陜西延長石油榆神能源化工有限責(zé)任公司 李偉

一、檔案電子化管理概述

（一）檔案電子化管理概念

檔案電子化管理工作，簡單來講，就是通過新時代計算機等設(shè)備，對各類檔案資源進行數(shù)字化管理的一項工作。由于檔案電子化管理需要用到各類新興技術(shù)，因此表現(xiàn)為一定的信息化特征。檔案電子化管理工作，突破了傳統(tǒng)檔案管理形式的束縛，能夠?qū)崿F(xiàn)對不同部門和不同知識的有機融合，是新時代發(fā)展背景下的必然要求。另外，電子化檔案電子化管理模式的推出，有效解決了傳統(tǒng)工作形式的不足，對各單位檔案管理工作以及自身發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

（二）檔案電子化管理的優(yōu)勢

以往，各單位檔案管理工作通常是組織工作人員對各類紙質(zhì)資料進行收集整合，記錄單位發(fā)展過程中的相關(guān)訊息，但在實際操作以及后期檔案使用過程中存在諸多弊端。檔案電子化管理模式的推出，突破了傳統(tǒng)檔案管理形式的約束，解決了傳統(tǒng)工作形式中的不足，促進了檔案管理水平的提升。具體而言，檔案電子化管理的優(yōu)勢表現(xiàn)為以下幾個方面：首先，電子化管理模式的推進，極大地提升了檔案的安全性，對各類原始資料能夠起到較好的保護作用。由于檔案資料對各單位發(fā)展有著重要的借鑒意義，而在工作過程中對檔案資料的使用頻率也相對較高，但在長時間使用過程中，紙質(zhì)資料會受到一定破壞，甚至在部分特殊情況下，會導(dǎo)致重要資料丟失。而電子化管理模式的推進，能夠?qū)Ω黝愒紮n案資料起到良好的保護作用，為后續(xù)各類檔案資料的利用提供了必要的保障。其次，電子化管理模式的推進，有效提升了檔案管理工作效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，在工作過程中需要投入大量的人力資源。而電子化檔案管理模式的推出為檔案管理部門工作人員提供了極大的便利，對各類想要查找的資料，只要輸入某一關(guān)鍵詞，在檔案管理系統(tǒng)的支持下，可以快速找到相關(guān)資料內(nèi)容以及紙質(zhì)檔案存儲位置，極大地提升了檔案資料查找效率，降低了人力資源投入。

二、我國檔案電子化管理的現(xiàn)狀

（一）檔案電子化管理認識不足

檔案電子化管理是社會發(fā)展過程中的必然要求，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理工作中的諸多不足之處，為各單位檔案管理部門提供多樣化的選擇，促進檔案管理水平的提升。不過，就目前檔案電子化管理開展情況來看，部分公眾對檔案電子化管理缺乏必要的認識，僅僅是將檔案管理工作與計算機等終端設(shè)備相聯(lián)系，不能切實認識到檔案電子化管理工作的諸多優(yōu)勢。另外，部分公眾對檔案電子化管理秉持消極態(tài)度，認為計算機等終端設(shè)備可靠性較低，倘若在運轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)故障，會導(dǎo)致檔案資料丟失。以上諸多因素的影響，致使檔案電子化管理的推進受到約束。

（二）檔案電子化管理的安全性問題

近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在一定程度上提升了信息傳輸效率，促進了資源共享。但是在信息化時代，公眾對知識產(chǎn)權(quán)的認識相對不足。從這一角度出發(fā)，保障信息安全性維護知識產(chǎn)權(quán)成為新時代重點關(guān)注問題之一。檔案電子化管理模式的推進，不得不將單位網(wǎng)絡(luò)與檔案管理系統(tǒng)相連接，在這一背景下，部分不法分子為了盜取企業(yè)相關(guān)信息，采取了諸多手段獲取信息，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理受到影響，信息的安全性無法保障，致使企業(yè)發(fā)展受到相應(yīng)的約束。

（三）檔案電子化管理的真實性難以保障

檔案管理工作以紙質(zhì)形式開展工作，能夠有效保障檔案資料的真實性，任何修改行為都可以及時查處，并且對知識產(chǎn)權(quán)也有一定的保障。所以，紙質(zhì)檔案真實性相對較高。但是，隨著電子化管理模式的推進，國有企業(yè)在存儲檔案過程中，需要對資料進行備份，在一定程度上致使檔案資料被泄露的概率大大增加。加上部分不法分子的參與，導(dǎo)致檔案資料的安全性受到影響，對國有企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了一定的影響。檔案電子化管理模式的發(fā)展，為企業(yè)檔案管理工作提供了諸多便利，降低了人力資源投入。但是也催生了大量違法行為，檔案管理的真實性難以得到有效保障。

（四）硬件設(shè)施不完善

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式難以為企業(yè)在新時期發(fā)展提供必要的支持。因此，電子化管理成為當(dāng)下國有企業(yè)檔案管理工作的首選。但是，電子化管理對硬件設(shè)施有著較高要求，各項工作的開展需要完備的硬件設(shè)施作為保障。具體而言，檔案管理工作是一項長期工程，既要保障檔案管理的真實性，同時又要提升檔案管理效率，因此對硬件設(shè)施有著相應(yīng)的規(guī)定。不過，就現(xiàn)階段國有企業(yè)檔案電子化管理工作的實際開展情況來看，部分企業(yè)缺乏配套的硬件設(shè)施，導(dǎo)致檔案電子化管理工作開展受到約束。硬件設(shè)施的不完善致使檔案管理工作效率大打折扣，難以與新時期國有企業(yè)檔案管理工作目標相對應(yīng)。

三、國企檔案電子化管理的安全策略

（一）檔案電子化歸檔階段的安全策略

1.簽審后再校對，確保信息安全

就目前國有企業(yè)檔案電子化管理工作來看，對于部分電子文件，在簽審工作中與原稿存在一定的相似性。從這一角度出發(fā)，為了保障檔案電子化管理的安全，應(yīng)當(dāng)在簽審?fù)瓿珊笤俅芜M行校對，最大限度地保障信息安全。具體而言，對于簽審的電子文件，在完成相關(guān)工作后，可以交由撰稿人對電子文件的內(nèi)容進行再次審查校對，確保與原稿內(nèi)容一致，方可進行歸檔。倘若簽審?fù)瓿珊蟮男ぷ?，發(fā)現(xiàn)電子文件內(nèi)容與原告內(nèi)容存在差異，應(yīng)當(dāng)將電子文件進行退回，審查無誤后再次進行歸檔處理。這項工作的開展，能夠有效保障檔案電子化歸檔階段的安全，提升檔案信息的真實性。

2.組織人力審核，保障歸檔安全

近年來，隨著檔案電子化管理工作的不斷推進，國有企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)了質(zhì)的突破。不過，值得注意的是，盡管檔案電子化管理能夠有效提升檔案管理效率，但是對于電子化歸檔工作也應(yīng)組織相關(guān)人員進行核對，不能單純依靠電子設(shè)備進行歸檔。倘若缺少人工核查，在一定程度上無法對電子文件歸檔工作有一個切實了解，進而導(dǎo)致文件丟失，致使檔案管理工作受到影響。具體而言，由于檔案電子化管理工作無法對部分細致檔案進行分類，所以在歸檔階段應(yīng)當(dāng)組織人力對檔案信息進行審核保障歸檔安全，利用人工核對的形式能夠?qū)n案信息有一個全面了解，對各類電子文檔進行分類，實現(xiàn)對檔案歸檔的精細化管理。另外，通過組織人工開展審核，能夠切實了解檔案信息的真實性，判斷電子檔案是否存在病毒等情況，最大限度地保障歸檔安全，促進檔案電子化管理水平的提升。

3.應(yīng)用新型技術(shù)，保障歸檔安全

歸檔階段是檔案電子化管理工作的重點之一，能夠?qū)Ω黝愲娮訖n案進行分類，進而統(tǒng)一歸入檔案管理系統(tǒng)。由于電子檔案在歸檔前期和后期應(yīng)當(dāng)進行加密處理，所以從這一角度出發(fā)，應(yīng)當(dāng)采取行之有效的措施保障檔案安全，防止電子檔案丟失。具體而言，為了保障國有企業(yè)檔案的歸檔安全，可以應(yīng)用部分新型技術(shù)提升歸檔安全性，比如利用加密技術(shù)等對電子檔案進行加密處理。倘若檔案管理系統(tǒng)受到侵入，會導(dǎo)致各類信息文件的丟失，進而影響國有企業(yè)經(jīng)營管理活動的推進。通過加密技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)﹄娮訖n案的流轉(zhuǎn)歸檔工作進行規(guī)范，最大限度地保障檔案安全，同時在電子檔案歸檔過程中，可以應(yīng)用防火墻等安全技術(shù)，確保檔案歸檔工作不會受到其他因素的影響，有效抵抗各類病毒的干擾，確保電子檔案歸檔安全。

4.加大審核力度，防止信息混淆

隨著檔案電子化管理模式的推進，國有企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)了質(zhì)的突破，解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足之處，提升了檔案管理效率。但是，就目前國企電子檔案歸檔工作來看，部分企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)形式進行歸檔，比如利用U 盤等設(shè)備儲存電子檔案之后傳送到相應(yīng)的計算機，或者利用光盤等載體對電子文件進行歸檔。為了保障電子檔案歸檔的安全性，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織工作人員對各類歸檔文件進行深入檢查，了解光盤和U 盤等信息載體的安全性是否符合相關(guān)要求。同時，針對電子檔案的相關(guān)內(nèi)容進行檢查，確保檔案信息的真實性。另外，值得注意的是，利用U 盤等載體對電子檔案進行歸檔工作，應(yīng)當(dāng)明確不同類別的檔案歸檔要求，謹防在歸檔過程中出現(xiàn)信息混淆，進而影響檔案管理質(zhì)量。所以，針對利用光盤等載體對電子檔案進行歸檔處理的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)加大對電子檔案的審核力度，確保信息傳播載體以及檔案內(nèi)容的安全性，對于不符合歸檔要求的文件，應(yīng)按照規(guī)定進行退回，確保檔案符合安全要求。

（二）檔案電子化整理階段的安全策略

1.建設(shè)檔案管理專職隊伍，明確個人責(zé)任

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，國有企業(yè)檔案管理工作選擇電子化形式進行推進，極大地提升了檔案管理效率。就目前檔案電子化整理階段工作來看，為了保障檔案安全，應(yīng)當(dāng)建設(shè)一支專職隊伍，對檔案整理工作內(nèi)容進行劃分，將責(zé)任落實到個人，最大限度地保障檔案整理階段的安全。為了進一步提升電子檔案的準確性，其應(yīng)當(dāng)將權(quán)力下放至檔案管理工作的具體人員，明確個人責(zé)任，提升檔案電子化整理工作水平，保障檔案安全。由于檔案類型多種多樣，因此對不同類型的檔案，在整理工作中應(yīng)當(dāng)組織不同人員進行整理。將檔案電子化系統(tǒng)的若干工作對某一類別的工作人員進行授權(quán)，防止權(quán)力混用，致使檔案整理工作的開展受到影響。倘若在國有企業(yè)檔案電子化整理過程中，由于工作人員自身因素不得不更換新任員工開展檔案整理，國有企業(yè)檔案電子化系統(tǒng)的管理人員，可以將權(quán)力移交至信任的工作人員，對個人責(zé)任進行明確。同時，在檔案整理過程中，由于人員變更而引發(fā)的諸多工作進行明確記錄，盡可能地將責(zé)任落實到個人，提升檔案整理工作人員的個人積極性，確保檔案電子化整理階段各項工作符合要求，保障檔案信息的真實性，防止由于個人因素的影響導(dǎo)致檔案資料混亂，確保檔案整理階段的信息安全。

2.設(shè)置“預(yù)處理”機制，提升檔案整理效率

國有企業(yè)檔案電子化整理階段涵蓋的要素相對較多，并且工作內(nèi)容較為復(fù)雜，所以為了提升檔案整理效率，保障檔案安全，應(yīng)當(dāng)設(shè)置預(yù)處理機制，確保檔案整理工作按照正確的方向推進，促進檔案整理水平的提升。就目前國有企業(yè)檔案電子化整理工作來看，在實際推進過程中，通常會出現(xiàn)資料繁多、整理任務(wù)量大、工作時間短等情況，極易導(dǎo)致相關(guān)文件的丟失，致使檔案電子化整理工作受到影響。為了有效解決這一問題，國有企業(yè)檔案管理部門可以設(shè)置預(yù)處理機制，對于已經(jīng)檢查無誤的檔案信息整合在一起，對于未曾整理的文件整合在一起，防止檔案整理過程中，由于文件數(shù)量多而造成文件混亂，致使電子檔案整理的安全性受到影響。通過預(yù)處理機制的建設(shè)，一方面能夠有效提升電子檔案存儲的安全性，另一方面能夠解決短期內(nèi)檔案整理量過大的現(xiàn)象，提升檔案電子化整理效率。

3.定期組織抽檢，保障涉密檔案安全

國有企業(yè)檔案電子化管理工作不僅僅是針對企業(yè)普通的文件資料，同時包含部分涉密檔案。所以，對于此類檔案的管理，應(yīng)當(dāng)確保各類文件的安全性，防止檔案信息丟失。具體而言，可以組織專業(yè)人員進行涉密檔案整理，謹防由于電子檔案資料的丟失而引發(fā)諸多安全問題。另外，為了進一步提升涉密檔案管理質(zhì)量，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期組織相關(guān)人員對涉密檔案整理工作進行抽檢，最大限度地保障密集檔案的安全。不僅如此，由于涉密檔案在電子化管理模式下，需要存儲在相應(yīng)的系統(tǒng)內(nèi)，倘若檔案電子化過程中各項工作不符合處理要求，極易導(dǎo)致信息泄露。所以，為了保障涉密檔案的安全性，檔案管理部門人員應(yīng)當(dāng)采取電子與人工相結(jié)合的形式對涉密檔案進行整理，最大限度地保障涉密檔案的安全。

4.應(yīng)用新興技術(shù)，保障系統(tǒng)安全

電子檔案歸檔工作是檔案電子化管理至關(guān)重要的一步。因此，在入檔前期和后期，應(yīng)當(dāng)結(jié)合認證技術(shù)與解密技術(shù)等進行應(yīng)用，最大限度地保障電子檔案歸檔安全。具體操作過程中，為了防止電子文件被損壞，可以在原有技術(shù)基礎(chǔ)上，加設(shè)電子檔案歸檔簽署流程，確保文件在歸檔過程中不會丟失。針對電子檔案管理系統(tǒng)而言，倘若受到木馬病毒等的攻擊，極易導(dǎo)致系統(tǒng)信息丟失，嚴重影響電子檔案歸檔階段各項工作的開展，致使國有企業(yè)信息安全難以得到有效保障。所以，從這一角度出發(fā)，電子檔案歸檔過程中應(yīng)當(dāng)明確加密技術(shù)的重要性，通過對檔案管理人員身份認證以及密碼算法的設(shè)計，確保電子歸檔階段各項工作有序推進。新興技術(shù)的應(yīng)用，能最大限度地保障電子檔案歸檔安全。

另外，國有企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)組織專業(yè)人員，對歸檔過程中可能出現(xiàn)的各類安全隱患進行排查。防火墻等新興技術(shù)的應(yīng)用，能最大限度地保障電子檔案管理系統(tǒng)自身安全。目前，國有企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)對防火墻的應(yīng)用通常選用以下幾種類型推進：首先是代理服務(wù)型；其次是包過濾型；再次是應(yīng)用網(wǎng)關(guān)型。除此之外，還有多種形式以供選擇，具體可以結(jié)合國企檔案管理工作實際需求進行明確。通過對防火墻技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效保障系統(tǒng)安全，為電子檔案管理提供必要的保護。不僅如此，電子檔案管理系統(tǒng)的安全保障也應(yīng)加強對防毒軟件的應(yīng)用。結(jié)合新時期技術(shù)發(fā)展，定時更新病毒系統(tǒng)，謹防由于黑客的惡意破壞，致使電子檔案管理系統(tǒng)的安全受到影響。

四、結(jié)論

總而言之，隨著社會的不斷發(fā)展，國有企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式難以與新時期發(fā)展目標相對應(yīng)。因此，必須結(jié)合新時期發(fā)展要求，推進檔案電子化管理，提升檔案管理工作效率，降低人力資源投入，保障各類原始檔案資料的安全。但是，目前檔案電子化管理工作中仍然存在諸多問題，比如病毒侵犯以及信息丟失等因素，在一定程度上制約了國有企業(yè)檔案電子化管理效率。因此，必須采取行之有效的措施，加強對電子檔案歸檔和整理階段的管理，保障國有企業(yè)電子檔案安全，為后續(xù)企業(yè)發(fā)展和各項決策提供必要的資料支撐，推動國有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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檔案管理信息化平臺的目標是：實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

紙質(zhì)檔案的信息化管理是：以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進行管理。

電子信息的檔案化管理是：把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨立出來，形成與應(yīng)用無關(guān)的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。為電子檔案管理搭建一個公共支撐環(huán)境，為各類檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺，主要實現(xiàn)以下功能：統(tǒng)一電子檔案入口。