文/任雯靖

為了完善檔案安全的管理機制，做好重大災害及事故的預防工作，同時做好突發(fā)事件的緊急處理措施，提高檔案室的安全程度，盡可能避免對檔案產(chǎn)生破壞，檔案管理部門應根據(jù)《國家突發(fā)公共事件總體應急預案》加強應急宣傳，增強檔案工作人員的檔案意識，加強安全信息預警，做好搶救處置的應對災害之策。

檔案防災工作的重要性

做好檔案防災工作，是落實依法治檔的重要手段。中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》)，檔案事業(yè)發(fā)展上升為國家戰(zhàn)略?！兑?guī)劃》聚焦高質量發(fā)展這個主題，創(chuàng)新性地提出全面推進檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系“四個體系”建設，將檔案的防災工作提升到重要位置。檔案防災工作提出的人防、物防、技防“三位一體”措施，正是全面落實國、省規(guī)劃要求，為全面依法治檔工作提出了明確的工作路徑。

做好檔案防災工作，是保護原始歷史記錄的重要途徑。檔案可以反映人類的歷史活動，而一些檔案無法復制，如有損毀也很難修復，因此，需對檔案提高保護力度，做好保護工作。遂寧市地處四川盆地中部、涪江中游，受自然地質條件影響，斜坡是其最為常見的地貌形態(tài)，這也為滑坡、崩塌等災害提供了地質條件，而檔案資料一旦損壞或丟失，也就丟失了原始記錄。自然災害綜合風險普查工作開展以來，遂寧市嚴格落實“三個強化”工作舉措，截至2021 年底，全市應急系統(tǒng)完成公共承災體、減災能力、歷史災害等3 個大類6886 條普查調查數(shù)據(jù)錄入。

做好檔案防災工作，是提升檔案綜合管理能力的必然趨勢。

檔案能夠記錄歷史，同時也是社會實踐活動的正式記錄。作為一項重要的專業(yè)事業(yè)，自然災害給檔案管理工作帶來威脅，水災、火災、地震地災等每年對國家檔案管理事業(yè)造成的損失不容小覷。加強檔案防災減災工作，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，強化檔案安全工作預案，是提高工作質量和工作效率的必要條件，已經(jīng)成為今后促進檔案事業(yè)發(fā)展，提升依法治檔能力的必然趨勢。

檔案防災工作現(xiàn)狀

預防意識淡薄，缺乏科學的預防措施和預警機制。在檔案管理工作中，一部分人對檔案管理存在錯誤的看法。如認為大多數(shù)情況下不會出現(xiàn)重大災害，甚至有“小災不可怕，大災躲不過”的消極想法。正是由于人們在防災方面的意識不強，在檔案管理及檔案備份工作中的重視程度不夠，致使檔案管理工作出現(xiàn)問題。另外，因一些自然災害預測及時，有一部分檔案工作人員會認為這些無法避免，這些想法使得檔案工作人員在檔案管理的過程中積極性不高，也不注重檔案的安全性。

防災應急預案不健全，可操作性差。檔案部門在檔案管理工作的過程中，防災應急預案方面效率較差，考慮問題不夠全面，面對一些較大的災害時很難通過應急預案里的方法來解決。檔案管理部門在進行防災應急預案的過程中經(jīng)常會忽略檔案所處的環(huán)境條件，通常情況下，檔案出現(xiàn)了受潮受損的問題，需在48 小時內進行處理，但出現(xiàn)自然災害時，人力物力基本都集中在保障人的生命安全方面，常常會忽略對于檔案的搶救。另外，目前檔案防災應急預案在內容上比較空洞，只是簡單地闡述基本原則，一旦出現(xiàn)災害，因為缺乏針對性，應急預案很難發(fā)揮真正的作用，在操作的過程中也會存在很大的困難。

實戰(zhàn)演練經(jīng)驗比較少。雖然在平時工作中，檔案管理部門和通訊機構、新聞媒體、氣象部門及地質部門之間聯(lián)系比較緊密，各種信息可以共享，但平時很少進行實戰(zhàn)演練，在遇到重大災害時人員與物資調配方面會存在困難，且道路也易出現(xiàn)堵塞。如果出現(xiàn)自然災害，由于檔案部門和其他部門之間沒有緊密的聯(lián)系，無法進行有效溝通，檔案的安全性就很難得到保障。

預案范圍（內容）狹窄，考慮不全面。檔案部門在應急預案中只會考慮常見的災害，比如火災、水災等，但除了這些自然災害外，還存在一些人為的災害也會對檔案產(chǎn)生破壞。應急預案的不完善，很有可能會導致檔案無法及時進行搶救。另外，檔案部門在進行安全管理時比較傳統(tǒng)，一般只是注重防火、防水、防潮、防光等。隨著信息化的快速發(fā)展，數(shù)字檔案也越來越多，在制定應急預案時也需考慮數(shù)字檔案的安全性，比如，針對黑客入侵以及病毒感染等要采取的應急預案措施。

應對災害發(fā)生的措施

加強應急宣傳，強化檔案防災意識。面對各類突發(fā)事件，遂寧市檔案管理部門需時刻保持高度警惕，樹立危機意識。檔案管理部門應充分認識到突發(fā)事件危害的嚴重性，加強防災教育和指導，形成防災意識，做好防災及應急管理工作；宣傳部門做好社會輿情引導，采用“線上+ 線下”相結合的方式，通過陣地宣傳、媒體宣傳、網(wǎng)絡宣傳、活動宣傳等方式不斷擴大傳播渠道和范圍，豐富傳播手段和形式，做好檔案防災減災救災宣傳，在全國防災減災宣傳日、國際防災減災宣傳日開展各類宣傳，科普檔案防災減災救災知識，增強檔案工作人員的防范意識和技能，提升防范能力。

未雨綢繆，切實加強安全信息預警。對自然災害一定要做好全方位的監(jiān)測，同時還要做好預警工作，預估自然災害對檔案可能造成的損害及影響程度。檔案管理部門在進行檔案管理時，可通過網(wǎng)絡技術信息對災害發(fā)生之前的資料進行整理，對預警信息進行分析，然后針對檔案災害管理系統(tǒng)中的預警體系來確定災害的等級并進行預警，根據(jù)檔案的數(shù)量及各個硬件設備的數(shù)量來確定災害等級，確定好災害等級時發(fā)布警戒指令。除此之外，也可以和其他部門進行合作，及時掌握災害的監(jiān)測動態(tài)。遂寧市減災委辦公室（市應急局）依托減災委成員單位的各種監(jiān)測網(wǎng)站和專業(yè)基礎設施提供的預測預警信息，建立全市信息共享機制。檔案管理部門積極和氣象站、觀測站等部門聯(lián)系，及時掌握氣象及水文情況，通過短信平臺和微信、QQ 工作群，及時發(fā)布安全警示信息。2021 年汛期，遂寧市減災中心檔案管理部門多次接到災情通知，有效應對了各類災害，最大限度減少了人民生命財產(chǎn)損失。另外，檔案部門還應針對日常的檢查設置管理人員，在檢查過程中如發(fā)現(xiàn)存在安全隱患，需及時處理，并上報上級部門。

強化技術應用，完善數(shù)字檔案防災預案。當前，大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等技術在檔案管理中普及應用，電子文件歸檔、檔案數(shù)字資源的長期安全存儲與有效開發(fā)利用、重要數(shù)據(jù)歸屬流向、新一代數(shù)字檔案館建設的關鍵技術等問題，都是新形勢下檔案工作必須應對的問題。數(shù)字檔案這一形式具有一定的便利性，但也存在缺點，需要做好電子檔案的防災工作。一是建立適合電子檔案存儲介質安全保存的環(huán)境。既要保證存儲載體的安全，也要保證存儲內容的安全，在保存數(shù)字檔案時，可考慮采用恒溫恒濕防磁柜存放。二是健全多種形式的備份，可采用硬件備份、軟件備份、人工備份或異地備份的方式。比如遂寧于2014 年實現(xiàn)了城鄉(xiāng)建設檔案異地備份，希望其他方面的檔案也可以實現(xiàn)異地備份，以防止突發(fā)災害發(fā)生后無法復原，導致永久丟失資料。在制定應急預案的過程中，還要充分結合當?shù)氐淖匀画h(huán)境以及社會環(huán)境，分析可能出現(xiàn)的各種災害，并針對不同的災害做出不同的應急預案措施，讓應急預案能夠更加科學有效，發(fā)揮其真正的作用。

明確重點，積極做好受災檔案的搶救和修復工作。近年來，遂寧市自然災害較多，在出現(xiàn)災害時要及時啟動預案，在第一時間對檔案進行搶救，盡可能減少災害對檔案產(chǎn)生的損壞。若檔案受災情況比較嚴重，比如庫房坍塌，需及時和相關部門取得聯(lián)系，第一時間獲得支持和幫助，以減小檔案的受損程度。在進行搶救時需優(yōu)先考慮搶救年代久遠且價值較高的檔案，搶救結束后要第一時間對這些檔案進行保護，如果出現(xiàn)倉庫開裂以及庫房危險的情況，要保障工作人員的安全，在確保人員安全的情況下第一時間對檔案進行轉移和保護。針對不同的檔案材料，要采取相應的處理方法。如果出現(xiàn)材料被水淹的情況，需及時進行干燥處理。而對于檔案建筑，則需由相應部門對檔案室進行維修和加固，必要情況下進行重建。

在工作中，應充分認識到檔案防災應急措施的重要性，堅守檔案安全底線，落實人防、物防、技防措施，堅持每天對庫房溫度濕度及消防設備等進行逐項檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時消除，同時建立起科學的預防制度以及應急制度，做好災害的防范工作。同時，進一步完善責任制度，提高保護檔案的工作能力。