姚 緣 傅長(zhǎng)軍 .南京藝術(shù)學(xué)院；.南京森林警察學(xué)院

現(xiàn)以第二輪《江蘇省志·科學(xué)技術(shù)志》的編纂工作為例，通過對(duì)全國(guó)其他省份科技志編纂工作的實(shí)地調(diào)研，總結(jié)了其經(jīng)驗(yàn)及存在的問題，分析了江蘇省在科技志編纂過程中存在的問題，根據(jù)組織管理理論，運(yùn)用目標(biāo)功能樹系統(tǒng)分析模型，提出了一種規(guī)范、高效的三層次科技志編纂組織體系構(gòu)架，最后總結(jié)了江蘇省在科技志編纂工作中運(yùn)用此項(xiàng)組織體系所取得的成效，為今后我國(guó)各省市的科技志編纂工作的組織架構(gòu)提供借鑒與參考。

盛世修志，是我國(guó)歷朝歷代的優(yōu)良傳統(tǒng)。與傳統(tǒng)方志相比，新時(shí)期我國(guó)的方志編纂工作增加了很多內(nèi)容。其中,新方志中最閃光的創(chuàng)新點(diǎn)之一是增加了體現(xiàn)鮮明時(shí)代特色的地方科技志，連同科技大事記、科技統(tǒng)計(jì)年鑒，為我國(guó)實(shí)施科教興國(guó)和可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略提供了可資借鑒的文獻(xiàn)資料。

改革開放以來，江蘇省先后提出科技興省、科教興省、建成創(chuàng)新型省份、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展等科技發(fā)展戰(zhàn)略，科技工作為全省經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供了有力支撐，對(duì)社會(huì)各行各業(yè)產(chǎn)生了積極而深遠(yuǎn)的影響。

《江蘇省志·科學(xué)技術(shù)志》是第二輪省志編纂工作中為數(shù)不多的行業(yè)志，這本書的覆蓋行業(yè)、領(lǐng)域?qū)?，涉及單位很多，使資料收集、提煉供稿、撰寫以及審稿等工作都存在很大的困難。本文以江蘇省第二輪《江蘇省志·科學(xué)技術(shù)志》的編纂工作為例，通過對(duì)其他省份科技志編纂工作的調(diào)研和對(duì)自身問題的分析，發(fā)現(xiàn)志書編纂工作的組織體系架構(gòu)是問題的關(guān)鍵，目前尚沒有規(guī)范統(tǒng)一的組織模式。為此，本文提出了一種規(guī)范、高效的科技志編纂的組織體系構(gòu)架，以期為我國(guó)今后各省市的科技志編纂工作提供借鑒與參考。

全國(guó)各省份科學(xué)技術(shù)志編纂的現(xiàn)狀及問題

科技志是以科技為主線，全面、系統(tǒng)、客觀地記述其所涉地域內(nèi)科學(xué)技術(shù)的興衰起伏、發(fā)展演變的歷史和現(xiàn)狀。把科學(xué)技術(shù)志編纂成一部繼往開來、服務(wù)當(dāng)代、垂鑒后世、有獨(dú)特歷史文化學(xué)術(shù)價(jià)值的工具書，是一項(xiàng)特殊的、浩繁的軟科學(xué)系統(tǒng)工程，其將成為當(dāng)代科學(xué)管理、科學(xué)研究、科技工作者的必備工具書?？茖W(xué)技術(shù)志的編纂體現(xiàn)了科技促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的作用。

20世紀(jì)80年代末，我國(guó)開始啟動(dòng)了地方科技志的編纂工作。1989年9月,第一部省級(jí)科技志——《山西科學(xué)技術(shù)志》問世,之后每年陸續(xù)約有兩部科技志付梓。2015年12月29日，全國(guó)地方志系統(tǒng)先進(jìn)模范座談會(huì)在北京召開，中共中央政治局常委、國(guó)務(wù)院總理李克強(qiáng)作出重要批示：“全國(guó)廣大地方志工作者賡續(xù)傳統(tǒng)，創(chuàng)新理念，涌現(xiàn)出一大批優(yōu)秀人才。各級(jí)政府都要關(guān)心和支持地方志事業(yè)發(fā)展，也希望地方志工作者繼續(xù)發(fā)揚(yáng)方志人精神，志存高遠(yuǎn)，力學(xué)篤行，直筆著信史，彰善引風(fēng)氣，為當(dāng)代提供資政輔治之參考，為后世留下堪存堪鑒之記述?！?/p>

然而，我國(guó)地方科技志編纂中普遍存在篇目設(shè)置不合理，條目收錄不規(guī)范，出版周期過長(zhǎng)，實(shí)用性較差等問題（趙新力等，2005）。為此，在第二輪《江蘇省志·科學(xué)技術(shù)志》的編纂工作啟動(dòng)之初，為了使編纂工作少走彎路，編輯團(tuán)隊(duì)專門前往北京、上海、浙江等地，對(duì)其科技志的編纂進(jìn)行調(diào)研。

我國(guó)其他省份科技志編纂的經(jīng)驗(yàn)

篇目大綱設(shè)置要合理

篇目是志書的總體框架，科學(xué)合理的篇目設(shè)置是志書編修的設(shè)計(jì)藍(lán)圖，是編寫好志書的基礎(chǔ)?？萍贾镜目蚣芙Y(jié)構(gòu)主體需要符合“志”的記述文體，即橫排門類、以類系事。科技志對(duì)一地科技事業(yè)全景式的展現(xiàn)可通過橫排門類依次記述完成。門類合理、歸屬得當(dāng)、層次清晰、排列有序是“志”的篇目設(shè)置的基本原則，同時(shí)要注重突出志書的時(shí)代性和地方性。

在已出版的29部地方科技志中，有近20種篇目設(shè)置，各具特色、結(jié)構(gòu)多種多樣、差異很大（李嘯浪等，2015）。大部分的科技志為篇、章、節(jié)結(jié)構(gòu)，少數(shù)只有章、節(jié)結(jié)構(gòu)，并不設(shè)篇。這樣的篇章結(jié)構(gòu)固然反映了地方科技發(fā)展的特色，突出了地方科技發(fā)展的特點(diǎn)、重點(diǎn)和亮點(diǎn)，展示了地方科技發(fā)展的差異。但這樣的篇章結(jié)構(gòu)同時(shí)也說明了地方科技志的編纂在篇章設(shè)計(jì)方面不夠成熟，系統(tǒng)性和整體性比較差，缺乏相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。筆者經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，志書的大綱設(shè)置不能一蹴而就，而是需要進(jìn)行深入研究，同時(shí)要征求所涉及的各行業(yè)專家意見，為后續(xù)的撰寫工作打好基礎(chǔ)。

經(jīng)費(fèi)預(yù)算要科學(xué)全面

科技志的編纂工作涉及的單位多、人員數(shù)量巨大，如果不能合理、全面地考慮到各類支出，將不利于編纂工作的順利推進(jìn)。上海、廣東和江西等省份科技志的編纂經(jīng)費(fèi)，及江蘇省體育局、江蘇省廣電局等廳局志書編纂工作經(jīng)費(fèi)的籌措方式，采取省財(cái)政撥款和自籌方式逐年解決。編輯部在供稿、撰寫、審稿三個(gè)階段均設(shè)置了合理預(yù)算，為后續(xù)撰寫工作的順利展開提供了經(jīng)費(fèi)保障。

我國(guó)其他省份科技志編纂遇到的問題

供稿缺乏權(quán)威性

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，部分省市科技志初稿已經(jīng)完成，但是專家在審稿過程中對(duì)很多內(nèi)容提出質(zhì)疑，認(rèn)為撰寫的內(nèi)容并不能真實(shí)客觀全面地反映該省市的科技發(fā)展情況。這導(dǎo)致該省市前期的編纂工作以及后續(xù)計(jì)劃被全部打亂，所有工作需要重新開始，嚴(yán)重影響了編纂進(jìn)度，造成了人力、物力的浪費(fèi)。究其原因，涉及某行業(yè)領(lǐng)域的供稿只是由某一專家獨(dú)自撰寫，具有較強(qiáng)的主觀性，大大影響了供稿的權(quán)威性。

組織體系架構(gòu)缺乏有效性

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，部分省市最初沒有建立科學(xué)有效的組織體系架構(gòu)，導(dǎo)致編纂工作前后環(huán)節(jié)無法有效銜接。通常組織體系架構(gòu)設(shè)置是由一人牽頭，配備的人員也有限，所有工作都是完成上一步，再開始下一步的統(tǒng)籌安排，這就使得地方科技志平均出版周期為7年，志書應(yīng)有的時(shí)效性和信息情報(bào)性等功能受到了嚴(yán)重影響。

一種全新的志書編纂組織體系—來自江蘇科技志的經(jīng)驗(yàn)

“修志問道”從來就不是件容易的事情。特別是編纂科技志這樣一本大型行業(yè)志，其涉及面廣，包含內(nèi)容多。在國(guó)家機(jī)構(gòu)改革中，與行業(yè)科技有關(guān)的部門經(jīng)過多輪整合得以保留，而與市場(chǎng)結(jié)合較為緊密的行業(yè)部門成為獨(dú)立的市場(chǎng)主體，使資料收集、提煉供稿、撰寫以及審稿等工作都存在很大困難。

志書覆蓋行業(yè)、領(lǐng)域較寬，涉及單位很多，組織協(xié)調(diào)工作量大。為了要確保志書的質(zhì)量、時(shí)效性和信息情報(bào)性等功能，編輯部應(yīng)積極開拓工作思路，創(chuàng)新工作方法，提出一套規(guī)范高效的三層次編纂組織體系。

理論基礎(chǔ)

在組織管理理論中，在構(gòu)建組織體系架構(gòu)時(shí)要運(yùn)用目標(biāo)功能樹系統(tǒng)分析模型，該模型強(qiáng)調(diào)對(duì)象本身的性質(zhì)是構(gòu)建組織體系時(shí)要把握的關(guān)鍵，要深入分析規(guī)范的對(duì)象自身的內(nèi)在邏輯聯(lián)系和發(fā)展規(guī)律。

科學(xué)構(gòu)建組織體系的步驟為：第一，確定組織體系架構(gòu)的基礎(chǔ)模式。直線職能式和矩陣式結(jié)構(gòu)較普遍，編輯部根據(jù)實(shí)際編纂工作，建立了網(wǎng)絡(luò)式三層次結(jié)構(gòu)。第二，運(yùn)用目標(biāo)功能樹系統(tǒng)分析模型，確定每個(gè)子系統(tǒng)的工作量。第三，根據(jù)各子系統(tǒng)的工作量大小和關(guān)系，來確定職能管理部門。第四，對(duì)所擬定的各部門的工作量進(jìn)行大體的平衡。第五，繪制組織體系架構(gòu)圖。

組織架構(gòu)

通過調(diào)整、引進(jìn)、外聘等方式把具有志書編纂經(jīng)驗(yàn)、熟悉科技管理工作的同志引入到編輯隊(duì)伍中來，形成負(fù)責(zé)撰寫編審的核心層，負(fù)責(zé)搜集整理資料和初稿撰寫的次核心層，以及負(fù)責(zé)指導(dǎo)審核的外圍專家團(tuán)隊(duì)三支編撰隊(duì)伍。

一是編纂辦公室。其職能是落實(shí)編纂委員會(huì)對(duì)工作的總體要求，組織編輯部進(jìn)行具體的編纂工作，加強(qiáng)工作推進(jìn)力度。二是編輯部。由具有志書編寫經(jīng)驗(yàn)、熟悉科技管理工作的人員初步形成專業(yè)從事《科技志》編纂工作的主要隊(duì)伍。核心層主要承擔(dān)資料搜集、志書撰寫及組織初審工作。次核心層主要協(xié)助核心層進(jìn)行資料搜集與初稿撰寫工作。三是專家團(tuán)隊(duì)。由參與第一輪科技志編寫的專家和熟悉科技管理、有科技相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)、熟知科技發(fā)展歷程的專家組成。主要對(duì)供稿及編輯部搜集的資料進(jìn)行核查工作，對(duì)撰寫內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。

圖1 科技志編纂組織體系架構(gòu)（作者自制）

任務(wù)分工

1.編纂辦公室

一是協(xié)調(diào)編輯部工作。將編輯部的工作進(jìn)度和工作中遇到的具體問題及時(shí)向編委會(huì)匯報(bào)，協(xié)調(diào)編輯部的編纂工作。二是定期檢查指導(dǎo)。編纂辦公室需要檢查指導(dǎo)編輯部的撰寫工作進(jìn)展，定期對(duì)編輯部的工作進(jìn)度進(jìn)行檢查指導(dǎo)，對(duì)編纂人員分工及工作流程進(jìn)行指導(dǎo)與審定，對(duì)遇到的具體問題進(jìn)行處理。三是召開編纂工作檢查會(huì)，要求編輯部所有人員參會(huì)，匯報(bào)工作進(jìn)展，提出工作中遇到的問題并針對(duì)問題進(jìn)行討論，由辦公室主任、副主任進(jìn)行會(huì)議總結(jié)。四是組織復(fù)審及報(bào)送。組織相關(guān)專家對(duì)編輯部提交的志書二稿進(jìn)行復(fù)審，將修改后的三稿報(bào)送省方志辦進(jìn)行終審。

2.編輯部

根據(jù)工作任務(wù)，編輯部分為資料保障、撰寫和審稿工作組。撰寫工作組根據(jù)撰寫內(nèi)容分為若干項(xiàng)目組。資料保障組負(fù)責(zé)不定期走訪、聯(lián)絡(luò)供稿單位、專業(yè)協(xié)會(huì)及學(xué)會(huì)，同時(shí)查找省檔案館、中科院檔案館、廳檔案室的相關(guān)資料，落實(shí)組稿及后續(xù)資料的補(bǔ)充工作。組長(zhǎng)由核心層人員擔(dān)任，組員由核心層及次核心層人員組成。撰寫工作組根據(jù)編纂大綱，結(jié)合人員專業(yè)，按照基礎(chǔ)科學(xué)、工業(yè)科技、公共事業(yè)科技等六個(gè)模塊進(jìn)行具體撰寫，并請(qǐng)專家團(tuán)隊(duì)對(duì)撰寫內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)。撰寫工作組組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)分別由編輯部主任、副主任擔(dān)任，六個(gè)模塊由核心層小組長(zhǎng)及次核心層人員組成。審稿工作組中的審讀組需要將撰寫與審讀工作緊密結(jié)合，撰寫過程中同步進(jìn)行審稿，保障稿件質(zhì)量。組長(zhǎng)由核心層人員擔(dān)任，組員由核心層及次核心層人員組成。初審組織組將稿件匯總后，由編輯部主任、副主任負(fù)責(zé)組織專家進(jìn)行初審。協(xié)助復(fù)審組織及報(bào)送組由編輯部主任、副主任協(xié)助編纂辦公室進(jìn)行復(fù)審的組織及報(bào)送工作。

3.專家團(tuán)隊(duì)

專家團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)對(duì)各廳局的供稿及編輯部搜集的資料進(jìn)行核查，對(duì)編輯部撰寫的稿件內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)，人員由參與第一輪科技志編寫的老專家、高校熟悉科技管理、有科技相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)、熟知科技發(fā)展歷程的專家組成。

保障機(jī)制

為了提高效率，編輯部在完成了某章節(jié)的撰寫任務(wù)后，即可交由專家進(jìn)行審稿。在專家審稿過程中，編輯部繼續(xù)下一章節(jié)的撰寫工作，由此保證撰寫及審稿工作環(huán)環(huán)相扣，大大提高了工作效率。

在該組織體系中，溝通機(jī)制是確保工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心動(dòng)力所在。因此，編輯部與專家團(tuán)隊(duì)建立了每半個(gè)月一次的溝通機(jī)制，對(duì)供稿、撰寫、審稿中所存在的問題進(jìn)行討論，確定解決方案，編輯部每個(gè)月定期向編纂辦公室領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，編纂辦公室對(duì)下一步工作進(jìn)行指導(dǎo)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)遇到的問題都能得到及時(shí)解決，為組織體系的高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供機(jī)制保障。

編纂工作在新的組織體系架構(gòu)下取得的成效

供稿內(nèi)容科學(xué)、權(quán)威

在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)其他省份的供稿存在權(quán)威性不夠、不能代表行業(yè)歷史發(fā)展實(shí)際等問題。為此，編輯部特別規(guī)范了供稿流程和內(nèi)容，要求所有稿件由供稿單位統(tǒng)一報(bào)送，并加蓋單位公章，以保證權(quán)威性。

工作流程合理、規(guī)范

經(jīng)過調(diào)研并認(rèn)真學(xué)習(xí)了江蘇省方志辦的工作要求，編輯部制定了合理、規(guī)范的編纂工作流程、工作體系及時(shí)間計(jì)劃表，明確了工作流程、人員分工、實(shí)施措施及各階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以確保編纂工作能夠有序推進(jìn)。具體工作流程見圖2。

圖2 工作流程圖（作者自制）

面對(duì)當(dāng)前志書編纂存在的問題，同時(shí)結(jié)合其他省份的志書編纂經(jīng)驗(yàn)，在江蘇省科技志編纂過程中，基于組織體系架構(gòu)，運(yùn)用目標(biāo)功能樹系統(tǒng)分析模型，構(gòu)建了包括負(fù)責(zé)撰寫編審的核心層，負(fù)責(zé)搜集整理資料和初稿撰寫的次核心層，以及負(fù)責(zé)指導(dǎo)審核的外圍專家團(tuán)隊(duì)三層次編撰隊(duì)伍。我們將繼續(xù)修正該組織體系架構(gòu)的問題，以期為我國(guó)各省市的科技志編纂工作的組織體系架構(gòu)建設(shè)提供借鑒與參考。