郭 雯
(湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生工作處,湖南 長沙 410100)
6S 管理,源自日本的5S,即整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)5 個(gè)項(xiàng)目,再加上安全這個(gè)項(xiàng)目。因前5 個(gè)項(xiàng)目的日文羅馬標(biāo)注發(fā)音和第6個(gè)項(xiàng)目的英文單詞都以“S”開頭,所以簡稱為6S。將6S 管理應(yīng)用于高職院校學(xué)生公寓管理實(shí)踐中,對于打造高效、優(yōu)質(zhì)、安全、舒適的學(xué)生公寓具有重要意義。6S 管理能夠助力學(xué)生公寓從衛(wèi)生保潔轉(zhuǎn)變到規(guī)范管理,實(shí)現(xiàn)對學(xué)生生活和學(xué)習(xí)環(huán)境的全面管理,從而為學(xué)生創(chuàng)造更加舒適、便捷的生活條件。學(xué)生通過參與6S 管理實(shí)踐,能夠培養(yǎng)自我管理和自我約束的能力,增強(qiáng)責(zé)任感和團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神,也能夠在實(shí)踐中學(xué)到有關(guān)環(huán)保、衛(wèi)生、安全等方面的知識。此外,實(shí)施6S 管理能夠提高學(xué)校的管理水平和服務(wù)水平,對于推動(dòng)高校管理現(xiàn)代化具有積極的作用。
6S 管理是一套用于組織和管理的體系,旨在通過改善工作環(huán)境和工作流程,提高效率和生產(chǎn)力。公寓是高職院校學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的重要場所。高職院校學(xué)生公寓6S 管理的內(nèi)容與一般的6S 管理相似,但是根據(jù)在校學(xué)生的生活習(xí)慣進(jìn)行有側(cè)重的調(diào)整。
整理指的是去除學(xué)生公寓中不必要的物品,只留下必需品。學(xué)生公寓管理人員應(yīng)該定期檢查住宿學(xué)生的物品情況,對于過期或無用的物品進(jìn)行清理。這可以使公寓內(nèi)的物品更加有序,減少垃圾堆積,從而提高公寓的整體衛(wèi)生程度和舒適度。此外,整理可以幫助學(xué)生更好地管理自己的物品,讓他們在有限的空間內(nèi)存放更多的物品。
整頓指的是對學(xué)生公寓內(nèi)的家具、設(shè)備、工具等物品進(jìn)行布置,使其擺放整齊有序,方便學(xué)生使用。學(xué)生公寓管理人員需要制定標(biāo)準(zhǔn)的擺放位置,例如洗漱用品的位置、清潔用品的位置等,確保學(xué)生可以在指定位置取放相關(guān)用品。此外,學(xué)生公寓管理人員應(yīng)該為學(xué)生宿舍內(nèi)其他物品的擺放提供示例和標(biāo)準(zhǔn),使學(xué)生養(yǎng)成有序的習(xí)慣。
清掃指的是保持學(xué)生公寓內(nèi)的衛(wèi)生清潔,例如定期打掃公共區(qū)域、清理垃圾等。學(xué)生公寓管理人員需要制定清掃計(jì)劃,確保公共區(qū)域的清潔和衛(wèi)生,提供一個(gè)安全、健康的學(xué)習(xí)生活環(huán)境。此外,學(xué)生公寓管理人員應(yīng)該定期檢查學(xué)生住房內(nèi)的衛(wèi)生情況,督促學(xué)生保持房間清潔。
清潔指的是建立學(xué)生公寓管理的標(biāo)準(zhǔn)化流程,例如辦理入住和退寢的手續(xù)規(guī)定、公共區(qū)域的使用規(guī)定等。通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程,管理人員可以更好地規(guī)范學(xué)生公寓管理的工作流程,避免不必要的紛爭和投訴。此外,標(biāo)準(zhǔn)化的流程可以幫助學(xué)生更好地理解公寓管理的要求和規(guī)定,提高學(xué)生的滿意度。
素養(yǎng)旨在確保學(xué)生公寓管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行。學(xué)生公寓管理人員需要對學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn),確保學(xué)生能夠理解并遵守公寓管理的各項(xiàng)規(guī)定。同時(shí),學(xué)生公寓管理人員應(yīng)該監(jiān)督學(xué)生公寓管理的執(zhí)行情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正不規(guī)范的行為,確保學(xué)生公寓管理的紀(jì)律性和規(guī)范性。
安全指的是確保學(xué)生公寓內(nèi)的居住安全。學(xué)生公寓管理人員需要定期檢查公寓內(nèi)的安全設(shè)施,例如消防設(shè)備、門鎖、電線等,確保這些設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí),學(xué)生公寓管理人員需要制定安全規(guī)定,例如禁止明火、禁止私拉電線、禁止使用大功率用電設(shè)備、禁止豢養(yǎng)寵物等,以保障學(xué)生的人身財(cái)產(chǎn)安全。
筆者在對高職院校某專業(yè)學(xué)生公寓6S 管理試點(diǎn)的實(shí)踐中發(fā)現(xiàn):與其他專業(yè)相比,進(jìn)行6S管理的學(xué)生宿舍,其學(xué)生的生活養(yǎng)成、紀(jì)律觀念、安全意識、責(zé)任意識、合作精神均有一定改善,學(xué)生對自我的認(rèn)知也更為客觀。同時(shí),學(xué)生公寓6S 管理的實(shí)施過程中存在一些有待解決的問題。
目前在高職院校中,學(xué)生公寓管理牽涉到學(xué)生管理、后勤、物業(yè)等多個(gè)部門,存在缺乏統(tǒng)籌、權(quán)責(zé)不清的情況。學(xué)生公寓6S 管理在試點(diǎn)專業(yè)小范圍嘗試尚可,但全面推行需要學(xué)校進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)并出臺相關(guān)政策進(jìn)行支持。同時(shí),6S 管理在短時(shí)間內(nèi)見效快,也能使學(xué)生公寓的內(nèi)務(wù)情況得到較大改觀,但時(shí)間一長,學(xué)生容易產(chǎn)生倦怠,從而導(dǎo)致6S 管理流于表面。6S管理要從形式化走向習(xí)慣化,再將習(xí)慣轉(zhuǎn)化為個(gè)人素養(yǎng),必須在理念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變,在制度上加以約束。
由于宣傳力度不足或宣傳方式不當(dāng),學(xué)生對6S 管理的認(rèn)知度和參與度可能較低,從而影響6S 管理的推進(jìn)和效果。為了讓6S 管理被所有學(xué)生理解和接受,學(xué)生公寓管理人員需要制定詳細(xì)的宣傳計(jì)劃,通過多種渠道向?qū)W生宣傳6S 管理的理念和方法。同時(shí),在6S 管理的實(shí)施過程中,學(xué)生的參與度直接關(guān)系到管理的效果和質(zhì)量。然而,由于個(gè)性、生活習(xí)慣等方面的因素,一些學(xué)生可能對6S 管理缺乏興趣或積極性,從而導(dǎo)致管理人員難以推進(jìn)6S 管理。在高職院校中,大多數(shù)學(xué)生成長在比較優(yōu)渥的物質(zhì)條件中,生活惰性較強(qiáng),自理能力不足。實(shí)踐中一些管理人員沒有認(rèn)識到學(xué)生在公寓管理中的主體地位,往往以強(qiáng)制性的訓(xùn)誡、說教推動(dòng)學(xué)生被動(dòng)參與,從而招致學(xué)生的反感。因此,公寓管理人員在實(shí)施6S 管理時(shí),不能一味地強(qiáng)制,而要靈活運(yùn)用管理手段和方法,提高學(xué)生的參與度。
一方面,學(xué)生公寓管理人員的管理意識和管理能力與6S 管理的要求存在一定差距,導(dǎo)致6S 管理難以落實(shí)到具體的行動(dòng)和細(xì)節(jié)上,從而影響6S 管理的質(zhì)量和效果。此外,部分高職院校的公寓管理外包給物業(yè)公司,物業(yè)公司從經(jīng)濟(jì)效益出發(fā)招聘的管理人員專業(yè)素養(yǎng)自然參差不齊,工作態(tài)度與責(zé)任心也難以保證。另一方面,學(xué)生公寓6S 管理需要一定的經(jīng)費(fèi)支持和物資支持。由于資金和物資的限制,高職院校往往難以在公寓6S 管理上進(jìn)行大規(guī)模投入。“巧婦難為無米之炊”,部分高職院校校區(qū)內(nèi)老舊的基礎(chǔ)設(shè)施條件不但不能滿足6S 管理理念的要求,而且為學(xué)生公寓管理埋下諸多隱患。
針對學(xué)生公寓6S 管理面臨的問題,高職院??梢詮囊韵聨讉€(gè)方面入手,采取有效措施,促進(jìn)學(xué)生良好行為習(xí)慣的養(yǎng)成,促進(jìn)學(xué)校良好公寓文化的形成。
高職院校學(xué)生公寓實(shí)施6S 管理,首先要糾正思想上的認(rèn)知偏差,才能在實(shí)際工作中落實(shí)6S 理念。
第一,整理。從實(shí)際情況來看,高職院校公寓中的不少學(xué)生都購置了生活用品以外的非必需品,其中不乏吊床、電熱壺等,不僅對公寓的整潔造成影響,還容易形成安全隱患。因此,在6S 管理理念下,公寓管理人員一定要掌握學(xué)生對生活用品和學(xué)習(xí)用品的實(shí)際需求,進(jìn)而將這些物品劃分為必需品和非必需品、經(jīng)常使用物品和閑置物品,并針對不同的物品有針對性地采取處理方式。需要注意的是,在開展工作的過程中,管理人員應(yīng)當(dāng)征求學(xué)生的意見,不能未經(jīng)允許擅自挪動(dòng)學(xué)生的物品,在整理過程中如果遇到糾紛也要妥善處理。
第二,整頓。在例行檢查中,絕大多數(shù)學(xué)生公寓能夠達(dá)標(biāo),但整潔的環(huán)境并不能持久。例行檢查之后,學(xué)生又會(huì)將物品隨意擺放,導(dǎo)致環(huán)境臟亂差的現(xiàn)象頻發(fā)。對此,管理人員要幫助學(xué)生養(yǎng)成整頓的意識。具體而言,就是將生活中的必需品集中擺放于特定的區(qū)域內(nèi),既方便日常打掃清潔,又方便隨時(shí)取用。更重要的是,這種習(xí)慣有助于形成文明、和諧、整齊的公寓環(huán)境。
第三,清掃。在公寓管理工作中,清潔工作是最重要的一個(gè)部分,要求不留下任何衛(wèi)生死角。具體而言,在進(jìn)行公寓清掃的過程中,管理人員要對公寓的區(qū)域進(jìn)行劃分,明確每個(gè)人的責(zé)任區(qū)域。通??梢詣澐譃楣矃^(qū)域和私人區(qū)域兩類,公共區(qū)域由某一個(gè)集體負(fù)責(zé)清掃,這個(gè)集體往往由幾位配合默契的管理人員組成;而私人區(qū)域是一人一責(zé)的工作區(qū)域,倘若區(qū)域衛(wèi)生不達(dá)標(biāo),管理部門能夠在第一時(shí)間找到責(zé)任人,從而實(shí)現(xiàn)全域有人清掃、有人監(jiān)督的目標(biāo),做到清掃與監(jiān)督工作的有機(jī)結(jié)合。
第四,清潔。相較于簡單的清掃工作,清潔工作在潔凈程度上要求更高,強(qiáng)調(diào)在現(xiàn)有清掃工作的基礎(chǔ)上進(jìn)一步優(yōu)化住宿環(huán)境??傮w來看,不同區(qū)域的清潔標(biāo)準(zhǔn)各有不同,清潔工作量、工作難度的不同也帶來清潔效果的不同。因此,清潔工作人員應(yīng)對每日的執(zhí)行情況進(jìn)行及時(shí)反饋,并形成一套行之有效的工作制度。
第五,素養(yǎng)。此處的素養(yǎng)指學(xué)生自身的素養(yǎng)。6S 管理旨在幫助學(xué)生養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣,提高自我約束能力,進(jìn)而形成遵守學(xué)校規(guī)章制度的自覺。這就要求公寓管理人員要用高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求來規(guī)范學(xué)生的行為,引導(dǎo)他們自覺維護(hù)公寓的衛(wèi)生環(huán)境。
第六,安全。相較于傳統(tǒng)意義上的人身安全,此處的安全具有更加廣泛的意義,尤其強(qiáng)調(diào)學(xué)生自身的安全意識。對此,高職院校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)生的安全教育,教育學(xué)生自主排查安全隱患,并建立完善的安全制度和監(jiān)督體系,為維護(hù)公寓環(huán)境打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
形式多樣的校園活動(dòng)能讓更多的學(xué)生參與公寓6S 管理。例如在每年的新生國防教育和入學(xué)教育中加入6S 管理專題,讓學(xué)生從一進(jìn)校就對6S 管理有一定的了解。又如對照6S 管理標(biāo)準(zhǔn)打造樣板宿舍,并對樣板宿舍進(jìn)行多種形式的宣傳和推廣,讓學(xué)生感受到標(biāo)準(zhǔn)6S 宿舍的吸引力。還有21 天宿舍好習(xí)慣打卡、宿舍裝扮大賽、宿舍6S 管理知識大賽等主題活動(dòng),高職院校應(yīng)對積極參與的宿舍給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì),并將這些活動(dòng)納入學(xué)生綜合素質(zhì)考核中,以增強(qiáng)學(xué)生參與公寓6S 管理的積極性。
在學(xué)生公寓管理方面,高職院校應(yīng)在每個(gè)寢室設(shè)置寢室長一職,并以班級為單位設(shè)置舍務(wù)負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌寢室長的工作事務(wù)。高職院校還應(yīng)成立舍務(wù)部門,負(fù)責(zé)處理公寓中出現(xiàn)的衛(wèi)生、紀(jì)律及學(xué)生矛盾等問題,并將問題及時(shí)反饋,防止事態(tài)惡化。在工作人員管理方面,高職院校要抽調(diào)專門人員來負(fù)責(zé)公寓管理工作,并對學(xué)生的自主管理展開有效指導(dǎo)。此外,高職院校尤其要將重點(diǎn)放在提升公寓管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)上,采用輪崗培訓(xùn)、集中培訓(xùn)、換崗調(diào)研等方法提高管理人員的工作能力,打破學(xué)生與管理人員之間的隔閡,為6S 管理實(shí)效性的提升帶來保障。
總體來看,6S 管理為高職院校公寓管理工作帶來了新的思路。良好的公寓環(huán)境,不僅能為高職院校學(xué)生提供良好的學(xué)習(xí)氛圍,還能幫助他們養(yǎng)成健康的生活習(xí)慣,促進(jìn)他們的全面發(fā)展。