李美丹

（承德市中醫(yī)院）

醫(yī)院在新時代下的可持續(xù)發(fā)展，離不開檔案管理工作的正常運行，而檔案管理工作是人事管理系統(tǒng)中的組成部分，也是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，隨著我國科技技術(shù)和醫(yī)療設(shè)備的不斷更新和改革，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不符合新時代想我國醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需求。我國科技的不斷創(chuàng)新，現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理方式和工作方式也逐漸趨向科學(xué)化和數(shù)字化，傳統(tǒng)的管理方式和工作方式也不能滿足我國社會的需求。基于此，醫(yī)院在新時代下要想可持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)跟隨時代的腳步，不斷改變傳統(tǒng)管理制度和工作方式，將信息技術(shù)應(yīng)用到各個工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，從整體上促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展水平。

一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價值

（一）有助于提升醫(yī)院檔案管理水平

目前，我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展逐漸朝向自動化和辦公無紙化，而這種工作方式是醫(yī)院隨時在發(fā)展腳步的現(xiàn)實需要，同時，也是推進(jìn)我國醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要手段，醫(yī)院工作方式的自動化和信息化的應(yīng)用，不僅能降低醫(yī)院檔案管理工作中紙質(zhì)檔案生產(chǎn)的高昂的成本，還能提高檔案管理信息數(shù)據(jù)存儲量，為醫(yī)院檔案管理工作效率提升提供有力保障。醫(yī)院傳統(tǒng)檔案工作的開展，對于案例和患者信息的儲存，需要用到無酸紙張、無酸檔案袋以及低塵檔案儲藏室等儲存條件，而人工進(jìn)行紙張檔案的管理，需要耗費大量的人力、物力和財力，將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作中，進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)，根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作流程進(jìn)行數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和設(shè)計，及時將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)錄入至數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，將傳統(tǒng)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化和信息化呈現(xiàn)，不僅降低了醫(yī)院檔案管理的成本，在一定程度上還能確保醫(yī)院檔案管理工作效率，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息的應(yīng)用最大化。

（二）有助于實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理資源共享

醫(yī)療事業(yè)在發(fā)展過程中對于信息檔案的管理十分重要，醫(yī)院檔案管理工作與數(shù)字化和信息化相融合，使醫(yī)院工作人員之間能夠共享內(nèi)部檔案管理的相關(guān)信息，同時，還能將醫(yī)院各個部門之間的開放性充分發(fā)揮。信息技術(shù)能夠應(yīng)用到各個行業(yè)當(dāng)中，將信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，將傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式與信息技術(shù)相融合，不僅有助于醫(yī)院檔案管理資源的共享，還有助于醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，醫(yī)院工作人員通過信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案資源的共享和應(yīng)用，不僅能夠提高醫(yī)院檔案管理水平，還能提高醫(yī)院檔案信息的應(yīng)用有效性，而這是基于網(wǎng)絡(luò)話和智能化技術(shù)實現(xiàn)的共享。與此同時，醫(yī)院的檔案信息十分重要，運用檔案管理平臺進(jìn)行信息的傳遞和共享，使醫(yī)院檔案資源的時效性得到增強，以實現(xiàn)醫(yī)院信息資源的共享性目標(biāo)。

（三）有助于降低醫(yī)院檔案管理低成本

我國醫(yī)療事業(yè)在發(fā)展過程中，醫(yī)院對檔案數(shù)字化、信息化的建設(shè)，是提高醫(yī)院檔案管理效率、降低醫(yī)院檔案管理成本的重要舉措，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案全面管理，發(fā)揮出檔案管理工作和檔案應(yīng)用的價值和作用。目前，我國醫(yī)院在新時代下發(fā)展過程中，已逐漸適應(yīng)辦公自動化和數(shù)據(jù)信息化的現(xiàn)實需要，將檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，根據(jù)醫(yī)院檔案管理的不同流程進(jìn)行設(shè)計，采用專門的檔案管理軟件和系統(tǒng)，使醫(yī)院檔案管理模式、內(nèi)容及范圍進(jìn)行統(tǒng)一管理，提升醫(yī)院檔案管理內(nèi)容的全面性，使醫(yī)院的管理成本不斷降低，為醫(yī)院在新時代下的可持續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)和技術(shù)支撐。

二、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用原則

（一）分步實施原則

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，是一項長期性的工作內(nèi)容，需要醫(yī)院根據(jù)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀，進(jìn)一步將計劃和目標(biāo)進(jìn)行推動和落實，具體來講，就是我國醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作開展時，需要合理運用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，定期根據(jù)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀將檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，最后通過局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)等形式實現(xiàn)醫(yī)院檔案相關(guān)信息的共享和應(yīng)用，對醫(yī)院在新時代下發(fā)展有著一定積極意義。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)原則

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作開展過程中，運用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)需要依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，具體來講，就是要確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中軟件使用標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，數(shù)據(jù)輸送要一致等，遵紀(jì)守法，合理運用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行醫(yī)院檔案信息的獲取和應(yīng)用。

（三）確保安全原則

在信息技術(shù)時代背景下，醫(yī)院開展檔案管理工作過程中，需要摒棄傳統(tǒng)的管理方式，合理運用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的開展，我國醫(yī)院進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中還面臨著諸多問題，而這些問題多數(shù)是受到安全因素的威脅，例如信息丟失、計算機病毒以及軟件癱瘓等安全因素。因此，在醫(yī)院檔案管理工作開展時，要根據(jù)醫(yī)院各方面工作存在的問題，合理運用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理信息的輸入和共享，并通過相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行信息和數(shù)據(jù)的加密技術(shù)或防火墻技術(shù)懂，確保醫(yī)院檔案信息的安全。

三、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理人員自身素質(zhì)不高

目前，我國醫(yī)院在開展檔案管理工作過程中，雖然根據(jù)時代發(fā)展需求，重視將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院管理工作當(dāng)中，但多數(shù)醫(yī)院工作人員自身素質(zhì)和專業(yè)能力有待提升，對于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用不夠重視，部分醫(yī)務(wù)人員對檔案管理工作沒有明確的認(rèn)知，檔案管理工作人員的素質(zhì)和自覺性整體偏低，醫(yī)院沒有及時針對檔案管理人員存在的素質(zhì)和能力問題進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，以至于醫(yī)院檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理開展過程中，存在工作不積極、工作時十分松懈等情況出現(xiàn)。

（二）醫(yī)院檔案管理信息安全性待提升

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，雖然能提高醫(yī)院檔案管理工作效率，但其安全性未得到有效提升，多數(shù)醫(yī)院對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用安全性較差，難以避免檔案管理工作中數(shù)據(jù)和信息丟失的問題。目前，由于網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)不穩(wěn)定，信息技術(shù)的應(yīng)用誕生了許多網(wǎng)絡(luò)問題，例如病毒侵襲、黑客盜取信息等，這些問題都是醫(yī)院檔案管理信息丟失的主要因素。此外，因部分醫(yī)院檔案管理在應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)過程中，未注重檔案管理信息安全性的提升，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中出現(xiàn)了安全問題，耽誤醫(yī)院工作正常運轉(zhuǎn)。

（三）醫(yī)院檔案管理機制待完善

現(xiàn)階段，我國醫(yī)院運用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)開展檔案管理工作過程中，雖然重視對信息化管理工作模式的運用，但缺乏完善且實用的數(shù)字化管理機制，并且在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，運用和實踐過程中存在著多方面的問題。例如，大部分醫(yī)院將傳統(tǒng)檔案管理模式以信息化方式進(jìn)行開展過程中，對于信息化檔案管理工作的開展沒有注重交數(shù)字化管理機制進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，而這是目前我國大部分醫(yī)院檔案管理工作需要完善的主要問題。

（四）缺乏較強的數(shù)字化管理意識和發(fā)展方向

目前，雖然大部分醫(yī)院已經(jīng)開始運用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作的開展，但多數(shù)醫(yī)院工作人員缺乏較強的數(shù)字化管理意識和數(shù)字化管理發(fā)展方向到明確，在運用數(shù)字化檔案管理模式過程中，依然存在數(shù)字化檔案管理工作效果不高的問題。

（五）人工操作拉低醫(yī)院檔案管理工作效率

目前，雖然我國信息技術(shù)已應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，但我國醫(yī)院對于信息技術(shù)的應(yīng)用還有待提升，多數(shù)醫(yī)院的工作方式人采用人工的方式對檔案的記錄和整理，人工操作形式不僅需要投入較多的人力、物力和財力、還無法提高醫(yī)院檔案管理工作效果。而人工操作相比數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，無法快速地對檔案信息進(jìn)行整理和記錄，所以，人工操作會拉低醫(yī)院的工作效率和質(zhì)量。

四、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的實施策略

（一）提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，其主要目的是利用信息技術(shù)提高醫(yī)院檔案管理水平，而提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用水平，需要提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，使工作人員掌握較強的信息技術(shù)應(yīng)用能力，如此才能合理的運用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案管理工作的高效率開展。因此，醫(yī)院應(yīng)定期組織檔案管理人員參加學(xué)術(shù)交流會，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價值充分發(fā)揮出來。與此同時，醫(yī)院還應(yīng)注重相關(guān)管理人員綜合能力和綜合素養(yǎng)的提升，加強醫(yī)院工作人員對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用水平，組織工作人員對相關(guān)專業(yè)理論知識和專業(yè)技巧進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握，為醫(yī)院檔案管理工作水平不斷壯大檔案管理隊伍，不斷提高檔案管理隊伍綜合能力和綜合素質(zhì)，以此更好的服務(wù)于醫(yī)院檔案管理工作。

（二）提高醫(yī)院檔案管理信息安全性

信息技術(shù)具有快捷化、高效化的特點，將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，是提高醫(yī)院檔案管理工作效率與質(zhì)量的重要舉措。但由于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用還存在諸多風(fēng)險和安全問題，將信息系統(tǒng)的安全性能進(jìn)行提升，提高檔案管理工作人員的信息化管理安全意識，提高檔案管理工作人員信息技術(shù)應(yīng)用能力，有效規(guī)避數(shù)字化檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中潛在安全風(fēng)險的出現(xiàn)。因此，因數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有存儲、數(shù)據(jù)離線存儲、數(shù)據(jù)備份以及快速收集數(shù)據(jù)等特點，在檔案管理中的應(yīng)用價值較高，也值得在各個工作環(huán)節(jié)中廣泛應(yīng)用。但要想有效預(yù)防檔案管理數(shù)據(jù)的丟失現(xiàn)象發(fā)生，應(yīng)注重數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)材料的加密保護(hù)和安全性能提升，引導(dǎo)工作人員定期開展檔案管理工作環(huán)節(jié)的篩查和維護(hù)，不定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保養(yǎng)，提高紙質(zhì)檔案防火、防潮懂安全問題，如此，才能防止檔案管理中信息和數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象發(fā)生。

（三）完善醫(yī)院數(shù)字化檔案管理機制

醫(yī)院在開展工作過程中，需要接受不同的患者，每個患者的信息和數(shù)據(jù)不同、需要醫(yī)院運用紙質(zhì)檔案進(jìn)行患者或工作人員的信息填置、保管、匯總、在收集到統(tǒng)一的檔案管理工作是當(dāng)中，而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，不僅能減少對人力資源的運用，還能及時發(fā)現(xiàn)到信息不一致的現(xiàn)象，對檔案信息的精準(zhǔn)性提升有著十分重要的作用。醫(yī)院工作人員根據(jù)醫(yī)院提供的當(dāng)然信息化管理平臺，工作人員利用平臺對患者進(jìn)行掛號、用藥、介紹以及報銷單工作流程信息的事實掌握，不僅減少了患者看病的時長，還提高了醫(yī)院工作效果，同時也實現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的真實性，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，有效避免了人工管理工作開展存在的問題而造成的醫(yī)患矛盾，對醫(yī)院檔案管理工作的開展具有積極價值。此外，運用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)展開醫(yī)院各個工作活動，還應(yīng)完善醫(yī)院數(shù)字化檔案管理機制，對于一線工作人員對患者信息的收集和錄入需要，專門工作人員對信息進(jìn)行整理和備份，并設(shè)置清晰明確的分工，確保醫(yī)院數(shù)字化檔案管理機制與醫(yī)院工作開展實際情況相同，為其他工作人員提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，為醫(yī)院在新時代下的可持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)保障。

（四）強化醫(yī)院數(shù)字化管理意識

在新時代下，我國大小型醫(yī)院對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用越來越重視，但部分醫(yī)院的數(shù)字化管理意識不強，也沒有意識到數(shù)字化檔案管理意識，這一問題是影響醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用效果提升的關(guān)鍵因素。因此，要想高效率將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院的管理工作中，首先，明確數(shù)字化檔案管理發(fā)展目標(biāo)，根據(jù)醫(yī)院檔案管理模式、形式以及內(nèi)容存在的問題進(jìn)行分析，合理制定醫(yī)院檔案管理發(fā)展目標(biāo)，充分發(fā)揮出數(shù)字化核心管理系統(tǒng)，在醫(yī)院檔案管理工作中的高效率應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代化、信息化檔案管理模式，使醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展要求。其次，強化醫(yī)院數(shù)字化管理意識，需要根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展要求，提升醫(yī)院內(nèi)部工作人員的數(shù)字化檔案管理意識和管理能力，使工作人員意識到數(shù)字化管理意識的提升，是促進(jìn)醫(yī)院在新時代下可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。應(yīng)根據(jù)醫(yī)院具體科室將檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，并設(shè)定針對性發(fā)展目標(biāo)，為醫(yī)院整體工作效率提升奠定良好基礎(chǔ)。

（五）合理利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的長期性工作，根據(jù)醫(yī)院工作現(xiàn)有信息技術(shù)基礎(chǔ)上，將醫(yī)院檔案信息中最重要的患者信息以及醫(yī)院工作人員信息進(jìn)行數(shù)字化檔案管理平臺中的輸入，陸續(xù)推動醫(yī)院各個部門將檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，為醫(yī)院檔案管理提供數(shù)字信息支撐。隨著我國信息技術(shù)的應(yīng)用逐漸廣泛，產(chǎn)生了多元化電子文件檔案軟件，我國醫(yī)院也可將電子文件檔案軟件應(yīng)用到數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，對新增檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔，為醫(yī)院檔案信息化管理工作的開展提供保障。因此，合理利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作的開展，不僅要實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的共享，還要在共享期間注重信息數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性，避免信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的情況。

五、結(jié)語

綜上所述，根據(jù)我國發(fā)展新形勢，將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到我國醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中是醫(yī)院檔案管理模式朝向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展的必然，將為醫(yī)院整體工作效率提升做好基礎(chǔ)建設(shè)工作。