劉金花

一、引言

現(xiàn)實(shí)生活中，經(jīng)濟(jì)交往是我們每個(gè)人都接觸的事情，而對一個(gè)民辦學(xué)校，頻繁的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更是學(xué)校蓬勃發(fā)展的標(biāo)志之一。經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的順利開展離不開經(jīng)濟(jì)合同管理，但是絕大多數(shù)民辦學(xué)校的合同管理，無論是對合同操作的精細(xì)化還是對合同事務(wù)的管理，都遠(yuǎn)未達(dá)到較高水平，既不能實(shí)現(xiàn)其交易利益的更大化，也不能實(shí)現(xiàn)其法律風(fēng)險(xiǎn)的更小化，故對經(jīng)濟(jì)合同管理問題的研究很有必要。

二、民辦學(xué)校經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀分析

1.合同管理機(jī)構(gòu)不健全

民辦學(xué)校的收入較單一，主要以學(xué)費(fèi)收入為主，財(cái)政撥款很少，為了提升學(xué)校的辦學(xué)競爭力，民辦學(xué)校把資金主要放在引進(jìn)高層次人才、教學(xué)科研與教學(xué)改革、學(xué)生管理等方面，行政機(jī)構(gòu)和職能部門也是圍繞上述目標(biāo)而設(shè)置的，故很少有民辦學(xué)校設(shè)置專門的合同管理機(jī)構(gòu)。民辦學(xué)校的合同管理工作大都是由后勤部門、學(xué)校辦公室、資產(chǎn)管理等部門兼管，這些部門一方面有自己本部門的工作，再兼管合同管理明顯人手不足；另一方面，這些部門缺乏合同管理所需要的法律、經(jīng)濟(jì)等方面專業(yè)人才。合同管理得不到足夠重視，因合同的履行而引起的法律糾紛時(shí)有發(fā)生，給民辦學(xué)校的聲譽(yù)造成不良的影響。

2.合同管理人員缺乏法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

部分民辦學(xué)校不重視合同管理，缺乏法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，不關(guān)注《民法典》與原《合同法》條款的變化，很多高校意識(shí)不到經(jīng)濟(jì)合同管理對于學(xué)校的重要性，潛意識(shí)中認(rèn)為經(jīng)濟(jì)合同只是我方與對方簽訂的一份書面證明，抱著應(yīng)付的心態(tài)草草簽訂經(jīng)濟(jì)合同，導(dǎo)致學(xué)?？赡苊媾R較大的風(fēng)險(xiǎn)。有些民辦學(xué)校的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人完成了交易事項(xiàng)后到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門提出要附上合同，為了應(yīng)付財(cái)務(wù)部門不得不補(bǔ)簽合同，這樣的合同對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來雙方來說完全沒有法律約束力。甚至有些民辦學(xué)校為了逃避稅款的征收，就同一交易事項(xiàng)簽訂兩份合同價(jià)款等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容不一致的陰陽合同。更有甚者認(rèn)為因我方與對方單位多年來一直有業(yè)務(wù)往來，出于對對方單位的信任不簽訂經(jīng)濟(jì)合同。這些都將會(huì)給民辦學(xué)校帶來極大的法律風(fēng)險(xiǎn)，不利于民辦學(xué)校的健康發(fā)展。

3.經(jīng)濟(jì)合同預(yù)算管控不到位

大部分民辦高校的預(yù)算管理不完善，民辦高校上層領(lǐng)導(dǎo)對預(yù)算不夠重視，認(rèn)為自身不是公辦學(xué)院完全不需要預(yù)算管理，著重體現(xiàn)在基建合同、維修合同預(yù)算管理方面。在領(lǐng)導(dǎo)眼中學(xué)校預(yù)算形同虛設(shè)，預(yù)算金額可以隨意調(diào)整，預(yù)算項(xiàng)目可以隨意增加。這造成學(xué)校預(yù)算管理部門很難對基建、維修等合同進(jìn)行監(jiān)管，導(dǎo)致學(xué)校預(yù)算每年進(jìn)行多次調(diào)整，且學(xué)校預(yù)算報(bào)告與年終決算報(bào)告金額出現(xiàn)巨大偏差，增加預(yù)算管理部門工作量，使學(xué)校本科合格評估、審核評估存在風(fēng)險(xiǎn)。

4.合同執(zhí)行過程監(jiān)控不到位

合同管理是系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)的全過程管理，民辦學(xué)校只注重合同簽約，合同履行過程中缺乏銜接與監(jiān)督。合同簽訂完后，除了業(yè)務(wù)經(jīng)辦人關(guān)注合同的履行外，沒有別的部門和人員再給予監(jiān)控，當(dāng)簽訂的經(jīng)濟(jì)合同因某些市場變化或者政策調(diào)整的客觀原因?qū)е聦W(xué)校利益受損時(shí)，并沒有專業(yè)人員按照相關(guān)的程序辦理經(jīng)濟(jì)合同的補(bǔ)充、變更或是解除。財(cái)務(wù)部門沒能對合同收支做實(shí)時(shí)的跟蹤調(diào)整，缺乏有效的內(nèi)部控制，極可能導(dǎo)致到期的款項(xiàng)不及時(shí)回收或超額支付合同結(jié)算款。民辦學(xué)校沒有建立合同履行風(fēng)險(xiǎn)的管理機(jī)制，沒能及時(shí)對合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和控制，使合同的履行處于被動(dòng)的狀況。

5.合同管理信息化水平不高

民辦學(xué)校的合同管理雖然也采用信息化管理，但信息化水平不高、系統(tǒng)更新不及時(shí)，管理系統(tǒng)難以形成閉環(huán)管理，不能實(shí)行合同信息的資源共享。缺少可以和財(cái)務(wù)、采購等部門實(shí)現(xiàn)信息共享的經(jīng)濟(jì)合同管理平臺(tái)，這導(dǎo)致相關(guān)管理人員要想全面獲取經(jīng)濟(jì)合同的相關(guān)信息時(shí)存在一定困難，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)不能真正按照經(jīng)濟(jì)合同約定的進(jìn)度來確定收入和支出，無法準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地對學(xué)校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)開展計(jì)量、統(tǒng)計(jì)，不利于高校內(nèi)部控制建設(shè)工作的推進(jìn)。在信息化、數(shù)字化、智能化的大數(shù)據(jù)時(shí)代，提高合同管理的信息化水平是民辦學(xué)校現(xiàn)代化管理的必然首選。

6.不重視合同檔案管理

民辦學(xué)校的合同大多由合同的業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門保管，都是采用原始Excel表格手工錄入的方式記錄合同的基本信息，各部門的表格格式不統(tǒng)一，難以進(jìn)行匯總合并，領(lǐng)導(dǎo)難以全面了解學(xué)校對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的相關(guān)信息。民辦學(xué)校沒有合同檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，沒有對合同的檔案統(tǒng)一管理，沒有專人負(fù)責(zé)整理保管，使合同信息錄入不及時(shí)，丟失、毀損、遺漏的情況時(shí)有發(fā)生，造成合同后期的查閱和使用非常不便，還有可能造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。比如合同違約產(chǎn)生糾紛時(shí)，學(xué)校因?yàn)闆]有保存合同文本，被對方抓住漏洞篡改合同而被告上法院，這樣的案例在現(xiàn)實(shí)中并不少見。

三、規(guī)范民辦高校經(jīng)濟(jì)合同管理的對策分析

1.建立完善的合同管理流程

加強(qiáng)合同管理制度建設(shè)，建立健全規(guī)范的合同管理制度體系，設(shè)計(jì)嚴(yán)密的業(yè)務(wù)流程，對合同實(shí)行分級分類管理，明確合同訂立的授權(quán)審批程序、權(quán)限，確保所有簽訂合同經(jīng)過學(xué)校合法授權(quán)，嚴(yán)防簽訂超出有關(guān)規(guī)定范圍的合同情況的發(fā)生，嚴(yán)禁校內(nèi)部門、單位或個(gè)人未經(jīng)授權(quán)以學(xué)校名義對外簽訂各類合同，嚴(yán)禁違反上級規(guī)定簽訂擔(dān)保業(yè)務(wù)合同、對外投資合同和資金借貸合同。同時(shí)，學(xué)校全面梳理合同管理業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，查找各環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，確定關(guān)鍵控制點(diǎn)，明確合同管理在合同調(diào)查、談判、審核、簽署、履行、結(jié)算等各環(huán)節(jié)的控制要求，不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督，并設(shè)置相應(yīng)的記錄或憑證，及時(shí)、客觀記錄各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的完成情況，實(shí)行痕跡管理，確保合同訂立、履行、后續(xù)管理等環(huán)節(jié)得到有效控制。

2.加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理人才隊(duì)伍建設(shè)

經(jīng)濟(jì)合同需要專業(yè)人員去管理，其是一個(gè)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，涉及會(huì)計(jì)、審計(jì)、建筑、法律等方面的知識(shí)，經(jīng)濟(jì)合同簽訂內(nèi)容需要由具有法律知識(shí)的人員審核，經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行完畢后工程驗(yàn)收需要專業(yè)人員去現(xiàn)場進(jìn)行審計(jì)驗(yàn)收等。所以各個(gè)高校應(yīng)重視經(jīng)濟(jì)合同管理人員招聘，定期組織現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)合同管理人員參加校內(nèi)外培訓(xùn)，同時(shí)，重視經(jīng)濟(jì)合同管理人員思想政治教育，樹立合同管理人員愛崗敬業(yè)、遵紀(jì)守法、清正廉潔的理念，提升民辦高校經(jīng)濟(jì)合同管理水平。

3.加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同預(yù)算管控，對經(jīng)濟(jì)合同實(shí)行全過程管理

各民辦高校內(nèi)部控制的首要環(huán)節(jié)就是預(yù)算管理，制定經(jīng)濟(jì)合同項(xiàng)目預(yù)算，完善預(yù)算管理制度，同時(shí)上線內(nèi)部控制財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對民辦高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從預(yù)算到結(jié)算的全面管理，加強(qiáng)合同預(yù)算管理，堅(jiān)持厲行節(jié)約，精打細(xì)算，加大預(yù)算資金的統(tǒng)籌力度，有效盤活存量資金，優(yōu)化支出結(jié)構(gòu)；規(guī)范項(xiàng)目設(shè)置，加強(qiáng)預(yù)算評審，推進(jìn)績效管理，提高學(xué)校預(yù)算資金使用效益；完善預(yù)算管理鏈條，加強(qiáng)預(yù)算公開，努力構(gòu)建全面規(guī)范、公開透明的學(xué)校預(yù)算管理制度。在編制預(yù)算時(shí)要求各歸口管理部門在申報(bào)預(yù)算時(shí)精細(xì)化編制每一筆經(jīng)濟(jì)合同項(xiàng)目預(yù)算，嚴(yán)禁隨意填報(bào)預(yù)算金額。在經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行過程中，以預(yù)算為抓手對合同實(shí)行全方位、全過程管理。在合同執(zhí)行過程中嚴(yán)格按照其申報(bào)的預(yù)算執(zhí)行，確保?？顚Ｓ茫瑖?yán)禁挪作他用。在執(zhí)行過程中預(yù)算項(xiàng)目確需更改預(yù)算金額的，按照學(xué)校預(yù)算變更流程出具審批手續(xù)。歸口部門要定期對經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行情況形成報(bào)告，提交財(cái)務(wù)處和審計(jì)處，財(cái)務(wù)部門會(huì)同審計(jì)部門對執(zhí)行情況提出建設(shè)性意見，保證合同項(xiàng)目預(yù)算科學(xué)合理。

4.明確合同管理中相關(guān)部門的職責(zé)

合同管理是一項(xiàng)涉及多部門、綜合性強(qiáng)的工作。因此，需要明確合同管理中相關(guān)部門的職責(zé)。學(xué)校根據(jù)自身實(shí)際情況，按照“統(tǒng)一指導(dǎo)、分口管理、各負(fù)其責(zé)”的經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)制確定歸口管理部門，負(fù)責(zé)對經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行指導(dǎo)并管理。制定詳細(xì)的規(guī)章制度和流程來規(guī)范高校經(jīng)濟(jì)合同的審批、簽訂、履行、保管等環(huán)節(jié)，維護(hù)高校的經(jīng)濟(jì)合同管理系統(tǒng)，對經(jīng)濟(jì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期檢查經(jīng)濟(jì)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，做好經(jīng)濟(jì)合同歸檔保密工作等。具體來說，負(fù)責(zé)梳理學(xué)校合同管理業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，確定關(guān)鍵控制點(diǎn)，制定合同管理制度體系，發(fā)揮專業(yè)特長，審核合同權(quán)利義務(wù)的對等性、違約責(zé)任、爭議解決方式等重點(diǎn)條款內(nèi)容，提出修改意見。管理合同標(biāo)準(zhǔn)文本和相關(guān)資料，參與學(xué)校重大合同的文稿起草、協(xié)商談判、內(nèi)容審查和正式簽訂，監(jiān)督檢查合同的履行、變更、解除等情況。組織相關(guān)部門開展合同糾紛的調(diào)節(jié)、仲裁、訴訟活動(dòng)，妥善保管合同專用章，對合同履行情況進(jìn)行適時(shí)登記，對合同資料進(jìn)行及時(shí)歸檔等。定期進(jìn)行自我評價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理中的高風(fēng)險(xiǎn)和薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地修補(bǔ)漏洞和糾正偏差，實(shí)現(xiàn)合同管理的不斷完善。

5.加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)合同信息互傳

當(dāng)前科學(xué)發(fā)展日新月異，信息技術(shù)已然遍布各個(gè)領(lǐng)域。如果各經(jīng)濟(jì)合同管理系統(tǒng)之間沒有實(shí)現(xiàn)信息共享，這給經(jīng)濟(jì)合同的查詢、信息的提取都將造成了不小的困難，不利于高校內(nèi)部控制建設(shè)工作的推進(jìn)，因此，將現(xiàn)代信息技術(shù)滲入于經(jīng)濟(jì)合同管理中來，充分利用信息化管理平臺(tái)，充分利用信息化技術(shù)，建立統(tǒng)一的經(jīng)濟(jì)合同管理平臺(tái)。在經(jīng)濟(jì)合同管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)之中也滲入信息技術(shù)，使得各環(huán)節(jié)能夠全面對接，減少信息不對稱的情況。經(jīng)濟(jì)合同履行監(jiān)控模塊主要是監(jiān)督合同的執(zhí)行，包括對合同金額、收付款進(jìn)度的監(jiān)督，合同歸檔模塊主要包括合同簽訂完成后的掃描上傳，按照類別進(jìn)行統(tǒng)一編號。此外，經(jīng)濟(jì)合同管理平臺(tái)應(yīng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以從中調(diào)取收入、支出合同的數(shù)據(jù)，確保收入合同實(shí)現(xiàn)應(yīng)收盡收、支出合同與預(yù)算相符，以防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，推進(jìn)高校內(nèi)部控制工作順利開展。

6.加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同的歸檔保密工作

經(jīng)濟(jì)合同明確了高校的權(quán)利和義務(wù)，里面涉及工作、商業(yè)秘密，是十分重要的文檔資料。應(yīng)利用信息化技術(shù)將經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行分類和歸納，完善其備案和登記制度，促使經(jīng)濟(jì)合同管理工作更具現(xiàn)代化和高效化特點(diǎn)。民辦高校應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)合同管理工作，由專業(yè)人員通過統(tǒng)一的經(jīng)濟(jì)合同管理平臺(tái)，結(jié)合經(jīng)濟(jì)合同類型對合同進(jìn)行科學(xué)分類和統(tǒng)一編號，運(yùn)用信息化手段建立經(jīng)濟(jì)合同臺(tái)賬，定期查看經(jīng)濟(jì)合同的履行情況，對于履行過的經(jīng)濟(jì)合同，及時(shí)辦理銷號和歸檔手續(xù)，線下設(shè)立專人對合同文本進(jìn)行整理裝訂歸檔，對于合同內(nèi)容變更等相關(guān)資料及時(shí)整理存儲(chǔ)，保證數(shù)據(jù)信息的完整性。此外，及時(shí)做好經(jīng)濟(jì)合同安全保密工作，加強(qiáng)對工作人員的安全保密教育，防止任何人以任何形式泄露經(jīng)濟(jì)合同中涉及的機(jī)密，以防止學(xué)校的經(jīng)濟(jì)利益遭受損失。