文/溫明明 張紹誠 牛妍懿
近年來,國家加大了對信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)領(lǐng)域投入,在創(chuàng)新主體的推動之下,現(xiàn)代信息技術(shù)與各個領(lǐng)域融合的更為緊密,使人們的生產(chǎn)生活變得更為智慧化、智能化。校園在建設(shè)和發(fā)展過程中也受到了信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)影響,也在逐漸地向智能化、智慧化方向發(fā)展,智慧校園應運而生。高校在檔案服務進程中也應該主動適應智慧化建設(shè)的時代發(fā)展要求,積極推進智慧校園背景下檔案服務數(shù)字化、智能化,實現(xiàn)對檔案信息采集、分類、存儲、應用、共享的數(shù)字化,充分發(fā)揮檔案信息數(shù)字資源在智慧校園決策、預警、管理中的功能和特殊作用。因此,有必要對智慧校園視角下檔案服務數(shù)字化發(fā)展存在的具體問題、現(xiàn)實作用以及實現(xiàn)路徑相關(guān)問題探討和分析。
高校檔案服務數(shù)字化作為智慧校園建設(shè)的重要組成部分。一方面,智慧校園建設(shè)背景下,為學校檔案管理部門服務手段創(chuàng)新提供了數(shù)據(jù)支撐,能夠?qū)⑿@檔案數(shù)字化服務與校園智慧平臺緊密結(jié)合。有助于擴大學校檔案資源開發(fā)利用共享覆蓋范圍,為學校及相關(guān)部門推動校園建設(shè)提供檔案信息支持[1]。另一方面,有利于學校檔案信息資源開發(fā)利用,學校檔案管理部門在智慧校園背景下,能夠借助不同的信息手段對校園檔案信息資源進行開發(fā),并有針對性地提供個性化校園檔案信息服務,充分挖掘校園檔案信息價值。
第一,提升檔案管理系統(tǒng)的便捷性。檔案服務是學校管理工作的重要組成部分,涉及學校未來發(fā)展以及教育教學等多個方面。但由于檔案服務的復雜性、長期性,因此很難立竿見影,常常被忽略。加之對檔案服務工作政策支持力度不足,人員配置不全面,往往導致學校檔案基礎(chǔ)力量薄弱,在檔案服務數(shù)字化發(fā)展方面進展緩慢。智慧校園背景下,通過智慧校園平臺建設(shè)能夠使學校檔案系統(tǒng)與智慧校園平臺融為一體,進而在智慧校園平臺開設(shè)專門窗口,為檔案管理部門提供信息服務提供載體,進一步提升校園檔案系統(tǒng)服務的便捷性和系統(tǒng)性,充分利用檔案管理系統(tǒng)優(yōu)勢,實現(xiàn)對校園檔案信息的全面收集。由于學校檔案涉及教學、科研、學生、行政等多個主體,而且很多個人檔案信息也是校園檔案管理部門收集的主要對象,一旦部分人員檔案意識薄弱或基層部門對檔案信息重視程度不足,很可能就會造成檔案信息收集不全,檔案信息收集遲緩問題。通過檔案管理系統(tǒng)與智慧校園平臺融合,能夠從校園平臺對各類檔案資源進行收集,實現(xiàn)了對各類檔案信息資源的數(shù)字化和自動化收集。
第二,增強檔案信息服務的互聯(lián)性。校園檔案管理部門可以借助智慧校園東風,充分利用智慧校園建設(shè)的各種優(yōu)勢,建立起全方位、立體化的檔案信息服務網(wǎng)絡。在技術(shù)賦能背景下,檔案管理部門可以與其他部門建立起互動聯(lián)系,包含檔案信息資源開發(fā)、信息共享等多個層面,打破檔案信息服務時空限制。檔案信息服務對于學校發(fā)展起著至關(guān)重要作用,通過檔案管理部門與檔案服務對象的立體聯(lián)系,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的深度交流,實現(xiàn)檔案一體化管理、互動化管理,有效地轉(zhuǎn)變校園其他部門以及相關(guān)人員的檔案觀念,認識到檔案服務數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性。同時隨著校園相關(guān)部門以及服務主體對檔案信息服務提出的要求越來越多樣化,也有助于推進校園檔案管理部門服務轉(zhuǎn)型升級,為廣大師生參與檔案管理工作提供了空間和可能,實現(xiàn)了檔案管理體制機制、方式方法的開放創(chuàng)新、協(xié)同創(chuàng)新、公開創(chuàng)新,為檔案服務數(shù)字化提供更為多元化的參與主體,有助于建立可持續(xù)發(fā)展的校園檔案管理理念。
智慧校園背景下,為檔案服務數(shù)字化發(fā)展提供了技術(shù)支持,而檔案服務數(shù)字化發(fā)展也有助于推進校園發(fā)展。但同時我們也要深刻地認識到檔案服務數(shù)字化發(fā)展也面臨著一些現(xiàn)實困境。
第一,檔案服務數(shù)字化面臨著信息安全挑戰(zhàn)。學校檔案是學校在發(fā)展過程中形成的各類有價值的檔案資源,這些檔案資源是學校發(fā)展的真實記錄和客觀反映,其中在教學科研方面,很多檔案信息資源對某項科研項目甚至國家利益都產(chǎn)生著重要影響,因此如何處理好檔案信息公開、共享與保密關(guān)系成為了當前檔案服務數(shù)字化發(fā)展面臨的一項重要課題,一旦在檔案服務數(shù)字化發(fā)展過程中泄露檔案信息,可能侵犯個人、學校和國家利益。需要學校在檔案服務數(shù)字化發(fā)展過程中對檔案信息公開界限進行界定,有效地解決信息安全風險與檔案信息開發(fā)之間的矛盾。特別是對于一些有重大科研和保存價值的原始性、憑證性信息應該如何進行開發(fā)還要進行系統(tǒng)思考[2]。加之,在學校推進檔案服務數(shù)字化進程中也容易受到外部和黑客和病毒攻擊,這些安全挑戰(zhàn)都值得我們注意。
第二,檔案服務數(shù)字化面臨著技術(shù)開發(fā)利用共享挑戰(zhàn)。技術(shù)賦能背景下,雖然為檔案服務數(shù)字化發(fā)展提供了技術(shù)支持,但也帶來了信息安全挑戰(zhàn)和檔案信息資源開發(fā)利用共享挑戰(zhàn)。從目前看,部分學校在檔案管理過程中,很多檔案管理人員在技術(shù)層面并不過關(guān),對現(xiàn)代信息技術(shù)掌握的并不全面,在檔案信息開發(fā)利用共享過程中還面臨著嚴重的技術(shù)困境。而本身學校檔案管理部門編制是非常緊張,很難在短時期內(nèi)招聘大量優(yōu)秀人才來服務檔案數(shù)字化發(fā)展。加之,部分學校在檔案服務數(shù)字化發(fā)展過程中本身非常保守,因此在檔案信息開發(fā)利用共享方面主動性和積極性相對較弱,這在一定程度上影響了檔案服務數(shù)字化實際推進效果。
檔案服務數(shù)字化發(fā)展的長效運行,需要朝規(guī)范化、安全化、智能化方向發(fā)展,為此搭建線上管理平臺,優(yōu)化檔案服務內(nèi)容與形式,增強檔案服務的精準性和共享性,是現(xiàn)階段智慧校園建設(shè)和檔案數(shù)字化服務工作的一項重點內(nèi)容。
第一,構(gòu)建線上平臺。近年來,很多高校檔案管理部門積極嘗試檔案數(shù)字化服務,搭建檔案管理系統(tǒng),并將檔案管理系統(tǒng)與智慧校園建設(shè)同規(guī)劃、同部署,為更好地發(fā)揮檔案服務職能,一方面,檔案管理部門要在智慧校園平臺搭建一站式服務窗口,通過搭建線上平臺,實現(xiàn)對檔案信息服務領(lǐng)域時間和空間拓展[3]。學校主要領(lǐng)導要將檔案服務數(shù)字化發(fā)展納入學校長期規(guī)劃之中,并有效解決當前檔案服務數(shù)字化發(fā)展的技術(shù)問題、安全問題、經(jīng)費問題和制度問題。另一方面,實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與學校OA系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)和教務系統(tǒng)的有效銜接,進一步提升檔案管理系統(tǒng)的兼容性,為下一步檔案資源相互融合,檔案信息共享提供有利條件,有效的消除檔案“信息孤島”。通過線上平臺搭建,為學生和教師提供學籍信息查詢、教務信息查詢、科研信息查詢等多元化服務,進一步提升服務的智能性和便捷性。
第二,提供智能化精準服務和共享服務。新時期在智慧校園建設(shè)過程中,更需要檔案信息資源發(fā)揮支持性作用。在檔案服務數(shù)字化發(fā)展過程中需要對各類檔案信息資源整合,并建立學校檔案數(shù)字庫,對各類檔案信息進行分類,形成檔案信息研究課題,結(jié)合用戶需求實現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)利用和共享。并加強與學校其他部門甚至社會組織聯(lián)系互動,為不同用戶主體提供精準化、智慧化共享信息服務[4]。在具體實施過程中,一方面,檔案管理部門內(nèi)部要重視人才培養(yǎng),使檔案管理人員具備必備的信息素養(yǎng),能夠利用多種信息技術(shù)開展精準服務。另一方面,要在思想上與時俱進,充分認識到智慧校園發(fā)展對檔案管理部門職能轉(zhuǎn)型帶來的有利優(yōu)勢,在檔案服務數(shù)字化過程中要樹立大數(shù)據(jù)思維,主動服務意識,結(jié)合用戶需求,重視檔案服務的主動性和積極性。
總之,新形勢下智慧校園建設(shè)已經(jīng)勢在必行,智慧校園建設(shè)對學校管理工作將會產(chǎn)生深刻影響。學校檔案管理部門作為智慧校園建設(shè)落實的重要主體,也應該主動適應智慧校園建設(shè)的各項要求,積極探索檔案服務數(shù)字化發(fā)展。并借助政策優(yōu)勢、資金優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢實現(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級。在具體推進過程中,要加快檔案信息資源開發(fā),形成內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案數(shù)據(jù)庫,進一步拓展檔案信息服務的深度和廣度。同時建立線上與線下和互動服務模式,有效地解決檔案信息服務“信息孤島”,搭建更符合用戶需求的檔案信息共享渠道,進一步提升學校檔案信息服務質(zhì)量。