姜 娜

（唐山市衛(wèi)生健康委員會綜合監(jiān)督執(zhí)法局）

檔案是事業(yè)單位發(fā)展過程的“見證者”，其對事業(yè)單位本身的發(fā)展以及各項(xiàng)職能的行使都有著重要的指導(dǎo)作用。在新時期發(fā)展背景下，為了能夠進(jìn)一步提高我國事業(yè)單位公共服務(wù)水平，需要乘上互聯(lián)網(wǎng)這一快車，將信息資源在一定范圍內(nèi)共享，提高事業(yè)單位內(nèi)部管理的綜合水平。但是，當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息資源共享還面臨著一定的問題，諸如技術(shù)手段落后、共享意識不強(qiáng)以及相關(guān)體系建設(shè)失衡等問題，這都在很大程度上阻礙了檔案信息資源的共享，影響了事業(yè)單位的快速發(fā)展。因此，有必要對檔案信息資源共享問題進(jìn)行分析與總結(jié)，并采取有效的處理辦法予以應(yīng)對。

一、檔案信息資源共享

檔案信息資源對于事業(yè)單位的發(fā)展來說有著十分重要的意義，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享是事業(yè)單位發(fā)展的必然。而何謂檔案信息資源共享，筆者認(rèn)為其主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，檔案信息資源的共享是以網(wǎng)絡(luò)為媒介，打破了以往信息傳遞中存在的時間及空間的障礙，進(jìn)一步提升了檔案信息資源的傳播效率和使用范圍。其次，檔案信息資源共享是以用戶為核心、為用戶提供新型服務(wù)的一種方式。再次，檔案信息資源共享是建立在科學(xué)系統(tǒng)的管理體制以及先進(jìn)信息技術(shù)基礎(chǔ)上的，能夠借助科學(xué)的管理以及技術(shù)來實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的共享。最后，檔案信息資源的共享具有一定的邊界，是在允許的范圍內(nèi)最大程度地共享而不是無限制共享，本身有著較強(qiáng)的機(jī)密性、回溯性。由此可見，檔案信息資源共享是指以網(wǎng)絡(luò)為媒介和工具、以用戶為核心和根本、以有效利用為基礎(chǔ)和靈魂，充分利用現(xiàn)代化管理體制和先進(jìn)的信息技術(shù)來為用戶提供最大程度的資源充分共享服務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案信息資源共享的重要性

伴隨著內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)與機(jī)制的優(yōu)化，事業(yè)單位也開始對檔案信息資源管理給予了足夠的重視，并且在一定范圍內(nèi)進(jìn)行了檔案信息資源的共享。由此可見，檔案信息資源的共享有著十分重要的意義，其不僅能夠?yàn)槭聵I(yè)單位各項(xiàng)工作的展開提供相應(yīng)的指引，同時也能夠?qū)κ聵I(yè)單位發(fā)展中的各種信息進(jìn)行全面的存儲，便于后期對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行合理應(yīng)用，對于各項(xiàng)工作的科學(xué)化展開與合理化發(fā)展有著推動作用。在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，加強(qiáng)對檔案信息資源的管理和信息資源的共享能夠幫助其及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，進(jìn)而為各項(xiàng)決策的制定和戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定良好基礎(chǔ)。由此可見，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享對于事業(yè)單位的發(fā)展來說十分重要。

三、事業(yè)單位檔案信息資源共享面臨的問題

現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位也認(rèn)識到了檔案信息資源共享的重要性，并采取了相應(yīng)的措施推動這項(xiàng)工作的進(jìn)行，但是實(shí)際上依然面臨著一定的問題，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）觀念方面

事業(yè)單位經(jīng)過了較長時間的發(fā)展已經(jīng)形成了較為固定的模式，受到傳統(tǒng)觀念的影響，檔案部門往往會存在觀念保守、重藏輕用的思想觀念的束縛。與此同時，檔案管理部門從表面上來看并不能夠?yàn)槭聵I(yè)單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以領(lǐng)導(dǎo)對于檔案部門的工作也沒有給予足夠的重視?！盁o人問津”的情況在很大程度上限制了檔案資源的開發(fā)、利用和共享。除此之外，一些事業(yè)單位雖然意識到了檔案信息資源共享的重要性，但是本身的共享意識不強(qiáng)，對于相關(guān)工作的重視程度不夠，或是直接搞一搞面子工程，共享的力度不強(qiáng)，導(dǎo)致相關(guān)工作不倫不類。由此可見，思想觀念方面的束縛會直接影響到檔案信息資源的共享。

（二）管理方面

在檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享的過程中，管理體系的建設(shè)是整個共享工作展開的標(biāo)準(zhǔn)。然而在實(shí)際情況中，管理方面依然存在著一定的問題，其主要表現(xiàn)在：一方面，事業(yè)單位并沒有建立健全檔案信息資源共享管理制度，在實(shí)際情況中相關(guān)工作的展開沒有可以參考的制度標(biāo)準(zhǔn)，管理形式和方法的落后為后續(xù)的監(jiān)督與審查工作也帶來了一定的困難。同時，管理者為了能夠壓縮成本和時間，在沒有參考標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上無法履行自身的職責(zé)與義務(wù)，導(dǎo)致檔案信息資源共享的程度有限，甚至質(zhì)量也無法得到有效保障。另一方面，檔案信息資源共享是一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，但是由于單位及管理部門沒有給予足夠的重視，所以統(tǒng)籌規(guī)劃工作也不到位，各個部門之間的溝通與合作不緊密，導(dǎo)致檔案信息資源共享工作受到了嚴(yán)重的影響。

（三）安全方面

事業(yè)單位檔案信息中所記錄的內(nèi)容都具有較強(qiáng)的機(jī)密性，其所覆蓋的范圍十分廣泛，例如國防、城市建設(shè)、環(huán)境建設(shè)、人文歷史等，所以通常這些信息資源的保存都需要重視其保密性，會采取相應(yīng)的加密措施來避免檔案信息資源被非法竊取和利用。紙質(zhì)資源在共享的過程中很容易出現(xiàn)丟失、被破壞、被篡改等不良后果，所以事業(yè)單位都會將紙質(zhì)資源進(jìn)行掃描，形成電子資源，將電子資源進(jìn)行共享，這樣也能夠有效提升紙質(zhì)檔案信息資源的安全性。然而，在電子資源共享和利用的過程中，部分事業(yè)單位受到諸多因素的影響，由于其基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)較為薄弱，掃描設(shè)施、加密措施等技術(shù)手段不齊全，造成電子資源面臨被竊取、盜用、非法篡改等安全隱患。

（四）隊(duì)伍方面

事業(yè)單位在運(yùn)行的過程中每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，所以檔案信息資源管理工作需要將大量的、復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類、整理、整合與保存，相關(guān)工作的展開多數(shù)都是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等為載體，這就對相關(guān)工作人員的能力和技術(shù)有著一定的要求。然而，當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作人員很多都不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)能力和水平，不僅缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，同時也難以正確使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案信息資源的共享。雖然近些年事業(yè)單位在不斷吸納高素質(zhì)、高水平的人才，但是真正能夠?qū)I(yè)匹配、能力匹配、素質(zhì)匹配的檔案管理人才如同鳳毛麟角。除此之外，一些事業(yè)單位很少能夠?yàn)闄n案管理人員提供專業(yè)的培訓(xùn)，沒有建立相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制，使得相關(guān)管理人員的綜合能力難以得到有效提升，導(dǎo)致檔案信息資源共享工作難以有效展開。

（五）資金方面

對于事業(yè)單位檔案信息資源共享來說，其需要足夠的資金作為支持，例如服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及相關(guān)軟件的應(yīng)用等軟硬件設(shè)施的建設(shè)以及后期的日常維護(hù)和人才培訓(xùn)等方面，都需要足夠的資金才能夠?qū)崿F(xiàn)升級與優(yōu)化，是一項(xiàng)高投入的工程。然而，在檔案信息資源共享的過程中，能夠分配到此方面的資金十分有限，共享工作資金比例非常小，沒有足夠的資金支持，檔案信息資源的共享也受到了極大的影響。

四、事業(yè)單位檔案信息資源共享問題的處理辦法

根據(jù)上述內(nèi)容可知，檔案信息資源的共享依然面臨著一定的問題，事業(yè)單位需要采取針對性的措施予以應(yīng)對。

（一）樹立共享意識

第一，主動轉(zhuǎn)變觀念。觀念的改變是一個長期且存在一定難度的任務(wù)，為了能夠有效提升檔案信息資源共享的效果，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)要積極擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛，正確看待信息資源的價值，積極主動轉(zhuǎn)變自身的觀念，由以往被動式服務(wù)向著主動式服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變；由片面追求“小而全”逐漸向著資源整體共享的方向轉(zhuǎn)變。

第二，加強(qiáng)宣傳。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要在日常工作中加強(qiáng)宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)層、管理層都能夠意識到檔案信息資源共享的重要價值。由于領(lǐng)導(dǎo)對各項(xiàng)決策都有著決定性作用、管理層能夠直接對檔案信息資源的共享提供支持，因此，單位應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)宣傳，通過線上以及線下共同宣傳的方式“雙管齊下”，將共享工作的重要性、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容等與員工的個人價值進(jìn)行掛鉤，驅(qū)動員工主動進(jìn)行思想的轉(zhuǎn)變，積極推進(jìn)檔案信息資源共享工作的進(jìn)行，使其能夠在日常工作中主動挖掘檔案信息資源的價值，并且通過多種方式進(jìn)行資源共享，進(jìn)一步提升檔案信息資源的利用價值。

（二）優(yōu)化管理體系

第一，統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)方向?，F(xiàn)階段，我國事業(yè)單位檔案信息資源共享還處在發(fā)展階段，需要相關(guān)部門做好統(tǒng)一的規(guī)劃和建設(shè)方向才能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作提供有效指導(dǎo)。從資源整合到相關(guān)平臺建設(shè)，都需要加強(qiáng)規(guī)劃與管理，加強(qiáng)上下級、不同部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作。

第二，加強(qiáng)規(guī)范的管理機(jī)制。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要根據(jù)實(shí)際情況建立本單位的檔案信息資源共享管理機(jī)制，一方面要建立完善的信息共享架構(gòu)與模式，讓信息資源的共享能夠在可控制、可管理的范圍內(nèi)進(jìn)行規(guī)范化共享。另一方面要不斷完善檔案信息資源共享的管理制度，明確管理人員、檔案信息資源使用人員的職責(zé)與范圍，根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等文件中所要求的內(nèi)容結(jié)合單位的實(shí)際情況制定新的檔案信息資源共享管理制度。在制度中，需要對共享工作的流程及步驟進(jìn)行細(xì)化，并且制定統(tǒng)一的整理標(biāo)準(zhǔn)，讓各個部門之間的檔案都能夠在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)之下進(jìn)行共享，同時也便于管理部門對檔案信息資源進(jìn)行管理。

（三）提升共享安全

第一，物理環(huán)境安全。為了能夠有效提升檔案信息資源共享的安全性，保證物理環(huán)境的安全尤為重要，其也是最為基礎(chǔ)的安全保障措施之一。在物理環(huán)境安全方面，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要保證室內(nèi)環(huán)境的溫度和濕度適宜，做好防火、防盜、防潮等方面的保障性工作。在此過程中，為了能夠充分發(fā)揮人的積極作用，還應(yīng)當(dāng)要對相關(guān)管理人員的職責(zé)范圍、安全保密責(zé)任等內(nèi)容加以重視，嚴(yán)禁相關(guān)工作人員由于自身因素而導(dǎo)致檔案信息損毀或是丟失或是人為惡意更改等，并且按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息資源進(jìn)行一定范圍的共享，并做好資源共享的安全審查。

第二，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性所帶來的安全問題，在檔案信息資源共享的過程中應(yīng)當(dāng)要采取各種網(wǎng)絡(luò)加密安全措施，以此來提升文件共享過程中的安全性。例如專用密鑰、對稱密鑰、公開密鑰等方式都是較為常見的數(shù)據(jù)信息加密技術(shù)。除此之外，網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)也是一種加強(qiáng)和控制網(wǎng)絡(luò)間訪問的安全技術(shù)之一，其可以有效保護(hù)內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行環(huán)境，并且能夠組織外網(wǎng)用戶的非法入內(nèi)，事業(yè)單位可以對該技術(shù)進(jìn)行升級并應(yīng)用于資源的共享中去，提升網(wǎng)絡(luò)的安全性。同時，還要對殺毒軟件進(jìn)行合理應(yīng)用，這種技術(shù)使用最為便捷。為了能夠有效提升檔案信息資源共享的安全性，事業(yè)單位可以根據(jù)實(shí)際需求對上文中所提到的幾種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)進(jìn)行綜合使用，進(jìn)一步提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全等級。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

第一，建立完善的選拔任用機(jī)制。檔案信息資源共享是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性、復(fù)雜性較強(qiáng)的工作，因此，其對人才綜合能力與素質(zhì)的要求也相對較高。為了能夠讓人才與崗位需求更加匹配，事業(yè)單位可以實(shí)施崗位動態(tài)調(diào)整機(jī)制對在職的人才進(jìn)行選拔調(diào)任，使更多具有此方面能力的人才勝任該崗位的工作，幫助檔案信息資源共享工作的進(jìn)一步實(shí)施。為此，需要建立完善的選拔任用機(jī)制，并且將機(jī)制有效實(shí)施下去，使優(yōu)秀的人才能夠充分發(fā)揮出自身的優(yōu)勢。

第二，提供更加全面的培訓(xùn)機(jī)會。事業(yè)單位需要為檔案信息資源共享管理人員提供更加全面的培訓(xùn)機(jī)會，可以通過聘請專家演講、與先進(jìn)單位進(jìn)行業(yè)務(wù)交流、線上學(xué)習(xí)、外派進(jìn)修等多種方式來進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案信息資源共享管理理念和模式。同時要對相關(guān)管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠在檔案信息資源共享的過程中對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行充分利用，并保證整個共享過程的安全性。

第三，吸納更多的優(yōu)秀人才。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要根據(jù)檔案信息資源的實(shí)際需求進(jìn)行人才的招聘，吸納更多優(yōu)秀的人才，通過高校直招、考試等渠道吸收更多優(yōu)秀的人才，并且對人才的綜合能力進(jìn)行考察，包括人才的檔案管理專業(yè)能力、計(jì)算機(jī)操作能力、現(xiàn)代化管理觀念和模式等。與此同時，為了能夠留住更多優(yōu)秀的人才，還需要加強(qiáng)福利待遇、職稱評定等保障性措施的實(shí)施，吸引人才并激發(fā)人才的積極性和創(chuàng)造性。

（五）多方籌措資金

第一，發(fā)揮政府的導(dǎo)向作用。檔案信息資源的共享需要有足夠的資金來作為支持，由于事業(yè)單位本身的性質(zhì)存在一定的差異（例如全額撥款、差額撥款、自收自支等），因此，需要政府發(fā)揮自身的引導(dǎo)作用。例如對于自收自支、差額撥款性質(zhì)的事業(yè)單位來說，政府可以鼓勵并引導(dǎo)地方性中小金融機(jī)構(gòu)的發(fā)展，加快發(fā)展商業(yè)銀行、農(nóng)村信用社等，這樣可以為事業(yè)單位籌資建立更多的渠道；或者事業(yè)單位可以考慮與優(yōu)秀的企業(yè)進(jìn)行合作，利用自身的技術(shù)、人才優(yōu)勢等來吸引更多的民間資本。對于全額撥款的事業(yè)單位來說，應(yīng)當(dāng)要將檔案信息資源共享的重要性進(jìn)行宣傳，以便能夠爭取更多的財政撥款、專項(xiàng)資金等。

第二，提高自身內(nèi)部融資能力。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要搞好自身的經(jīng)營管理（全額撥款性質(zhì)的事業(yè)單位除外），積極利用自身的技術(shù)優(yōu)勢、人才優(yōu)勢等向社會提供有償服務(wù)，在此過程中收取一定的服務(wù)費(fèi)用，這樣也可以在一定程度上彌補(bǔ)檔案信息資源共享方面存在的經(jīng)費(fèi)不足的問題。此外，還可以通過投資經(jīng)營的方式來提高自身的融資能力，實(shí)現(xiàn)資金的保值、增值，例如對外投資、擴(kuò)建固定資產(chǎn)、擴(kuò)建無形資產(chǎn)等形式。

五、結(jié)束語

綜上所述，在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，檔案信息資源的共享對于推動單位的穩(wěn)步發(fā)展有著十分積極的作用。在新時代背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要對檔案信息資源共享給予足夠的重視，總結(jié)出當(dāng)前存在的不足，并且采取多種方式來提升檔案信息資源共享的整體水平，進(jìn)而提高檔案資源的利用率，為事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)I造良好的內(nèi)部環(huán)境。