蘆重秋

（遵義醫(yī)科大學，貴州 遵義 563000）

0 引言

網上預約報賬模式的應用極大程度推進了高校財務工作信息化改革，為了構建完善的網上預約報賬系統(tǒng)，需要對大數(shù)據(jù)技術、人工智能技術等先進的技術進行利用，使報銷申請和審批過程更加規(guī)范，提高財務管理的質量和效率，進一步提高財務部門的信息化水平。

1 網上預約報賬系統(tǒng)的缺陷

1.1 系統(tǒng)之間無法互通信息

首先，網上預約系統(tǒng)與財務核算系統(tǒng)無法互通信息，在目前的支出核算工作中，高校師生和工作人員需要提前在系統(tǒng)中填寫報銷單，填寫并提交之后，財務人員就可以在系統(tǒng)中直接審批，核對電子版和紙質版的報銷單信息，根據(jù)報銷單中的數(shù)據(jù)進行核算，通過審批后，財務人員就會在報銷單上簽字。在這種模式下，系統(tǒng)之間的信息主要以單向流動為主，只能從系統(tǒng)中調取信息，如果報銷單中的數(shù)據(jù)存在問題，財務人員無法在系統(tǒng)中反映相關問題，只能以短信或電話的形式通知報銷人，增加了財務人員的工作量。受到系統(tǒng)的限制，報銷人員也無法及時了解預約單處理的情況。

網上預約系統(tǒng)與資產管理系統(tǒng)無法互通信息。在高校的資產管理工作中，財務核算部門與資產管理部門有著不同的工作體系，兩個部門各自獨立，資產管理部門驗收完成后，財務部門再對單據(jù)進行核算，導致資產管理工作和財務核算工作相互分離，兩者無法順利銜接，無法滿足新政府會計制度的規(guī)定。在傳統(tǒng)的工作模式下，對固定資產的入賬時間進行記錄時，兩個部門記錄的時間會產生一定差異，如果入賬時間不夠準確和一致，將會影響折舊計提的準確性，還會降低資源配置效率。

當前的網上預約報賬路徑如圖1 所示，從圖1 中可以看出，各個系統(tǒng)之間缺少連接，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會影響整體的進程，應當根據(jù)網上預約報賬系統(tǒng)的現(xiàn)存問題進行優(yōu)化，加強各個系統(tǒng)的連接，盡可能實現(xiàn)信息互通。

圖1 當前的網上預約報賬路徑

1.2 系統(tǒng)操作復雜，流程煩瑣

網上預約報賬系統(tǒng)的操作比較復雜，系統(tǒng)中包含大量的專業(yè)術語，對報銷人員的技術水平和專業(yè)性提出了較高的要求。有的報銷人員專業(yè)水平較高，但是技術水平較低，無法熟練操作系統(tǒng)，影響報賬審核效率。網上預約報賬有著規(guī)范化的流程，但是該流程相對煩瑣，報銷人員經常要往返學校的財務處，財務人員也要經常給報銷單有問題的報銷人員打電話或發(fā)短信，復雜的操作系統(tǒng)和煩瑣的流程極大程度降低了工作效率，必須對系統(tǒng)和流程進行優(yōu)化設計。

1.3 票據(jù)憑證電子化程度較低

電子票據(jù)和電子憑證是高校財務工作信息化發(fā)展的基礎，在傳統(tǒng)的報賬工作中，一般會拍攝票據(jù)憑證的照片，將照片上傳，只有在審批簽字的環(huán)節(jié)，領導才會查看票據(jù)和憑證的照片，在實際報銷的過程中，仍然需要原始的紙質票據(jù)，同時還要打印審批單，在這種模式下，沒有實現(xiàn)無紙化和電子化發(fā)展的目標。在審計工作中，要想查看過去的票據(jù)憑證，只能在系統(tǒng)中查找憑證號，再到檔案館調取票據(jù)資料，整個過程非常煩瑣，必須不斷提高電子化程度和信息化水平，對電子票據(jù)和電子憑證進行審核和存儲。

2 網上預約報賬路徑的優(yōu)化策略

2.1 加強系統(tǒng)之間的信息互通

首先，建立信息反饋機制，財務人員審批報銷單的數(shù)據(jù)信息時，可以直接在系統(tǒng)平臺上說明報銷單的問題，報銷人員也可以直接看到報銷單的處理狀態(tài)，了解報銷單存在的具體問題，隨時掌握報銷單審核的進程。如果報銷人員想要撤銷報銷單。財務人員在系統(tǒng)中調取報銷單，直接在系統(tǒng)中備注信息，詳細說明報銷單存在的問題，網上預約報賬系統(tǒng)會實時更新財務系統(tǒng)的信息，報銷人員看到財務人員備注的問題后，可以及時進行修改，再次提交報銷單。信息反饋機制能夠有效提高審批效率，減輕財務人員的工作壓力，財務人員不必再單獨聯(lián)系報銷人員，報銷人員也不必頻繁到財務部門了解報賬進程，大大提高了網上預約報賬效率。

對資產管理系統(tǒng)進行優(yōu)化和完善，將該系統(tǒng)加入網上預約報賬平臺中，在統(tǒng)一的平臺下，直接連接財務核算系統(tǒng)。財務人員進行核算時，可以登錄網上預約報賬平臺，進入資產管理系統(tǒng)，直接查看固定資產入賬的相關數(shù)據(jù)，保證基礎數(shù)據(jù)的準確性，這樣才能確保資產核算足夠準確，使高校的資源配置更加合理、科學。財務人員調取資產管理系統(tǒng)的信息時，可以全面掌握固定資產的實際情況，第一時間發(fā)現(xiàn)還沒有入賬的固定資產，直接和資產管理部門進行溝通，提高了部門之間的溝通效率，使對賬工作更加高效，對賬結果更加準確[1]。

優(yōu)化后的網上預約報賬路徑如圖2 所示，將網上預約系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)連接起來，形成一個完整的信息循環(huán)系統(tǒng)，實現(xiàn)信息互通和信息共享，為財務人員和報銷人員提供實時信息和準確的信息。

圖2 優(yōu)化后的網上預約報賬路徑

2.2 簡化網上預約報賬流程

對網上預約報賬系統(tǒng)進行優(yōu)化設計時，應當優(yōu)化網上預約報賬流程。高?？梢院蛙浖尽y行展開合作，軟件公司根據(jù)高校財務工作的實際需求完善網上預約報賬系統(tǒng)，與銀行進行合作時，加強銀?；ヂ?lián)和系統(tǒng)對接，使高校的系統(tǒng)對接到國庫集中支付系統(tǒng)上。為了保證兩個系統(tǒng)順利銜接，可以在高校財務系統(tǒng)中設置項目的名稱與編碼，劃分預算的類型，將兩個系統(tǒng)連接起來。當財務人員審核完憑證后，支付系統(tǒng)會接收到支付信息，自動統(tǒng)計支付的數(shù)據(jù)信息，錄入相關信息，減輕財務人員的工作量，使報銷支付過程更加高效、簡單、方便。完善網行預約報賬系統(tǒng)時，需要注意報銷人員的類型，讓不同的報銷人員采用不同的申請方式[2]，如圖3 所示。

圖3 不同人員的申請方式

利用網上預約報賬系統(tǒng)進行報賬時，報銷人員需要明確網上預約報賬的主要步驟。

（1）確定報銷項目經費本，在系統(tǒng)平臺的查詢框中，輸入關鍵詞，如項目的編號或者名稱，搜索出項目經費本后，直接點擊項目經費成本，了解項目的可用額度和項目當前的余額情況。

（2）報銷人員需要填寫報銷明細，不同報銷項目中的報銷明細有很大差別。例如，在差旅費報銷中，需要詳細寫明出差人員的信息，包括名字、職稱等，還要寫明出差的時間、地點、交通工具等，使不同的信息自動統(tǒng)計到系統(tǒng)之中，當相關費用不能直接進行借款時，應將相關費用發(fā)放到另一方的賬戶中。

（3）采用合適的支付方式，支付方式主要包括以下3 種：①對沖借款。選擇這種支付方式時，系統(tǒng)會顯示出報銷人員的全部項目借款記錄，報銷人員可以填寫部分金額或者全部金額。②對公支付。網上預約報賬系統(tǒng)會記錄單位信息，輸入關鍵詞后，能夠看到單位的相關信息。如果系統(tǒng)中沒有支付單位的信息，需要先填寫單位信息，才能進行對公支付。③對私支付。這種支付方式包括3 種支付類型，校內的網銀對私支付，直接將資金撥付到校園內部人員的銀行卡中；校外的網銀對私支付，將資金支付給其他人員；公務卡支付，將資金撥付到教職工的公務卡中。

（4）提交和打印，報銷人員確認信息準確后，正式提交申請，將預約報銷單打印出來。財務部門通過審核后，就會進入打款環(huán)節(jié)。網上預約報賬系統(tǒng)的整體流程如圖4 所示[3]。

圖4 網上預約報賬系統(tǒng)結構

2.3 采用電子化歸檔方式

在網上預約報賬系統(tǒng)的優(yōu)化過程中，必須要解決電子化程度較低的問題，高校要提供必要的支持，加強軟硬件設施的建設，構建票據(jù)憑證電子影像系統(tǒng)，將紙質憑證快速轉變?yōu)殡娮討{證。從接收票據(jù)開始，到入賬和歸檔，應當全程保持電子化的模式，利用電子影像系統(tǒng)調取電子票據(jù)，將電子合同、電子支付回單、電子票據(jù)存儲到系統(tǒng)平臺中，在系統(tǒng)中輸入憑證號后，可以直接找到對應的電子憑證，不必再到檔案館查找和調取紙質文件，領導和各部門人員可以更方便地查看歷史賬目。在電子化發(fā)展的過程中，需要注意電子票據(jù)的安全問題，應當增強網上預約報賬系統(tǒng)的安全防護等級，避免電子票據(jù)丟失，或者被竊取，在建設電子檔案的過程中，不斷完善電子檔案管理標準，為網上預約報賬提供支持和保障。使用網上預約報賬系統(tǒng)的過程中，需要注意以下事項：對某個項目進行報銷時，如果需要多個經費本，報銷人員填報網上報銷單的時候，需要在經費本上填寫部分報銷金額，對于其他經費成本來說，需要按照原本的報銷方式進行填寫，形成報銷匯總表。如果項目有預算指標，報銷人員一定要根據(jù)預算指標進行填報，避免出現(xiàn)超預算和重新填報的情況[4]。

3 結語

高校要建立信息互通機制和信息反饋機制，在網上預約報賬平臺的支持下，將財務核算系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)連接起來，確保財務人員能夠快速查看其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，報銷人員也能及時了解網上預約報賬的審批進展，對網上預約保障系統(tǒng)和流程進行優(yōu)化設計，全面提高財務工作的信息化水平，提高報賬審批效率。