郝佳麗

（信義玻璃（海南）有限公司，海口 570311）

1 引言

2020 年初爆發(fā)的公共衛(wèi)生事件給我國(guó)產(chǎn)業(yè)鏈供應(yīng)鏈帶來較大沖擊，2020 年4 月，中央提出的“六?！敝?，其中一個(gè)就是“保產(chǎn)業(yè)鏈供應(yīng)鏈”。黨中央已經(jīng)充分意識(shí)到供應(yīng)鏈的重要性，從鍛造長(zhǎng)板、補(bǔ)齊短板、優(yōu)化發(fā)展環(huán)境、加強(qiáng)國(guó)際合作等方面提出發(fā)展產(chǎn)業(yè)鏈供應(yīng)鏈的要求。

作為供應(yīng)鏈的核心環(huán)節(jié)，先進(jìn)的采購(gòu)管理流程可以使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中保持優(yōu)勢(shì)，是企業(yè)保持甚至增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要環(huán)節(jié)。隨著企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的變化，競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的轉(zhuǎn)變以及隨之產(chǎn)生的企業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)逐漸轉(zhuǎn)移到敏捷性上，競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在如何以最快速度響應(yīng)市場(chǎng)，滿足不斷變化的多樣化需求。在這種環(huán)境下，企業(yè)必須能夠獲得實(shí)時(shí)的需求信息，快速組織生產(chǎn)資源，把產(chǎn)品送到用戶手中，提高用戶滿意度，這就對(duì)企業(yè)的采購(gòu)管理流程提出了新的要求。

作為本文研究對(duì)象的海南X 企業(yè)是一家浮法玻璃制造企業(yè)，浮法玻璃制造行業(yè)最顯著的特征是點(diǎn)火后在一個(gè)窯齡期內(nèi)，即10 至15 年之間均需要24 小時(shí)連續(xù)不間斷生產(chǎn)，一旦放水導(dǎo)致窯爐停產(chǎn)，整條生產(chǎn)線就需要開始冷修，拆除舊窯，砌筑新窯，調(diào)試設(shè)備，才能再次點(diǎn)火復(fù)產(chǎn)，冷修期間通常6個(gè)月到1 年，資金投入幾千萬到上億不等。對(duì)于這樣的行業(yè)，采購(gòu)管理流程的要求更高于其他行業(yè)，也高于海南省外的其他同行企業(yè)。

2 海南X 企業(yè)采購(gòu)管理流程現(xiàn)狀

海南X 企業(yè)于2008 年12 月26 日投資成立，是海南省目前唯一一家浮法玻璃原片制造企業(yè)，位于海南省澄邁縣老城開發(fā)區(qū)，占地面積641 畝，總投資額30 億元。海南X 企業(yè)在收購(gòu)原福耀海南浮法玻璃有限公司的基礎(chǔ)上，改造升級(jí)原有的兩條浮法玻璃生產(chǎn)線（1#生產(chǎn)線主要生產(chǎn)電子薄片玻璃，2#生產(chǎn)線主要生產(chǎn)超白超大超厚玻璃、太陽(yáng)能TCO玻璃、Low-E 低輻射節(jié)能玻璃），新建兩條高端玻璃生產(chǎn)線（3#生產(chǎn)線采用全氧燃燒工藝生產(chǎn)高端汽車電子玻璃、建筑節(jié)能玻璃，4#生產(chǎn)線主要生產(chǎn)高鋁硅玻璃）。2021 年6 月海南X 企業(yè)被信義集團(tuán)（玻璃）有限公司收購(gòu)，目前在產(chǎn)的為1、3、4 號(hào)玻璃生產(chǎn)線，主要產(chǎn)品為電子級(jí)、汽車級(jí)、建筑級(jí)玻璃，2 號(hào)線處于冷修復(fù)產(chǎn)籌備階段。海南X 企業(yè)還新增300 萬片/年的汽車玻璃生產(chǎn)線，其中包括3 條夾層玻璃生產(chǎn)線、4 條制鏡玻璃生產(chǎn)線，目前2 條線已經(jīng)正式生產(chǎn)，其余5 條汽車玻璃生產(chǎn)線在籌備投產(chǎn)階段，預(yù)計(jì)2023 年上半年陸續(xù)投產(chǎn)。

海南X 企業(yè)采購(gòu)管理流程主要包括采購(gòu)需求申報(bào)、評(píng)估和選擇供應(yīng)商、采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)和執(zhí)行、驗(yàn)收入庫(kù)和付款、總結(jié)評(píng)價(jià)幾個(gè)階段。

2.1 采購(gòu)需求申報(bào)

采購(gòu)需求分為兩種：一種是物資采購(gòu)，維修等需要入庫(kù)的物資或服務(wù)；另外一種是涉及項(xiàng)目類施工，如監(jiān)控系統(tǒng)安裝、廠房維修、勞務(wù)外包等。第一種需求需要通過集團(tuán)統(tǒng)一的ERP 軟件由各使用部門申購(gòu)，每個(gè)物料都有對(duì)應(yīng)的編碼，采購(gòu)需求按照金額對(duì)應(yīng)的權(quán)限審批完畢后進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)需要核實(shí)本公司及集團(tuán)其他工業(yè)園是否有相同物資的庫(kù)存并做相應(yīng)的數(shù)量調(diào)整，之后ERP 系統(tǒng)提交數(shù)據(jù)至采購(gòu)系統(tǒng)。針對(duì)第二種需求，則需要提交紙質(zhì)的工作聯(lián)絡(luò)函，簽批完畢后提交至采購(gòu)部門。

2.2 評(píng)估和選擇供應(yīng)商

海南X 企業(yè)下單通過供應(yīng)商關(guān)系管理軟件（SRM）系統(tǒng)完成，上文中提到的兩類采購(gòu)需求均需要選擇系統(tǒng)中已有供應(yīng)商下單，如果需要新增供應(yīng)商，需要在完成供應(yīng)商資質(zhì)審核后上傳供應(yīng)商資質(zhì)、開戶資料、供應(yīng)商廉潔承諾書、相關(guān)方環(huán)境及安全協(xié)議等資料后完成供應(yīng)商檔案的建立。供應(yīng)商檔案建立后整個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)都可以搜索到此供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)供應(yīng)商資源共享。

2.3 采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)和執(zhí)行

采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人將采購(gòu)需求計(jì)劃和工作聯(lián)絡(luò)函根據(jù)工作范圍分配給對(duì)應(yīng)采購(gòu)員，采購(gòu)員根據(jù)集團(tuán)規(guī)定選擇采用招標(biāo)、比價(jià)、尋源議價(jià)、單一來源采購(gòu)等方式確定合同，在SRM系統(tǒng)上傳比價(jià)資料、合同或訂單，并根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行合同或訂單審批。訂單下達(dá)后，采購(gòu)員需要對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤，督促發(fā)貨或服務(wù)的進(jìn)度，必要時(shí)可以去供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察和督促，使供應(yīng)商按期交付，這點(diǎn)對(duì)于海南X 企業(yè)這類連續(xù)不間斷生產(chǎn)的企業(yè)來說尤其重要。

2.4 驗(yàn)收入庫(kù)和付款階段

海南X 企業(yè)倉(cāng)庫(kù)和需求部門人員確認(rèn)物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、重量等信息無誤后，憑SRM 系統(tǒng)生成的供方送貨單掃碼入庫(kù)，入庫(kù)完畢后SRM 系統(tǒng)更新入庫(kù)信息，在供應(yīng)商開具發(fā)票后采購(gòu)部門提交付款資料至財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)進(jìn)行付款。

如果驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量、數(shù)量、重量等問題，倉(cāng)庫(kù)或申購(gòu)部門驗(yàn)收人員反饋給采購(gòu)部門，采購(gòu)部門經(jīng)辦人員聯(lián)系供應(yīng)商確認(rèn)，采用退貨、換貨、扣除部分費(fèi)用后偏差接收等方式妥善處理。

2.5 總結(jié)評(píng)價(jià)

總結(jié)評(píng)價(jià)主要回顧供應(yīng)商績(jī)效、供貨質(zhì)量、供貨及時(shí)性、質(zhì)量投訴處理及時(shí)率等，這些通常是采購(gòu)部門的業(yè)績(jī)考核指標(biāo)。

3 海南X 企業(yè)采購(gòu)管理流程中存在的問題

3.1 采購(gòu)需求隨機(jī)申報(bào)，緊急采購(gòu)比重較高

海南X 企業(yè)生產(chǎn)用原料和非生產(chǎn)類物資基本上每月申購(gòu)一次，冷修項(xiàng)目類則按需申報(bào)，如有因缺少某項(xiàng)物料或急需某項(xiàng)服務(wù)導(dǎo)致工期延誤、生產(chǎn)線停產(chǎn)等情況的，則實(shí)施緊急采購(gòu)流程，需求部門提交緊急采購(gòu)申請(qǐng)單按權(quán)限審批完后提交至采購(gòu)部門，采購(gòu)部門在24 小時(shí)內(nèi)下單給供應(yīng)商。浮法玻璃原片生產(chǎn)是一旦點(diǎn)火就需要24 小時(shí)連續(xù)不間斷生產(chǎn)的行業(yè)，因此對(duì)于保供的要求要高于其他行業(yè)，海南X企業(yè)目前設(shè)備備件尚未設(shè)置安全庫(kù)存，因此設(shè)備搶修狀況較多，設(shè)備搶修時(shí)備件不夠就需要實(shí)施緊急采購(gòu)流程，采購(gòu)部門平均每天接到5 到6 張緊急采購(gòu)單，緊急采購(gòu)比較頻繁。

3.2 理解需求部門真實(shí)需求耗時(shí)較長(zhǎng)，影響采購(gòu)周期

海南X 企業(yè)需求部門在ERP 中申報(bào)物料需求計(jì)劃時(shí)，需要選擇對(duì)應(yīng)的編碼，除此之外還需要填入物資名稱、規(guī)格型號(hào)、品牌（如有）、數(shù)量、單位、需求日期等信息。在下單時(shí)采購(gòu)人員有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)規(guī)格型號(hào)對(duì)應(yīng)的物資和編碼從系統(tǒng)中帶出的物資并不相同，如果按編碼快速下單，到貨時(shí)需求部門驗(yàn)收時(shí)就認(rèn)為不是其所需要購(gòu)買的物資；但如果按規(guī)格型號(hào)下單，到貨時(shí)倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收時(shí)會(huì)認(rèn)為是套用編碼。

因此采購(gòu)人員在下單前需要和需求部門、倉(cāng)庫(kù)做大量、反復(fù)的溝通，否則將會(huì)影響下單速度，進(jìn)而影響到采購(gòu)周期。

3.3 庫(kù)存管理難以兼顧庫(kù)存高企和缺料停產(chǎn)的矛盾

海南X 企業(yè)位于海南省，除了硅砂和少量本地可以供應(yīng)的低值易耗品之外，其余主要原輔材料、備品備件、設(shè)備五金等均從省外購(gòu)買發(fā)貨。以生產(chǎn)用原料為例，由于單價(jià)高且價(jià)格波動(dòng)大，庫(kù)存過高會(huì)占用過多流動(dòng)資金，但庫(kù)存過低不利于談到最有利的價(jià)格，再加上海南X 企業(yè)特殊的地理位置，物資省外運(yùn)抵海南需要跨海運(yùn)輸，受天氣、疫情等因素影響較大，因此訂貨時(shí)機(jī)的把握比較重要。

3.4 采購(gòu)管理流程跨部門協(xié)同效果欠佳

采購(gòu)流程的良好運(yùn)作需要公司各個(gè)不同部門之間的相互配合與協(xié)作，但公司需求部門的普遍認(rèn)知是從需求計(jì)劃在ERP 申報(bào)之后就是采購(gòu)部門的事情。例如，提報(bào)需求計(jì)劃時(shí)需要填入需求日期，由于備件尚無安全庫(kù)存，因此使用部門在需要時(shí)才提出購(gòu)買的情況下會(huì)出現(xiàn)今天寫單，需求日期為明天的情況，完全沒有考慮審批時(shí)間以及采購(gòu)周期等因素。

4 海南X 企業(yè)采購(gòu)管理流程的優(yōu)化措施

通過以上對(duì)海南X 企業(yè)采購(gòu)管理流程的分析，結(jié)合供應(yīng)鏈環(huán)境下對(duì)采購(gòu)流程的要求，對(duì)海南X 企業(yè)采購(gòu)管理流程提出以下優(yōu)化措施。

4.1 采購(gòu)管理需要提升到戰(zhàn)略性采購(gòu)部署的高度

供應(yīng)鏈管理屬于企業(yè)戰(zhàn)略層面的問題，作為供應(yīng)鏈管理的重要組成部分，采購(gòu)管理流程也需要從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度考慮問題。供應(yīng)鏈管理戰(zhàn)略涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)思想，需要在企業(yè)經(jīng)營(yíng)思想的指導(dǎo)下與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、組織戰(zhàn)略、技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用戰(zhàn)略、績(jī)效管理戰(zhàn)略等進(jìn)行匹配并落實(shí)戰(zhàn)略的具體措施。

對(duì)于海南X 企業(yè)來說，由于生產(chǎn)線一旦點(diǎn)火就需要24小時(shí)連續(xù)不間斷生產(chǎn)，因此從企業(yè)戰(zhàn)略層面考慮，生產(chǎn)類關(guān)鍵設(shè)備備件、耗材、主要原輔材料必須設(shè)置安全庫(kù)存，且安全庫(kù)存數(shù)量輸入ERP 系統(tǒng)，一旦低于安全庫(kù)存數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)警報(bào)，提醒需求部門人員盡快下單。這樣就化頻繁的緊急采購(gòu)為日常的補(bǔ)貨操作，設(shè)備部門也可以通過監(jiān)控備件安全庫(kù)存變化的規(guī)律將事后的緊急維修轉(zhuǎn)變成有計(jì)劃的提前檢修，有利于提高設(shè)備部、采購(gòu)部等各部門的工作績(jī)效，更有利于保持設(shè)備的連續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)和穩(wěn)定性。

4.2 采購(gòu)管理流程需要集成化的運(yùn)行機(jī)制

集成化的運(yùn)行機(jī)制，是指通過信息、制造和現(xiàn)代管理技術(shù)，將企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中有關(guān)的人、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理等要素有機(jī)集成并優(yōu)化運(yùn)行，同時(shí)把企業(yè)內(nèi)部以及節(jié)點(diǎn)企業(yè)之間的各種業(yè)務(wù)看作一個(gè)整體功能的過程。通過對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程的物料流、管理過程的信息流和決策過程的決策流進(jìn)行有效的控制和協(xié)調(diào)，將企業(yè)內(nèi)部的供應(yīng)鏈與企業(yè)外部的供應(yīng)鏈有機(jī)集成起來進(jìn)行管理，達(dá)到全局動(dòng)態(tài)最優(yōu)的目標(biāo)。

以上文中提到的采購(gòu)部門難以了解申購(gòu)部門真實(shí)需求這一問題為例，集成化的運(yùn)行機(jī)制就是在ERP 系統(tǒng)中采用一個(gè)編碼下包括幾種甚至幾十種對(duì)應(yīng)物資名稱，如鋼板的編碼下面可以對(duì)應(yīng)出不同厚度、是否包邊、不同材質(zhì)等不同細(xì)分要求的物資名稱，對(duì)應(yīng)細(xì)分的規(guī)格型號(hào)，這樣既省去了采購(gòu)部門和申購(gòu)部門反復(fù)溝通的煩惱，也和企業(yè)外部供應(yīng)鏈上節(jié)點(diǎn)企業(yè)的信息系統(tǒng)進(jìn)行了無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了下單效率的提升和采購(gòu)周期的縮短。

集成化的運(yùn)行機(jī)制意味著高質(zhì)量的信息傳遞和共享。共享信息使得上下游節(jié)點(diǎn)企業(yè)可以及時(shí)掌握市場(chǎng)的需求信息和運(yùn)行情況，每個(gè)環(huán)節(jié)的需求、物流等信息都能透明地進(jìn)行共享，有效避免需求信息失真的情況，消除了“牛鞭效應(yīng)”。除此之外，信息技術(shù)的運(yùn)用促進(jìn)了集成化運(yùn)行機(jī)制的運(yùn)行，可以節(jié)省時(shí)間和提高企業(yè)信息交換的準(zhǔn)確性，減少在復(fù)雜、重復(fù)工作中的人為錯(cuò)誤，提高了采購(gòu)管理流程的整體運(yùn)行效率。

4.3 與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期互惠互利的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系

傳統(tǒng)的采購(gòu)管理是一種買賣管理，是一種交易活動(dòng)，買賣雙方缺乏戰(zhàn)略合作意識(shí)，雙方之間沒有共享信息，供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)商的采購(gòu)要求無法做到實(shí)時(shí)響應(yīng)，供應(yīng)商對(duì)于采購(gòu)物流的質(zhì)量控制也是事后把關(guān)，不能進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。而供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購(gòu)流程則將簡(jiǎn)單的買賣行為上升到對(duì)外部資源如供應(yīng)商資源整合的戰(zhàn)略性管理上來，與供應(yīng)商資源建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的管理。

戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的采購(gòu)方式為解決庫(kù)存問題、風(fēng)險(xiǎn)問題、合作問題、采購(gòu)成本問題和組織障礙這些問題都創(chuàng)造了條件。以前文中提到的庫(kù)存管理的矛盾為例，在供應(yīng)鏈環(huán)境下，雙方建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系后可以共享庫(kù)存數(shù)據(jù)，采購(gòu)決策過程變得透明，既減少了需求信息的失真，又提高了供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)供貨的積極性和主動(dòng)性。

與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系也有助于有效管理供應(yīng)鏈的物流過程，使得物流、信息流、資金流能夠有效集成并保持高效運(yùn)作。供應(yīng)商生產(chǎn)與物流的各環(huán)節(jié)之間的組織協(xié)調(diào)不到位，容易導(dǎo)致材料或備件的運(yùn)輸時(shí)間、交貨時(shí)間、到貨時(shí)間不匹配，形成庫(kù)存過高占用資金或無法滿足生產(chǎn)需求斷料的局面。戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的建立以在價(jià)值增值鏈上達(dá)到多贏互惠效果為導(dǎo)向，調(diào)動(dòng)上下游企業(yè)的積極性，增加整個(gè)供應(yīng)鏈的效率，以達(dá)到全局最優(yōu)。

4.4 建立采購(gòu)管理流程的信息跟蹤機(jī)制

信息跟蹤機(jī)制在企業(yè)內(nèi)部表現(xiàn)為客戶，即上游企業(yè)相關(guān)信息在企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)中的滲透，上游企業(yè)的相關(guān)信息作為企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)的主線，使得企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)控制、物資供應(yīng)得以相互銜接和協(xié)調(diào)。這種信息跟蹤機(jī)制可以建立需求和生產(chǎn)部門之間的聯(lián)系，從而解決了跨部門協(xié)同比較困難的問題，進(jìn)而提升了采購(gòu)管理整個(gè)流程的績(jī)效。

5 結(jié)語

先進(jìn)的采購(gòu)管理流程體現(xiàn)在其作為供應(yīng)鏈管理的一部分，以用戶和最終消費(fèi)者為經(jīng)營(yíng)導(dǎo)向，為滿足用戶和消費(fèi)者的最終期望來生產(chǎn)和供應(yīng)，以整合企業(yè)整體優(yōu)勢(shì)、提高企業(yè)整體績(jī)效為目標(biāo)。

浮法玻璃行業(yè)同質(zhì)化競(jìng)爭(zhēng)激烈，在產(chǎn)品價(jià)格差異不大的背景下，采購(gòu)管理流程的先進(jìn)性在一定程度上決定著公司的成本構(gòu)成和盈利能力。海南制造業(yè)本身基礎(chǔ)薄弱，且受制于物流的影響較大，因此海南制造業(yè)企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，就需要持續(xù)優(yōu)化企業(yè)的采購(gòu)管理流程，不斷保持先進(jìn)性。