楊燕靜

（甘肅電力明珠集團(tuán)有限公司，甘肅 蘭州 730046）

一、前言

合同管理是企業(yè)強(qiáng)化內(nèi)部控制管理的重要措施之一。在2010年，財(cái)政部等主管部門(mén)出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理》，凸顯了我國(guó)政府對(duì)合同管理的重視，通過(guò)對(duì)國(guó)際上相關(guān)文獻(xiàn)的解讀和整理，能夠進(jìn)一步形成更適合我國(guó)特有經(jīng)濟(jì)體制的合同管理章程，豐富我國(guó)特色合同管理理論，同時(shí)指導(dǎo)企業(yè)實(shí)際合同管理操作，不斷提升企業(yè)內(nèi)部管理水平。由此可見(jiàn)，本文對(duì)合同管理現(xiàn)存問(wèn)題方面的解讀，具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

二、企業(yè)合同管理概述

我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，屬于法治經(jīng)濟(jì)，更貼切的說(shuō)法，即為契約經(jīng)濟(jì)，企業(yè)之間的項(xiàng)目往來(lái)，以合同形式呈現(xiàn)，因此企業(yè)合同管理十分重要。合同管理主要是指以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓以及審查等系列行為的總稱(chēng)，是企業(yè)間自我管理約束的重要方法與工具，也是現(xiàn)代企業(yè)實(shí)行科學(xué)管理的基礎(chǔ)[1]。

1.企業(yè)合同管理在項(xiàng)目管理中的作用

一是為企業(yè)項(xiàng)目的既有權(quán)益提供保護(hù)。依法簽訂的合同是受法律保護(hù)的，企業(yè)可運(yùn)用它保障自身權(quán)益。企業(yè)身處市場(chǎng)，必須按照市場(chǎng)運(yùn)行規(guī)律經(jīng)營(yíng)，不得有任何違法行為，當(dāng)市場(chǎng)環(huán)境發(fā)生變化，合作伙伴出現(xiàn)違約行為，合同就是最直接、有效的證據(jù)。二是幫助企業(yè)提升價(jià)值衡量標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化的合同管理，能夠?qū)ν獠亢献髡咛峁┟鞔_的合作范圍及方向，幫助決策者更好地審查項(xiàng)目，提供真實(shí)有效的合約資料，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。三是塑造企業(yè)整體形象。通過(guò)規(guī)范化的合同管理能夠間接地提升合作伙伴的水平，推動(dòng)企業(yè)良好合作，樹(shù)立專(zhuān)業(yè)、守信的企業(yè)形象，為后續(xù)的合作奠定基礎(chǔ)。

2.企業(yè)進(jìn)行合同管理時(shí)必須堅(jiān)持的原則

一是合法性原則。任何企業(yè)的經(jīng)營(yíng)必須遵循法律法規(guī)，尤其是在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，企業(yè)會(huì)在多個(gè)國(guó)家或地區(qū)開(kāi)展活動(dòng)，必須符合當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)，只有這樣簽訂的合同才具有法律效用。二是全面管理原則。合同是企業(yè)對(duì)外合作的基本形式，涉及到諸多部門(mén)，只有全體人員良好配合，才能取得合同應(yīng)有效益，任何環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤，都有可能導(dǎo)致合同管理失控。三是與時(shí)俱進(jìn)原則。隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，及時(shí)地將新技術(shù)和方法應(yīng)用到合同管理上，能夠有效提升合同管理效率，同時(shí)經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，也在催促企業(yè)必須革新傳統(tǒng)的管理辦法，跟上時(shí)代變化的步伐。四是效益性原則。企業(yè)經(jīng)營(yíng)的目的是為了盈利，同樣合同管理也要為該目的服務(wù)，通過(guò)合同管理保證自身權(quán)利，也是為了避免違規(guī)操作帶來(lái)利益損失。

三、企業(yè)合同管理問(wèn)題

1.企業(yè)合同管理基礎(chǔ)環(huán)境薄弱

目前，企業(yè)的合同管理工作主要由負(fù)責(zé)計(jì)劃經(jīng)營(yíng)工作的部門(mén)負(fù)責(zé)，并協(xié)同配合相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)所涉及到的職能部門(mén)，但是這種管理方式在實(shí)際運(yùn)行中存在以下幾點(diǎn)弊端：一是合同管理決策過(guò)程復(fù)雜。合同管理的各個(gè)流程與企業(yè)的日常活動(dòng)密不可分，隨著業(yè)務(wù)流程的逐漸規(guī)范，一份合同從意向到簽訂往往需要多個(gè)部門(mén)的參與，導(dǎo)致合同最終成型較慢，甚至有可能影響項(xiàng)目正常進(jìn)度[2]。二是合同相關(guān)的管理部門(mén)間協(xié)同性差。雖然合同管理的責(zé)任分明，但是企業(yè)的各部門(mén)之間配合度弱是一直以來(lái)的弊端，導(dǎo)致合同管理的難度直線(xiàn)上升，效率卻在下降，無(wú)法取得良好的管理效益。三是企業(yè)對(duì)合同管理的重視程度還不夠。我國(guó)在1982年，隨著《經(jīng)濟(jì)合同法》的出臺(tái)，才形成了基本的合同法律條文，但仍較為分散化、碎片化，且在企業(yè)的實(shí)踐中，諸多管理者和業(yè)務(wù)工作人員并未認(rèn)識(shí)到合同管理的重要性，將其當(dāng)成某個(gè)部門(mén)、某部分人員的工作，亦或是將其當(dāng)成項(xiàng)目完成階段的一種形式，這種狹隘的認(rèn)知并不利于企業(yè)形成規(guī)范化的合同管理，如果發(fā)生糾紛，很難保障自身權(quán)益。

2.企業(yè)合同管理隊(duì)伍不規(guī)范

一般情況下，企業(yè)設(shè)置有專(zhuān)門(mén)的合同管理部門(mén)，負(fù)責(zé)相關(guān)工作，但是其構(gòu)成人員專(zhuān)業(yè)性還有待探究，再加上業(yè)務(wù)活動(dòng)繁多，人員需要超負(fù)荷工作，由于時(shí)間和精力有限，往往致使合同管理質(zhì)量較低。一是合同管理人員缺乏。專(zhuān)業(yè)人才的稀少限制了合同全系統(tǒng)的管理，尤其是集團(tuán)化企業(yè)，合同內(nèi)容涉及廣泛，對(duì)知識(shí)的儲(chǔ)備要求更高，一個(gè)人員需要同時(shí)應(yīng)付多個(gè)待處理事項(xiàng)，他人對(duì)合同細(xì)節(jié)方面的不了解，使合同只能專(zhuān)人專(zhuān)管，不可假手于人，這種情況就會(huì)導(dǎo)致很多合同程序上的細(xì)節(jié)方面被忽視，部分權(quán)利受損，存在不確定因素[3]。二是合同管理隊(duì)伍不規(guī)范。合同管理的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性都較強(qiáng)，對(duì)進(jìn)行合同管理的人才綜合素質(zhì)要求較高，必要情況下，應(yīng)當(dāng)配備專(zhuān)業(yè)的法務(wù)人員。但目前企業(yè)的合同管理人員與崗位要求匹配度不高，且合同管理人員的任職資格尚未十分明確，如知識(shí)體系、業(yè)務(wù)能力、技能經(jīng)驗(yàn)等，導(dǎo)致合同管理的人員組成存在一定隨意性，降低了合同管理的質(zhì)量。三是后續(xù)的培訓(xùn)體系未跟上。提升合同管理隊(duì)伍綜合能力的途徑有兩種：日常工作中積累經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)體系提升技能，前者在日常工作中就可滿(mǎn)足，后者則需要企業(yè)提供，由于合同管理不規(guī)范、重視度不高等因素，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)員工能力的提升也沒(méi)有明確的規(guī)劃，進(jìn)一步限制了企業(yè)合同管理水平。

3.企業(yè)合同管理方法工具問(wèn)題

企業(yè)合同管理方法工具也要隨著企業(yè)業(yè)務(wù)職能的擴(kuò)充以及現(xiàn)代技術(shù)的進(jìn)步而更新，但目前企業(yè)的合同管理辦法還較為傳統(tǒng)。一是合同管理方法落后。當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)的合同管理仍以紙質(zhì)文件為主，人工進(jìn)行管理，且合同的履行和控制監(jiān)督力度不足，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決，制約了合同管理發(fā)揮的作用。二是現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用不到位。合同管理的法律政策等正在不斷完善，為了全面管理合同，信息化技術(shù)應(yīng)用是多數(shù)企業(yè)選擇的方法，即能夠規(guī)范合同程序步驟，也能夠及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞合同信息，但是目前企業(yè)在合同管理上的信息化應(yīng)用大多體現(xiàn)在合同最終金額結(jié)算方面，在過(guò)程化管理方面的信息化應(yīng)用并不明顯，導(dǎo)致合同管理無(wú)法形成全過(guò)程閉環(huán)管理，不能及時(shí)迅速定位相關(guān)責(zé)任人員。

4.企業(yè)合同管理監(jiān)督缺失

企業(yè)合同管理中，除了既有的基本程序、流程管理以外，還需要對(duì)合同相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)督管控，但目前該方面工作并不到位。一是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知不足，缺少應(yīng)有的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案。在企業(yè)合同管理中，其風(fēng)險(xiǎn)體現(xiàn)主要表現(xiàn)為合同設(shè)立的目標(biāo)、合同管理評(píng)估以及評(píng)估結(jié)果應(yīng)用等方案，引起風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的外界因素主要包括經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化、企業(yè)商業(yè)經(jīng)營(yíng)模式的變化以及領(lǐng)導(dǎo)層引導(dǎo)的變化等，由于缺少專(zhuān)業(yè)法務(wù)人員導(dǎo)致企業(yè)整體風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)不強(qiáng)，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制建設(shè)不完善，尤其是合同風(fēng)險(xiǎn)的精準(zhǔn)識(shí)別和評(píng)估，致使后續(xù)如果發(fā)生重大合同風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)無(wú)法第一時(shí)間應(yīng)對(duì)，導(dǎo)致出現(xiàn)較大經(jīng)濟(jì)損失[4]。二是風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督體系健全，但有關(guān)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的權(quán)責(zé)分配模糊化，這些工作被會(huì)直接歸納到合同相關(guān)工作人員身上，由于日常業(yè)務(wù)量龐大，無(wú)法做到面面俱到，導(dǎo)致監(jiān)督工作形同虛設(shè)。

四、企業(yè)合同管理改進(jìn)

1.創(chuàng)建企業(yè)合同管理基礎(chǔ)氛圍

要想提升企業(yè)合同管理的質(zhì)量，就必須培育企業(yè)內(nèi)部基本的合同管理氛圍，提升全員合同管理意識(shí)，具體可從以下幾方面進(jìn)行完善。第一，優(yōu)化企業(yè)合同管理決策過(guò)程。一般而言，企業(yè)的高層管理者對(duì)合同享有最終決策權(quán)，合同的確定和修改可放權(quán)到企業(yè)的中層管理者，能夠提升其工作能力，保證自身決策的科學(xué)性，因此企業(yè)必須根據(jù)自身實(shí)際的需求設(shè)置合理的組織結(jié)構(gòu)，提高合同管理程序的科學(xué)性和運(yùn)作效率，設(shè)置跨部門(mén)的合作小組，促進(jìn)部門(mén)間的溝通協(xié)調(diào)，使得合同內(nèi)容能夠精準(zhǔn)落實(shí)到各部門(mén)，而不會(huì)出現(xiàn)推諉責(zé)任行為。第二，加大建設(shè)企業(yè)個(gè)性文化。尤其是制度文化，完善的制度能夠奠定企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的理論基礎(chǔ)，使得企業(yè)運(yùn)行更具標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，樹(shù)立優(yōu)良的企業(yè)形象，將合同管理內(nèi)容融合進(jìn)去，側(cè)面增強(qiáng)企業(yè)員工的向心力和凝聚力，推動(dòng)企業(yè)合同管理基礎(chǔ)氛圍養(yǎng)成。

2.完善企業(yè)合同管理培訓(xùn)系統(tǒng)

高效的合同管理運(yùn)轉(zhuǎn)，不僅取決于相關(guān)人員的素質(zhì)，也離不開(kāi)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持和企業(yè)培訓(xùn)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)，個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)與二次學(xué)習(xí)的結(jié)合，是企業(yè)進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)量的重要途徑。第一，培養(yǎng)企業(yè)合同管理專(zhuān)業(yè)人才。合同管理專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)，其相關(guān)工作人員必須對(duì)業(yè)務(wù)、法律以及專(zhuān)業(yè)技能都有所了解，企業(yè)從招聘環(huán)節(jié)入手，規(guī)范合同管理人員招聘標(biāo)準(zhǔn)，明確任職資格、工作經(jīng)驗(yàn)等；可從內(nèi)部已有合同管理人員入手，充分發(fā)揮個(gè)人最大價(jià)值，提高合同管理實(shí)踐能力，訂立完善、系統(tǒng)的合同管理培訓(xùn)體系，與三方咨詢(xún)公司合作，開(kāi)發(fā)系統(tǒng)培訓(xùn)課程，切實(shí)提升工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。第二，制定針對(duì)合同管理員工的個(gè)性考核制度。將工作成果與個(gè)人切身利益進(jìn)行深度掛鉤，旨在提升相關(guān)人員的責(zé)任感，提升個(gè)人管理意識(shí)以及工作能動(dòng)性，達(dá)到持續(xù)提高合同管理效率的目的[5]。

3.提高企業(yè)合同管理辦法可操作性

合同管理辦法是企業(yè)合同管理工作的指導(dǎo)性文件，企業(yè)必須結(jié)合自身實(shí)際制定合同管理細(xì)則，避免出現(xiàn)因?yàn)槿藛T理解差異而導(dǎo)致合同管理不規(guī)范行為。第一，企業(yè)必須在充分明確自身?xiàng)l件的情況下，構(gòu)建科學(xué)的合同管理規(guī)章制度，形成良好的工作規(guī)范。避免人員主觀(guān)行為，發(fā)揮制度的約束作用，從主要的合同管理負(fù)責(zé)人入手，包括明確權(quán)責(zé)、合同文檔管理等方面，明確的權(quán)責(zé)分配能夠提高合同管理的透明度，合同文檔的管理對(duì)企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、開(kāi)拓未來(lái)業(yè)務(wù)都有重要參考價(jià)值，因此企業(yè)應(yīng)對(duì)合同管理中常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)歸納，擬定解決預(yù)案，當(dāng)出現(xiàn)類(lèi)似問(wèn)題時(shí)，能夠有所參考，提高解決問(wèn)題的時(shí)效性。第二，提高企業(yè)信息化建設(shè)水平。加大該方面的人力、物力以及財(cái)力的投入，提供智能化的辦公環(huán)境，增強(qiáng)合同管理辦法的科學(xué)性，結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求，構(gòu)建合同管理信息化系統(tǒng)，為合同相關(guān)需求者提供數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化的需求，發(fā)揮現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用，提高合同審批的效率和安全性，同時(shí)也能夠促進(jìn)不同部門(mén)的交流與溝通，及時(shí)更新合同信息，提供穩(wěn)定的技術(shù)保障。

4.強(qiáng)化企業(yè)監(jiān)督、評(píng)估管理

針對(duì)企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)薄弱方面，企業(yè)必須在業(yè)務(wù)流程上加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范工作。第一，精準(zhǔn)識(shí)別合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。系統(tǒng)梳理合同管理全過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，包括容易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)攻擊的崗位、環(huán)節(jié)等，引入風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣法，以合同簽訂環(huán)節(jié)為例，在該環(huán)節(jié)中很容易遇到的風(fēng)險(xiǎn)包括合同評(píng)審的有效性、合同簽訂的合法性以及合同的蓋章環(huán)節(jié)，對(duì)于這些風(fēng)險(xiǎn)可分別進(jìn)行描述，包括法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)以及稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，其控制結(jié)果是希望能夠進(jìn)行有效評(píng)審，保證合同內(nèi)容符合法律條文規(guī)定，保證財(cái)務(wù)部門(mén)審核合同經(jīng)濟(jì)效益時(shí)符合公司要求，相關(guān)的主管、總經(jīng)理、股東大會(huì)等依據(jù)權(quán)限進(jìn)行審批。通過(guò)使用風(fēng)險(xiǎn)矩陣法，能夠?qū)贤芾淼娜^(guò)程風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行梳理，更好地展開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)工作[6]。第二，發(fā)揮內(nèi)部控制作用，加強(qiáng)合同管理全過(guò)程的監(jiān)管工作。一是合同訂立階段，包括合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬定、合同審核以及合同簽署等工作，在各環(huán)節(jié)上都必須保證嚴(yán)肅性；二是合同履行階段，包括合同履行，這也是整個(gè)合同管理中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，合同雙方必須秉持信用原則，在法律法規(guī)的要求下，履行各自業(yè)務(wù)。然后是合同結(jié)算，這是合同管理成果的集中表現(xiàn)，必須在合同約定的期限內(nèi)給付和催收，如果不能履行義務(wù)，必須采取措施保證企業(yè)權(quán)益。合同登記方面，企業(yè)可利用OA系統(tǒng)，搭建統(tǒng)一的合同管理平臺(tái)，明確合同錄入、查看以及修改等操作的權(quán)限，同時(shí)做好留痕處理，確保責(zé)任認(rèn)定，紙質(zhì)文檔保存方面，需要統(tǒng)一保存，專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建設(shè)存管檔案，確保合同保密工作；三是合同后評(píng)估階段，這是整個(gè)合同管理的總結(jié)環(huán)節(jié)，是年中或年底對(duì)合同履行情況的分析評(píng)估，形成員工培訓(xùn)材料，以此為鑒，不斷提升后續(xù)的合同管理質(zhì)量。第三，做好合同管理的監(jiān)督工作。合同管理的監(jiān)督并非階段性、短期性行為，而是在合同不同階段進(jìn)行的長(zhǎng)期動(dòng)態(tài)工作，其監(jiān)督內(nèi)容主要包括：合同管理制度是否落實(shí)、合同管理檔案是否建立、合同簽訂和履行情況、合同糾紛是否處理、合同管理人員是否經(jīng)過(guò)教育培訓(xùn)等，監(jiān)督方式主要包括日常監(jiān)督、專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督以及監(jiān)事會(huì)監(jiān)督，日常監(jiān)督主要針對(duì)各個(gè)崗位，包括崗位間的互動(dòng)和牽制，以及財(cái)務(wù)部門(mén)的專(zhuān)職制約，專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督主要是為了實(shí)現(xiàn)合同管理的監(jiān)督目的，可通過(guò)設(shè)置內(nèi)部審計(jì)部門(mén)完成，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層牽頭，各部門(mén)核心骨干參與，賦予其獨(dú)立、客觀(guān)的內(nèi)部監(jiān)督職能，避免出現(xiàn)因?yàn)槿饲殛P(guān)系等出現(xiàn)虛假審計(jì)，也對(duì)各部門(mén)形成牽制，監(jiān)事會(huì)監(jiān)督是企業(yè)的專(zhuān)門(mén)監(jiān)督機(jī)構(gòu)，主要針對(duì)企業(yè)的管理層，對(duì)企業(yè)的合同管理也會(huì)進(jìn)行日常檢查，企業(yè)外聘法律、財(cái)會(huì)等專(zhuān)業(yè)的人員任監(jiān)事，使監(jiān)事會(huì)發(fā)揮真正有效的監(jiān)督作用。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著全球競(jìng)爭(zhēng)日益加劇，企業(yè)必須拓寬視野，將區(qū)域性發(fā)展轉(zhuǎn)換成全球性發(fā)展，這也是未來(lái)企業(yè)的生存之道。在這種市場(chǎng)環(huán)境下，現(xiàn)代化的管理制度對(duì)企業(yè)的發(fā)展和現(xiàn)代市場(chǎng)的適應(yīng)能力提升十分重要，而合同作為企業(yè)間商業(yè)關(guān)系的締結(jié)體，其管理工作更是企業(yè)的重要研究課題。本文以企業(yè)的合同管理為主要研究方向，從企業(yè)的文化氛圍、管理隊(duì)伍、管理工具以及管理監(jiān)督等方面入手，借助內(nèi)部控制的相關(guān)理論，對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，同時(shí)提出了重塑企業(yè)文化、培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才、加大信息化建設(shè)以及強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督管控四方面的優(yōu)化策略，但由于對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)、理論學(xué)習(xí)的不到位，導(dǎo)致提出的優(yōu)化策略也較為淺顯，在未來(lái)會(huì)不斷深入研究，力求提出更具操作價(jià)值的優(yōu)化策略，幫助企業(yè)進(jìn)一步規(guī)范合同管理，進(jìn)而提升企業(yè)的盈利空間，規(guī)范其運(yùn)營(yíng)。