顧巧蓮 沙洲職業(yè)工學院

辦公室檔案結(jié)合信息技術(shù)可以大大節(jié)省人力物力，快速精準地查找到所需的資料，有效完成各項工作。然而，現(xiàn)代高職院校的檔案管理工作還處于從傳統(tǒng)管理方法向信息技術(shù)管理方法過渡的階段。基于此，現(xiàn)簡要敘述高職院校檔案管理信息化的意義，并對辦公室檔案管理工作中存在的問題提出一些建議，以供參考。

將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應用于高職院校檔案管理，能夠快速從卷帙浩繁的文件資源中檢索到所需要的資料。辦公室檔案管理與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（外網(wǎng)和局域網(wǎng)）密切銜接，可以提供大數(shù)據(jù)、辦公室資料分類存儲的服務(wù)，在提升檔案管理工作效率的同時，使各部門實現(xiàn)資源共享。

高職院校辦公室檔案管理工作簡述

高職院校辦公室檔案管理是指根據(jù)不同的分類標準對以紙張、圖像或其他載體記錄各學院師生的學籍、處分、升學退學等事務(wù)的數(shù)據(jù)庫，以及收集的資料進行管理。由于不同類型的文檔文件有不同的儲存要求、存儲格式，因此辦公室檔案管理員必須定期更新、刪除、分類排序和新增文檔文件。

信息時代高職院校辦公室檔案管理的特點

高職院校檔案管理業(yè)務(wù)向信息化轉(zhuǎn)變

隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被淘汰，大數(shù)據(jù)管理技術(shù)被廣泛地應用到人們的日常生活中。目前，大多數(shù)高職院校正在建立完善電子檔案數(shù)據(jù)庫，將學校無法存儲、易于損毀的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化（備份）成電子資料。

高職院校檔案管理服務(wù)模式更加多樣化

高職院校檔案管理的信息化進程促進了檔案管理系統(tǒng)的智能化和服務(wù)模式的多樣化。例如，部分高職院校的網(wǎng)上檢索模式能夠幫助教師準確檢索出學生的各科成績、排名，以及與上次考試成績的對比，方便了教師對學生的管理。

高職院校檔案存儲空間擴大

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件資料不僅占據(jù)空間大，而且還需要進行特殊保護，以防止其氧化。目前，隨著科學技術(shù)的不斷進步和網(wǎng)絡(luò)媒體的快速發(fā)展，電子文件應運而生。與紙質(zhì)文件相比，電子文件解決了存儲空間不足、維護成本較高等問題。

促進高職院校檔案管理工作信息化的意義

推動檔案管理工作的更新

在信息時代背景下，許多現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)已經(jīng)應用于辦公室檔案管理工作，極大地提高了高職院校檔案管理的便利性。隨著新技術(shù)的應用，高職院校辦公室的檔案得到了及時的更新與補充。

有效提高查找效率

傳統(tǒng)檔案管理的查找形式主要是人工查找，即使利用終端進行查找，也有可能由于缺少完整高效的資料數(shù)據(jù)庫而遺漏資料文件，查找效率并不高。傳統(tǒng)的檔案管理方法具有局限性，無法有效收集利用大量電子文件，這嚴重浪費了管理者和信息使用者的時間，影響了檔案管理工作的效率。檔案數(shù)字化管理可以有效提升學校檔案資料的使用率。

圖書、文件和信息的集成管理可以降低管理成本

分散式的管理模式對使用員工、工作設(shè)備、數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)平臺等造成了巨大的資源浪費，多個獨立系統(tǒng)可能會導致一個整體系統(tǒng)產(chǎn)生較高的重復率，從而增加管理成本。因此，對檔案進行一體化、系統(tǒng)化的信息化管理，有利于降低管理成本。以學校歸檔文件管理為例，高職院校建立統(tǒng)一的管理體系，在集成指導、制定和實施管理規(guī)則下，加強文件的統(tǒng)一化、標準化管理，統(tǒng)一上級頒發(fā)的相關(guān)文件、發(fā)表的論文數(shù)據(jù)、師生花名冊，積極與文獻和信息資源庫合作，加強對檔案信息的綜合管理，制定統(tǒng)一的學校信息化歸檔制度，有利于降低管理成本，構(gòu)建統(tǒng)一的校園信息網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)對檔案庫房與網(wǎng)絡(luò)平臺的聯(lián)合利用。

促進高校深化改革的必然要求

隨著各類信息技術(shù)的高速發(fā)展，高職院校辦公室要根據(jù)自身的發(fā)展現(xiàn)狀和工作需求，做出全面、系統(tǒng)的調(diào)整和轉(zhuǎn)型，加大檔案管理工作的創(chuàng)新力度，借助現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，在提高檔案信息化水平的同時，廣泛收集、整理、匯總內(nèi)部檔案信息資料，不斷完善檔案管理內(nèi)容，為高校改革轉(zhuǎn)型提供準確、可靠的參考資料。

保證檔案信息資料的完整性和安全性

檔案可以直觀地體現(xiàn)各部門、各崗位人員以及業(yè)務(wù)活動開展的基礎(chǔ)信息，為高校后續(xù)決策管理提供有價值的參考資料。因此，在信息時代背景下，靈活運用先進的信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作，可以打破傳統(tǒng)管理模式的制約，而利用信息化技術(shù)將不同類別的檔案信息存儲到共享信息數(shù)據(jù)庫中，可以有效保證檔案資料的完整性和安全性。

信息化檔案管理工作現(xiàn)狀

網(wǎng)絡(luò)信息安全問題

與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理相比，大數(shù)據(jù)下的檔案管理要求具有更高的歸檔、銷毀和移交管理功能。檔案管理員應熟悉并靈活運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，挖掘有用的文件數(shù)據(jù)，推動學校朝更加科學合理的方向發(fā)展。

一方面，智慧學校的建設(shè)項目為辦公室檔案管理提供了很多機會。因此，利用建設(shè)智慧學校的機遇，能夠更加科學合理地管理檔案信息，從而利用信息技術(shù)為廣大學生提供更加高質(zhì)量的服務(wù)。為更好地使用信息庫，必須運用信息技術(shù)為學校的辦公室檔案管理工作提供更加便捷的條件。

另一方面，近年來，隨著數(shù)字校園、智慧學校等概念的出現(xiàn)，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在學校辦公室檔案管理工作中的應用已經(jīng)成為趨勢。人們越來越重視網(wǎng)絡(luò)信息泄露問題，網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全一度成為熱點話題。

隨著智慧學校建設(shè)的迅速發(fā)展，檔案管理必須緊跟時代步伐，在打破學校傳統(tǒng)管理理念的同時，重視數(shù)據(jù)安全，提高學校信息化建設(shè)中文檔存儲的安全系數(shù)，在更安全的空間存儲有關(guān)國家、校園的信息。

存儲空間有限

隨著“萬物互聯(lián)”時代的形成和計算機技術(shù)的廣泛應用，數(shù)字化資源與電子檔案獲得了快速發(fā)展，辦公室檔案管理對檔案申請、檔案管理與備份有了新的要求。大部分信息都具有實用性，但是為了在眾多信息（橫跨十幾年、多級別多科目的信息）中選取所需要的內(nèi)容，就不得不考慮以下幾點。

首先，在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案整體評估時，可以直接利用計算機分析檔案的價值，為以后使用檔案奠定基礎(chǔ)。

其次，現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)對非結(jié)構(gòu)化電子文檔進行云計算，確定了數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，從而擴大了管理的范圍，并成為實現(xiàn)圖像數(shù)據(jù)管理和空間數(shù)據(jù)分析的重要基礎(chǔ)。

最后，檔案數(shù)據(jù)中的大數(shù)據(jù)保存與數(shù)據(jù)備份需要采用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)。利用大數(shù)據(jù)管理技術(shù)構(gòu)建文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，提高檔案管理的歸檔效率。但是實際上，現(xiàn)在的主要問題是大數(shù)據(jù)技術(shù)存儲空間受到了限制。雖然人們能夠利用各種各樣的技術(shù)提升數(shù)據(jù)保存效率，但是內(nèi)存空間卻是有限的。在有限的內(nèi)存空間中進行大規(guī)模的文檔數(shù)據(jù)處理，意味著可能要簡化部分次要數(shù)據(jù)，如果這部分次要數(shù)據(jù)得不到較好的保存，那么在臨時需要查找時就可能會被遺漏。

辦公室檔案管理員意識淡薄

有些部門的辦公室檔案管理員由于年齡、學歷、工作能力等因素，從事辦公檔案管理工作時，采用舊有的的管理技能和方式，同時也沒有進行專門和系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識培訓，導致管理意識比較陳舊，容易在檔案的查閱、分類、整理和歸檔等方面，出現(xiàn)管理與實踐“脫軌”的問題。在具體的管理過程中，還缺乏職業(yè)道德和責任心。

粗化分類標準

隨著社會分工的精細劃分，檔案管理工作也需要進行分類。雖然檔案管理手段及樣式繁多，但是，有些部門的檔案管理服務(wù)方式卻不能適應社會發(fā)展的要求，這可能是因為沒有利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對所有檔案文件進行精細的分類和組織，從而加大了后續(xù)查找、銷毀的工作量，導致管理人員在具體操作過程中效率不高，同時也容易出現(xiàn)一些不必要的錯誤，如幾份資料張冠李戴、失去保存價值，增加檔案管理工作的難度。

紙質(zhì)版檔案的維護成本較高

有些紙質(zhì)版文件，如畢業(yè)生的學籍檔案、學生填寫上交的紙質(zhì)版?zhèn)€人檔案等的維護要求較高，維護成本也高。然而，在具體的管理過程中，分配給檔案室的維護費用有限，部分檔案室只放置一些木制的儲物柜來存放文件，沒有固定的檔案管理倉庫，當儲物柜裝滿后，便需要及時整理紙質(zhì)版檔案，在這一過程中可能會出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象。

由于上述缺點，現(xiàn)代化檔案管理工作必須打破傳統(tǒng)管理模式，有效利用數(shù)字化管理模式，建立健全信息平臺，實現(xiàn)檔案信息共享。

高職院校辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新

完善辦公室檔案管理制度

很多部門中普遍存在檔案管理人員忽視檔案管理工作的現(xiàn)象。因此，各個部門從領(lǐng)導到檔案管理員、從主管到員工都需要提高對檔案管理工作的認識，改進管理方法，提高個人管理能力，確保檔案的安全性。在日常的管理工作中，檔案管理工作人員必須確定歸檔管理工作的基本程序，并熟練歸檔管理工作的具體操作程序，運用先進技術(shù)對所要管理的文檔進行歸檔處理，并貼上標簽，以細化分類。如果接收到的是高級文檔，就必須采取保密措施，并在計算機系統(tǒng)中明確設(shè)置用戶的查看權(quán)限。

以有權(quán)限用戶的需求為導向

檔案管理部門首先應當樹立科學正確的工作觀，針對具體工作和歸檔業(yè)務(wù)的要求，不斷創(chuàng)新和優(yōu)化服務(wù)體系，打造更優(yōu)質(zhì)的用戶使用環(huán)境，為用戶提供更全面的服務(wù)。在提高專業(yè)服務(wù)水平和提供人性化服務(wù)的同時，還需要保證有查看權(quán)限的用戶能搜索到有用的信息。因為用戶使用檔案的目的不同，需要的檔案種類內(nèi)容也有所不同，所以檔案管理者便可以對檔案信息系統(tǒng)實行分類管理，以便有權(quán)限的使用者查詢。

為了適應不同類型檔案的管理，必須加強檔案數(shù)字化管理建設(shè)，對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔進行數(shù)字化管理，以加強對傳統(tǒng)文檔的管理，有權(quán)限的學校機構(gòu)可以登錄外網(wǎng)或局域網(wǎng)共享信息。集成和使用存儲在計算機系統(tǒng)中的電子歸檔信息，可以提高歸檔管理任務(wù)的實用性。

加強網(wǎng)絡(luò)安全管理與管理人員的安全意識

高職院校應實施總體管理模式，以便在執(zhí)行總體管理戰(zhàn)略的信息背景下，有效創(chuàng)新檔案管理活動，推動檔案管理改革。學校需要在規(guī)定的標準下進行規(guī)范管理，并有效執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》。同時，在檔案管理機制下實現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，有效地監(jiān)督檔案數(shù)據(jù)管理的全過程。例如引入入侵檢測機制，以及使用侵入測試的各種軟硬件系統(tǒng)，如果存在侵犯檔案管理系統(tǒng)安全的情況或是整個信息系統(tǒng)出現(xiàn)被入侵的跡象，就應馬上啟用安全機制加以處理，切斷互聯(lián)網(wǎng)，封閉整個信息系統(tǒng)，向管理員報警，等等。目前，高職院校辦公室的檔案管理主要由非專業(yè)或兼職人員管理，其可能會缺乏專業(yè)管理知識和責任感。為此，還需要全面加強檔案管理工作，從安全意識、信息風險意識和保密意識三個方面增強管理員的管理意識。

提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強檔案資源管理

事實上，專業(yè)的檔案管理人員很少，很多都是兼職，其缺乏檔案管理方面的專業(yè)素養(yǎng)。管理人員的業(yè)務(wù)水平不足在某種程度上限制了檔案信息化管理水平。因此，在信息時代下，有必要加強對專業(yè)人員的培訓，增強檔案管理人員的責任感，提高其職業(yè)素養(yǎng)，從而實現(xiàn)對檔案資料的規(guī)范化管理。檔案管理人員應理性地看待自己的工作，正確認識檔案管理工作的重要性，樹立科學正確的工作觀。

增強檔案管理創(chuàng)新意識

為了保證高職院校辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率，院系領(lǐng)導以及管理人員應打破傳統(tǒng)，轉(zhuǎn)變觀念，借鑒優(yōu)秀的檔案管理手段，增強創(chuàng)新意識。在具體的實踐過程中，高校應加大檔案管理的教育和培訓力度，準確把握檔案信息化建設(shè)的新趨勢，及時了解檔案技術(shù)手段的新動態(tài)，廣泛對標檔案管理先進單位創(chuàng)新發(fā)展新舉措，找準差距，認清定位，推動高校檔案管理工作信息化建設(shè)。

為了促進高職院校的發(fā)展，還需要不斷改善辦公室檔案管理的客觀環(huán)境和主觀因素，統(tǒng)一整理好、管理好辦公室的檔案材料，對學校各個部門的發(fā)展進行真實客觀的記錄與分析。