白江欣 河南中醫(yī)藥大學檔案館

信息化時代背景下，新媒體迅猛發(fā)展，并呈現(xiàn)出愈發(fā)顯著的應用優(yōu)勢，伴隨新媒體的發(fā)展應用，人們的生產(chǎn)生活發(fā)生了極大轉(zhuǎn)變。新媒體環(huán)境下，高校檔案管理也發(fā)生了變革，并同時面臨著新媒體帶來的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)首先闡述了新媒體的內(nèi)涵，其次對比了新媒體環(huán)境下高校檔案管理與傳統(tǒng)高校檔案管理，再次分析了新媒體環(huán)境下高校檔案管理面臨的主要挑戰(zhàn)，最后提出了新媒體環(huán)境下的高校檔案管理策略，以期為促進高校檔案管理價值的充分發(fā)揮提供一些幫助。

高校檔案管理主要面向高校教育教學、科研工作及其他一系列活動積累形成的信息資源，這些資源不僅是高校實現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展的重要基礎，還是展現(xiàn)高校歷史發(fā)展的原始記錄。高校檔案管理工作的安全有序開展，影響著高校乃至整個社會發(fā)展中各式各樣信息的記錄。因而，高校檔案管理對推動高校有序發(fā)展乃至整個社會的發(fā)展進步都有著十分積極的意義。隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，新媒體環(huán)境下對高校檔案管理提出了全新的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足新時期社會發(fā)展需求，面對新媒體帶來的挑戰(zhàn)，高校檔案管理應積極做出相應轉(zhuǎn)變，加強對新媒體、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化技術的有效應用，推動檔案管理不斷向數(shù)字化、科學化方向發(fā)展[1]。

新媒體的相關概述

最初，聯(lián)合國教科文組織將“新媒體”界定為網(wǎng)絡媒體。如今，得到廣泛認同的一個觀點是，新媒體將網(wǎng)絡媒體囊括在內(nèi)，是一種相對紙媒、廣播、電視等傳統(tǒng)媒體而言的新型媒體形態(tài)，同時，鑒于其講究以數(shù)字形式進行信息傳播，因而也可稱之為數(shù)字媒體。新媒體主要依托互聯(lián)網(wǎng)平臺進行信息傳播。另外，傳統(tǒng)媒體和新媒體屬于兩個相對概念，如廣播相對于報紙，廣播即為新媒體；互聯(lián)網(wǎng)相對于電視，互聯(lián)網(wǎng)即為新媒體，新舊是相對的，沒有最新，只有更新。在信息化時代背景下，新媒體作為信息傳播的一條重要途徑，可實現(xiàn)無可比擬的應用價值，并同時表現(xiàn)出互動性、便捷性、分眾性等特征，這些特征不僅給人們的生產(chǎn)生活帶來了極大影響，還讓人們越來越習慣于通過新媒體接收和傳播信息。

新媒體環(huán)境下高校檔案管理與傳統(tǒng)高校檔案管理的對比

就新媒體環(huán)境下的高校檔案管理與傳統(tǒng)高校檔案管理兩者而言，它們既有本質(zhì)的區(qū)別，也存在一定的共性，并且彼此之間還存在相應關聯(lián)性。

兩者的區(qū)別

新媒體環(huán)境下，高校檔案信息主要采用電子檔案的形式，該種形式操作簡單便捷，僅需通過計算機、網(wǎng)絡平臺、硬盤等設備即可完成存儲，除去可實現(xiàn)便捷存儲之外，其對操作技術也提出了更為嚴格的要求。而對于傳統(tǒng)高校檔案管理而言，檔案信息主要采用的是紙質(zhì)檔案的形式，該種形式會受到存儲環(huán)境的溫濕度等因素影響。所以，新媒體環(huán)境下高校檔案管理與傳統(tǒng)高校檔案管理在存儲形式、存儲環(huán)境上存在一定區(qū)別。

兩者的共性

在高校教育教學或科研工作中，教學工作者在開展相關重要事宜時，通常依賴于各式各樣數(shù)據(jù)信息的有力支持。在此過程中，檔案管理可發(fā)揮至關重要的作用。因而，無論是新媒體環(huán)境下的高校檔案管理，還是傳統(tǒng)高校檔案管理，兩者的共通之處均在于為高校相關人員提供有效幫助[2]。

兩者的關聯(lián)性

長期以來，高校檔案管理一直沿用傳統(tǒng)管理模式，而新媒體環(huán)境下，高校檔案管理不斷向數(shù)字化、科學化方向發(fā)展，換言之，新媒體環(huán)境下的高校檔案管理是傳統(tǒng)高校檔案管理的延續(xù)與升級。

新媒體環(huán)境下高校檔案管理面臨的主要挑戰(zhàn)

高校檔案管理觀念面臨的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)高校檔案管理觀念中，高校檔案管理主要側重于檔案信息采集、整理、存儲等方面，由此對檔案價值提出了相應要求，如需要預先開展好對檔案價值的評估工作。在新媒體環(huán)境下，該項工作的進行顯然存在不小難度，究其原因在于新媒體環(huán)境下檔案管理難度顯著提升，憑借傳統(tǒng)檔案管理模式難以實現(xiàn)對海量檔案信息的有效處理，必須要革新檔案管理觀念，并引入全新的管理模式，保證檔案管理的價值可得到充分發(fā)揮，進一步提升高校檔案管理工作的水平，對促進高校教育教學具有十分積極的意義。傳統(tǒng)高校檔案管理主要偏向紙質(zhì)檔案管理，而新媒體環(huán)境下高校檔案管理則側重于檔案的電子化管理，強調(diào)對檔案的開發(fā)利用及其服務功能的實現(xiàn)，進一步要求高校檔案管理人員應革新檔案管理觀念，進而適應新時代的發(fā)展要求。

高校檔案管理技術面臨的挑戰(zhàn)

在高校檔案管理中，主要采用人工管理的技術手段，但這種方式不僅管理質(zhì)量、效率不盡人意，還極易造成管理操作不當?shù)?，使得檔案管理工作喪失其應用價值。新媒體環(huán)境下，檔案管理工作追求數(shù)字化、科學化，注重將信息化技術引入檔案管理中，以此推動檔案管理工作不斷向數(shù)字化、科學化方向發(fā)展。為突破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，高校檔案管理工作要求有專業(yè)技術的有力支持，進一步為高校管理工作提供可靠支撐。

高校檔案信息安全面臨的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)高校檔案管理中，主要通過人防、物防、技防以實現(xiàn)對檔案信息的安全防護。而新媒體環(huán)境下，不管是檔案信息的開發(fā)利用還是整合存儲，都不斷向信息化方向發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理手段難以充分發(fā)揮其實質(zhì)作用，難以保障檔案管理的安全有序開展，使得檔案信息面臨安全風險。具體而言：一方面，新媒體環(huán)境下，檔案信息主要采用電子檔案的形式，會出現(xiàn)檔案信息泄露、丟失等情況。另一方面，新媒體環(huán)境下，檔案信息管理極易受到外部病毒的攻擊，進而使得檔案信息面臨安全風險。因而，新媒體環(huán)境下高校檔案管理應開展檔案信息安全防護工作，完善高校檔案信息安全防護機制以降低安全風險發(fā)生的可能性，如此方可更好地提升高校檔案管理的質(zhì)量，進一步助力高校檔案管理工作的開展。

高校檔案管理人才面臨的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)高校檔案管理通常要求檔案管理人員具備良好的專業(yè)素養(yǎng)和知識技能，并端正良好的工作態(tài)度。而新媒體環(huán)境下的檔案管理工作對檔案管理人員提出了更為嚴格的要求，檔案管理人員既要具備豐富的檔案管理經(jīng)驗，又要能夠做到對信息化技術的嫻熟應用，如此方可為高校檔案管理工作提供可靠的人力資源保障。因而，新媒體環(huán)境下，高校檔案管理正面臨著高素質(zhì)檔案管理人才隊伍建設的挑戰(zhàn)，唯有致力于加強檔案管理人才隊伍建設，培養(yǎng)出更多高素質(zhì)檔案管理人才，才能切實滿足新媒體環(huán)境下高校檔案管理的實際需求。

新媒體環(huán)境下的高校檔案管理策略

革新檔案管理觀念

高校檔案部門切實為教育教學、科研、管理、學生、校內(nèi)外單位等各方提供服務，必須要提供科學完備的檔案利用服務。新媒體環(huán)境下，用戶利用檔案的需求不斷向多元化方向發(fā)展，傳統(tǒng)檔案查詢、借閱等被動的檔案利用服務手段已難以充分滿足用戶所提出的多元化需求。在此情況下，高校首先應開展好宣傳工作，加強對現(xiàn)代化檔案管理的有效宣傳，并著重對新媒體環(huán)境下檔案管理工作開展予以宣傳，提升高校領導、檔案管理人員對檔案管理重要性的認識，以便更嚴謹、細致地進行檔案管理，切實革新傳統(tǒng)管理理念，進一步促進高校檔案管理的有序開展[3]。其次，高校還應為檔案管理工作提供有力的資金支持，促進檔案管理信息化建設，并引導檔案管理人員加強對先進管理方式方法的有效學習，樹立現(xiàn)代化管理理念，為高校檔案管理數(shù)字化、科學化發(fā)展奠定堅實基礎，以提升檔案的利用效率及服務效果，進一步保障現(xiàn)代化檔案管理可滿足高校師生乃至社會的多元化需求。

革新高校檔案管理模式

新媒體環(huán)境下，高校傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)難以滿足高校及社會發(fā)展需求。在此背景下，將信息化技術引進高校檔案管理中顯得尤為必要。對此，高校應革新檔案管理模式，加強對新媒體、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化技術的有效應用，推進高校檔案管理信息化發(fā)展。

首先，為了讓信息化檔案管理模式的優(yōu)勢得以有效發(fā)揮，高校應結合信息化檔案管理模式的運行特征，健全檔案管理體系，統(tǒng)籌布局。通過建立信息化檔案管理組織架構、完善信息化檔案管理制度、提升信息化檔案管理流程規(guī)范性等相關手段，為信息化檔案管理工作的開展奠定良好基礎。與此同時，加大對檔案管理信息系統(tǒng)的建設推廣力度，創(chuàng)設全面統(tǒng)一的信息化管理氛圍，有序拓寬信息化檔案管理的服務覆蓋面，豐富信息化檔案管理的服務功能，保障高校檔案管理工作有序進行。

其次，高校應推進對檔案資源的優(yōu)化整合。一方面，結合高校及社會發(fā)展需求，全面采集各種檔案信息資料，確保檔案開發(fā)利用內(nèi)容的豐富性?；谟脩粜枨笳祥_發(fā)檔案資源，利用問卷調(diào)查、電話訪問等方式采集不同群體的檔案使用需求，提升檔案整合開發(fā)效率。另一方面，高校檔案管理人員還應當加強與用戶的交流互動，為用戶提供多樣化、網(wǎng)絡化的檔案信息服務，提升受眾對檔案管理服務的認同度、滿意度。

建立一體化的檔案管理操作流程

現(xiàn)階段，一些高校在開展檔案管理工作過程中，往往是安排專職檔案管理人員和勤工儉學的學生共同管理。其中，專職檔案管理人員人數(shù)在兩位左右，同時還會配備若干位學生輪崗值班。每位工作人員在檔案管理中均會依據(jù)自身的方式開展工作，而因為不同人員的工作方式各不相同，所以檔案管理的效果也不同。一些工作人員管理操作流程不規(guī)范，同時檔案管理專業(yè)性、服務性也表現(xiàn)出一定的不足，進而對高校檔案管理工作造成不利影響。鑒于此，應當就各部門的歸檔時間制定一個表格，以此確保歸檔的及時性，同時，還應要求檔案管理人員統(tǒng)一采集后錄入信息化系統(tǒng)，進而確保檔案的連貫性[4]。

完善高校檔案管理安全防護機制

不管是在哪個時期，檔案信息管理的安全性都至關重要。因此，應完善高校檔案管理信息安全防護機制。首先，新媒體環(huán)境下，高校以《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)為依據(jù)，并結合信息化檔案管理的特征，建立包含檔案資源采集、檔案信息傳輸、檔案信息整合利用等各個方面的檔案信息安全防護制度。比如，結合《歸檔文件整理規(guī)則》對組件標準中依據(jù)年度、機構、保管期限分類，根據(jù)高校實際工作開展重新排列組合，實現(xiàn)對組件內(nèi)容的有效細化。與此同時，高校應適時組織檔案管理人員學習相關法律法規(guī)，提升檔案管理人員的法律意識，引導檔案管理人員切實依據(jù)檔案信息安全管理相關規(guī)范要求進行檔案管理工作，保障高校檔案管理工作安全開展。

其次，新媒體環(huán)境下，短視頻已然成為信息傳播的重要載體。基于此，高校應結合數(shù)字化檔案信息的傳輸、存儲、使用特征，完善檔案管理信息安全防護機制，切實保障高校檔案信息安全。在高校檔案管理信息安全防護實踐中，高校應開展好信息化檔案管理軟硬件配套建設維護工作，并適時對計算機、數(shù)據(jù)庫設備等信息化檔案管理設備開展檢修，以及開展好檔案信息備份工作，以防設備運行異常造成檔案信息泄露、丟失。除此之外，高校還應建立用戶訪問權限機制，對用戶歷史操作行為予以采集記錄，如若出現(xiàn)檔案信息泄露問題，可據(jù)此及時找到問題根源所在，找到相關的行為人予以追責[5]。而對于源于外部的檔案信息安全風險，高校應對檔案信息進行加密處理，并加強防火墻建設，防止外部病毒入侵，保障高校檔案信息安全。

加強檔案管理人才隊伍建設

不論是哪種模式的檔案管理，人才都是至關重要的一環(huán)。某種意義上而言，檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了檔案管理信息化的建設水平。鑒于此，在高校檔案管理信息化建設中，必須要加強檔案管理人才隊伍建設。就當前高校管理工作實際情況而言，一方面，傳統(tǒng)的檔案管理人才面臨著知識結構的挑戰(zhàn)；另一方面，高校檔案管理部門需要引入更多專業(yè)人才，為檔案管理工作提供可靠的人才支持。因而，高校要開展好對既有檔案管理人員的培養(yǎng)工作，開展對檔案管理人員的繼續(xù)教育，引導其學習現(xiàn)代化的檔案管理知識，掌握先進的信息化技術[6]。另外，高校還應積極引入兼具專業(yè)檔案管理知識、信息化技術的高素質(zhì)復合型人才，高效開展檔案信息采集、分析工作，進而打造一支綜合素質(zhì)高的檔案管理人才隊伍，為高校檔案管理數(shù)字化、科學化發(fā)展提供可靠的人才支持。

新媒體環(huán)境下，隨著信息化技術的不斷發(fā)展應用，高校檔案管理不斷向數(shù)字化、科學化方向發(fā)展。因此，高校要想適應時代發(fā)展，必須對檔案管理開展改革創(chuàng)新。在高校檔案管理數(shù)字化、科學化發(fā)展中，可以從轉(zhuǎn)變檔案管理觀念、革新高校檔案管理模式、建立一體化的檔案管理操作流程、完善高校檔案信息安全防護機制等不同方面入手，促進高校檔案管理踏上一個全新的臺階。