遲麗華 濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院

在信息化建設(shè)不斷普及的今天，紙質(zhì)資源的空間不斷被壓縮，再加上紙質(zhì)資源的信息檢索速度過(guò)慢，已然無(wú)法滿足當(dāng)前快節(jié)奏的生活方式和學(xué)習(xí)方式。如果求學(xué)者或讀者急切地找尋資料，而傳統(tǒng)紙質(zhì)資源無(wú)法在第一時(shí)間滿足其需求，將在一定程度上使圖書(shū)館的價(jià)值降低。現(xiàn)就信息管理系統(tǒng)提高圖書(shū)檔案管理的路徑作簡(jiǎn)要分析。

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)在經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，得到了較大的提升。當(dāng)今時(shí)代是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的時(shí)代，各領(lǐng)域、各機(jī)構(gòu)、各組織都已經(jīng)開(kāi)始建立信息平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)領(lǐng)域、機(jī)構(gòu)以及組織間的聯(lián)系。在互聯(lián)網(wǎng)廣泛普及的今天，人們獲取知識(shí)的途徑不斷增多。今天的人們不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料和文獻(xiàn)；利用互聯(lián)網(wǎng)，人們能夠更加快速、全面地獲取自己想要的知識(shí)，而在互聯(lián)網(wǎng)與人們的生活逐漸變得密切的過(guò)程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)的弊端愈加明顯。圖書(shū)館是收藏各類書(shū)籍的重要場(chǎng)所，是學(xué)生、學(xué)者心向往之的求學(xué)之地，是豐富人們精神文化的重要基地。因此，在信息化的今天，要想充分發(fā)揮圖書(shū)館的作用和價(jià)值，就必須更新圖書(shū)館的信息管理系統(tǒng)，讓圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化，從而更快地為讀者提供更新、更全的知識(shí)。

信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

在經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，我國(guó)社會(huì)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。毫不夸張地說(shuō)，對(duì)于當(dāng)前我國(guó)的一些機(jī)構(gòu)和組織而言，信息化建設(shè)已然成為其政策運(yùn)行的基礎(chǔ)條件。而在互聯(lián)網(wǎng)廣泛普及的今天，傳統(tǒng)的文獻(xiàn)儲(chǔ)存方式，即紙質(zhì)存儲(chǔ)，其缺陷已然暴露無(wú)遺，不僅存儲(chǔ)空間有限，還存在信息質(zhì)量不佳、信息檢索速度慢等問(wèn)題，其已然無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前快節(jié)奏的生活方式。圖書(shū)館資源豐富，曾憑借極大的信息存儲(chǔ)量吸引了各個(gè)領(lǐng)域的人。然而，隨著信息化建設(shè)的普及，互聯(lián)網(wǎng)的作用逐漸被人們所認(rèn)可?，F(xiàn)如今，人們?nèi)粝氩樵冑Y料，只需要在互聯(lián)網(wǎng)上輸入關(guān)鍵詞，便能快速找到自己想要的資料。而圖書(shū)館收藏的紙質(zhì)資源，由于檢索速度過(guò)慢，無(wú)法在第一時(shí)間為人們提供想要的資料，也就無(wú)法發(fā)揮圖書(shū)館的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。為此，在當(dāng)前時(shí)代，圖書(shū)館必須認(rèn)清時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)和社會(huì)的需求，完善自身信息管理系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，提高信息管理系統(tǒng)的質(zhì)量，以期真正實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮圖書(shū)館的價(jià)值和作用。

信息管理系統(tǒng)在圖書(shū)檔案管理中的重要性

在圖書(shū)檔案管理中，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)能夠讓讀者通過(guò)登錄系統(tǒng)的方式，快速地查閱圖書(shū)館內(nèi)的資料和信息，并進(jìn)行閱讀。同時(shí)，圖書(shū)館工作人員也能通過(guò)信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的采編，以及對(duì)讀者信息的管理。相較于傳統(tǒng)的圖書(shū)館檔案管理模式，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)能顯著提升圖書(shū)館檔案管理效率，從而最大程度地發(fā)揮圖書(shū)館的社會(huì)價(jià)值。

信息管理系統(tǒng)的作用就是綜合分析讀者的需求，滿足讀者的需求，有效實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館的業(yè)務(wù)目標(biāo)。當(dāng)前的圖書(shū)館管理系統(tǒng)中有大量的信息需要存儲(chǔ)，這些信息不僅包括文獻(xiàn)資料信息，還包括讀者的相關(guān)信息，如讀者的借閱信息、還書(shū)信息等。但是，這龐大的信息量對(duì)目前的管理系統(tǒng)而言，顯然有些沉重，其無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)對(duì)這些信息的存儲(chǔ)和轉(zhuǎn)化。當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏非?？?，在快節(jié)奏的生活中，人們已經(jīng)沒(méi)有足夠的時(shí)間來(lái)等待書(shū)籍檢索，再加上圖書(shū)館的書(shū)籍?dāng)?shù)量過(guò)于龐大。要想借閱一本圖書(shū)，必然需要花費(fèi)大量的時(shí)間，這顯然有些得不償失。此外，新增書(shū)籍的信息、書(shū)籍的購(gòu)置以及書(shū)籍的擺放等信息，同樣需要以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在管理系統(tǒng)中，這進(jìn)一步增加了管理系統(tǒng)的負(fù)荷。為此，在當(dāng)前的圖書(shū)檔案管理中，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)尤為重要。唯有如此，才能讓圖書(shū)館正常運(yùn)行，有序開(kāi)展，才能發(fā)揮圖書(shū)館的作用和價(jià)值，才能為讀者帶來(lái)便利，滿足讀者的需求。

圖書(shū)館檔案管理的基本內(nèi)容

圖書(shū)館的檔案管理工作主要包括四個(gè)方面：設(shè)備檔案管理、業(yè)務(wù)檔案管理、人事檔案管理以及政文檔案管理。第一，設(shè)備檔案管理，主要是管理圖書(shū)館的設(shè)備資料，包括設(shè)備維修、設(shè)備引進(jìn)等信息，特別是在招標(biāo)采購(gòu)政策頒布后，所采購(gòu)的設(shè)備信息都需要進(jìn)行建檔并保存。第二，業(yè)務(wù)檔案管理，主要是在開(kāi)展日常業(yè)務(wù)的過(guò)程中，圖書(shū)館各部門(mén)所形成的一些資料，其涉及的內(nèi)容主要包括研究材料、匯報(bào)材料、工作開(kāi)展材料以及工作數(shù)據(jù)信息等。第三，人事檔案管理，主要包括圖書(shū)館員工資料、圖書(shū)館用戶資料。其中，員工資料主要包括職稱考評(píng)、員工基本信息、員工崗位配置以及員工崗位變動(dòng)等；用戶資料主要包括用戶基本信息、用戶借閱圖書(shū)信息等。第四，政文檔案管理，主要包括工作日志、圖書(shū)館規(guī)章制度、工作計(jì)劃、年度總結(jié)報(bào)告、會(huì)議記錄、黨政文件以及內(nèi)部研討資料等。政文檔案類的資料收集難度大，導(dǎo)致收集的資料不夠全面，且較為零散。

信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值

技術(shù)價(jià)值

圖書(shū)館日常運(yùn)行過(guò)程中的關(guān)鍵就是信息管理技術(shù)。良好的管理技術(shù)，不僅能夠確保圖書(shū)館正常運(yùn)行，還能為讀者提供良好的服務(wù)平臺(tái)，讓讀者有效地使用圖書(shū)資源，同時(shí)拉近圖書(shū)管理員和讀者間的關(guān)系，有效實(shí)現(xiàn)信息共享，高效處理。相較于傳統(tǒng)管理技術(shù)，信息管理系統(tǒng)運(yùn)行流暢且快速，其極大地提升了信息的傳輸速度，能有效滿足當(dāng)代讀者對(duì)信息獲取的需求，滿足讀者對(duì)信息檢索速度的要求。

管理價(jià)值

在圖書(shū)館管理過(guò)程中，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)能大幅提升其服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水準(zhǔn)。在圖書(shū)館內(nèi)，占據(jù)大量?jī)?chǔ)存空間的是印刷版的紙質(zhì)文獻(xiàn)，這些文獻(xiàn)的日常維護(hù)，需要管理員運(yùn)用手工操作進(jìn)行管理，不僅管理工序復(fù)雜，服務(wù)工序也很煩瑣。而且目前對(duì)這些文獻(xiàn)的管理較為雜亂，不僅無(wú)法提高管理信息的準(zhǔn)確性，還無(wú)法達(dá)成信息共享，嚴(yán)重浪費(fèi)了這些文獻(xiàn)的價(jià)值，同時(shí)也影響了圖書(shū)館效益的增長(zhǎng)，降低了圖書(shū)館的服務(wù)水平和社會(huì)地位。而利用信息管理系統(tǒng)，能對(duì)圖書(shū)館的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文獻(xiàn)數(shù)字化，更有利于發(fā)揮這些文獻(xiàn)的價(jià)值，進(jìn)一步提升信息資源的利用率，增強(qiáng)圖書(shū)館的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

決策價(jià)值

在圖書(shū)館的管理中，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)能有效提升其決策水平。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)環(huán)境的變化日新月異，在這種環(huán)境下，為了確保圖書(shū)館內(nèi)外信息獲取的準(zhǔn)確性，圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)人員必須確保決策的準(zhǔn)確性和可行性，使每一項(xiàng)決策都有依據(jù)。而信息管理系統(tǒng)的支持，能讓管理者有效獲取內(nèi)部和外部的信息，為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供實(shí)際依據(jù)，同時(shí)在決策下達(dá)后及時(shí)反饋實(shí)行信息，便于領(lǐng)導(dǎo)層第一時(shí)間調(diào)整決策方案。此外，在半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的問(wèn)題上，信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠?yàn)楦邔庸芾砣藛T提供相關(guān)分析信息，讓高層管理人員通過(guò)定量分析，得出綜合性信息?？傊?，信息管理系統(tǒng)的作用就是收集信息、處理信息、分析信息，為管理層的決策和管理提供科學(xué)、準(zhǔn)確的依據(jù)。

圖書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

缺乏健全的信息系統(tǒng)

在建設(shè)信息系統(tǒng)的過(guò)程中，部分圖書(shū)館并未根據(jù)自身實(shí)際情況，建立相應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致在收集檔案資料、整理檔案資料的過(guò)程中，缺乏科學(xué)的指導(dǎo)，造成了資料收集不全、資料類型不清、資料查找困難、資料存檔時(shí)間模糊等問(wèn)題。這不僅嚴(yán)重影響了圖書(shū)館的檔案管理工作，更影響了信息系統(tǒng)的使用。在信息時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)資源已經(jīng)無(wú)法滿足讀者的需求，在信息化的過(guò)程中，若信息系統(tǒng)不健全，將嚴(yán)重影響讀者的服務(wù)體驗(yàn)，不利于圖書(shū)館建立良好的社會(huì)形象。

服務(wù)層次過(guò)低

目前，大多數(shù)圖書(shū)館只能滿足材料收集、資料存檔的檔案信息服務(wù)工作，同時(shí)，只能為讀者提供一些基礎(chǔ)的閱覽服務(wù)、查詢服務(wù)以及咨詢服務(wù)等，無(wú)法提供資源共享、快速查詢等服務(wù)，無(wú)法讓讀者享受到良好的用戶體驗(yàn)。在信息化建設(shè)廣泛普及的今天，圖書(shū)館要想提升自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，發(fā)揮自身社會(huì)價(jià)值，就必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，完成信息化建設(shè)，優(yōu)化信息管理工作，提升圖書(shū)館整體服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)充分滿足用戶的需求，讓用戶能夠利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享、專題服務(wù)等。

信息資源利用率不高

信息管理系統(tǒng)具有快捷、高效等特點(diǎn)，不僅能提高圖書(shū)館信息資源的收集效率，還能提升其管理效率，真正實(shí)現(xiàn)信息共享。但是目前，不少圖書(shū)館的信息系統(tǒng)尚未更新，仍在沿用傳統(tǒng)信息技術(shù)，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)上的信息資料利用率較低，導(dǎo)致其工作效率始終較低，也無(wú)法促進(jìn)圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。除此之外，雖然有些圖書(shū)館配備了信息管理系統(tǒng)，但是由于管理人員的能力不足，難以將其作用充分發(fā)揮出來(lái)，導(dǎo)致圖書(shū)館仍在沿用過(guò)去的管理模式，造成了信息資源的浪費(fèi)。

信息管理系統(tǒng)提高圖書(shū)檔案管理的有效路徑

優(yōu)化檔案檢索

在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，為了確保系統(tǒng)的有效性，在設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)盡可能采用一些成熟的技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)。圖書(shū)館在開(kāi)發(fā)檔案信息檢索系統(tǒng)的過(guò)程中，可以采用一些成熟的技術(shù)進(jìn)行設(shè)計(jì)，如數(shù)據(jù)庫(kù)、局域網(wǎng)、html、ASP以及Web等，以及一些大眾型的瀏覽器，再借助B/S方式連接主服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)信息瀏覽和請(qǐng)求，如此一來(lái)，便能讓圖書(shū)管理員更加全面、有效地掌握?qǐng)D書(shū)館內(nèi)的全部信息。

提升用戶體驗(yàn)

在信息管理系統(tǒng)中，設(shè)計(jì)用戶使用界面，讓用戶能夠通過(guò)專屬界面實(shí)現(xiàn)信息查詢、信息收集等，不僅能使系統(tǒng)更加人性化，還有利于管理者對(duì)用戶信息進(jìn)行管理。在主界面的設(shè)計(jì)中，可采用Visual foxpro 6.0中的菜單實(shí)現(xiàn)法，建立主界面，這種主界面的操作和Windows類似。在輸入界面的設(shè)計(jì)中，可設(shè)計(jì)兩個(gè)選項(xiàng)，即圖書(shū)館管理選項(xiàng)和用戶使用選項(xiàng)，并在選項(xiàng)內(nèi)設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)的表單，表單中每一個(gè)選項(xiàng)都會(huì)有相應(yīng)的輸入口，能夠讓用戶或者管理員進(jìn)入后，快速實(shí)現(xiàn)信息查詢或者信息錄入，同時(shí)，在頁(yè)面內(nèi)添加保存功能，能夠存儲(chǔ)已錄入信息，或者記憶用戶或管理員的當(dāng)前操作，便于下次進(jìn)入后，能直接進(jìn)入上一次操作的位置。在設(shè)計(jì)借閱界面時(shí)，可以根據(jù)用戶需求，設(shè)置圖書(shū)借閱功能。在借閱頁(yè)面，添加用戶表單，用戶在輸入借書(shū)證號(hào)后，可顯示用戶的相關(guān)信息，用戶在確認(rèn)信息無(wú)誤后，便可進(jìn)入圖書(shū)借閱頁(yè)面，直接輸入需要借閱的圖書(shū)編號(hào)，然后就能直接找到該圖書(shū)的相關(guān)信息，用戶再次確認(rèn)后，系統(tǒng)將羅列出用戶借書(shū)證號(hào)、圖書(shū)編號(hào)、圖書(shū)借出時(shí)間、用戶還書(shū)時(shí)間等信息，用戶確認(rèn)后，即可借閱圖書(shū)，同時(shí)借閱記錄將被保存。在查詢界面的設(shè)計(jì)中，可以設(shè)計(jì)兩個(gè)選項(xiàng)，分別對(duì)應(yīng)圖書(shū)管理員和用戶，在查詢圖書(shū)時(shí)，可根據(jù)圖書(shū)編號(hào)、書(shū)名、作者三個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行圖書(shū)查詢，在查詢到圖書(shū)后，會(huì)自動(dòng)顯示圖書(shū)的基本信息，包括圖書(shū)編號(hào)、是否借出、書(shū)名、作者、出版社、市場(chǎng)單價(jià)等。

提高管理質(zhì)量

在信息管理系統(tǒng)中，信息管理的內(nèi)容主要包括信息同步、添加信息、修改信息以及信息刪除等。在其中能夠?qū)n案信息進(jìn)行計(jì)劃、發(fā)布、查詢以及錄入。同時(shí)，借助掃描儀，能夠?qū)⒓堎|(zhì)資料存入信息管理系統(tǒng)中，可以采用文字保存或圖片保存的方式，對(duì)資料進(jìn)行數(shù)字化處理和保存，從而形成電子檔案。在之后的修改、添加和刪除過(guò)程中，能夠有效更新其資料，從而極大地優(yōu)化了管理效果，提升了管理人員的工作效率。

信息查詢功能，可由檢索功能實(shí)現(xiàn)；信息發(fā)布功能，可采用HTML形式發(fā)布，讓其能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問(wèn)；辦公計(jì)劃功能，是信息管理系統(tǒng)專門(mén)為管理者設(shè)計(jì)的功能，便于管理者對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和計(jì)劃，同時(shí)還能提示管理事項(xiàng)，便于管理者按照提示內(nèi)容進(jìn)行有序管理，從而提升管理質(zhì)量。

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)的普及，圖書(shū)檔案管理的水平有待提升，而信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅能夠提升圖書(shū)館對(duì)檔案信息的管理水平，還能為讀者提供更加便利的信息服務(wù)。在信息時(shí)代下，互聯(lián)網(wǎng)和人們的生活緊密聯(lián)系在一起，人們對(duì)信息的獲取要求越來(lái)越高。雖然互聯(lián)網(wǎng)上的信息較多，但是過(guò)于零碎，且全面性不強(qiáng)。而要想提升信息的準(zhǔn)確性和全面性，就必須依靠圖書(shū)館。但是，圖書(shū)館傳統(tǒng)的管理模式下，信息檢索速度過(guò)慢，讀者通常需要花費(fèi)大量的時(shí)間等候，這和當(dāng)代快節(jié)奏的生活方式相矛盾。因此，為了滿足人們對(duì)信息的需求，圖書(shū)館必須更新管理方式，積極應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，提升管理質(zhì)量，為人們提供便捷的渠道來(lái)獲取信息，從而滿足人們對(duì)信息的需求。