陳令杰 湖北文理學(xué)院檔案館

高校學(xué)生檔案記錄著學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，包括學(xué)習(xí)成績(jī)、綜合表現(xiàn)等，不僅是學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程的體現(xiàn)，也是用人單位選用人才的重要依據(jù)，學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生而言至關(guān)重要。然而，部分高校的學(xué)生檔案管理工作還存在諸多不足之處，未能詳細(xì)記錄學(xué)生真實(shí)的學(xué)習(xí)情況，導(dǎo)致學(xué)生檔案的作用與價(jià)值未能充分發(fā)揮?，F(xiàn)對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行探究，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供參考。

高校學(xué)生檔案是高校人事檔案的重要組成部分。保障高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，不僅有助于學(xué)生后續(xù)的發(fā)展，還能在一定程度上推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展。但通過(guò)對(duì)當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作的了解，筆者發(fā)現(xiàn)部分高校存在對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視程度不足、檔案材料簡(jiǎn)單且質(zhì)量不佳等問(wèn)題，導(dǎo)致我國(guó)學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量與效果難以有效提升。針對(duì)這一情況，高校應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視，深入探究現(xiàn)存問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)際情況制定針對(duì)性更強(qiáng)、可行性更高的管理方案，以推動(dòng)檔案管理工作順利、高效地進(jìn)行。

高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題

管理理念與技術(shù)落后

現(xiàn)階段，大部分高校在學(xué)生檔案管理工作中都存在管理理念和管理技術(shù)落后的問(wèn)題，檔案管理依然停留在紙質(zhì)檔案管理階段。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案儲(chǔ)存、傳遞的方式也發(fā)生了改變，結(jié)合這一實(shí)際情況，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)該向現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。高校應(yīng)積極運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)學(xué)生檔案資料進(jìn)行精準(zhǔn)管理，將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，這樣一方面可以節(jié)約檔案存儲(chǔ)的空間，另一方面便于相關(guān)工作人員對(duì)檔案進(jìn)行審核、管理與查閱等。

近年來(lái)，隨著高校教育體制改革以及生源擴(kuò)招，學(xué)生檔案的數(shù)量不斷增加，內(nèi)容不斷豐富，雖然部分高校已經(jīng)購(gòu)置了先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，但真正將其運(yùn)用于學(xué)生檔案管理工作的成功案例少之又少，未能真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。此外，相關(guān)工作人員對(duì)信息化檔案管理模式不了解，這也在很大程度上影響了學(xué)生檔案管理工作的開展。比如，在建立學(xué)生檔案前，相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)學(xué)生的實(shí)際情況進(jìn)行全面的了解，但由于工作人員缺乏信息素養(yǎng)，以及檔案管理信息化建設(shè)不足，工作人員難以對(duì)每一位學(xué)生的實(shí)際情況進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，導(dǎo)致學(xué)生檔案不全面，影響了學(xué)生檔案作用的發(fā)揮。出現(xiàn)上述問(wèn)題的根本原因是工作人員缺乏先進(jìn)的學(xué)生檔案管理理念和經(jīng)驗(yàn)，未能將信息技術(shù)與學(xué)生檔案管理工作充分結(jié)合起來(lái)[1]。

缺乏完善的檔案管理制度

缺乏完善的檔案管理制度導(dǎo)致學(xué)校各個(gè)院系的學(xué)生檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性，缺乏專業(yè)人員對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，整體檔案管理工作出現(xiàn)松散、片面等現(xiàn)象，當(dāng)學(xué)生畢業(yè)提取檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。此外，由于學(xué)生檔案由不同部門共同管理，因此很容易出現(xiàn)材料缺失等情況。部分高校未針對(duì)學(xué)生檔案制定統(tǒng)一的內(nèi)容和格式規(guī)范，導(dǎo)致學(xué)生進(jìn)行檔案提交時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)材料不符合標(biāo)準(zhǔn)，需要多次修改的情況，這不僅浪費(fèi)了學(xué)生的時(shí)間和精力，還會(huì)降低檔案管理工作的效率。

此外，部分高校已經(jīng)開始嘗試建設(shè)信息化管理平臺(tái)，期望借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，然而，由于缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，其在實(shí)際工作中依然暴露出諸多問(wèn)題。比如，高校學(xué)生檔案信息的收集與整理往往需要多個(gè)部門、多個(gè)工作人員同時(shí)進(jìn)行，若信息平臺(tái)的訪問(wèn)權(quán)限較低，則學(xué)生檔案的保密工作難以落實(shí)到位，若提高訪問(wèn)權(quán)限又會(huì)增加檔案管理工作的難度，從而造成矛盾。

忽視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

高校學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校日常管理工作的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)該受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視。要想有效提升學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量和效果，需要保證檔案管理工作人員具有較高的綜合能力和素養(yǎng)，能夠全面掌握學(xué)生檔案管理工作的重點(diǎn)。然而目前，大部分高校都沒(méi)有聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作，甚至部分工作人員并非相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能和知識(shí)背景，還有部分高校聘請(qǐng)兼職人員、退休人員或?qū)W生干部對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理。這種管理模式存在人員流動(dòng)性大、工作人員專業(yè)能力不足等問(wèn)題，嚴(yán)重影響著高校學(xué)生檔案管理工作的開展。

除此之外，受管理制度不完善、專業(yè)人才缺乏等因素的影響，部分工作人員在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作時(shí)，會(huì)要求學(xué)生幫忙整理檔案。然而，學(xué)生檔案詳細(xì)地記錄著每一位學(xué)生的實(shí)際情況，包括學(xué)生家庭信息、學(xué)習(xí)情況、身體狀況等，很多材料都涉及學(xué)生的個(gè)人隱私，若工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)，忽視對(duì)學(xué)生個(gè)人信息的保護(hù)，導(dǎo)致這些信息出現(xiàn)泄露等，會(huì)直接對(duì)學(xué)生造成極大的不良影響。如果檔案管理人員缺乏管理意識(shí)，比如進(jìn)行檔案交接時(shí)沒(méi)有按照規(guī)定填寫材料，導(dǎo)致信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，不僅會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量，還會(huì)影響學(xué)生后續(xù)手續(xù)的辦理，降低檔案材料的使用效率。如果工作人員缺乏認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，在管理學(xué)生檔案期間未能認(rèn)真履行自身職責(zé)，導(dǎo)致檔案材料丟失，也會(huì)在很大程度上影響學(xué)生檔案管理工作的順利開展。

無(wú)論是檔案管理工作人員缺乏專業(yè)能力，還是工作態(tài)度不端正，都是高校忽視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的直觀體現(xiàn)。為避免上述問(wèn)題的發(fā)生，高校應(yīng)提高對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重視程度，力求通過(guò)各種培訓(xùn)方式，促進(jìn)相關(guān)工作人員職業(yè)素養(yǎng)的提升[2]。

完善高校學(xué)生檔案管理工作的策略

健全學(xué)生檔案管理制度

健全檔案管理制度，完善日常管理工作標(biāo)準(zhǔn)是提高學(xué)生檔案工作質(zhì)量的重要路徑。高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)重視完善學(xué)生檔案管理制度，按照相關(guān)教育指導(dǎo)文件的要求，結(jié)合學(xué)校教育教學(xué)工作的實(shí)際情況，對(duì)學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，制定出有針對(duì)性、可操作性強(qiáng)的管理制度，明確各個(gè)工作環(huán)節(jié)的細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)，讓相關(guān)工作人員明確自身職責(zé)和工作范圍，盡量避免出現(xiàn)人員冗余、資源浪費(fèi)等情況。

首先，高校應(yīng)鼓勵(lì)相關(guān)工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理制度，轉(zhuǎn)變工作理念，積極嘗試運(yùn)用信息技術(shù)管理學(xué)生檔案，促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作向著信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展；其次，制定嚴(yán)格的學(xué)生檔案管理制度，明確檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，促使工作人員能夠在日常工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，重視各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，從而保障學(xué)生檔案管理工作不被邊緣化；最后，學(xué)校應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，采取統(tǒng)一監(jiān)督的方法，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)管。

落實(shí)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)

進(jìn)行信息化建設(shè)是當(dāng)前高校優(yōu)化教育教學(xué)體制，緊跟時(shí)代發(fā)展，提升教育教學(xué)質(zhì)量的重要渠道。將信息技術(shù)與學(xué)生檔案管理工作充分結(jié)合，能夠優(yōu)化學(xué)生檔案管理模式，使其更加高效、便捷。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，很多工作環(huán)節(jié)都可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行，這有效提高了人們?nèi)粘９ぷ鞯馁|(zhì)量和效率。隨著高校不斷擴(kuò)招，高校的學(xué)生人數(shù)也不斷增加，這給學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。信息化檔案管理模式的落實(shí)，不僅可以節(jié)約人力、物力等資源，還能提升檔案信息的存儲(chǔ)量，提高檔案查詢與管理的便捷度，從而形成一種全新且高效的檔案管理模式，有利于后續(xù)學(xué)生檔案管理工作的推進(jìn)。

在此過(guò)程中，高校學(xué)生檔案管理工作人員要清楚地認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的便捷性，善于運(yùn)用信息技術(shù)開展日常工作，從學(xué)生的角度出發(fā)，借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)了解學(xué)生的思想動(dòng)態(tài)，從而建立起更加開放的檔案管理空間。學(xué)?？梢猿浞掷矛F(xiàn)有的校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，向?qū)W生和教師宣傳先進(jìn)的教育、工作理念，充分利用信息技術(shù)，力求建立起完善的學(xué)生檔案管理工作平臺(tái)[3]。

高校在建設(shè)學(xué)生檔案管理平臺(tái)的過(guò)程中，應(yīng)充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和先進(jìn)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提升平臺(tái)服務(wù)功能，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)平臺(tái)。例如：高?？山柚霸贫恕睆?qiáng)大的儲(chǔ)存功能，在保障信息安全性的前提下，對(duì)電子教學(xué)檔案資源進(jìn)行儲(chǔ)存和管理；教師在準(zhǔn)備教案的過(guò)程中，可以根據(jù)教學(xué)專業(yè)、學(xué)科以及教學(xué)時(shí)間，將相關(guān)教學(xué)資源輸入檔案管理平臺(tái)中，以便有需要時(shí)可以隨時(shí)從平臺(tái)中調(diào)取使用。

提高教師與學(xué)生的檔案管理意識(shí)

提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)是提高學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。此外，高校還需提高教師和學(xué)生的檔案管理意識(shí)，讓全校師生都意識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要性，使其在思想上重視學(xué)生檔案管理工作。

首先，教師應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，充分展現(xiàn)自身職業(yè)素養(yǎng)，并為學(xué)生樹立榜樣，認(rèn)真對(duì)待每一次檔案交接工作，保障學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

其次，大部分學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案的了解十分有限，也不了解學(xué)生檔案管理工作的重要性。對(duì)此，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案知識(shí)的宣傳和普及，不定期開展相關(guān)宣傳活動(dòng)，讓學(xué)生和教師都能正確了解檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)。如果學(xué)生能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要性，那么當(dāng)其發(fā)現(xiàn)檔案管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)就能及時(shí)上報(bào)，從而將問(wèn)題最小化。同時(shí)，學(xué)生在填寫檔案資料時(shí)，也會(huì)更加認(rèn)真仔細(xì)。這有利于推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化開展。

豐富學(xué)生檔案并做好隱私保護(hù)

當(dāng)前學(xué)生檔案的內(nèi)容主要包括學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、家庭情況、獲獎(jiǎng)情況等，為了增強(qiáng)學(xué)生檔案的完整性和全面性，高校應(yīng)豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，比如，從學(xué)生綜合素養(yǎng)的角度入手，加入學(xué)生誠(chéng)信檔案，記錄學(xué)生參加公益活動(dòng)的情況，并以此為基礎(chǔ)，對(duì)學(xué)生的思想道德水平和綜合素養(yǎng)作出評(píng)價(jià)。此外，學(xué)校應(yīng)對(duì)學(xué)生參加的各種比賽、活動(dòng)信息進(jìn)行記錄，這樣能夠有效完善學(xué)生檔案內(nèi)容，提高學(xué)校對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程的了解程度，還有利于相關(guān)接收單位對(duì)畢業(yè)學(xué)生基本情況的了解。

在豐富學(xué)生檔案內(nèi)容的同時(shí)，高校還應(yīng)重視對(duì)學(xué)生檔案中隱私信息的保護(hù)，要安排專門的工作人員對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行記錄、整理、歸檔和管理。工作人員要詳細(xì)記錄檔案交接過(guò)程，并嚴(yán)格把控各個(gè)程序和環(huán)節(jié)，防止非工作人員隨意查閱學(xué)生檔案，也避免學(xué)生檔案在交接的過(guò)程中出現(xiàn)遺失，從而導(dǎo)致信息泄露。這就要求檔案管理工作人員要及時(shí)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行歸檔和記錄。面對(duì)大量的學(xué)生信息記錄工作，檔案管理工作人員要在收集好相關(guān)材料后及時(shí)歸檔，從而更好地保障學(xué)生檔案信息的真實(shí)性和完整性。高校應(yīng)該對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化崗位職責(zé)，保證出現(xiàn)檔案遺失或信息錯(cuò)漏時(shí)能夠在第一時(shí)間找到相關(guān)責(zé)任人，并按照管理制度進(jìn)行處罰。這樣的工作機(jī)制不僅可以提高學(xué)生檔案信息的管理質(zhì)量，還能增強(qiáng)相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任意識(shí)[4]。

提高學(xué)生檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

1.提高檔案管理工作人員的思想覺(jué)悟

高校應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)學(xué)生檔案管理工作，完善檔案管理模式，不定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)教育指導(dǎo)文件，吸取其中的先進(jìn)教育精神，進(jìn)而提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。高校學(xué)生檔案管理工作人員應(yīng)該擁有較高的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任意識(shí)，在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作時(shí)，應(yīng)充分貫徹科學(xué)發(fā)展觀，樹立以人為本的工作理念，在檔案管理工作的過(guò)程中體現(xiàn)出大局觀。

高校學(xué)生檔案管理工作人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，要想實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案信息化管理，不僅需要先進(jìn)的信息技術(shù)作為支撐，還需要工作人員樹立符合時(shí)代要求的管理理念，工作人員只有樹立先進(jìn)的工作理念，才能結(jié)合實(shí)際情況，采取符合檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的管理方式。實(shí)際上，要想讓信息化檔案管理模式全面取代以往的紙質(zhì)檔案管理模式，需要一個(gè)較長(zhǎng)的周期，而在此之前，為了保障高校學(xué)生檔案管理工作不斷向著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，工作人員要秉持先進(jìn)的思想和管理模式，全面促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

2.提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平

學(xué)生檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到相關(guān)檔案管理工作能否順利開展，因此，高校要重視對(duì)檔案管理工作人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，在增強(qiáng)工作人員責(zé)任意識(shí)的同時(shí)，保證其有能力完成相關(guān)工作。高?？梢蚤_展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，幫助檔案管理工作人員整合工作資源，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，從而培養(yǎng)出具有優(yōu)秀檔案管理能力的人才。高校要不斷更新相關(guān)的軟硬件設(shè)施，增加專職、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，從“送出去、引進(jìn)來(lái)”的角度出發(fā)，對(duì)學(xué)?，F(xiàn)有檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)吸引更多專業(yè)人才加入檔案管理工作隊(duì)伍中，以此提升檔案管理工作隊(duì)伍的專業(yè)水平與綜合素養(yǎng)，推動(dòng)高校檔案管理工作的順利開展[5]。

在培養(yǎng)檔案管理工作人員的過(guò)程中，學(xué)校要積極組織校內(nèi)相關(guān)工作人員參與信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)信息技術(shù)設(shè)備、管理方法、前沿技術(shù)與工作理念等方面的學(xué)習(xí)和理解，從而提高其信息技術(shù)素養(yǎng)。

綜上所述，學(xué)生檔案管理工作不僅關(guān)系到高校檔案管理工作的開展，還影響著學(xué)生后續(xù)的工作、學(xué)習(xí)等方面?？梢?，提高學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，保障學(xué)生檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。高校應(yīng)提高對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視程度，深入了解當(dāng)前工作存在的問(wèn)題和不足之處，再結(jié)合實(shí)際情況，從健全管理制度，落實(shí)信息化建設(shè)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)等方面入手，做好學(xué)生檔案的儲(chǔ)存、整理、歸檔和轉(zhuǎn)移工作。