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        基于項(xiàng)目四算的運(yùn)營管理平臺建設(shè)研究

        2023-01-09 01:27:11李強(qiáng)
        現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè) 2022年23期

        摘要:企業(yè)將項(xiàng)目制管理模式應(yīng)用到運(yùn)營管理的過程中,項(xiàng)目運(yùn)營管理遇到了一些問題。為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目精細(xì)化管控,提高運(yùn)營管理效率,在項(xiàng)目全程管理中需要通過項(xiàng)目四算做好業(yè)財(cái)?shù)你暯?,提出了基于?xiàng)目四算的運(yùn)營管理平臺總體架構(gòu),分析了在建設(shè)項(xiàng)目運(yùn)營管理平臺過程中的注意事項(xiàng)。

        關(guān)鍵詞:項(xiàng)目制管理;項(xiàng)目四算;運(yùn)營管理平臺

        中圖分類號:TB文獻(xiàn)標(biāo)識碼:Adoi:10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.23.110

        1項(xiàng)目制管理

        項(xiàng)目制是指企業(yè)用項(xiàng)目的方式去運(yùn)營業(yè)務(wù),關(guān)注的是企業(yè)商業(yè)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在內(nèi)容上,項(xiàng)目制以項(xiàng)目為中心,強(qiáng)調(diào)在規(guī)定的時(shí)間、預(yù)算和質(zhì)量目標(biāo)范圍內(nèi)完成項(xiàng)目目標(biāo),不僅是業(yè)務(wù)前端項(xiàng)目形式的運(yùn)作,還包括為項(xiàng)目提供全面支持的管理支持系統(tǒng),涉及組織、流程、知識和戰(zhàn)略等方面,即組織級的項(xiàng)目管理體系。在組織架構(gòu)上,項(xiàng)目制將組織從“以功能為主、項(xiàng)目為輔”的弱矩陣,向“以項(xiàng)目為主、功能為輔”的強(qiáng)矩陣進(jìn)行轉(zhuǎn)變,建立完善的項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制及合理的授權(quán)機(jī)制。項(xiàng)目制管理可以讓企業(yè)擁有更清晰的發(fā)展目標(biāo),銷售人員往往無法理解企業(yè)近期目標(biāo),通過項(xiàng)目制管理模式,可以將企業(yè)目標(biāo)細(xì)化為多個(gè)項(xiàng)目,從而使銷售人員能夠不斷完成所分配的任務(wù),促進(jìn)目標(biāo)達(dá)成。

        近年來,一些工程、能源、高科技等行業(yè)的企業(yè),逐漸將項(xiàng)目制管理模式應(yīng)用到運(yùn)營管理中,項(xiàng)目制管理模式在提高企業(yè)運(yùn)營效率的同時(shí)也為管理決策提供了支持。但隨著業(yè)務(wù)不斷發(fā)展,項(xiàng)目數(shù)量和規(guī)模也在快速增加,運(yùn)營過程中遇到了業(yè)財(cái)銜接不足、運(yùn)營管理平臺支撐缺失等問題。例如,項(xiàng)目立項(xiàng)決策時(shí)沒有有效地成本收益數(shù)據(jù)作參考,項(xiàng)目立項(xiàng)存在風(fēng)險(xiǎn);項(xiàng)目交付過程中缺失預(yù)算管理,導(dǎo)致項(xiàng)目成本費(fèi)用管控困難;項(xiàng)目全程財(cái)務(wù)核算不夠精細(xì)化,無法及時(shí)掌握項(xiàng)目的損益情況;項(xiàng)目考核、項(xiàng)目決策管控缺少平臺數(shù)據(jù)支撐等。這些問題不僅會帶來項(xiàng)目運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)的增加,還可能會導(dǎo)致項(xiàng)目交付延期,甚至失敗。因此,項(xiàng)目運(yùn)營過程中要實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化,需要做好項(xiàng)目的概算管理、預(yù)算管理、核算管理和決算管理,即項(xiàng)目四算,并利用平臺對項(xiàng)目四算進(jìn)行支撐。本文將從如何利用項(xiàng)目四算對項(xiàng)目全程進(jìn)行支撐的角度考慮,研究探討項(xiàng)目制運(yùn)營管理平臺的搭建,助企業(yè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目精細(xì)化管控,提升運(yùn)營效率。

        2項(xiàng)目全程管理與項(xiàng)目四算

        2.1項(xiàng)目全程管理

        以系統(tǒng)集成類項(xiàng)目為例,可將項(xiàng)目全程分為售前階段、交付階段和售后階段。售前階段主要包括線索培育、商機(jī)生成及跟進(jìn)、項(xiàng)目立項(xiàng)、投標(biāo)和合同簽訂等環(huán)節(jié);交付階段主要包括交付啟動、采購執(zhí)行、交付實(shí)施和項(xiàng)目驗(yàn)收等環(huán)節(jié);交付驗(yàn)收后轉(zhuǎn)入售后階段,包括運(yùn)維服務(wù);項(xiàng)目關(guān)閉后進(jìn)入結(jié)案環(huán)節(jié)。

        2.2項(xiàng)目四算

        項(xiàng)目四算活動貫穿于項(xiàng)目全程中,通過項(xiàng)目四算拉通業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),支撐項(xiàng)目制運(yùn)營,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化。項(xiàng)目四算活動之間密切相關(guān),其中,項(xiàng)目概算是源頭,是測算收入、成本和利潤的過程,項(xiàng)目預(yù)算是編制和執(zhí)行預(yù)算管控,項(xiàng)目核算是實(shí)時(shí)預(yù)測、經(jīng)營分析,項(xiàng)目決算是成本效益分析和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

        項(xiàng)目立項(xiàng)前需要進(jìn)行項(xiàng)目概算,通過編制收入、成本和費(fèi)用概算數(shù)據(jù),測算評估項(xiàng)目預(yù)期收益,為立項(xiàng)提供決策依據(jù),若項(xiàng)目測算結(jié)果不滿足相關(guān)立項(xiàng)的評估指標(biāo),則不予立項(xiàng)。在項(xiàng)目投標(biāo)活動中,通過項(xiàng)目概算指導(dǎo)項(xiàng)目報(bào)價(jià)。一般來講,概算收入金額要不低于銷售合同金額,概算成本金額不高于采購合同金額。

        銷售合同簽訂后,根據(jù)概算、合同條款、項(xiàng)目交付方案,編制詳細(xì)的項(xiàng)目預(yù)算,要覆蓋項(xiàng)目全部費(fèi)用,包括具體的成本、費(fèi)用并細(xì)化至科目。例如,項(xiàng)目成本包括項(xiàng)目人工成本、產(chǎn)品成本等,項(xiàng)目費(fèi)用包括差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公費(fèi)、中介機(jī)構(gòu)費(fèi)、免費(fèi)樣品費(fèi)、房租、安裝費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)和售后服務(wù)費(fèi)等。項(xiàng)目預(yù)算下達(dá)后,項(xiàng)目才可以開始成本和費(fèi)用的支出,項(xiàng)目預(yù)算管控貫穿于項(xiàng)目全程管理中。

        交付啟動后,通過采購訂單執(zhí)行、報(bào)銷活動,歸集采購成本、報(bào)銷等各類費(fèi)用;通過項(xiàng)目工時(shí)管理并結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)人工成本,歸集項(xiàng)目人工成本;根據(jù)項(xiàng)目制模式的收入確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范記賬規(guī)則,將收入匹配項(xiàng)目,將收入、成本和費(fèi)用計(jì)算規(guī)則固化于系統(tǒng)內(nèi),實(shí)時(shí)核算項(xiàng)目損益,提升項(xiàng)目核算效率和準(zhǔn)確性。

        項(xiàng)目關(guān)閉后,項(xiàng)目核算隨之終止,核算數(shù)據(jù)用于項(xiàng)目決算,通過將決策數(shù)據(jù)與項(xiàng)目概預(yù)算數(shù)據(jù)對比,總結(jié)分析項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),完成項(xiàng)目績效評價(jià)。

        3項(xiàng)目運(yùn)營管理平臺總體架構(gòu)

        結(jié)合項(xiàng)目全程管理和項(xiàng)目四算,項(xiàng)目運(yùn)營管理平臺總體架構(gòu)如圖1所示,架構(gòu)包括業(yè)務(wù)層、應(yīng)用層、數(shù)據(jù)層和展示層。

        3.1業(yè)務(wù)層

        業(yè)務(wù)層是指項(xiàng)目運(yùn)營所需要的業(yè)務(wù)流程,聚焦在LTC線索到回款流程、財(cái)務(wù)四算流程。業(yè)務(wù)流程梳理主要思路為:第一,梳理售前、交付、售后階段項(xiàng)目端到端全流程,將財(cái)務(wù)活動嵌入業(yè)務(wù)流程重要環(huán)節(jié);第二,識別業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)中涉及的跨職能部門的溝通及銜接點(diǎn),推動流程執(zhí)行的順暢及信息對稱;第三,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流、財(cái)務(wù)流對項(xiàng)目全階段的貫穿協(xié)同,拉通業(yè)財(cái)流程。

        3.2應(yīng)用層

        (1)CRM系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)對LTC線索到回款流程中的線索、商機(jī)、項(xiàng)目立項(xiàng)到結(jié)案的管理,項(xiàng)目立項(xiàng)后系統(tǒng)生成項(xiàng)目編碼并同步給合同系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、ERP等系統(tǒng),通過項(xiàng)目編碼實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)間“一碼貫穿”,集成關(guān)鍵環(huán)節(jié)項(xiàng)目數(shù)據(jù),使項(xiàng)目各階段過程線上透明化。項(xiàng)目立項(xiàng)前,在CRM中編制項(xiàng)目概算,系統(tǒng)將自動進(jìn)行測算評估,評估結(jié)果將指導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理是否可以進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)。項(xiàng)目概算數(shù)據(jù)將作為編制項(xiàng)目預(yù)算的參考。項(xiàng)目整體完成時(shí),CRM系統(tǒng)中將匯總項(xiàng)目決算數(shù)據(jù)以指導(dǎo)項(xiàng)目結(jié)案。

        (2)合同系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)合同的簽訂、執(zhí)行、歸檔等活動,合同數(shù)據(jù)與項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)后,合同金額將作為編制項(xiàng)目預(yù)算的參考。在合同系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)合同條款結(jié)構(gòu)化,合同生效后將付款、驗(yàn)收、收入確認(rèn)方式結(jié)構(gòu)化,并與CRM、項(xiàng)目管理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)關(guān)聯(lián),有助于實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)應(yīng)收應(yīng)付數(shù)據(jù)的精確化。

        (3)項(xiàng)目管理系統(tǒng)。項(xiàng)目立項(xiàng)后,通過CRM接口在項(xiàng)目管理系統(tǒng)創(chuàng)建項(xiàng)目,用于管理項(xiàng)目里程碑、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、計(jì)劃、任務(wù)、資源計(jì)劃和預(yù)算編制,是項(xiàng)目過程管理的主要平臺。其中,項(xiàng)目預(yù)算編制要基于項(xiàng)目概算和合同數(shù)據(jù)。預(yù)算數(shù)據(jù)審批后將同步至ERP系統(tǒng)用于項(xiàng)目成本和費(fèi)用發(fā)生時(shí)的管控。ERP將預(yù)算實(shí)時(shí)消耗情況同步項(xiàng)目管理系統(tǒng),使項(xiàng)目經(jīng)理能夠及時(shí)掌握項(xiàng)目財(cái)務(wù)狀況。項(xiàng)目成員在項(xiàng)目管理系統(tǒng)及時(shí)維護(hù)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度,待滿足收入確認(rèn)條件后,系統(tǒng)將自動計(jì)算項(xiàng)目回款時(shí)間,用于回款預(yù)測。

        (4)工時(shí)系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工時(shí)的填報(bào)與審批。項(xiàng)目成員基于項(xiàng)目管理系統(tǒng)同步的項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行工時(shí)數(shù)據(jù)填報(bào),項(xiàng)目經(jīng)理審批確認(rèn)項(xiàng)目成員工時(shí)數(shù)據(jù)。審批后工時(shí)系統(tǒng)將項(xiàng)目工時(shí)數(shù)據(jù)同步至ERP,系統(tǒng)將結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)人工成本自動歸集項(xiàng)目人工成本。

        (5)ERP系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)對采購執(zhí)行、項(xiàng)目庫存、項(xiàng)目銷售開票以及預(yù)算控制等活動的管理。通過ERP項(xiàng)目管理模塊,對已發(fā)生的收入、成本和費(fèi)用等項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)核算損益,項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)實(shí)時(shí)損益數(shù)據(jù),可及時(shí)調(diào)整或加強(qiáng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管控策略。以SAP PS模塊為例,SAP主要通過項(xiàng)目結(jié)構(gòu)WBS元素貫穿項(xiàng)目全程,在SAP中將項(xiàng)目結(jié)構(gòu)劃分為售前WBS、交付WBS和售后WBS三個(gè)階段WBS,然后根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度在項(xiàng)目對應(yīng)階段WBS下歸集項(xiàng)目費(fèi)用、采購訂單、項(xiàng)目庫存及項(xiàng)目結(jié)算,最后通過項(xiàng)目多維度報(bào)表數(shù)據(jù),分析項(xiàng)目執(zhí)行情況。

        (6)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目中發(fā)生的出差、業(yè)務(wù)招待、安裝、運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用進(jìn)行預(yù)算控制和報(bào)銷審批,報(bào)銷單中關(guān)聯(lián)各階段的WBS,報(bào)銷審批結(jié)果后,將費(fèi)用明細(xì)及結(jié)果同步至ERP記賬處理。

        3.3數(shù)據(jù)層

        主要指數(shù)據(jù)中臺,將應(yīng)用層中各應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的商機(jī)、合同、項(xiàng)目、概算、預(yù)算、財(cái)務(wù)、工時(shí)等數(shù)據(jù),抽取到數(shù)據(jù)中臺進(jìn)行建模,通過項(xiàng)目編碼將數(shù)據(jù)進(jìn)行串聯(lián)。

        3.4展示層

        即利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)和BI可視化工具建設(shè)項(xiàng)目運(yùn)營看板,向不同業(yè)務(wù)角色提供不同維度的項(xiàng)目運(yùn)營數(shù)據(jù),指導(dǎo)運(yùn)營決策,如項(xiàng)目經(jīng)理比較關(guān)注的項(xiàng)目概算、項(xiàng)目核算、項(xiàng)目預(yù)算和項(xiàng)目決算數(shù)據(jù),公司管理者關(guān)注的項(xiàng)目經(jīng)營態(tài)勢、項(xiàng)目整體運(yùn)營監(jiān)控、績效分析等。

        4平臺建設(shè)中的注意事項(xiàng)分析

        4.1運(yùn)營管理平臺需要有項(xiàng)目制度和流程的支撐

        項(xiàng)目涉及企業(yè)內(nèi)多個(gè)組織崗位,只有完善的項(xiàng)目管理制度和流程才能規(guī)范項(xiàng)目活動,明確項(xiàng)目成員分工,進(jìn)而提升項(xiàng)目管理效率,確保運(yùn)營管理平臺可以更好地執(zhí)行落地。通過流程管理體系建設(shè),對項(xiàng)目制管理、項(xiàng)目四算制度與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理,以價(jià)值為導(dǎo)向,以流程為紐帶,打破部門之間的壁壘。

        4.2項(xiàng)目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)質(zhì)量

        統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與定義,可使項(xiàng)目數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)間有效流通,減少因系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不統(tǒng)一可能帶來的系統(tǒng)分離和信息孤島等問題。數(shù)據(jù)的質(zhì)量不高,會直接影響平臺應(yīng)用效果。例如,項(xiàng)目概算數(shù)據(jù)質(zhì)量會影響項(xiàng)目立項(xiàng)的決策,項(xiàng)目預(yù)算數(shù)據(jù)質(zhì)量會影響后面的采購執(zhí)行、費(fèi)用報(bào)銷等活動。

        4.3項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制

        項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目制管理模式的核心,項(xiàng)目成功與否和企業(yè)價(jià)值是否實(shí)現(xiàn)很大程度上取決于項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)責(zé)設(shè)置要合理,需要項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目承擔(dān)明確的責(zé)任,同時(shí)也需要賦予項(xiàng)目經(jīng)理較大的自主權(quán) 。項(xiàng)目制管理推行項(xiàng)目制管理的難點(diǎn)在于項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制的實(shí)施。例如,多數(shù)銷售項(xiàng)目中,銷售人員會兼職項(xiàng)目經(jīng)理的工作,銷售人員往往會把精力集中在前期的市場分析、商機(jī)跟進(jìn)、招投標(biāo)、合同簽訂等環(huán)節(jié),交付執(zhí)行與驗(yàn)收由交付人員負(fù)責(zé),項(xiàng)目經(jīng)理參與度很低,這樣會導(dǎo)致項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的增加。項(xiàng)目運(yùn)營管理平臺管理的維度是項(xiàng)目,在平臺建設(shè)過程中,項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制在企業(yè)需要同步落地執(zhí)行,這樣平臺與項(xiàng)目經(jīng)理才能相輔相成,提升項(xiàng)目運(yùn)營效率。

        5結(jié)語

        項(xiàng)目全程管理中用好項(xiàng)目四算,有助于實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合一體化。通過項(xiàng)目運(yùn)營管理平臺,可提高項(xiàng)目運(yùn)營的效率和質(zhì)量。本文探究了基于項(xiàng)目四算的項(xiàng)目運(yùn)營管理平臺總體架構(gòu),闡述了總體架構(gòu)中應(yīng)用層各系統(tǒng)的功能與作用,分析了項(xiàng)目運(yùn)營管理平臺建設(shè)過程中的幾點(diǎn)注意事項(xiàng),以期為提升項(xiàng)目制管理模式在企業(yè)運(yùn)營中的應(yīng)用提供價(jià)值參考。

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        [6]羅龍瓊.SAP系統(tǒng)在A企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)核算管理中的應(yīng)用研究[J].質(zhì)量與市場,2022,(07):19-21.

        作者簡介:李強(qiáng)(1983-),男,漢族,山東濟(jì)寧人,碩士,研究方向:管理信息化。

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