◎王振華

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，人工智能作為計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要組成部分已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。在檔案管理過(guò)程中，人工智能技術(shù)不僅能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行智能化的檢索和管理，還能為檔案使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)，讓用戶的多樣化需求得到進(jìn)一步滿足。在科技快速發(fā)展的形勢(shì)下，人工智能技術(shù)與檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了更加深入的融合，使檔案管理工作變得更加高效。

一、在檔案管理工作中運(yùn)用人工智能技術(shù)的作用

（一）有效避免檔案管理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤

在檔案管理工作過(guò)程中，人工智能技術(shù)的有效應(yīng)用，可以有效避免錯(cuò)誤的發(fā)生。檔案信息可以通過(guò)人工智能技術(shù)進(jìn)行智能檢索和分類(lèi)，使檔案管理人員準(zhǔn)確、便捷地查找到文字、圖片、音頻等所需信息。借助人工智能檢索技術(shù)，信息查找可以擁有多種路徑，信息檢索和分類(lèi)的準(zhǔn)確率會(huì)得到極大的提升。也就是說(shuō)，人工智能技術(shù)將檔案信息按照時(shí)間、名稱以及屬性等要素進(jìn)行劃分，重新對(duì)其進(jìn)行排序，并根據(jù)輸入的關(guān)鍵詞檢索到想要的內(nèi)容。

（二）增強(qiáng)檔案管理工作的安全性

當(dāng)前，電子檔案替代了以往的紙質(zhì)檔案，使檔案管理工作變得更加方便快捷，但電子檔案的安全性也是人們較為重視的一個(gè)問(wèn)題，而人工智能技術(shù)則可以使其擁有較強(qiáng)的安全性。

通過(guò)人工智能技術(shù)可以設(shè)置安全權(quán)限，檔案管理工作人員只能查看權(quán)限以內(nèi)的檔案內(nèi)容，這樣檔案信息的安全性就可以得到有效保障。與此同時(shí)，人工智能技術(shù)可以使入侵檢測(cè)效率得到進(jìn)一步的提升，增強(qiáng)防火墻的安全系數(shù)，一旦有不安全因素入侵，則會(huì)被阻擋，使它們無(wú)法進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)中，從而使檔案得到有效保護(hù)。

（三）切實(shí)提升檔案管理工作的效率

隨著時(shí)間的推移，電子檔案的數(shù)量不斷增加，且內(nèi)容也非常繁雜，如果采取以往的處理方式，電子檔案的管理效率則會(huì)降低，這對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展和優(yōu)化是極為不利的。而人工智能技術(shù)的出現(xiàn)，則讓檔案管理工作變得更加高效便捷，工作人員通過(guò)此項(xiàng)技術(shù)可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，創(chuàng)建智能信息運(yùn)作體系，有效連接起檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，從而讓系統(tǒng)的使用者可以獲得更好的使用體驗(yàn)。

（四）縮減檔案管理工作成本

人工智能技術(shù)是一項(xiàng)可持續(xù)更新的技術(shù)。檔案管理部門(mén)只要在前期投入技術(shù)、人員等成本，人工智能技術(shù)自身的先進(jìn)性就會(huì)為后期的具體管理帶來(lái)長(zhǎng)久的利益。人工智能技術(shù)不僅使檔案管理工作變得便捷，還為后期的運(yùn)作發(fā)展提供了動(dòng)力。長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，運(yùn)用人工智能技術(shù)可以使整體成本得到有效控制。

二、人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用

（一）在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)智能安全管理

檔案安全對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。當(dāng)前，指紋、人臉以及虹膜等智能識(shí)別技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在檔案管理工作中，例如在檔案庫(kù)房門(mén)禁系統(tǒng)中的應(yīng)用，其不僅可以讓沒(méi)有權(quán)限的人員無(wú)法私自進(jìn)入庫(kù)房，還為工作人員進(jìn)入庫(kù)房提供了便利。智能監(jiān)控作為視頻監(jiān)控技術(shù)的升級(jí)，其主要通過(guò)對(duì)原始視頻圖像進(jìn)行背景建模、目標(biāo)識(shí)別以及跟蹤等系列化的分析，來(lái)掌握目標(biāo)的行為和事件。而智能監(jiān)控系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)報(bào)警，當(dāng)危險(xiǎn)要發(fā)生的時(shí)候，它會(huì)提前給工作人員發(fā)出預(yù)警，讓他們能夠及時(shí)進(jìn)行防范。這樣檔案部門(mén)就可以通過(guò)智能監(jiān)控系統(tǒng)，讓檔案庫(kù)房的安全系數(shù)進(jìn)一步增強(qiáng)。與此同時(shí)，智能控制技術(shù)還可用于檔案庫(kù)房的恒溫恒濕系統(tǒng)當(dāng)中，以此對(duì)庫(kù)房環(huán)境的溫濕度進(jìn)行自動(dòng)化控制。

就目前情況來(lái)看，在保護(hù)檔案信息安全方面，通常使用的是智能防火墻以及入侵檢測(cè)系統(tǒng)等人工智能產(chǎn)品。智能防火墻是通過(guò)多種人工智能技術(shù)對(duì)用戶訪問(wèn)進(jìn)行識(shí)別和控制，并且對(duì)病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊等可以進(jìn)行自動(dòng)攔截和阻止。其還具有身份認(rèn)證、審計(jì)管理等功能。以往所使用的入侵檢測(cè)系統(tǒng)，雖然能夠?qū)θ肭脂F(xiàn)象進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并發(fā)出預(yù)警，但卻存在效率低、誤報(bào)多等不足之處。而智能入侵檢測(cè)系統(tǒng)則實(shí)現(xiàn)了升級(jí)更新，不僅能夠?qū)θ肭脂F(xiàn)象做出精準(zhǔn)、快捷的識(shí)別，還能夠?qū)粽哌M(jìn)行自動(dòng)追擊，并收集相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。由此可見(jiàn)，智能防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等人工智能技術(shù)能夠?qū)n案信息安全進(jìn)行有效保護(hù)。

（二）在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息智能收集

就網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源來(lái)說(shuō)，其通常是以數(shù)字化形式來(lái)記錄的，并以多媒體形式進(jìn)行表達(dá)，被廣泛存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的各類(lèi)介質(zhì)上面，之后再借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信方式對(duì)傳遞和展現(xiàn)的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行集合。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源不論是數(shù)量還是種類(lèi)都在不斷增加。因此，在檔案管理工作中，針對(duì)大量的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源，可以通過(guò)各種智能代理來(lái)進(jìn)行搜索、分析以及過(guò)濾，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化收集這一目標(biāo)。

智能代理主要由反射、學(xué)習(xí)以及目標(biāo)等多種代理結(jié)構(gòu)組成，其具有自主性、交互性以及適應(yīng)性等特征，它能夠在使用者制定的收集規(guī)則之下，對(duì)所需要的信息進(jìn)行自動(dòng)收集，還能為使用者提供相關(guān)的服務(wù)項(xiàng)目。每一種智能代理都有著各自不同的具體功能和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。因此，在實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程中，相關(guān)工作人員可以根據(jù)自身的收集需求，選擇相應(yīng)的智能代理，以此更加高效地完成工作目標(biāo)。

（三）在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息智能分類(lèi)與檢索

目前，在檔案管理工作中，已經(jīng)由以往的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并提出了紙質(zhì)與電子兩種檔案并行的制度，這對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)無(wú)疑是多了份保障。電子檔案信息主要分為文本類(lèi)、多媒體類(lèi)以及數(shù)據(jù)類(lèi)等類(lèi)型。在檔案管理工作過(guò)程中，可以運(yùn)用自然語(yǔ)言處理、模式識(shí)別等人工智能技術(shù)，對(duì)各種電子檔案信息進(jìn)行智能分類(lèi)處理。文本分類(lèi)屬于自然語(yǔ)言處理技術(shù)范疇，其工作原理主要是通過(guò)已經(jīng)被標(biāo)注過(guò)的文本樣本集合，找到文本屬性及其類(lèi)別兩者之間的聯(lián)系，并通過(guò)智能化學(xué)習(xí)對(duì)新文本的類(lèi)別進(jìn)行判斷。一種是檔案管理工作人員可以通過(guò)提前設(shè)定好的檔案具體分類(lèi)方法，智能區(qū)分開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)中文本類(lèi)電子信息檔案的類(lèi)別；另一種是其可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)上存在的文本類(lèi)電子信息檔案進(jìn)行智能分類(lèi)。針對(duì)多媒體類(lèi)的電子檔案信息，可以通過(guò)圖像、語(yǔ)音以及視頻等識(shí)別技術(shù)來(lái)進(jìn)行智能識(shí)別及分類(lèi)。

電子檔案信息資源數(shù)量越來(lái)越龐大，且種類(lèi)繁多，致使傳統(tǒng)信息檢索的不足之處越發(fā)被凸顯出來(lái)，尤其是檢索效率低，無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求，而采用智能檢索技術(shù)則可以解決這一問(wèn)題。與傳統(tǒng)信息檢索相比，智能檢索可以根據(jù)用戶所輸入的關(guān)鍵詞，檢索出與之關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)的結(jié)果，并對(duì)檢索出的結(jié)果按照相關(guān)聯(lián)程度進(jìn)行排序，這樣可以使用戶更加快速地獲取到所需信息。智能檢索除了檢索文本之外，還可以檢索圖像、音頻以及視頻等信息資源，例如需要對(duì)文檔進(jìn)行查找時(shí)，可以輸入相關(guān)語(yǔ)言，人工智能技術(shù)會(huì)將語(yǔ)音自動(dòng)轉(zhuǎn)換成文字。

其還在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中提供模糊音識(shí)別功能，讓搜索更加便利。另外，圖片識(shí)別也擁有著較大的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，尤其是對(duì)那些時(shí)間跨度大且不是非常完整的信息，只要將相關(guān)圖片輸入就可以進(jìn)行搜索，從而能夠獲取到與其內(nèi)容較為接近的檔案信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，會(huì)有越來(lái)越多的多媒體類(lèi)電子檔案信息出現(xiàn)，智能檢索將發(fā)揮更大的作用。

（四）在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)智能檔案價(jià)值鑒定

在檔案管理各項(xiàng)工作中，檔案價(jià)值鑒定是一項(xiàng)復(fù)雜化、系統(tǒng)化的工程，它對(duì)判斷檔案是否有留存價(jià)值起到了決定性作用，因此，在對(duì)信息進(jìn)行鑒定時(shí)，應(yīng)科學(xué)合理地運(yùn)用各種規(guī)則和方法。在檔案管理人員進(jìn)行鑒定時(shí)，可以借助檔案價(jià)值鑒定專(zhuān)家系統(tǒng)，尤其是對(duì)于保存價(jià)值很難確定的文件信息，檔案價(jià)值鑒定專(zhuān)家系統(tǒng)可以提供相對(duì)專(zhuān)業(yè)的建議，并且可以隨時(shí)隨地進(jìn)行，極大地節(jié)省了相關(guān)成本。

（五）在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)智能檔案服務(wù)

在檔案管理工作過(guò)程中，一直以來(lái)都將為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)作為工作宗旨，這也是檔案工作服務(wù)于社會(huì)主義事業(yè)的重要體現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是為用戶提供閱覽、展覽以及咨詢等服務(wù)，而新的智能檔案服務(wù)則在原有的基礎(chǔ)之上增加了網(wǎng)站、新媒體等服務(wù)方式。而且，隨著人工智能的不斷發(fā)展進(jìn)步，智能型公共服務(wù)機(jī)器人也會(huì)被逐漸應(yīng)用到閱覽、展覽以及咨詢等服務(wù)當(dāng)中，從而為用戶提供更多更加優(yōu)質(zhì)的智能化服務(wù)。

例如在提供閱覽服務(wù)的過(guò)程中，可以為用戶提供茶水等服務(wù)；在展覽服務(wù)當(dāng)中，可以對(duì)用戶提出的問(wèn)題給予相應(yīng)的指導(dǎo)和講解；在咨詢服務(wù)中，可以為用戶提供更加全面的解答等。而就智能檔案服務(wù)來(lái)說(shuō)，其主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)開(kāi)展的，用戶數(shù)量是非常多的，特別是在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，檔案使用者的數(shù)量還會(huì)急劇增加。檔案管理工作人員可以充分利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)深入地挖掘使用者的行為習(xí)慣，這樣可以對(duì)使用者的個(gè)性化信息需求做到及時(shí)掌握，為用戶提供更精準(zhǔn)的服務(wù)，從而讓檔案管理工作能夠獲得更加廣泛的認(rèn)可。

（六）在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)共享

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案信息共享已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。通常情況下，檔案的借閱和查找工作都是極為復(fù)雜的，但隨著人工智能技術(shù)的應(yīng)用，其以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為依托，創(chuàng)建起了一個(gè)檔案信息共享平臺(tái)，各項(xiàng)檔案信息都會(huì)集中到這個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行處理和審批，之后再調(diào)配和傳輸出去。這樣不僅使檔案使用流程得到了極大的簡(jiǎn)化，工作效率和質(zhì)量也得到明顯的提升，而且還讓用戶享受到了更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。

三、人工智能技術(shù)與檔案管理工作有效結(jié)合的方向

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人工智能技術(shù)在檔案管理工作過(guò)程中會(huì)得到更加深入的應(yīng)用。人工智能是建立在大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)之上的，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行深入的研究和應(yīng)用，逐漸形成了智能技術(shù)。

在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，檔案是以數(shù)據(jù)信息作為主體內(nèi)容的，而人工智能技術(shù)正是經(jīng)由對(duì)大數(shù)據(jù)不斷的訓(xùn)練和深度學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)并總結(jié)得出檔案管理工作的基本運(yùn)行規(guī)律。在信息化技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，檔案管理工作呈現(xiàn)出了數(shù)字化、電子化以及智能化的發(fā)展趨勢(shì)，所以說(shuō)人工智能技術(shù)與檔案管理的深度融合是大勢(shì)所趨。在這種趨勢(shì)之下，檔案管理工作會(huì)更加趨于人性化，以此使廣大檔案用戶的多元化需求得到充分的滿足。除此之外，檔案管理工作還能科學(xué)合理地利用人工智能技術(shù)進(jìn)行變革，根據(jù)時(shí)代發(fā)展需求，對(duì)檔案管理體系進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)建一體化的檔案管理平臺(tái)，從而使檔案服務(wù)體系能夠充分發(fā)揮其優(yōu)質(zhì)、高效的優(yōu)勢(shì)，為廣大用戶提供全面化、人性化的服務(wù)，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作效率和水平的提升。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人工智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給人們的生活和工作帶來(lái)了許多便利條件，并且隨著對(duì)人工智能技術(shù)的深入開(kāi)發(fā)，人工智能技術(shù)會(huì)發(fā)揮出越來(lái)越大的效用。以往的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，也滿足不了廣大用戶對(duì)檔案的實(shí)際需求，還存在著一定的不足之處，而將人工智能技術(shù)科學(xué)合理地運(yùn)用其中，則能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的智能安全管理、智能收集以及智能分類(lèi)與檢索等，這樣不僅能讓檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)，也能使檔案管理工作更加人性化，為廣大檔案用戶提供更加高效的智能化服務(wù)，切實(shí)滿足人們的需求，獲得更加廣泛的認(rèn)可。