王衛(wèi)瑋 山東省調(diào)水工程運行維護中心威海分中心

當下我國科技實現(xiàn)了快速發(fā)展，國家邁入信息時代，信息技術對于各行業(yè)的影響也越來越大，檔案管理也同樣如此，由于信息技術的融入開啟了檔案管理工作的改革與顛覆。將信息技術融入檔案管理工作當中，能夠有效降低人工成本，同時提升信息的準確性、儲存量以及安全性，在實際應用過程中取得了一定的成績。但是從實際情況進行分析，檔案管理的過程中還存在很多的問題和不足，這就導致其信息化的建設與進程受到阻礙。因此研究檔案管理信息化建設有著重要的價值與意義。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢分析

信息技術在當下發(fā)展日新月異，融入各個行業(yè)的發(fā)展當中并且發(fā)揮著重要的作用，對于檔案管理工作來講尤為如此。隨著信息傳播更加便利，實際生產(chǎn)和工作會產(chǎn)生大量的信息與數(shù)據(jù)，這無形當中加重了檔案管理工作的難度，同時人為操作帶來的失誤也會影響檔案信息的參考價值，所以檔案管理信息化建設勢在必行?？偨Y(jié)來講相比于傳統(tǒng)管理方式，檔案信息化管理主要有如下優(yōu)勢：

（一）存儲便利，共享性強

傳統(tǒng)檔案管理模式之下，信息的載體大多是紙質(zhì)或者是實體磁盤，不但要占據(jù)比較大的存儲空間，同時對于存儲的條件要求也比較高。而且人工搜集錄入信息的過程也容易出現(xiàn)錯誤，檔案信息調(diào)取困難，所以導致檔案的實用性不高。而將信息技術融入檔案管理當中，能夠讓信息從抓取到分析、歸檔、存儲、調(diào)取等等一系列流程都更加方便，而且信息管理的相關成本比較低，但共享性和實用性卻很高。檔案信息本身承載了重要的內(nèi)容，信息技術的融入能夠有效打破傳統(tǒng)檔案信息存儲的局限，提升管理實效，人們可以通過移動終端使用檔案信息，十分便捷，另外配合上強大的信息數(shù)據(jù)庫，信息的存儲量更大，大數(shù)據(jù)抓取的信息準確性也更高，不同部門之間要實現(xiàn)信息的共享和存儲也更加便捷[1]。這些都能夠讓檔案發(fā)揮自身最高價值，避免造成檔案資源浪費，同時也方便相應組織或者單位調(diào)取輔助決策，有著明顯的優(yōu)勢。

（二）功能豐富，效率很高

檔案數(shù)字化管理對于檔案原件的保護是非常到位的，能夠讓檔案的利用空間實現(xiàn)擴大，不再受到檔案紙質(zhì)載體的限制。其一，檔案信息化具備強大的檢索和借閱的功能，這一點是實現(xiàn)信息共享互通的關鍵，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平與實際效率；其二，檔案管理信息化建設能讓檔案管理的流程更加順暢，相關的系統(tǒng)能夠給檔案提供更加完整、安全和準確的保障，更有利于檔案信息的共享和流通，為實際決策或者是相關工作提供參考與便利[2]；其三，檔案信息化建設能夠讓檔案管理的水平實現(xiàn)提升，檔案的永久與安全的保存成為可能。生活在數(shù)字信息時代，檔案管理人員需要通過大數(shù)據(jù)技術、云存儲技術等等來進行檔案管理，能提升工作效率，對于資料進行更加快速精準的分析與管理，降低因為人為因素出現(xiàn)的失誤，這是傳統(tǒng)檔案管理所不具備的優(yōu)勢。

二、檔案管理信息化過程中出現(xiàn)的問題

當下，信息化建設工作已經(jīng)融入檔案管理，相比于傳統(tǒng)檔案管理模式而言，信息化的檔案管理模式更加高效、便捷而且共享性強，能夠讓檔案資料發(fā)揮最大的價值。但是與此同時，檔案信息化的過程中還存在一定的問題，影響了其推進的速度和進程。

（一）不重視程度不夠

科學技術的快速發(fā)展讓信息技術融入了各行業(yè)當中，有效提升了各個行業(yè)的工作效率，檔案管理也要結(jié)合時代的特點進行調(diào)整，更好地將信息技術應用到日常的工作當中，降低工作強度的同時也提升工作效率。在我國目前的檔案管理工作當中，信息技術雖然有所融合，但是相關單位對其理解和認識卻并不到位，所以導致實際工作的開展受阻。要想提升檔案管理的實際效果，那么就需要建立比較完善的信息化基礎設施。但是實際情況是很多單位對于檔案管理信息化建設重視程度不夠，所以基礎設施的建設缺少有力的資金支撐，阻礙了檔案管理的有效改革和創(chuàng)新。而且當下檔案管理信息化工作雖然已經(jīng)劃入相關組織與單位的發(fā)展計劃當中，但是對于其建設的重視程度遠遠不夠，有不少工作還停留在紙面上，資源配置嚴重不足，工作開展存在困難[3]。

（二）軟硬件設施設備落后

要進行檔案管理信息化建設，最為關鍵的就是做好信息管理軟件和硬件設施的配備，不但要滿足檔案信息與數(shù)據(jù)的存儲，同時也要滿足用戶查閱、調(diào)取檔案資料的實際需求。信息管理軟件和硬件設施是信息進行存儲的基礎，只有具備了與之匹配的設備，才能夠進行信息化工具的應用，順利推進檔案管理的信息化建設。但是當下我國檔案管理相關部門的設備一般而言都比較落后，沒有辦法滿足檔案管理的實際需求，阻礙了信息化建設的發(fā)展。所以從實際上來講，最大的難題在于設備比較落后不能夠滿足當下檔案管理的實際需求，導致檔案管理信息化的建設。之所以出現(xiàn)這種問題，原因并非相關組織和單位不想與時俱進，而是沒有足夠的資金作為支撐，領導對于檔案管理的重要性認識不到位，資金的審批時間也比較長，所以信息化硬件與軟件設備引進比較慢，拖慢了檔案信息化建設的腳步。

（三）人才配備不到位

相比較于國外而言，我國的信息技術的發(fā)展開始時間相對較晚，檔案管理是一個相對比較冷門的專業(yè)，因此檔案管理人才的培養(yǎng)力度不夠，專業(yè)人才稀缺。而且很多單位檔案管理部門的人員招聘或者選拔并不需要進行考核，大多由內(nèi)部其他部門的人員進行兼職，甚至還會有部分即將退休人員來從事檔案管理工作。正是由于這樣，導致檔案管理部門當中工作人員的年齡都相對較大，而且也沒有專業(yè)的檔案管理教育經(jīng)歷，缺乏專業(yè)知識和技能的支撐，所以在檔案管理系統(tǒng)化、信息化建設的過程中跟不上時代的步伐[4]。檔案管理工作需要檔案管理員有著超凡的耐心和悉心，按照相關規(guī)定搜集檔案信息并且進行整理、分類、歸檔和儲存等等工作。但如果是兼職檔案管理員，那么要實現(xiàn)這一點就非常難，職工的工作壓力過大，導致檔案管理沒有發(fā)揮應有的作用和價值。所以給檔案管理部門配備一批專業(yè)水準較高的人才，是當下單位要實現(xiàn)更好發(fā)展的迫切需求。

（四）信息化管理的安全性較差

網(wǎng)絡信息技術已經(jīng)滲透到人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?，所以人們在享受著信息技術帶來的便利的同時，也面臨著信息被泄露的風險。在信息時代之下，檔案信息的存儲大多以網(wǎng)絡方式為主，除了個人的信息還有很多單位重要的財務信息、技術信息等等，在實際整理和共享的過程中，需要通過互聯(lián)網(wǎng)來進行存儲和傳遞。所以會存在有部分不法分子通過技術手段來盜取信息牟利。這嚴重的威脅了網(wǎng)絡環(huán)境的安全，甚至還會導致網(wǎng)絡的癱瘓，給個人、單位乃至于國家都產(chǎn)生非常嚴重的傷害和損失。所以網(wǎng)絡安全問題是所有應用信息技術行業(yè)共同需要面對的難題。檔案管理尤為如此，一旦遭遇攻擊導致檔案系統(tǒng)崩潰，那么將會對單位的經(jīng)營和發(fā)展造成很大負面影響，甚至帶來實質(zhì)性的經(jīng)濟損失。所以應當充分重視信息化管理的安全性，強化安全防護同時提高檔案管理的專業(yè)水平。

三、檔案管理信息化建設的有效方法

（一）充分重視信息化建設

對于單位而言，需要充分認識到做好檔案信息化管理對于實際運營和發(fā)展有著重要的意義。只有從領導層開始重視檔案管理信息化的價值，才能夠從根本上做好檔案管理信息化的工作，也只有這樣才能夠在檔案管理信息化構(gòu)建過程中投入足夠的資金。檔案管理信息化能有效保存歷史檔案信息，給領導進行決策或者相關規(guī)定的制定提供參考和建議，讓單位實現(xiàn)更好的發(fā)展[5]。一方面，應當保障檔案管理部門的資金，在這方面做好相應的資源傾斜，讓單位能夠完成軟硬件設備的更新與配備，進而給檔案管理信息化的構(gòu)建打好基礎；另一方面，應當注意有意識的定期對檔案管理系統(tǒng)進行更新，保證系統(tǒng)信息和實際的需求是相契合的，進而保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)是安全和有效的，讓信息化在檔案管理工作當中發(fā)揮最大的作用。同時還要關注信息系統(tǒng)的實際使用，提升其利用率和應用的效率來做好相應的功能設置，讓其價值能夠顯現(xiàn)出來，實現(xiàn)無紙化辦公，提升檔案管理實效。

（二）健全檔案信息化管理制度

要實現(xiàn)檔案管理信息化建設的目標，就需要健全的檔案信息化管理制度來作為保障，對檔案管理過程當中出現(xiàn)的各種行為進行規(guī)范與引導。檔案記錄著單位的發(fā)展歷史和進程，包含了重大的會議、戰(zhàn)略目標、改革改制等等內(nèi)容，讓單位領導在做決策的時候能夠有所參照和比對，但是如果沒有檔案，那么就沒有辦法進行數(shù)據(jù)的比對。在這樣的要求之下，傳統(tǒng)檔案管理的制度已經(jīng)不適用于當下實際，所以要健全檔案信息化的管理制度，讓檔案信息管理朝向更加科學與合理的方向進行轉(zhuǎn)型。信息化的建設應當從實際情況出發(fā)，基于現(xiàn)有的制度進行完善，形成員工之間、各科室之間有效的交流與溝通。而且信息化建設還要結(jié)合實際工作人員的意見，更有針對性的滿足其各項使用需求，保證信息化建設有效開展。最后，還要結(jié)合實際制定檔案管理信息化的考評制度，所以應當綜合衡量，提升管理員的積極性，強化信息計劃管理的有效性。同時還要結(jié)合外部環(huán)境的變化來做好制度的維護和更新，保證檔案管理平臺與制度能一直與時俱進，符合實際需求，進而保證數(shù)字化檔案的安全[6]。

（三）提升檔案管理人才素質(zhì)

檔案管理信息化建設核心在于擁有高素質(zhì)的專業(yè)人才，所以應當充分認識到人才對于檔案管理信息化的重要作用。在信息化不斷推進的過程當中，需要注意引進專業(yè)的管理人才，讓其適應信息技術的發(fā)展和實際使用。首先，從實際的角度來講，檔案管理人員要有專業(yè)的檔案管理教育背景，擁有較高的服務水平和素質(zhì)。而對于已有的檔案管理人員應當定期進行學習和培訓，革新知識和技能的體系，讓其掌握新的工作方式和思維，適應檔案管理信息化的進程；其次，還要注意重視檔案工作人員之間的交流和學習，定期要組織座談、考察等等方式，幫助和引導檔案管理工作人員實現(xiàn)快速提升和成長，讓其具備專業(yè)的素質(zhì)，以便于適應信息化的操作方式；最后，檔案管理人員要能夠維護信息系統(tǒng)，具備一定的知識，以便于在信息化建設的過程中和技術人員進行有效的溝通，精準傳達需求，完善系統(tǒng)的實際使用功能[7]。

（四）做好檔案信息資源安全防護

正如上述所言，在互聯(lián)網(wǎng)時代之下，信息安全是所有行業(yè)都需要研究并攻克的重要課題。當下檔案信息化建設讓調(diào)取和查詢檔案信息的時間大大縮短，同時提升了檔案查詢的準確率。但是風險也同樣就在于此，檔案資源的安全性容易被忽視。傳統(tǒng)檔案管理工作進行檔案資源的調(diào)取與查閱的手續(xù)非常嚴格，只有具備相應的權(quán)限才能夠查閱檔案。隨著信息化的建設，查詢的方式更加便捷和簡單，只要擁有賬號密碼就能夠進行檔案信息查詢。這對于檔案信息的安全管理是非常不利的。所以說檔案管理信息化建設一定不能忽略信息資源安全防護，提升管理人員的安全意識，而且針對不同職位和層級，給予的權(quán)限不同，可查閱的檔案內(nèi)容也不相同，只有科學設置檔案查閱的權(quán)限，不隨意擴大信息的可查閱范圍，這樣才能夠保證檔案信息的安全。而且要注意計算機的安全和穩(wěn)定，避免病毒侵襲造成檔案信息泄露或損毀而帶來損失。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案的管理工作本身具有非常大的價值與意義，能夠直接關系到實際運營與各項職能的履行。將檔案管理與先進的信息化技術相融合，能有效降低檔案管理的成本，同時提升檔案信息的準確性與規(guī)范性，讓實際辦公和決策效率都能夠得到有效的提升，這對于推動檔案管理行業(yè)進步發(fā)展，推動相關單位工作的可持續(xù)發(fā)展有著積極的意義。