文/中核建中核燃料元件有限公司 朱艷均

工程項目檔案是企業(yè)生產經營維護、改造、擴建的依據，其完整性、準確性、規(guī)范性直接關系到生產工作效率和企業(yè)的有效運營。為充分發(fā)揮工程項目檔案在公司生產經營和改革發(fā)展中的重要作用，確保形成的工程項目檔案材料能夠完整、準確、系統收集、整理及有效利用，以滿足項目竣工驗收的要求和生產、改擴建、技術改造的需要。

一、工程項目檔案驗收情況

（一）工程項目檔案驗收中發(fā)現的問題。2014年至2015年，公司完成驗收的工程項目共6項。在工程項目檔案驗收中，驗收專家對2084卷文字材料、200張光盤、613張照片的檔案材料進行了實物審查，提出了120余條問題以及整改意見。

（二）問題分布情況。對專家提出的問題及整改意見進行歸納、總結，問題及整改意見集中在項目文件完整性、準確性、有效性、質量及項目檔案管理部門的參與度等五個類別。具體情況見圖1。

圖1 問題分布情況

二、原因分析

（一）項目文件的有效性。檢查出的此類問題共有44條，占比重為35%。問題主要表現為：驗收記錄、質檢文件為復印件；部分設備缺質量證明文件；個別資料（材料領用清單）簽字手續(xù)不完全；通知單中的簽字手續(xù)不全；分部工程及單位工程竣工驗收記錄無紅章；合同簽署不規(guī)范，委托代理簽字不清晰、不簽署日期；購銷合同無簽署時間，有的只蓋章，沒有法人簽字、沒有開戶銀行號；有些竣工圖沒蓋竣工圖章，或簽字不全；監(jiān)理日志不連續(xù)等。出現這類問題的主要原因是：項目建設周期長、人員流動大，監(jiān)理單位或施工單位沒有配備專人管理竣工材料，多數是交由兼職人員處理，或者定期委派其他人員進行檔案材料的收集和立卷歸檔工作，并且頻繁更換檔案管理人員，造成項目文件材料收集不齊全。同時，項目檔案管理人員缺乏系統性專業(yè)培訓，往往不能保證收集的文件材料的有效性。

（二）項目文件的準確性。檢查出的此類問題共有37條，占比重為30%。問題主要表現為：施工組織設計方案報審與后附調試報告不對應；輻射防護技術核定單未更改；竣工圖未依據技術核定單做修改，或修改不到位；竣工圖編制依據描述不準確等等。出現這類問題的主要原因是：制度落實不到位。在《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）中對項目竣工文件的編制有明確的要求。

（三）項目文件的完整性。檢查出的此類問題共有29條，占比重為23.2%。問題主要表現為：出現X射線設備無安裝、調試、驗收結論；空氣凈化裝置設備資料中缺設備圖紙、驗收文件；1103軌道小車的《質量控制計劃》、系統和應用軟件光盤等應歸檔；數字成像隨機資料有缺失，只有輔助部分英文許可證（未翻譯），無設備主體，且只有驗收記錄，無調試記錄等。出現這類問題的主要原因是：缺乏完善的檔案管理制度。公司在項目檔案的規(guī)章制度方面比較薄弱。一是沒有及時按國家和集團公司的有關法規(guī)和標準制訂、修訂公司的項目檔案管理制度，缺乏一整套完善的管理制度和行之有效的管理辦法，缺乏項目檔案的指導性和可操作性。二是沒有將檔案管理工作納入工程項目管理人員的崗位職責中來，不能同步檢查項目材料的形成情況，直接影響項目材料的形成質量。

（四）項目檔案管理部門的參與度。檢查出的此類問題共有14條，占比重為11.2%。問題主要表現為：設備開箱環(huán)節(jié)檔案人員沒有主動參與；檔案部門跟蹤、檢查、指導力度不夠等。出現這類問題的主要原因是：檔案管理人員對于整個工程項目缺乏系統的認識，不能及時有效地開展項目檔案管理的業(yè)務指導，造成項目檔案材料的缺失，進而影響工程項目檔案整體的系統性、完整性。

（五）項目文件的質量要求。檢查出的此類問題共有1條，占比重為0.8%。問題表現為：少部分歸檔文件不符合檔案質量要求，藍色圓珠筆的使用，影響檔案資料的長期保存。出現這個問題的主要原因是：制度落實不到位，檔案管理人員檢查不到位。

三、加強工程項目檔案管理的措施

從傳統的手工管理方式來看，檔案人員是檔案收集、整理工作的主體，但由于項目檔案形成過程的分散程度比較高，控制起來難度很大，單靠檔案人員的力量是遠遠不夠的。為了保證項目檔案收集完整、有效、準確，以及保證檔案材料的質量，必須做好以下工作。

（一）加強領導，建立健全檔案管理規(guī)章制度。工程項目檔案是一個系統工程，檔案形成涉及多個部門和專業(yè)。項目從申請立項到組織實施過程形成的檔案資料來源于組織立項、基本建設、物資設備等管理部門。檔案的收集、整理、歸檔工作全部依靠檔案管理部門力量是遠遠不夠的。公司高度重視檔案管理，成立了由總經理任組長的檔案管理工作領導小組，成員由各單位分管檔案工作的領導組成。各單位配備了專/兼職檔案人員，并落實了檔案管理責任。根據國家、集團公司新頒布的管理制度，重新制訂本企業(yè)的檔案管理制度和管理規(guī)范，對原制度缺乏可操作性等問題進行了相應的補充完善。為規(guī)范公司固定資產投資建設項目（工程）檔案管理工作，確保項目檔案的完整、準確、系統和有效利用，滿足項目竣工驗收的要求和生產、改建、擴建、技術改造的需要，根據國家標準和項目建設的實際情況，制訂了《公司固定資產投資建設項目（工程）歸檔文件整理細則》（QACB0501），建立和完善了項目檔案管理網絡，在細則中明確項目檔案收集、整理、組卷、歸檔各環(huán)節(jié)的具體要求，明確了各有關單位檔案管理職責范圍，明確了歸檔文件的系統性、準確性、完整性要求，明確了設備儀器資料開箱驗收單格式、竣工圖和檔號章的示樣，明確了整理工作審核流程，明確了案卷封面、卷內目錄的格式和備考表的填寫等。通過這些制度、規(guī)范、細則的建立和完善，對加強項目檔案業(yè)務指導起關鍵作用，確保項目檔案客觀反映項目建設的全過程，為生產、運行、維護、改擴建等提供可靠依據。并加大考核力度，與績效掛鉤，有效杜絕歸檔不完整、要素填寫不全等問題。

（二）加大培訓力度，提高業(yè)務素質。項目檔案的質量，與檔案人員的素質密切相關。有的監(jiān)理單位或施工單位沒有配備專人管理竣工文件，多數是交由兼職人員處理，或者定期委派其他人員進行檔案材料的收集和立卷歸檔工作，人員流動大、業(yè)務不熟悉，檔案專業(yè)管理部門應當定期對工程項目檔案人員進行培訓。舉辦面向各參建單位檔案工作人員的專業(yè)培訓。主要針對檔案管理制度、歸檔范圍、分類標準、保管期限、檔案移交辦法等內容進行詳細講解，確保檔案人員了解制度的相關要求，嚴格按制度要求做好檔案管理工作，提升檔案人員隊伍的綜合業(yè)務素質，保障工程項目檔案工作的質量與效率。在1120-812、1121-812項目中，我們檔案館多次組織各專業(yè)管理部門的檔案管理人員、監(jiān)理和施工單位的資料員進行檔案歸集培訓，從《固定資產投資建設項目（工程）歸檔文件整理細則》中規(guī)定的歸檔范圍、資料歸檔內容以及案卷的題名、封面格式、卷內目錄的編寫等方面，還有歸檔材料的有效性等方面進行培訓，提出要求，明確職責，從而有效杜絕歸檔材料收集不全，歸檔材料為復印件等問題，確保各階段形成的材料真實、有效、完整。舉辦面向檔案管理人員的培訓。為提高專/兼職檔案管理人員的業(yè)務素質和服務水平，推動公司檔案工作的開展，結合公司檔案工作的特點和階段性工作的要求，采取“請進來、走出去”等內、外培相結合的方式，選派檔案業(yè)務骨干以及專/兼職檔案人員參加集團、四川省、宜賓市的檔案業(yè)務培訓，確保公司項目管理專/兼職檔案管理人員持證上崗。通過加強對檔案人員的培訓，提高檔案人員的業(yè)務指導水平。并將培訓納入對各單位的績效考核，促進工程項目檔案工作的開展，確保歸檔文件的系統性、完整性、準確性。

（三）提前介入，加強檔案部門的跟蹤、檢查、指導力度。檔案管理部門應結合項目建設的進展情況及建設總體網絡計劃，及時制訂項目檔案的收集計劃，會同工程項目管理部門做好各參建單位的檔案交底，詳細說明工程項目檔案材料收集、整理、歸檔、移交要求，為工程建設過程中同步管理和監(jiān)督管理奠定基礎。同時要求項目管理部門與參建單位簽訂合同、協議時，明確參建單位的檔案工作要求。定期參與工作協調會，解決檔案歸檔過程中發(fā)現的問題，制訂檔案移交工作計劃，有序推進檔案歸檔工作。對工程建設過程中的項目文件收集進度、方式以及項目文件材料整理情況，現場文件保管條件等進行現場檢查和指導，保證歸檔材料的完整、有效和準確。對正在建設的2015項目、棚戶區(qū)改造兩個項目分別制訂了《棚戶區(qū)改造項目檔案整理歸檔細則》《2015項目檔案整理歸檔細則》。從前端提前介入檔案管理工作中，使工程項目檔案收集整理中常見的問題在檔案文件形成過程中得到有效規(guī)避或提前整改，從而提高移交檔案的質量水平，為工程建設過程中同步管理和監(jiān)督管理奠定基礎。

四、結語

通過項目檔案驗收檢查出的共性問題可以發(fā)現，只有制訂切實可行的管理制度，將檔案工作納入項目管理的每個環(huán)節(jié)，加強對檔案人員的培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)素質，增強檔案管理人員的責任心和使命感，才能保證項目檔案的質量，才能提高項目檔案的整體管理水平。