文/任雯靖
為了完善檔案安全的管理機制,做好重大災害及事故的預防工作,同時做好突發(fā)事件的緊急處理措施,提高檔案室的安全程度,盡可能避免對檔案產(chǎn)生破壞,檔案管理部門應根據(jù)《國家突發(fā)公共事件總體應急預案》加強應急宣傳,增強檔案工作人員的檔案意識,加強安全信息預警,做好搶救處置的應對災害之策。
做好檔案防災工作,是落實依法治檔的重要手段。中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》(以下簡稱《規(guī)劃》),檔案事業(yè)發(fā)展上升為國家戰(zhàn)略?!兑?guī)劃》聚焦高質(zhì)量發(fā)展這個主題,創(chuàng)新性地提出全面推進檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系“四個體系”建設(shè),將檔案的防災工作提升到重要位置。檔案防災工作提出的人防、物防、技防“三位一體”措施,正是全面落實國、省規(guī)劃要求,為全面依法治檔工作提出了明確的工作路徑。
做好檔案防災工作,是保護原始歷史記錄的重要途徑。檔案可以反映人類的歷史活動,而一些檔案無法復制,如有損毀也很難修復,因此,需對檔案提高保護力度,做好保護工作。遂寧市地處四川盆地中部、涪江中游,受自然地質(zhì)條件影響,斜坡是其最為常見的地貌形態(tài),這也為滑坡、崩塌等災害提供了地質(zhì)條件,而檔案資料一旦損壞或丟失,也就丟失了原始記錄。自然災害綜合風險普查工作開展以來,遂寧市嚴格落實“三個強化”工作舉措,截至2021 年底,全市應急系統(tǒng)完成公共承災體、減災能力、歷史災害等3 個大類6886 條普查調(diào)查數(shù)據(jù)錄入。
做好檔案防災工作,是提升檔案綜合管理能力的必然趨勢。
檔案能夠記錄歷史,同時也是社會實踐活動的正式記錄。作為一項重要的專業(yè)事業(yè),自然災害給檔案管理工作帶來威脅,水災、火災、地震地災等每年對國家檔案管理事業(yè)造成的損失不容小覷。加強檔案防災減災工作,實現(xiàn)現(xiàn)代化管理,強化檔案安全工作預案,是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,已經(jīng)成為今后促進檔案事業(yè)發(fā)展,提升依法治檔能力的必然趨勢。
預防意識淡薄,缺乏科學的預防措施和預警機制。在檔案管理工作中,一部分人對檔案管理存在錯誤的看法。如認為大多數(shù)情況下不會出現(xiàn)重大災害,甚至有“小災不可怕,大災躲不過”的消極想法。正是由于人們在防災方面的意識不強,在檔案管理及檔案備份工作中的重視程度不夠,致使檔案管理工作出現(xiàn)問題。另外,因一些自然災害預測及時,有一部分檔案工作人員會認為這些無法避免,這些想法使得檔案工作人員在檔案管理的過程中積極性不高,也不注重檔案的安全性。
防災應急預案不健全,可操作性差。檔案部門在檔案管理工作的過程中,防災應急預案方面效率較差,考慮問題不夠全面,面對一些較大的災害時很難通過應急預案里的方法來解決。檔案管理部門在進行防災應急預案的過程中經(jīng)常會忽略檔案所處的環(huán)境條件,通常情況下,檔案出現(xiàn)了受潮受損的問題,需在48 小時內(nèi)進行處理,但出現(xiàn)自然災害時,人力物力基本都集中在保障人的生命安全方面,常常會忽略對于檔案的搶救。另外,目前檔案防災應急預案在內(nèi)容上比較空洞,只是簡單地闡述基本原則,一旦出現(xiàn)災害,因為缺乏針對性,應急預案很難發(fā)揮真正的作用,在操作的過程中也會存在很大的困難。
實戰(zhàn)演練經(jīng)驗比較少。雖然在平時工作中,檔案管理部門和通訊機構(gòu)、新聞媒體、氣象部門及地質(zhì)部門之間聯(lián)系比較緊密,各種信息可以共享,但平時很少進行實戰(zhàn)演練,在遇到重大災害時人員與物資調(diào)配方面會存在困難,且道路也易出現(xiàn)堵塞。如果出現(xiàn)自然災害,由于檔案部門和其他部門之間沒有緊密的聯(lián)系,無法進行有效溝通,檔案的安全性就很難得到保障。
預案范圍(內(nèi)容)狹窄,考慮不全面。檔案部門在應急預案中只會考慮常見的災害,比如火災、水災等,但除了這些自然災害外,還存在一些人為的災害也會對檔案產(chǎn)生破壞。應急預案的不完善,很有可能會導致檔案無法及時進行搶救。另外,檔案部門在進行安全管理時比較傳統(tǒng),一般只是注重防火、防水、防潮、防光等。隨著信息化的快速發(fā)展,數(shù)字檔案也越來越多,在制定應急預案時也需考慮數(shù)字檔案的安全性,比如,針對黑客入侵以及病毒感染等要采取的應急預案措施。
加強應急宣傳,強化檔案防災意識。面對各類突發(fā)事件,遂寧市檔案管理部門需時刻保持高度警惕,樹立危機意識。檔案管理部門應充分認識到突發(fā)事件危害的嚴重性,加強防災教育和指導,形成防災意識,做好防災及應急管理工作;宣傳部門做好社會輿情引導,采用“線上+ 線下”相結(jié)合的方式,通過陣地宣傳、媒體宣傳、網(wǎng)絡(luò)宣傳、活動宣傳等方式不斷擴大傳播渠道和范圍,豐富傳播手段和形式,做好檔案防災減災救災宣傳,在全國防災減災宣傳日、國際防災減災宣傳日開展各類宣傳,科普檔案防災減災救災知識,增強檔案工作人員的防范意識和技能,提升防范能力。
未雨綢繆,切實加強安全信息預警。對自然災害一定要做好全方位的監(jiān)測,同時還要做好預警工作,預估自然災害對檔案可能造成的損害及影響程度。檔案管理部門在進行檔案管理時,可通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息對災害發(fā)生之前的資料進行整理,對預警信息進行分析,然后針對檔案災害管理系統(tǒng)中的預警體系來確定災害的等級并進行預警,根據(jù)檔案的數(shù)量及各個硬件設(shè)備的數(shù)量來確定災害等級,確定好災害等級時發(fā)布警戒指令。除此之外,也可以和其他部門進行合作,及時掌握災害的監(jiān)測動態(tài)。遂寧市減災委辦公室(市應急局)依托減災委成員單位的各種監(jiān)測網(wǎng)站和專業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施提供的預測預警信息,建立全市信息共享機制。檔案管理部門積極和氣象站、觀測站等部門聯(lián)系,及時掌握氣象及水文情況,通過短信平臺和微信、QQ 工作群,及時發(fā)布安全警示信息。2021 年汛期,遂寧市減災中心檔案管理部門多次接到災情通知,有效應對了各類災害,最大限度減少了人民生命財產(chǎn)損失。另外,檔案部門還應針對日常的檢查設(shè)置管理人員,在檢查過程中如發(fā)現(xiàn)存在安全隱患,需及時處理,并上報上級部門。
強化技術(shù)應用,完善數(shù)字檔案防災預案。當前,大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)在檔案管理中普及應用,電子文件歸檔、檔案數(shù)字資源的長期安全存儲與有效開發(fā)利用、重要數(shù)據(jù)歸屬流向、新一代數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)等問題,都是新形勢下檔案工作必須應對的問題。數(shù)字檔案這一形式具有一定的便利性,但也存在缺點,需要做好電子檔案的防災工作。一是建立適合電子檔案存儲介質(zhì)安全保存的環(huán)境。既要保證存儲載體的安全,也要保證存儲內(nèi)容的安全,在保存數(shù)字檔案時,可考慮采用恒溫恒濕防磁柜存放。二是健全多種形式的備份,可采用硬件備份、軟件備份、人工備份或異地備份的方式。比如遂寧于2014 年實現(xiàn)了城鄉(xiāng)建設(shè)檔案異地備份,希望其他方面的檔案也可以實現(xiàn)異地備份,以防止突發(fā)災害發(fā)生后無法復原,導致永久丟失資料。在制定應急預案的過程中,還要充分結(jié)合當?shù)氐淖匀画h(huán)境以及社會環(huán)境,分析可能出現(xiàn)的各種災害,并針對不同的災害做出不同的應急預案措施,讓應急預案能夠更加科學有效,發(fā)揮其真正的作用。
明確重點,積極做好受災檔案的搶救和修復工作。近年來,遂寧市自然災害較多,在出現(xiàn)災害時要及時啟動預案,在第一時間對檔案進行搶救,盡可能減少災害對檔案產(chǎn)生的損壞。若檔案受災情況比較嚴重,比如庫房坍塌,需及時和相關(guān)部門取得聯(lián)系,第一時間獲得支持和幫助,以減小檔案的受損程度。在進行搶救時需優(yōu)先考慮搶救年代久遠且價值較高的檔案,搶救結(jié)束后要第一時間對這些檔案進行保護,如果出現(xiàn)倉庫開裂以及庫房危險的情況,要保障工作人員的安全,在確保人員安全的情況下第一時間對檔案進行轉(zhuǎn)移和保護。針對不同的檔案材料,要采取相應的處理方法。如果出現(xiàn)材料被水淹的情況,需及時進行干燥處理。而對于檔案建筑,則需由相應部門對檔案室進行維修和加固,必要情況下進行重建。
在工作中,應充分認識到檔案防災應急措施的重要性,堅守檔案安全底線,落實人防、物防、技防措施,堅持每天對庫房溫度濕度及消防設(shè)備等進行逐項檢查,發(fā)現(xiàn)隱患及時消除,同時建立起科學的預防制度以及應急制度,做好災害的防范工作。同時,進一步完善責任制度,提高保護檔案的工作能力。