林偉娟 濰坊市體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校

在當(dāng)前的信息化時(shí)代，各個(gè)產(chǎn)業(yè)單位在開展相關(guān)管理工作時(shí)都融入了現(xiàn)代信息技術(shù)，這在很大程度上促進(jìn)了各產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。因此，在開展檔案管理工作時(shí)，有關(guān)單位必須做到與時(shí)俱進(jìn)，把現(xiàn)代技術(shù)融入檔案管理工作中，并借此完善現(xiàn)代檔案的信息化建設(shè)，克服傳統(tǒng)檔案管理模式的缺點(diǎn)，提高現(xiàn)代檔案管理工作的質(zhì)量和效能。有關(guān)單位若想推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，就必須全方位了解傳統(tǒng)檔案管理模式，把握當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)問題，并結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，采取更加科學(xué)的管理方法，以提高現(xiàn)代檔案管理工作的信息化水平。

從廣義方面來說，檔案數(shù)字化是指把經(jīng)濟(jì)、政治、歷史等領(lǐng)域的資料加以整合，利用計(jì)算機(jī)手段獲取信息；而從狹義方面來說，檔案數(shù)字化便是把有關(guān)檔案資料電子化，生成數(shù)字檔案資料，給用戶檢索帶來方便。就檔案數(shù)字化工作原理來說，其是對(duì)以往檔案存儲(chǔ)模式進(jìn)行改造，以數(shù)字化方式存儲(chǔ)以往紙質(zhì)的資料，這樣做不但可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的長(zhǎng)久保護(hù)，而且在很大程度上提高了檔案管理的效能，使檔案保管方式更加科學(xué)合理。本文對(duì)檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)行了分析，并提出了有關(guān)檔案管理和信息化建設(shè)的幾點(diǎn)優(yōu)化策略。

檔案信息化管理的定義

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展帶動(dòng)了互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們的工作和生活也在其影響下有了很大的改變。在實(shí)際的工作當(dāng)中，檔案管理的方式也在隨著時(shí)代的變化發(fā)展而不斷更新，信息技術(shù)的迅速發(fā)展也為檔案管理提供了新的管理思路和方式，推動(dòng)檔案管理更加便捷有效，同時(shí)也帶動(dòng)了相關(guān)行業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展。檔案的信息化就是在檔案管理和利用的過程中使其與信息化的管理方式和相關(guān)內(nèi)容聯(lián)系起來，充分利用信息技術(shù)進(jìn)行整合管理[1]。整體來講，檔案的信息化主要是指結(jié)合眾多相關(guān)領(lǐng)域進(jìn)行檔案的分析和管理，包括經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等多個(gè)領(lǐng)域，讓檔案管理更加科學(xué)完善。從具體方面來講，檔案信息化就是為了更準(zhǔn)確、便捷地傳遞信息，更安全、科學(xué)地保存和分類管理檔案。

檔案信息化管理和建設(shè)的具體內(nèi)容

硬件設(shè)施的信息化建設(shè)

硬件設(shè)施的完善是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是檔案管理工作得以順利進(jìn)行的重要保障，對(duì)檔案管理的質(zhì)量有著重要影響。檔案管理的硬件設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)和信息儲(chǔ)存空間等，它們共同構(gòu)成了推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施平臺(tái)。

服務(wù)意識(shí)的建設(shè)

在檔案管理中，檔案人員的服務(wù)意識(shí)是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的重要內(nèi)容。檔案管理對(duì)社會(huì)的發(fā)展有著重要意義，其為社會(huì)的發(fā)展提供了重要的信息資源，所以，在檔案管理和信息化建設(shè)中，相關(guān)人員一定要具備相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)，真正地服務(wù)社會(huì)。在檔案信息化建設(shè)中，要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)人員專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，提高工作人員的工作積極性。

管理水平的建設(shè)發(fā)展

在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理水平的提升是重點(diǎn)內(nèi)容。信息科技的迅速發(fā)展促使各種高科技在檔案管理中出現(xiàn)，比如電子化檔案的出現(xiàn)和使用，其在有更高技術(shù)含量的同時(shí)，也對(duì)檔案管理提出了更高要求。進(jìn)一步提高檔案管理水平，在很大程度上有利于發(fā)揮檔案管理對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的促進(jìn)作用。

新時(shí)代下推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的意義以及其中存在的問題

檔案信息化建設(shè)的意義

首先，相較于傳統(tǒng)檔案管理方式，信息化檔案管理方式能夠很好地避免紙質(zhì)檔案管理的弊端。檔案信息化建設(shè)能在很大程度上保證所管理的檔案的安全性。檔案信息化建設(shè)主要是通過數(shù)字化的保存和獲取，使檔案獲取更加方便高效，同時(shí)在很大程度上避免檔案丟失和紙質(zhì)檔案資源隨著時(shí)間流逝而損毀的問題，大大增強(qiáng)檔案信息資源的安全性。其次，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案保管事業(yè)中的有效運(yùn)用可以在很大程度上提高檔案保管質(zhì)量，同時(shí)提升其服務(wù)質(zhì)量，使讀者對(duì)檔案數(shù)據(jù)的查詢更為便捷。再次，信息化建設(shè)改變了檔案管理方法。由此，檔案管理人員可以利用信息化技術(shù)采取多種檔案管理方法，針對(duì)不同的檔案采取不同的檔案管理辦法，從而提高檔案管理水平，使檔案管理緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而使檔案管理人員更加熟練地運(yùn)用信息管理設(shè)備，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作的有效進(jìn)行[2]。最后，在資料保存方面應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化技術(shù)，可以對(duì)所有需要保存的檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行及時(shí)歸檔。例如，有關(guān)房屋信息的記錄及其變化都可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速傳送給有關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)。

檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

檔案信息化建設(shè)過程中暴露出一定的問題。首先，不同的檔案管理部門存在差異性。各個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有一定的差距，發(fā)展速度也有所不同，這就會(huì)影響到檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。受經(jīng)濟(jì)條件的限制，各地對(duì)檔案現(xiàn)代化工作的支持程度有所不同，進(jìn)而導(dǎo)致各地檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程不一。部分地方檔案保管單位已開始使用電腦開展檔案管理工作，從而極大地提高了檔案保管業(yè)務(wù)的效能和服務(wù)質(zhì)量。然而，也有些地方檔案保管單位仍堅(jiān)持采用單機(jī)進(jìn)行檔案保管作業(yè)，導(dǎo)致檔案保管技術(shù)相對(duì)落后，難以實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)共享，不利于檔案保管事業(yè)的發(fā)展。其次，雖然檔案信息化有了發(fā)展的條件，并且很多企業(yè)和單位也開展了檔案信息化建設(shè)，但是檔案管理技術(shù)還是不夠完善成熟，在實(shí)際的工作開展過程中仍有很多問題，尤其是在保存方面存在安全技術(shù)不夠先進(jìn)的問題，所以大部分單位仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式在查詢、保存的時(shí)候耗時(shí)耗力，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)遺漏的問題，其弊端仍然明顯，尚待改進(jìn)。

檔案管理和信息化建設(shè)的優(yōu)化策略分析

提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

隨著現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理也應(yīng)該緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，將信息化建設(shè)納入其發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中。因此，檔案管理部門工作人員也要緊跟時(shí)代發(fā)展的要求，不斷學(xué)習(xí)、完善，提升整體業(yè)務(wù)能力。

首先，要想提高檔案管理人員在資料分類、歸納、整理方面的信息技術(shù)運(yùn)用能力，就要對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)；其次，在人才引進(jìn)方面，除了引進(jìn)專業(yè)管理類人才外，還要招收精通信息網(wǎng)絡(luò)科技的人才，其中，以兼具兩方面才能者為最佳；最后，在進(jìn)行人員分工時(shí)，應(yīng)有針對(duì)性地根據(jù)不同人員的擅長(zhǎng)方向進(jìn)行科學(xué)分工，讓其能夠更好地配合，從整體上提高工作效率，從而提高檔案管理部門總體的業(yè)務(wù)能力。總之，要明確工作人員的工作內(nèi)容以及業(yè)務(wù)水平的發(fā)展方向，讓檔案管理人員的工作水平能夠跟上檔案管理信息化建設(shè)的需要和今后的發(fā)展需要，從而推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步[3]。

規(guī)范檔案管理體系

社會(huì)進(jìn)步推動(dòng)信息化與檔案管理融合，網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展更是為檔案管理工作提供了便利。由于檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行融合對(duì)推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展具有很大的意義，因此，為了推動(dòng)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展，有必要規(guī)范檔案管理體系，提高信息化管理水準(zhǔn)。

而相關(guān)部門若想更高效地開展檔案管理現(xiàn)代化工作，就必須改變傳統(tǒng)思維，對(duì)檔案數(shù)字化發(fā)展在檔案管理工作中的重要意義進(jìn)行更充分的了解，更加明確檔案數(shù)字化發(fā)展工作的意義，提高對(duì)檔案數(shù)字化發(fā)展工作的關(guān)注。同時(shí)，有關(guān)機(jī)構(gòu)也必須合理調(diào)整原有的檔案保管工作體系，并根據(jù)現(xiàn)代化的檔案保管工作建立合理的檔案保管體系。另外，相關(guān)機(jī)構(gòu)也應(yīng)建立有效的責(zé)任管理體系、評(píng)價(jià)激勵(lì)機(jī)制和獎(jiǎng)勵(lì)體系等，以便檔案保管工作人員履行檔案保管服務(wù)責(zé)任，推動(dòng)檔案保管現(xiàn)代化水平和檔案管理水準(zhǔn)的提高[4]。

提升檔案信息化管理水平

隨著大量電子檔案網(wǎng)站的形成，許多具備較高機(jī)密性的檔案在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)了傳送，這對(duì)計(jì)算機(jī)檔案文件的保密工作具有重要意義。通過電子文書的形式對(duì)檔案資料加以處理，不但可以把檔案記錄的作用最大限度地發(fā)揮出來，而且對(duì)檔案資料的長(zhǎng)期保護(hù)具有積極意義。

從為提高電子檔案管理能力而進(jìn)行的大量實(shí)際考察工作中可以看出，為了切實(shí)達(dá)到這一要求，可以從如下幾個(gè)層面著手：第一，設(shè)置專門的具備較高管理水平的技術(shù)機(jī)構(gòu)，對(duì)專門管理檔案的網(wǎng)站和其他電子檔案資料系統(tǒng)提供技術(shù)協(xié)助并進(jìn)行控制，以便使電子檔案文件歸檔工作具有更強(qiáng)的專業(yè)性和規(guī)范性，使電子檔案的管理更加完善；第二，為了加強(qiáng)對(duì)電子檔案有關(guān)管理工作的有效監(jiān)控和管理，政府工作人員必須在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的過程中，對(duì)電子檔案做好有效接收、管理、保管、修改格式等管理工作，以便使電子檔案管理具備較強(qiáng)時(shí)效性；第三，企業(yè)必須從不同角度出發(fā)，根據(jù)企業(yè)具體情況為檔案安全制定具備較高防范性的策略，以便從源頭有效處理安全問題；第四，還需要在對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)密維護(hù)，使信息化管理系統(tǒng)得以正常運(yùn)行的同時(shí)，進(jìn)一步優(yōu)化有關(guān)技術(shù)條件，并不斷把先進(jìn)的管理理念融于其中，從而使有關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)得以提高。

加大對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)和整體的管理力度

在實(shí)際的管理過程當(dāng)中，決定管理效果好壞的關(guān)鍵在于對(duì)環(huán)節(jié)的把握和設(shè)置。每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，從檔案的逐一收取到核對(duì)，再到整合保存，每個(gè)環(huán)節(jié)都要有專業(yè)的人員進(jìn)行管理和處理，這樣做雖然在一定程度上增加了管理的難度，但是信息技術(shù)的應(yīng)用也使管理更加高效簡(jiǎn)便，另外，還要加大管理的力度。首先，管理人員要把握好各個(gè)平臺(tái)、軟件的相關(guān)管理情況，建立起嚴(yán)格完善的管理制度和體系，并充分考慮到突發(fā)情況，以便有利于各個(gè)部門和環(huán)節(jié)的有效配合，創(chuàng)建良好的檔案信息化管理環(huán)境[5]。其次，在管理考核方面，管理人員要實(shí)施多角度的，實(shí)踐與理論并重的考核管理制度和評(píng)價(jià)體系。最后，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用方面，一定要科學(xué)有效，從整體上規(guī)范運(yùn)用過程中的事項(xiàng)，以保證檔案信息化建設(shè)順利有效地開展，同時(shí)，規(guī)范的管理還可以在一定程度上減少不必要的人力和財(cái)力支出，讓檔案管理更加高質(zhì)量、可持續(xù)地發(fā)展[6]。

提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作的落腳點(diǎn)是服務(wù)人民大眾，所以，在開展檔案管理工作時(shí)，要多站在社會(huì)群眾的角度進(jìn)行實(shí)際管理，創(chuàng)新管理方式，盡可能地滿足大眾對(duì)管理水平和效果的期待。具體而言，在檔案管理人員培養(yǎng)方面，要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)，在實(shí)際的培訓(xùn)當(dāng)中，除了培養(yǎng)檔案管理人員專業(yè)的管理能力和實(shí)踐能力之外，還要讓檔案管理人員充分了解時(shí)代發(fā)展的要求以及新技術(shù)的相關(guān)內(nèi)容，用這樣的方式培養(yǎng)具有綜合素質(zhì)的人才，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作開展[7]。

加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視

檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要目的和方向是對(duì)資源進(jìn)行共享和傳遞，以便能夠充分、高效地進(jìn)行檔案管理?；ヂ?lián)網(wǎng)科技的迅速發(fā)展在很大程度上決定了數(shù)字化建設(shè)在檔案信息化建設(shè)中的重要地位，所以，一定要對(duì)數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)行更進(jìn)一步、更為科學(xué)和有效的認(rèn)識(shí)。具體而言，首先，進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該對(duì)數(shù)字化建設(shè)的理念進(jìn)行深刻的認(rèn)識(shí)和了解，然后根據(jù)相應(yīng)的原則和理念制定具有針對(duì)性的工作內(nèi)容和計(jì)劃；其次，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，要重視對(duì)各項(xiàng)工作的監(jiān)督管理，對(duì)于每一項(xiàng)工作的開展內(nèi)容，都要保證其質(zhì)量；最后，數(shù)字化建設(shè)效果的關(guān)鍵還在于對(duì)用戶需求的把握。這些共同構(gòu)成了檔案管理信息化高質(zhì)高效發(fā)展的重要基礎(chǔ)，我們應(yīng)該在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。這一過程中，軟件的開發(fā)以及高科技設(shè)備的選擇有重要意義，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行慎重選擇，這樣才能更好地形成數(shù)字化建設(shè)優(yōu)勢(shì)，從而為檔案管理進(jìn)一步發(fā)展提供保障?？傊瑧?yīng)當(dāng)開展信息化工程的系統(tǒng)構(gòu)建，同時(shí)采取各種合理的措施，以提升檔案數(shù)字化工程的品質(zhì)和效能。

綜上所述，將檔案管理與信息網(wǎng)絡(luò)相融合，充分利用信息化帶來的便利，能夠在很大程度上提高檔案管理水平，使檔案管理更具科學(xué)性和針對(duì)性。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)也讓人們能夠更加方便地查閱檔案。另外，為了使信息化下的檔案管理更有效果，要重視提升檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)水平和管理素養(yǎng)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)效性，以推動(dòng)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。