◇內(nèi)江市城市建設(shè)服務(wù)中心 鄭曉紅

想要有效的開展檔案管理，首先就必須具備一門完善的，科學(xué)的體系。通過進(jìn)行檔案管理信息化發(fā)展，就可以更好的滿足新時(shí)代檔案管理的目標(biāo)，充分結(jié)合數(shù)字化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等等現(xiàn)代化技術(shù)，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)程傳輸以及社會共享的完整服務(wù)體系。但是在實(shí)際的檔案管理信息化發(fā)展過程中，仍舊存在很多的困難和問題，需要相關(guān)技術(shù)人員和工作人員進(jìn)行不斷的努力和分析，找到解決問題的方法和策略，才能促進(jìn)我國檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

檔案信息化指的就是在國家檔案行政部門的統(tǒng)一規(guī)劃與組織下，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來處理和管理信息資源。通過開展檔案信息化管理，就能夠創(chuàng)新檔案管理模式，改變傳統(tǒng)實(shí)體檔案，保管轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字保管，能夠更好的向社會提供服務(wù)。本文主要分析檔案管理的信息化發(fā)展趨勢，為相關(guān)工作人員提供一定的參考和建議，促進(jìn)我國檔案管理信息化發(fā)展。

一、檔案管理信息化發(fā)展趨勢及意義

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國社會經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)也正在不斷的創(chuàng)新。在這樣的背景下，更加應(yīng)該加速進(jìn)行檔案信息化建設(shè)改革的腳步，同時(shí)也充分的凸顯了檔案管理工作的難度。通過開展檔案管理信息化建設(shè)，不僅可以幫助工作人員提高工作效率，同時(shí)還可以更好的整合和共享檔案信息資源。信息化建設(shè)本身就有一定的便捷性和實(shí)效性可以更好的滿足檔案管理工作的需求，讓工作更加清晰。通過開展檔案管理信息化建設(shè)，就可以有效促進(jìn)我國檔案管理工作的有效性。除此之外，通過開展檔案管理信息化建設(shè)，也可以幫助相關(guān)工作人員以及部門節(jié)省儲存空間，讓信息內(nèi)容更加直觀和便捷，減輕工作壓力。

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，更多的是以手工編纂方式為主，需要通過手工來進(jìn)行檔案分類和檢索，工作效率較低，無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的主要需求。通過開展檔案管理信息化建設(shè)，就可以使用大容量硬盤等等一些相關(guān)設(shè)備，更好的開展檔案管理數(shù)據(jù)工作。檔案信息量相對來說比較大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很容易丟失和損壞。通過創(chuàng)新管理模式，緊跟時(shí)代步伐，在信息化建設(shè)的背景下就可以開展電子信息管理，具有一定的安全性和便捷性。

通過開展檔案管理信息化建設(shè)，就能夠?qū)崿F(xiàn)儲存，搜索，運(yùn)用一體化實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。其打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶來的限制，讓檔案管理走向開放，實(shí)現(xiàn)合理配置資源的目的，有效減少了抽調(diào)檔案的實(shí)踐，提高了工作效率，能夠減少工作人員的工作壓力，減輕開支。同時(shí)，能夠滿足多人同時(shí)查閱的需求，方便進(jìn)行抽調(diào)，拓寬了檔案管理的服務(wù)范圍，可以更好的滿足社會對于檔案管理的要求。

二、檔案管理信息化的原則

（一）文件集成。

想要有效開展檔案管理信息化，首先就要實(shí)現(xiàn)檔案一體化和辦公自動化。這就要求相關(guān)檔案管理人員本身具備較高的文化素養(yǎng)，能夠充分結(jié)合檔案管理和電子技術(shù)，積極準(zhǔn)確的介紹檔案管理的工作內(nèi)容，清晰的開展檔案管理工作，有效的滿足檔案管理的需求以及文件本身的規(guī)定。

（二）備案雙軌制。

通過開展檔案管理信息化建設(shè)，就可以將原本的紙質(zhì)文件過渡成電子文件，進(jìn)行雙重管理。電子檔案本身具有一定的便捷性，更加方便管理和使用，但是缺少法律效率，無法作為主要憑證。在這樣的背景下，在開展檔案管理的過程中就要求傳統(tǒng)檔案與電子檔案并存。通過這種方式，不僅可以有效促進(jìn)我國檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)也能夠緊跟時(shí)代步伐，滿足社會對于檔案管理工作的需求，提高檔案管理工作的有效性。

（三）合作原則。

在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，管理規(guī)范建設(shè)，以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)等一些內(nèi)容。在實(shí)際的工作過程中，對于資金以及人才方面有著嚴(yán)格的需求。如果僅僅依靠企業(yè)內(nèi)部無法完成這些項(xiàng)目，對于檔案管理信息化建設(shè)也產(chǎn)生了一定的阻礙。在這樣的背景下，就需要相關(guān)人員能夠開啟合作原則，與各個(gè)部門之間進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)和溝通，得到其他人的配合和支持，才能確保順利開展相關(guān)工作。

（四）實(shí)用性原則。

在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，不僅要保證數(shù)量，同時(shí)更加應(yīng)該保證質(zhì)量，堅(jiān)持實(shí)用性原則。全文進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，清晰的表達(dá)信息服務(wù)的特色內(nèi)容以及獨(dú)特形式，運(yùn)用自身的特點(diǎn)滿足信息服務(wù)的需求，才能將檔案管理信息化建設(shè)的作用充分的發(fā)揮出來。

三、檔案管理信息化的應(yīng)用策略

（一）統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。

在培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)的過程中，主要包括心理建設(shè)以及思想建設(shè)。首先就要提高管理標(biāo)準(zhǔn)要求相關(guān)工作人員本身具有較高的服務(wù)意識和責(zé)任感，在實(shí)際的工作過程中，能夠始終保持科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，才能更好的開展檔案管理工作。通過提高自身工作效率，不斷提高自身的專業(yè)技能。在日常工作過程中保持甘于奉獻(xiàn)的精神，不斷提高對自己的要求，保持進(jìn)步意識，注重對自身的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行培養(yǎng)，才能提高自身的綜合素質(zhì)。通過加強(qiáng)對管理工作人員的培養(yǎng)，可以幫助他們提高工作能力，更好的掌握檔案管理工作的現(xiàn)代信息化系統(tǒng)操作以及電子文檔的技術(shù)知識。通過學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與信息安全相關(guān)知識就可以將工作人員的主觀能動性充分調(diào)動出來了解相關(guān)信息，才能在之后的檔案管理工作過程中，對信息技術(shù)進(jìn)行更加科學(xué)高效的使用。通過統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，就可以建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)，有效的改進(jìn)數(shù)據(jù)庫的安全性以及完整性，不僅可以讓檔案管理工作更加方便，同時(shí)也能夠確保網(wǎng)絡(luò)信息的暢通，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（二）統(tǒng)一設(shè)備化。

截至目前，我國仍舊有很多單位以及企業(yè)缺少信息化手段以及檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)不兼容的問題。這就要求相關(guān)企業(yè)以及單位能夠及時(shí)配備統(tǒng)一專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字化設(shè)備，才能在實(shí)際的檔案管理信息化建設(shè)過程中，運(yùn)用信息化設(shè)備轉(zhuǎn)化字符以及數(shù)據(jù)。通過統(tǒng)一設(shè)備管理系統(tǒng)，能夠有效提高我國檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（三）提高管理人員的素質(zhì)和能力。

管理人員的素質(zhì)建設(shè)指的就是思想素質(zhì)以及心理素質(zhì)。想要有效的開展檔案管理信息化建設(shè)，就要求相關(guān)管理人員具備較強(qiáng)的責(zé)任意識和服務(wù)意識，能夠保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，才能提高自身的工作效率和綜合素質(zhì)。通過對檔案管理人員的工作能力進(jìn)行有效加強(qiáng)，幫助他們提高自身的專業(yè)化技能，才能更好的掌握檔案管理信息化建設(shè)中的規(guī)范性操作，有效熟練的使用電子文件。通過學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全知識，將檔案信息管理的安全防護(hù)工作做好。對檔案信息資源以及管理活動的完整性和安全性進(jìn)行有效保證，才能將檔案管理信息化建設(shè)的作用充分的發(fā)揮出來。這就要求相關(guān)檔案管理工作人員本身具有較強(qiáng)的自我學(xué)習(xí)意識，參加相關(guān)檔案信息化建設(shè)，培訓(xùn)了解專業(yè)知識。在日常的工作以及生活中，能夠重視開展檔案管理以及收集工作，與其他管理人員之間進(jìn)行有效的溝通交流和學(xué)習(xí)。彼此之間取長補(bǔ)短，積極的總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，才能對自身的工作能力以及工作效率進(jìn)行有效提升。

四、結(jié)束語

總而言之，隨著我國目前正在不斷發(fā)展的信息技術(shù)水平，通過開展信息化檔案管理工作，就能夠有效促進(jìn)我國檔案管理的改革和發(fā)展。因此，相關(guān)部門在日常工作的過程中，就應(yīng)該樹立檔案管理信息化意識，加大培訓(xùn)檔案管理人員的力度。對員工以及部門的核心競爭力進(jìn)行有效提升，才能促進(jìn)我國檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展和應(yīng)用。