濰坊市園林環(huán)衛(wèi)集團(tuán)有限公司 韓冰

檔案管理服務(wù)于企業(yè)管理的全過程，作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其支撐著企業(yè)的發(fā)展。提升國有企業(yè)的檔案管理服務(wù)水平，有利于企業(yè)不斷提高自身的管理水平，進(jìn)而提升企業(yè)競爭力。而在新的形勢下，國有企業(yè)檔案管理也迎來了新的挑戰(zhàn)，并且存在很多問題，要及時(shí)解決這些問題，提升檔案管理水平，為企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。

一、國有企業(yè)檔案管理的重要意義

（一）確保國有資產(chǎn)保值增值和企業(yè)生存發(fā)展

企業(yè)檔案中記錄著企業(yè)發(fā)展過程中的各項(xiàng)活動(dòng)，是企業(yè)生存發(fā)展的重要資源，企業(yè)核心競爭力的構(gòu)成都在此有直接的體現(xiàn)[1]。這些檔案資源能作為企業(yè)進(jìn)行決策活動(dòng)時(shí)的重要依據(jù)，因此有助于企業(yè)提升競爭力。同時(shí)也能為國企的結(jié)構(gòu)升級提供相應(yīng)的理論依據(jù)，有助于企業(yè)進(jìn)行更多的可行性分析，從而做出精準(zhǔn)預(yù)測。另外，檔案中還包括企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案，很多相關(guān)憑證、資料都有助于企業(yè)維護(hù)自身的合法權(quán)益，以免遭受經(jīng)濟(jì)損失。

（二）為后續(xù)檔案交接工作提供了重要的憑證

供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革中，國企或多或少都會涉及企業(yè)檔案，而檔案的處置問題關(guān)乎職工權(quán)益的維護(hù)，同時(shí)還與國有資產(chǎn)的維護(hù)息息相關(guān)[2]。同時(shí)，國企檔案中有很多人事檔案、文書材料、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案等，而這些檔案囊括了企業(yè)的各個(gè)方面的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的信息記錄，反映著企業(yè)的真實(shí)發(fā)展情況，并且有完整的記錄。

（三）有利于提升國有企業(yè)管理水平和軟實(shí)力

企業(yè)檔案能反映一個(gè)企業(yè)的真實(shí)管理水平。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其記錄著企業(yè)經(jīng)營管理的全過程[3]。國企更能以此為企業(yè)管理的一種重要手段，促進(jìn)企業(yè)提高工作效率。另外，在日益激烈的市場競爭中，企業(yè)檔案還在很大程度上反映著企業(yè)的發(fā)展成果，并記載著企業(yè)的發(fā)展理念。因此，企業(yè)檔案對于企業(yè)軟實(shí)力水平的提升具有重大意義。為此，國企要提升對檔案價(jià)值的認(rèn)同度，結(jié)合相關(guān)檔案，分析自身發(fā)展的歷史規(guī)律，在充分尊重歷史的基礎(chǔ)上，制定有效的經(jīng)營決策，讓相關(guān)戰(zhàn)略契合企業(yè)文化，符合時(shí)代發(fā)展戰(zhàn)略，從而有效提升國有企業(yè)管理水平。

二、國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題

國企深化改革后，各方面都發(fā)生了較大變動(dòng)，尤其在生產(chǎn)經(jīng)營方面，在新時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案管理的理念已經(jīng)無法匹配當(dāng)代國企的經(jīng)營管理水平：

（一）檔案管理人員的意識較弱

首先，檔案管理工作是一項(xiàng)不能馬上體現(xiàn)收益價(jià)值的基礎(chǔ)性工作，并且大部分人都認(rèn)為這項(xiàng)工作是檔案部門的“一家”之事，企業(yè)的關(guān)注度也不是很高，投入的資金也相對較少，使得檔案管理工作的很多事項(xiàng)都無法順利開展[4]。其次，很多部門的管理者都十分欠缺檔案意識，并且很多其他非相關(guān)人員也不具備較強(qiáng)的檔案意識，大部分人都將檔案管理工作狹隘地理解為歸檔和保存檔案，因此認(rèn)為很多檔案由自己來保管更為妥當(dāng)。而這種觀念直接導(dǎo)致大部分企業(yè)職工不重視企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的文檔資料的提交，影響了檔案資料的更新，耽誤了新檔案資料的存檔。另外，還有一些檔案管理人員的工作觀念不能與時(shí)俱進(jìn)，過分依賴以往的工作經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)用手工管理方式開展檔案管理工作，不注重創(chuàng)新。檔案管理創(chuàng)新不足在很大程度上阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)。

（二）管理人員技能亟待提升

有些國企檔案管理在人手配置上嚴(yán)重不足，僅有1-2名管理人員，且還都是非相關(guān)專業(yè)的兼職人員。而讓這些非檔案管理專業(yè)的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，很難取得良好的工作成效。有些人員缺乏理論知識和綜合素養(yǎng)，甚至根本無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。一方面，文檔資料的數(shù)量越來越大，面對越來越復(fù)雜的檔案信息，很多管理人員都顯得力不從心，也無力在此項(xiàng)工作上進(jìn)行創(chuàng)新。另一方面，部分管理人員較為欠缺檔案管理的專業(yè)知識，并且相關(guān)技能水平也較低。而企業(yè)提供的相關(guān)培訓(xùn)也十分有限，使得這些人員一直無法接受繼續(xù)教育。在信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用的當(dāng)代社會，相關(guān)人員不注重提升自己的信息化素養(yǎng)，在很大程度上制約了企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和升級。

（三）檔案管理制度亟待完善

國企要想讓檔案管理工作更加規(guī)范化，就要不斷完善企業(yè)制度，但是在我國目前的國有企業(yè)改革中，較為普遍的問題就是欠缺對檔案管理的重視[5]。尤其在相關(guān)制度體系的完善上重視度較低，這導(dǎo)致相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)沒有相應(yīng)制度作指導(dǎo)，很多事項(xiàng)都不能高效地開展。因此，國企要在建立健全企業(yè)檔案管理制度方面給予更多的重視，針對多年未修訂的制度進(jìn)行及時(shí)修訂，對不夠健全的檔案管理流程進(jìn)行有效完善。

（四）信息化程度亟待提升

目前，我國國企的檔案管理軟件、硬件設(shè)備都十分欠缺，如復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并且企業(yè)對這方面的重視度也較低[6]。很多設(shè)備的更新速度也十分緩慢，在一定程度上也影響了檔案數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程。另外，部分國企仍未設(shè)置數(shù)字檔案室，還有的企業(yè)通過紙質(zhì)歸檔、流轉(zhuǎn)等方式開展相關(guān)工作，而未建立自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，這對檔案信息的查詢、推送等工作造成不小的影響，妨礙了工作的正常開展。

（五）檔案的協(xié)同利用受到制約

檔案管理工作有較強(qiáng)的綜合性，其不僅僅需要相關(guān)人員有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，還需要企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層以及各級職工能對其進(jìn)行充分運(yùn)用。企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要信息資源，是企業(yè)的重要知識資產(chǎn)，在沒有得到充分利用的情況下，很難激發(fā)大家提供檔案信息的熱情。此外，在以往的檔案管理中，相關(guān)人員通常都采用分庫管理的方法，對檔案進(jìn)行分類存放，讓不同方面的檔案資料都在各自獨(dú)立的系統(tǒng)中獨(dú)立運(yùn)行。這種管理方法有較強(qiáng)的分散性，在很大程度上制約了人們對檔案資源的高效利用。

三、完善國有企業(yè)檔案管理的策略

要想在當(dāng)前的環(huán)境下對國企檔案管理工作方式進(jìn)行優(yōu)化升級，首先要明確當(dāng)前企業(yè)的各方面發(fā)展情況，并基于企業(yè)的管理現(xiàn)狀提出具體的檔案管理改革思路。當(dāng)前階段的國有企業(yè)的檔案管理工作的最主要問題是嚴(yán)重缺乏重視度，這直接導(dǎo)致檔案管理工作本身的價(jià)值無法得到充分發(fā)揮。為了更好地提升檔案管理工作的服務(wù)水平，必須要提高重視度，并且要對管理模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，要抓住重點(diǎn)，找到短板，逐項(xiàng)完善：

（一）推行企業(yè)檔案“一站式”服務(wù)

在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，國企要想更好發(fā)展，必須改變管理方式，摒棄以往的管理理念。要加強(qiáng)精細(xì)化管理，改變以往的粗放型的管理方式，并且加強(qiáng)信息化管理。另外，在檔案管理目標(biāo)的制定上，要以提高對檔案價(jià)值開發(fā)為主，而不是單純地注重收集整理。在這個(gè)背景下，國有企業(yè)要讓檔案充分發(fā)揮積極作用，促使其在企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中體現(xiàn)出更多的價(jià)值，要讓各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化水平有更多的提高，并創(chuàng)新檔案資料的保管機(jī)制。此外，最重要的是，要主動(dòng)改進(jìn)服務(wù)方式，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求，有針對性地開發(fā)檔案信息，推行信息化服務(wù)手段，促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)建設(shè)

檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)是國企檔案改革的重要支撐，是推動(dòng)檔案工作和企業(yè)健康發(fā)展的重要保障。首先是加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)提供人才、物理等方面的支持，并將檔案工作納入年度計(jì)劃中。并且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)找出相關(guān)工作中的問題，通過定期聽取相關(guān)工作匯報(bào)進(jìn)一步明確下一步的發(fā)展計(jì)劃，并做出發(fā)展規(guī)劃。其次是強(qiáng)化檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，國企要注重設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，并配備合適的人員，定期對他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合能力，同時(shí)將相關(guān)經(jīng)費(fèi)列入企業(yè)的年度預(yù)算。

（三）完成思想意識方面的轉(zhuǎn)變

目前，企業(yè)檔案管理工作還很難滿足新形勢下的新的相關(guān)工作要求，且與之存在較大的差距。對此，為了滿足黨和國家事業(yè)快速發(fā)展的下產(chǎn)生的新要求，更好地推動(dòng)國企檔案的轉(zhuǎn)型，可以讓檔案部門發(fā)揮更多的專業(yè)優(yōu)勢，做出進(jìn)一步的開拓創(chuàng)新。而在這一過程中，最重要的就是轉(zhuǎn)變工作意識。國企各層領(lǐng)導(dǎo)干部要對企業(yè)檔案的各方面工作都給予充分的重視，并投入更多的人、財(cái)、力支持，讓企業(yè)檔案管理工作能有更多的創(chuàng)新。在激勵(lì)相關(guān)工作者這方面，為了讓檔案管理相關(guān)工作者能進(jìn)一步發(fā)揮工作積極性，主動(dòng)投入相關(guān)工作，要讓他們認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要性，提高他們對檔案管理工作價(jià)值的認(rèn)知水平。最后，要讓所有的國企員工的思想有一定的改變，提高他們協(xié)同辦公的意識，這樣才能讓各部門積極配合，從而推動(dòng)檔案管理工作順利開展。

（四）保證檔案管理環(huán)境設(shè)施的規(guī)范性

在建設(shè)檔案管理環(huán)境時(shí)，要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施配置好，并且在建設(shè)檔案室的時(shí)候，要提前做好相關(guān)計(jì)劃，對檔案用房相關(guān)事宜做好提前安排。要對檔案室的布局和結(jié)構(gòu)有足夠的了解，對其進(jìn)行科學(xué)研究，在規(guī)劃的過程中，要認(rèn)真做好功能分區(qū)。為了避免盜竊、著火、受潮等情況的發(fā)生，必須做好相關(guān)安全保障工作，以增強(qiáng)檔案室的實(shí)用性和安全性。另外，企業(yè)要不斷完善相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格審批檔案的使用和借閱等環(huán)節(jié)，同時(shí)做好保密規(guī)定、安全檢查等管理工作，保證檔案室的舒適性和整潔性。對于基礎(chǔ)設(shè)施的配備，必須做到符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括掃描設(shè)備和其他基礎(chǔ)的電腦設(shè)備等等。檔案盒的質(zhì)量也要符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置的檔案盒的尺寸要科學(xué)合理，要能滿足不同類型檔案的存放需要。同時(shí)還要做好管理工作和經(jīng)驗(yàn)防范工作，根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際要求，保證檔案能最大限度地發(fā)揮其自身價(jià)值。

（五）加強(qiáng)“四個(gè)基礎(chǔ)”建設(shè)

第一，要規(guī)范規(guī)章制度，只有讓國企檔案制度體系得以進(jìn)一步完善，才能健全制度基礎(chǔ)。企業(yè)在規(guī)范自身檔案管理行為的過程中，要結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)，根據(jù)國家檔案局頒布的各項(xiàng)實(shí)施規(guī)范，進(jìn)一步明確符合自身實(shí)際情況的實(shí)施方法，并將其應(yīng)用在實(shí)際的檔案管理相關(guān)實(shí)踐中。與此同時(shí)，檔案管理相關(guān)部門還應(yīng)加強(qiáng)與其他部門的協(xié)調(diào)和配合，從而及時(shí)完成各種檔案的收集和歸檔工作，并不斷規(guī)范自身的業(yè)務(wù)要求。

第二，提高業(yè)務(wù)質(zhì)量，一般來講，檔案管理相關(guān)工作涉及的具體環(huán)節(jié)主要有以下三個(gè)，即收集、管理、應(yīng)用。在這個(gè)過程中，收集和管理相關(guān)工作的基礎(chǔ)性較強(qiáng)，主要為后續(xù)相關(guān)工作的開展起奠基作用。因此，相關(guān)人員要對這兩項(xiàng)工作給予充分的重視，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。而國企的經(jīng)營發(fā)展一直處在不斷變化的狀態(tài)，因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，相關(guān)部門和相關(guān)人員要做好歸類工作，對各類檔案的保管期限及其具體的檔案內(nèi)容有足夠的明確。同時(shí)要對參與各環(huán)節(jié)工作的人員的職責(zé)進(jìn)行明確劃分，并加強(qiáng)人員之間的溝通和交流，保障檔案內(nèi)容的完整度和歸檔的時(shí)效性。做好了這兩項(xiàng)基礎(chǔ)工作后，相關(guān)工作者要在開發(fā)和利用檔案的環(huán)節(jié)做到以企業(yè)發(fā)展大局為重，加強(qiáng)檔案編研。

第三，加快國有企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型升級，建設(shè)數(shù)字檔案館十分重要，對企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展意義重大。因此，國有企業(yè)要加強(qiáng)對數(shù)字檔案館的建設(shè)。要建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，要對不同存儲介質(zhì)移交的電子檔案進(jìn)行妥善處理，這樣才能從源頭上保證檔案信息的完整性。同時(shí)要保證相關(guān)系統(tǒng)的安全性。首先要配備滿足“八防”要求的相關(guān)設(shè)施，如凈化器、溫度表、滅火器等，并要對這些防護(hù)設(shè)施進(jìn)行定期檢查。其次是配備相應(yīng)的辦公設(shè)備，如打印機(jī)、掃描儀等，并對陳舊的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更換。

（六）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才

企業(yè)間的競爭本質(zhì)上就是人才的競爭。當(dāng)下，大部分的國有企業(yè)都缺乏綜合能力強(qiáng)的檔案管理人員，相關(guān)崗位的職責(zé)普遍都是由專業(yè)化素養(yǎng)較低的人員負(fù)責(zé)。在這種情況下，企業(yè)的檔案管理很難順利地邁入現(xiàn)代化行列。因此，企業(yè)要對此有一定的認(rèn)識，能了解缺乏檔案管理人才在很大程度上阻礙了檔案管理工作的升級與優(yōu)化，也很難實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。在對此有了基本的了解后，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)。需針對電子檔案技術(shù)等具體的工作技能開展專題培訓(xùn)。其次還要制定崗位職責(zé)培養(yǎng)計(jì)劃，從而對檔案管理工作進(jìn)行明確分工。企業(yè)可以與國內(nèi)的各大高校進(jìn)行更多的交流與合作，從人才培養(yǎng)的角度出發(fā)，培養(yǎng)檔案管理人才。同時(shí)增加激勵(lì)性政策，以吸引更多的相關(guān)人才，尤其是信息素養(yǎng)高的人才，這樣就可以對網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行充分利用，并通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)分享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

四、結(jié)束語

總而言之，對于國有企業(yè)來講，檔案的重要性毋庸置疑。在當(dāng)前的環(huán)境下，國有企業(yè)檔案管理遇到很多新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎來了很多發(fā)展機(jī)遇。因此，企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，與時(shí)俱進(jìn)，注重改進(jìn)其管理模式和管理方法，同時(shí)要加強(qiáng)培養(yǎng)優(yōu)秀人才，提高其信息化水平，讓檔案資源充分發(fā)揮自身的應(yīng)有價(jià)值，這樣才能讓企業(yè)檔案管理水平能更加符合企業(yè)發(fā)展需要。