楊 璐 江蘇省海濱康復(fù)醫(yī)院

檔案是對(duì)社會(huì)群體、單位和個(gè)人歷史真實(shí)、全面的反映，同時(shí)也是人類(lèi)社會(huì)積累并傳播知識(shí)的重要工具。基于此，針對(duì)新時(shí)代背景下的基層單位檔案管理工作展開(kāi)研究，分析檔案管理工作的重要性，整理相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，說(shuō)明檔案管理工作現(xiàn)存的主要問(wèn)題并給出針對(duì)性發(fā)展建議，希望可以為同領(lǐng)域工作者提供有效參考。

新時(shí)代背景下，基層檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，不僅能夠積極推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，同時(shí)還可以有效處理好社會(huì)發(fā)展過(guò)程中遇到的各種基礎(chǔ)性問(wèn)題。因此，持續(xù)強(qiáng)化基層檔案管理工作，保證基層檔案建設(shè)和管理工作能夠在未來(lái)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮關(guān)鍵作用。

基層檔案管理工作的重要性

檔案是基層單位發(fā)展歷史的真實(shí)記錄

從宏觀角度來(lái)看，對(duì)基層單位中的檔案進(jìn)行分析具有重要價(jià)值。檔案中的所有文字內(nèi)容，均代表著基層單位在不同歷史階段的發(fā)展?fàn)顩r，并且這些檔案內(nèi)容均為真實(shí)記錄。基層單位要對(duì)這些特定時(shí)間、地點(diǎn)所發(fā)生的特殊事件進(jìn)行十分詳盡的文字記錄。后來(lái)者可借助這些文字內(nèi)容進(jìn)行查閱、研究和分析，進(jìn)而推斷出基層單位在某一時(shí)期內(nèi)受到社會(huì)發(fā)展規(guī)律影響以及歷史進(jìn)程影響所發(fā)生的變化，總結(jié)出更具科學(xué)性和代表性的結(jié)論，并以此為基礎(chǔ)助力基層單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)，為基層單位在未來(lái)的良好發(fā)展提供更為真實(shí)可靠的信息支撐，為基層單位日后的檔案管理工作提供有力保障。

檔案是基層單位社會(huì)活動(dòng)的客觀寫(xiě)照

一般情況下，基層單位檔案主要是基層單位進(jìn)行各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和生產(chǎn)活動(dòng)后產(chǎn)生的一種文字產(chǎn)物，并且具有共同性。所以，基層單位檔案不僅能夠?qū)鶎訂挝坏墓ぷ鲗?shí)踐提供指導(dǎo)，還能夠?yàn)楦鞣N實(shí)踐活動(dòng)提供引導(dǎo)作用。

因此，檔案也可以被視為促進(jìn)基層單位整體建設(shè)的基礎(chǔ)性內(nèi)容，是基層單位建設(shè)和發(fā)展的重要組成部分，不僅能夠?yàn)榛鶎訂挝坏牧己冒l(fā)展規(guī)劃提供指導(dǎo)，還可以站在客觀、真實(shí)的角度，準(zhǔn)確、真實(shí)、細(xì)致地銘刻每一段歷史。基層單位可借助檔案制定出更為適宜的對(duì)策，并對(duì)實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)相關(guān)舉措進(jìn)行有效調(diào)整，確保自身的生產(chǎn)、生活和工作方向的正確性，為社會(huì)進(jìn)步注入新的源動(dòng)力，保證基層單位自身良性發(fā)展的同時(shí)，為社會(huì)秩序發(fā)展提供穩(wěn)定保障。

檔案是基層單位綜合業(yè)務(wù)水平的記錄憑證

檔案可以被視為社會(huì)分工系統(tǒng)中的重要組成部分，也可被視為各不同行業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)工作得以順利開(kāi)展的文本支撐和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

以基層單位的傳統(tǒng)檔案形式為例，常規(guī)工作中的事務(wù)處理進(jìn)程、結(jié)果和決策規(guī)劃信息等均被詳細(xì)記錄在基層單位中的檔案內(nèi)。相關(guān)人員通過(guò)查閱檔案可以更加清晰、直觀地對(duì)基層單位的所有公務(wù)內(nèi)容、義務(wù)履行情況以及工作完成度進(jìn)行詳細(xì)了解。在此基礎(chǔ)上，可以對(duì)基層單位的后續(xù)工作作出妥善布置，提高綜合業(yè)務(wù)水平，為基層單位的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

基層檔案管理工作存在的不足之處

檔案管理缺少足夠的重視

對(duì)于檔案本身而言，其具有重要的管理意義。但是目前部分基層單位的檔案管理工作始終處于不作為的狀態(tài)，同時(shí)相關(guān)管理部門(mén)不太重視自身的檔案管理工作，認(rèn)為做到保管好檔案并在日常檢查過(guò)程中可以流暢查閱即可。

由于這種不正確認(rèn)知意識(shí)的存在，部分單位越發(fā)輕視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作不具備規(guī)劃性，相應(yīng)的管理經(jīng)費(fèi)也無(wú)法得到有效保障。

檔案管理設(shè)備嚴(yán)重匱乏

在部分基層單位中，用于存放檔案的庫(kù)房大多比較陳舊，并且部分設(shè)備老化嚴(yán)重，同時(shí)庫(kù)房也沒(méi)有匹配相應(yīng)的現(xiàn)代化紅外線監(jiān)控設(shè)備、濕溫度管控設(shè)備。

除上述情況外，部分單位部門(mén)甚至沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理職務(wù)，或者直接將檔案庫(kù)房布置在倉(cāng)庫(kù)區(qū)域。檔案管理相關(guān)設(shè)備嚴(yán)重匱乏，很容易出現(xiàn)檔案信息遺失或者變質(zhì)等其他不良情況，最終給單位帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的重大損失。

檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足

現(xiàn)行檔案管理工作崗位呈現(xiàn)出員工流動(dòng)性大的特點(diǎn)，其中，新手管理人員基數(shù)較大。在這樣的情況下，大部分的新手檔案管理工作人員并不具備專(zhuān)業(yè)的管理能力，自身業(yè)務(wù)水平不足，無(wú)法準(zhǔn)確理解檔案管理工作的重要性，同時(shí)也無(wú)法達(dá)到檔案管理工作提出的基本要求。

因此，其在完成檔案信息收集、整理、歸檔任務(wù)的過(guò)程中，無(wú)法快速準(zhǔn)確地完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。部分檔案管理人員在處理轉(zhuǎn)調(diào)信息、轉(zhuǎn)出信息、工資信息及退休信息等檔案資料時(shí)，不能?chē)?yán)格按照檔案管理規(guī)定完成相應(yīng)任務(wù)，這種情況也會(huì)造成檔案轉(zhuǎn)接環(huán)節(jié)中出現(xiàn)密封不當(dāng)?shù)那闆r，最終對(duì)檔案保密性造成直接影響。

缺乏有效的管理

對(duì)目前的基層單位檔案管理發(fā)展?fàn)顟B(tài)進(jìn)行分析，可以了解到部分基層單位在檔案管理制度方面存在明顯欠缺。檔案管理制度缺失使得檔案管理工作在實(shí)際過(guò)程中具有一定局限性。

其中，檔案材料歸檔和收集工作難度尤為突出，不僅缺乏健全的現(xiàn)代化檔案管理體系，還存在檔案管理人員工作態(tài)度散漫，缺乏足夠的責(zé)任心的情況。這些問(wèn)題使得檔案材料收集和歸檔工作處于非常被動(dòng)的狀態(tài)。

因此，收集歸檔資料的過(guò)程，會(huì)出現(xiàn)資料不全面或部分材料內(nèi)容重復(fù)的情況，這樣無(wú)法有效反映真實(shí)信息及具體情況，更有甚者還會(huì)出現(xiàn)檔案材料丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致后期查閱相關(guān)材料時(shí)無(wú)法找到對(duì)應(yīng)資料信息。

基層檔案管理工作未來(lái)發(fā)展對(duì)策

重視檔案收集工作

一般情況下，基層單位檔案管理工作被視為一種記錄該單位過(guò)往經(jīng)歷的文字組織記憶，同時(shí)也是基層單位全體工作人員對(duì)所在基層單位整體發(fā)展歷程的一個(gè)共同認(rèn)知，屬于所有工作人員參與管理和經(jīng)營(yíng)的文字體現(xiàn)形式。

因此，對(duì)于任何一個(gè)基層單位而言，其檔案管理系統(tǒng)都應(yīng)該受到高度重視?；鶎訂挝粦?yīng)采取針對(duì)性和有效性的措施，推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的有序發(fā)展，延續(xù)基層單位的組織記憶形式。在這樣的情況下，檔案資料作為重要的信息載體必須受到足夠的重視。

大部分基層單位在實(shí)際發(fā)展和經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，會(huì)涉及不同領(lǐng)域的活動(dòng)內(nèi)容，而基層單位中的檔案記錄系統(tǒng)需要對(duì)所有活動(dòng)進(jìn)行文字記錄。這種文字記錄形式具有多樣化特點(diǎn)，不僅能有效記錄基層單位發(fā)展過(guò)程中的所有經(jīng)歷與信息，還能夠?qū)ο嚓P(guān)內(nèi)容及信息做出詳細(xì)整合，確保所有收集到的信息都能夠以文字形式被準(zhǔn)確記錄并儲(chǔ)存。

在這樣的情況下，基層單位記錄的檔案內(nèi)容便具備了完整性以及系統(tǒng)性特征，此時(shí)的檔案內(nèi)容同樣具備連續(xù)性，可以為基層單位后續(xù)的各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供必要的資料支持。

基層單位在對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理的過(guò)程中，還需要對(duì)儲(chǔ)存的關(guān)鍵信息內(nèi)容加以重點(diǎn)收集，確保關(guān)鍵信息的管理工作能夠落實(shí)到位，保證信息準(zhǔn)確性，并使其發(fā)揮出應(yīng)有作用，尤其基層單位檔案中涉及的所有管理內(nèi)容均具備較高級(jí)別的全面性特點(diǎn)和完整性特點(diǎn)。

因此，檔案在管理過(guò)程中需要從多方面、多層次、多角度著手，同時(shí)還需要基層單位內(nèi)的所有領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)相關(guān)工作持支持態(tài)度，并積極鼓勵(lì)相關(guān)工作人員和各部門(mén)之間形成協(xié)作管理關(guān)系，進(jìn)一步保證檔案信息收集與管理工作的有效進(jìn)行，建立起更為完整的現(xiàn)代化基層單位組織記憶系統(tǒng)，為基層單位的未來(lái)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和科學(xué)性

基層單位未來(lái)的發(fā)展需要以其檔案管理系統(tǒng)為支撐，進(jìn)一步提升基層單位自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。

檔案系統(tǒng)的發(fā)展與基層單位的發(fā)展之間存在明顯的融合。檔案系統(tǒng)與基層單位之間良好的促進(jìn)關(guān)系，是明確基層單位未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略的重要環(huán)節(jié)。檔案系統(tǒng)只有充分結(jié)合當(dāng)前基層單位在文化角度的發(fā)展內(nèi)容，保證檔案內(nèi)容具有真實(shí)性和科學(xué)性才能保證檔案管理工作達(dá)到理想水平，并為后續(xù)的發(fā)展提供良好保障。

我國(guó)當(dāng)前階段的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)均處于高速發(fā)展時(shí)期，同時(shí)，科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域也在快速發(fā)展。在這樣的背景下，基層單位需要做到與時(shí)俱進(jìn)，將傳統(tǒng)的檔案管理方式合理優(yōu)化，積極為基層單位的整體發(fā)展及各方面經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供助力，借此達(dá)到并不斷強(qiáng)化全面性工作意識(shí)的效果。這既屬于保證基層單位檔案管理科學(xué)性的有效手段，同時(shí)也是保證其合理性的關(guān)鍵內(nèi)容，可以為基層單位塑造更為優(yōu)質(zhì)的社會(huì)形象，還能夠?yàn)榛鶎訂挝惶峁┚哂姓鎸?shí)性的組織記憶。

重視對(duì)基層單位檔案信息內(nèi)容的開(kāi)發(fā)與合理運(yùn)用

檔案作為基層單位的組織記憶，是基層單位內(nèi)所有員工對(duì)所在企業(yè)產(chǎn)生認(rèn)同感的一種集中表現(xiàn)形式，同時(shí)也是基層單位在未來(lái)得到可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力源泉。如，在基層單位檔案管理的過(guò)程中，基層單位內(nèi)的所有檔案管理工作者都必須保證自身工作的有效性，確保經(jīng)過(guò)整合后的檔案內(nèi)容能夠發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值。

同時(shí)，檔案內(nèi)容的展覽形式需要不斷優(yōu)化，利用微電影等現(xiàn)代化形式，將基層單位檔案中的關(guān)鍵信息詳細(xì)且形象地為所有員工集中展示。在這樣的情況下，基層單位檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用，便可以發(fā)揮出更為直接的作用，達(dá)到激活基層單位各級(jí)組織記憶的效果。

重視基層單位檔案管理職能的分類(lèi)

基層單位的發(fā)展歷程及其當(dāng)前階段所經(jīng)營(yíng)的活動(dòng)，共同構(gòu)成了基層單位的組織記憶信息記錄，主要包含基層單位所有部門(mén)及其工作人員的個(gè)人詳細(xì)信息資料以及活動(dòng)資料。

在這樣的情況下，基層單位借助檔案管理，能夠更好地完成對(duì)其自身發(fā)展歷程信息的識(shí)別和分析，進(jìn)而找出自身存在的各種問(wèn)題，并針對(duì)不足之處進(jìn)行深刻反思和總結(jié)，不斷優(yōu)化自身管理并在社會(huì)發(fā)展中獲得更大的發(fā)展與突破，從而為基層單位的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

提升基層單位檔案管理工作人員的綜合能力

基層單位的檔案管理人員需要不斷增加相關(guān)法律知識(shí)的積累。除對(duì)我國(guó)基本的《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》中有關(guān)檔案的基本規(guī)定有足夠的了解，做到爛熟于心外，還需要對(duì)《中華人民共和國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)法》《中華人民共和國(guó)保密法》《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》等其他相關(guān)法律知識(shí)進(jìn)行更加深入的學(xué)習(xí)，盡可能提升自身的法律知識(shí)水平，進(jìn)而提升基層單位檔案管理工作人員的綜合能力。

除此之外，檔案管理人員還需要掌握一定程度的現(xiàn)代化檔案、信息化檔案管理技能。在科技快速發(fā)展的背景下，檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程持續(xù)深入，各種不同類(lèi)型的檔案管理應(yīng)用軟件也在不斷升級(jí)、更新，如果檔案管理人員仍然使用傳統(tǒng)的管理方式，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理整體服務(wù)水平下降，影響其工作效率。

同時(shí)，檔案管理人員還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)以及電子文檔管理知識(shí)，以有效適應(yīng)不同類(lèi)型的計(jì)算機(jī)技術(shù)使用要求，進(jìn)一步提升檔案管理服務(wù)水平，達(dá)到提升工作效率的目的。因此，基層單位需要在發(fā)展檔案管理信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的過(guò)程中，持續(xù)強(qiáng)化自身檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。

綜上所述，對(duì)于基層單位檔案管理工作而言，最核心的屬性在于檔案的真實(shí)性和有效性，這兩種特性在一定程度上使基層單位檔案信息內(nèi)容的收集與管理工作具有實(shí)際價(jià)值。因此，檔案收集和管理部門(mén)必須要保證提供的所有檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性，然后再對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)與整理，為基層單位后續(xù)階段的檔案資料應(yīng)用提供有效保障。