的業(yè)務機會、風險點等，從而優(yōu)化業(yè)務流程、提高經營效率。例如，通過對企業(yè)歷史銷售數(shù)據的分析，發(fā)現(xiàn)產品銷售的季節(jié)性規(guī)律，以指導生產和營銷策略制定。最后，為了確保檔案信息的安全和完整，企業(yè)需要建立健全檔案的安全防護機制。包括對檔案存儲場所進行安全設施升級，定期進行數(shù)據備份和恢復演練，以及制定相應的應急預案。要嚴格執(zhí)行檔案安全管理制度，對涉密檔案采取嚴格的保密措施，確保檔案信息不被泄露、丟失或遭到破壞。

在服務方式上創(chuàng)新。為了提升檔案管理在企業(yè)運營和決策中的價值，企業(yè)應在服務方式上進行創(chuàng)新。可以建立以用戶需求為導向的檔案服務體系，提供個性化、精準化的檔案服務。根據不同部門和員工的特點，為其量身定制檔案服務方案。例如，為研發(fā)部門提供專門的技術資料檢索服務，為市場部門提供資料整理服務等。提高檔案服務的便捷性和實時性，以滿足企業(yè)快速發(fā)展的需求。例如，推行在線檔案查詢、借閱和下載等服務，讓員工隨時隨地獲取所需檔案資料。此外，可以建立檔案信息共享機制，鼓勵企業(yè)內部人員在工作中積極分享檔案資源，提高檔案利用率。還要持續(xù)改進檔案管理工作。企業(yè)應定期對檔案服務進行評估和優(yōu)化，以滿足用戶需求的變化。例如，通過收集用戶反饋，發(fā)現(xiàn)檔案服務中的不足之處，及時調整檔案服務策略。同時，關注國內外檔案管理的最新發(fā)展動態(tài)，學習借鑒先進經驗和做法，不斷提高企業(yè)檔案服務水平。

通過實施這些創(chuàng)新的措施，企業(yè)檔案管理水平可以得到顯著提升，為企業(yè)運營和決策提供了強有力的支持。