文/董林玨

近年來(lái)，我國(guó)高等教育快速發(fā)展，很多高職院校的辦學(xué)規(guī)模在不斷地?cái)U(kuò)大，相應(yīng)地其辦公室工作職能也逐漸發(fā)生改變。在新形勢(shì)下，高職辦公室管理工作者要主動(dòng)迎接新挑戰(zhàn)和新問(wèn)題，積極調(diào)整相關(guān)管理方式與內(nèi)容，從而促使辦公室管理緊跟時(shí)代的步伐，繼續(xù)保持良好的服務(wù)職能。高職辦公室管理工作的有效路徑的探究要有目的、有步驟，覆蓋工作人員素質(zhì)提升、工作內(nèi)容改革、工作方式創(chuàng)新等多個(gè)方面。

一、高職辦公室管理

1.高職辦公室管理的特點(diǎn)

一般來(lái)說(shuō)，高職辦公室工作具有顯著的服務(wù)性和政策性特點(diǎn)，相關(guān)人員需要起草政策性綱領(lǐng)和各種類型的文件，并為高職發(fā)展提供服務(wù)。在很多情況下，高職辦公室的工作人員除了需要完成指示性和日常性工作之外，還需要處理一些難以預(yù)料的情況，此類突發(fā)情況具有明顯的被動(dòng)性。從整體來(lái)看，高職辦公室是綜合科室，涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的內(nèi)部約束力，并具備高職內(nèi)部的行政管理屬性。從組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)過(guò)程來(lái)看，高職辦公室為了達(dá)到一定的組織目標(biāo)，需要對(duì)不同性質(zhì)、不同類型的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行梳理與劃分，對(duì)組織內(nèi)部的權(quán)力責(zé)任和人物流程進(jìn)行合理規(guī)劃，然后以此為基礎(chǔ)構(gòu)建更為完善的管理體系，以促進(jìn)內(nèi)部組織關(guān)系的協(xié)調(diào)和資源的聚集。

2.高職辦公室管理的內(nèi)容

就其本身而言，高職辦公室屬于綜合管理機(jī)構(gòu)，需要負(fù)責(zé)黨委日常工作和行政工作的同時(shí)，圍繞高職的管理舉措進(jìn)行整體調(diào)度與安排，也就是說(shuō)它發(fā)揮著高職信息運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐作用。高職辦公室管理的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面。一是，服務(wù)職能，一方面高職辦公室要為上級(jí)主管部門提供服務(wù)，另一方面它要為本校廣大師生提供相應(yīng)的教學(xué)科研服務(wù)。二是，協(xié)調(diào)職能，主要包括高職辦公室的日常工作協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)、決策協(xié)調(diào)以及會(huì)議協(xié)調(diào)等。三是，督辦職能，具體是指對(duì)工作進(jìn)行計(jì)劃與檢查的過(guò)程，其目的在于貫徹落實(shí)各項(xiàng)教育方針政策，與教育主管部門相互配合共同決定各項(xiàng)文件的落實(shí)方式，政策落實(shí)范圍主要包括會(huì)議精神以及上級(jí)的方針政策。此外，高職辦公室管理的內(nèi)容還包括學(xué)校內(nèi)部布置的重點(diǎn)工作，比如某些師生反映強(qiáng)烈且涉及到他們切身利益的事項(xiàng)。

二、高職辦公室管理工作的問(wèn)題

1.管理觀念滯后

部分高職辦公室工作人員未能做到與時(shí)俱進(jìn)，其工作理念和工作模式創(chuàng)新跟不上時(shí)代發(fā)展步伐，對(duì)當(dāng)下的高職辦公室工作的要求缺少理性認(rèn)識(shí)，工作實(shí)施及其創(chuàng)新積極性不高。此外，還有部分工作人員未能充分意識(shí)到辦公室管理工作對(duì)高職教育發(fā)展的重要性，缺乏一定的服務(wù)意識(shí)。高職辦公室日常管理工作內(nèi)容繁雜、流程繁瑣，極大地消磨了相關(guān)工作人員的工作熱情與積極性，事務(wù)性工作導(dǎo)致對(duì)新出臺(tái)的各種文件和管理制度研究不到位，在工作上不求上進(jìn)，機(jī)械地執(zhí)行各種操作的現(xiàn)象普遍存在。相關(guān)工作人員缺乏對(duì)重要事件有效分析，自然不能在該事件研究過(guò)程中提出合理的、創(chuàng)新性建議。這種工作思維是封閉的，難以滿足高職教育發(fā)展對(duì)辦公室管理工作提出的新要求。

2.人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

處理上級(jí)和下級(jí)部門的各項(xiàng)事務(wù)，是高職辦公室工作人員的重要日常工作內(nèi)容，很多時(shí)候他們埋頭于工作瑣事，而忽視了自身專業(yè)能力的發(fā)展。這對(duì)辦公室工作效率的提升是不利的，高職辦公室工作人員需要通過(guò)自身素質(zhì)的提升與工作模式的革新，將自己從各種繁瑣事務(wù)中解脫出來(lái)。此外，高職辦公室由于人員變動(dòng)，存在從本校教學(xué)部門或者行政部門人員調(diào)配的情況，導(dǎo)致辦公室管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)參差不齊，部分工作人員缺少相應(yīng)的管理能力和工作經(jīng)驗(yàn)。工作模式較為固定，使辦公室人員缺乏必要的創(chuàng)新意識(shí)和主動(dòng)性，是高職辦公室管理效率提升的阻礙因素之一。

3.管理制度缺乏

對(duì)相關(guān)管理制度的執(zhí)行力度不足，也是阻礙高職辦公室管理效率提升的重要因素，之所以會(huì)出現(xiàn)這種情況，是因?yàn)楣ぷ魅藛T的實(shí)際工作與實(shí)際情況存在偏差，不符合當(dāng)下的高職辦公室管理工作發(fā)展要求。首先，管理制度不夠科學(xué)，造成了獎(jiǎng)懲不清楚、權(quán)責(zé)不明晰。其次，缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，很多獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的執(zhí)行不到位，工作人員的工作積極性未能被有效調(diào)動(dòng)起來(lái)。再次，高職辦公室工作缺乏一定的計(jì)劃性與針對(duì)性，相關(guān)工作人員被動(dòng)接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的各種任務(wù)，無(wú)法有效平衡工作和休息。

三、應(yīng)對(duì)高職辦公室管理工作問(wèn)題的策略

1.樹(shù)立正確管理觀念

高職辦公室工作人員要破除陳舊思想觀念的束縛，保持管理觀念的與時(shí)俱進(jìn)，正確認(rèn)識(shí)辦公室管理工作與學(xué)校發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，保持自身工作思想和模式與學(xué)校發(fā)展在方向上的一致性，并在日常工作實(shí)踐中不斷強(qiáng)化自己的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，提升自己的服務(wù)水平。首先，高職辦公室工作人員應(yīng)堅(jiān)持自我學(xué)習(xí)，不斷借鑒先進(jìn)的管理方法和管理模式，以創(chuàng)新自己的管理手段，使其能夠支撐學(xué)校辦公室的管理工作有效性的不斷提升。其次，相關(guān)人員要保持熱情向上的精神面貌，主動(dòng)轉(zhuǎn)變工作思想。最后，高職辦公室工作人員要在日常工作過(guò)程中不斷強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)，基于服務(wù)效果的提升創(chuàng)新工作模式。辦公室工作人員要意識(shí)到，自己服務(wù)的對(duì)象不僅是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，而且包括學(xué)校學(xué)生與教師，不斷提升自己的日常教學(xué)服務(wù)能力。在服務(wù)過(guò)程中，要多了解各個(gè)部門的實(shí)際運(yùn)行情況和需求，并適當(dāng)參與到科學(xué)研究工作中，從而有效掌握相關(guān)工作的動(dòng)態(tài)，提升工作效率與針對(duì)性。

2.加強(qiáng)人員素質(zhì)培訓(xùn)

作為辦公室管理工作的實(shí)施主體，辦公室工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接決定了高職辦公室管理效率和質(zhì)量。故而，高職要關(guān)注辦公室工作人員的專業(yè)知識(shí)積累與業(yè)務(wù)素養(yǎng)培養(yǎng)，打造一支與時(shí)俱進(jìn)、工作積極性高、服務(wù)質(zhì)量好、業(yè)務(wù)素質(zhì)高并能夠不斷地適用新工作形勢(shì)的優(yōu)秀辦公室管理隊(duì)伍。首先，要加強(qiáng)辦公室工作人員思政教育，促使他們不斷積累思想政治理論知識(shí)、提升思想道德修養(yǎng)，引導(dǎo)他們形成政治責(zé)任感和思想意識(shí)，并持續(xù)保持良好的工作作風(fēng)。高職辦公室工作人員要在工作中勇于承擔(dān)責(zé)任、嚴(yán)格遵守制度與工作原則，以高度的政治使命感和責(zé)任感去做好各項(xiàng)工作。其次，高職要提升辦公室工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，比如對(duì)業(yè)務(wù)素質(zhì)較低或者缺乏工作經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)優(yōu)秀辦公室管理人員的選拔，從而有效提升辦公室工作人員的整體服務(wù)質(zhì)量和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。不斷完善工作人員之間的合作與互助機(jī)制，讓經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工為新入職員工樹(shù)立工作的榜樣、提供工作的指導(dǎo)、傳遞工作的經(jīng)驗(yàn)，促使新入職員工在管理實(shí)踐中不斷提升組織協(xié)調(diào)的能力、積累溝通技巧，形成高效工作所必須的問(wèn)題分析與解決能力、語(yǔ)言組織能力、口頭及文字表達(dá)能力。最后，高職院校要加強(qiáng)辦公室工作人員職業(yè)道德建設(shè)，促使他們恪守職責(zé)、愛(ài)崗敬業(yè)，時(shí)刻保持好良好的職業(yè)道德操行，將自身工作與院校發(fā)展相聯(lián)系。高職辦公室工作人員要將生活與工作分開(kāi)，及時(shí)解決日常工作中遇到的難題與困難，避免將生活瑣事帶到日常的工作中。對(duì)待相關(guān)工作要誠(chéng)懇寬容，用職業(yè)道德進(jìn)行嚴(yán)格的自我約束，切忌態(tài)度傲慢、囂張、懈怠。

3.構(gòu)建完善管理制度

構(gòu)建完善管理制度是提升高職辦公室管理效率，實(shí)現(xiàn)辦公室規(guī)范化管理的基本途徑與措施，高職要不斷完善辦公室管理制度，使其不斷適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)?，F(xiàn)階段的高職辦公室工作中存在很多陳舊的規(guī)章制度，這些規(guī)章制度已經(jīng)不能滿足高職發(fā)展以及辦公室管理工作的相關(guān)要求。高職要及時(shí)刪除或者修改一些不適合的辦公室制度，并對(duì)那些不健全的制度進(jìn)行修改和修訂，從而促使辦公室規(guī)章制度更加具有可行性和執(zhí)行價(jià)值，讓辦公室人員有據(jù)可依、有章可循。此外，高職還要明確辦公室工作人員工作創(chuàng)新的具體方向，確保其工作完整性、連續(xù)性，保證其工作價(jià)值得以有效體現(xiàn)，比如辦公室工作人員可以針對(duì)學(xué)?；顒?dòng)和科研活動(dòng)，創(chuàng)新工作方案、擬定工作計(jì)劃。

綜上所述，新教育制度下高職要針對(duì)辦公室管理的具體問(wèn)題，提出可靠性措施，從而提升辦公室管理水平，促進(jìn)其管理職能的有效發(fā)揮，為院校的穩(wěn)定運(yùn)行打好基礎(chǔ)。經(jīng)過(guò)對(duì)辦公室管理模式的有效改革，可以使辦公室人員教學(xué)、教研、發(fā)展決策等方面發(fā)揮更大的服務(wù)作用，高職院校要對(duì)此引起高度重視。