杜慧 陜西延長(zhǎng)石油機(jī)械裝備制造有限公司

通常情況下，企業(yè)檔案管理的信息化主要就是指企業(yè)在對(duì)于檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)為媒介，對(duì)于檔案進(jìn)行分類、管理以及開(kāi)發(fā)，這樣就可以使得檔案的工作為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)以及管理提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對(duì)于企業(yè)檔案管理的信息化來(lái)說(shuō)，就是一個(gè)十分復(fù)雜的事情。檔案管理是否能夠跟隨上企業(yè)管理信息化的腳步，使得其成為企業(yè)信息化中的重要組成部分，也已經(jīng)成了對(duì)企業(yè)檔案管理工作效果進(jìn)行衡量的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。而在建設(shè)檔案管理信息化的同時(shí)，相關(guān)的工作人員也就需要對(duì)自己的信息意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，對(duì)于檔案管理信息化的制度進(jìn)行完善，對(duì)于檔案管理信息化的水平進(jìn)行提高。這樣就可以使得檔案可以更加的安全，更加及時(shí)以及準(zhǔn)確地向企業(yè)提供信息，保障企業(yè)穩(wěn)定經(jīng)濟(jì)利益獲得。

一、企業(yè)檔案管理信息化的作用

（一）更好地對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)

對(duì)紙質(zhì)的檔案信息而言，會(huì)隨著時(shí)間的增長(zhǎng)而產(chǎn)生發(fā)黃、損壞、信息遺漏等狀況，從而使得檔案信息的價(jià)值大幅度地降低，沒(méi)有了管理的意義。而通過(guò)對(duì)掃描儀進(jìn)行使用，并針對(duì)紙質(zhì)文檔中的信息內(nèi)容進(jìn)行掃描，就能夠?qū)⑿畔?nèi)容轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的信息，從而生成了電子的文檔，并更好地對(duì)其進(jìn)行分類、保存以及更新，防止原件受到破損，更好地對(duì)于檔案原件進(jìn)行保護(hù)，降低原件丟失的風(fēng)險(xiǎn)，使得原件的管理更加可靠。

（二）電子文件的歸檔會(huì)更加便捷

在早期的檔案管理中，通常會(huì)利用人工來(lái)進(jìn)行操作，由于實(shí)際的工作量會(huì)比較大，而且工作也會(huì)比較復(fù)雜，也就需要檔案的管理人員利用手工來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理。而利用這樣的方式，也就會(huì)耗費(fèi)人員的時(shí)間以及精力，進(jìn)而容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，在對(duì)于檔案信息進(jìn)行改動(dòng)時(shí)就會(huì)更加的復(fù)雜，耗費(fèi)更多的時(shí)間。而通過(guò)建設(shè)檔案管理的信息化，也就可以對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行改善。檔案管理的人員僅僅需要對(duì)于計(jì)算機(jī)進(jìn)行利用，通過(guò)相應(yīng)的操作也就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的歸檔，真正做到節(jié)省了實(shí)踐，提高工作的效率，使得電子文件的歸檔會(huì)更加的便捷[1]。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案檢索的自動(dòng)化

在早期的檔案管理中，若想對(duì)于檔案進(jìn)行檢索，主要會(huì)依靠管理人員對(duì)于每一個(gè)檔案目錄進(jìn)行查找，之后依據(jù)目錄上的信息到庫(kù)房中來(lái)對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行查找，使得實(shí)際的檢索效率降低。而若建設(shè)信息化的檔案管理，也就可以對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行利用，對(duì)于檔案信息進(jìn)行快速的檢索以及利用。不僅實(shí)際的檢索速度比較快，效率更高，而且還可以實(shí)現(xiàn)多種角度的檢索，有效提升了信息檢索的全面性以及準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)了檔案檢索的自動(dòng)化。

（四）減輕勞動(dòng)的強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)工作效率的提高

由于早期的檔案管理會(huì)需要管理人員利用手工的方法來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理以及保管等工作，也就會(huì)使得檔案管理的工作量比較大，效率也沒(méi)有很高，既浪費(fèi)時(shí)間又會(huì)浪費(fèi)力氣。而通過(guò)檔案管理信息化的建設(shè)也就可以將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行一次的錄入多次的利用。而且，在檔案管理的內(nèi)部也可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。不僅如此，由于早期的檔案管理效率不高，檢索速度比較慢，再加上紙質(zhì)檔案由于長(zhǎng)時(shí)間存放出現(xiàn)的發(fā)黃等問(wèn)題，在查閱的時(shí)候也就會(huì)增加原件損壞的風(fēng)險(xiǎn)。不過(guò)，通過(guò)建設(shè)檔案管理信息化，也就可以將檔案管理人員解放自己勞累的雙手，更好地對(duì)于檔案進(jìn)行收集以及編研，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的有效提高，減輕檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

（五）保障檔案的安全

對(duì)于企業(yè)的檔案信息來(lái)說(shuō)，屬于一種十分重要的信息資源，可以直接決定著企業(yè)的生存以及發(fā)展。與此同時(shí)，由于企業(yè)檔案會(huì)涵蓋著企業(yè)的商業(yè)機(jī)密以及國(guó)家機(jī)密，一旦泄露也就會(huì)為企業(yè)以及國(guó)家?guī)?lái)十分嚴(yán)重的損失。因此，我們也就有必要進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)。通過(guò)信息化的檔案管理，就可以提高檔案信息的保密性，與紙質(zhì)的檔案信息相比較，電子的文件會(huì)更加的安全，可以通過(guò)加密以及設(shè)置權(quán)限等方式來(lái)降低檔案信息泄露的幾率。不僅如此，通過(guò)對(duì)于計(jì)算機(jī)進(jìn)行利用，對(duì)于企業(yè)的檔案進(jìn)行管理，也可以對(duì)于查閱檔案信息的人員進(jìn)行更加嚴(yán)格的限制，通過(guò)利用加密的方法，也就可以防止資料泄露，真正保障檔案的安全。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)程度較低

對(duì)于企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)來(lái)說(shuō)，就是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工程，投入的資金也會(huì)比較高。有一些企業(yè)會(huì)認(rèn)為，電子檔案并沒(méi)有給公司創(chuàng)造相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，也就將資金投入在設(shè)施的更新、工程的建造上，還有商品的營(yíng)銷上，而不會(huì)注意對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理。與此同時(shí)，由于檔案信息數(shù)字化所必需的設(shè)施，公司也并不會(huì)對(duì)其加以配備，使得電子文檔的整理和存檔都會(huì)比較的混亂。而且，由于有不少公司都缺乏較強(qiáng)的現(xiàn)代管理理念，同時(shí)也不注重對(duì)于檔案管理的員工進(jìn)行培養(yǎng)，因此導(dǎo)致檔案管理員工既缺乏很足的管理經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有很強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，最終導(dǎo)致檔案管理人員的檔案管理水平以及業(yè)務(wù)能力都很難適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代對(duì)于檔案管理的要求[2]。

（二）企業(yè)檔案管理的信息載體形式比較多元

在企業(yè)信息化的背景之下，電子檔案也成了圖文檔案的管理對(duì)象。通過(guò)對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，也使得企業(yè)在工程的設(shè)計(jì)以及產(chǎn)品的研發(fā)等各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，形成三維仿真模擬設(shè)計(jì)的圖像、聲音，以及文字等等，光盤(pán)、磁帶等等都成了檔案信息的載體。也正是因?yàn)檫@些檔案信息的載體可能會(huì)受到多種因素，其中包含受害蟲(chóng)侵害、自然老化等的影響，使得檔案信息的內(nèi)容出現(xiàn)損失。若在實(shí)際進(jìn)行使用以及保存的過(guò)程當(dāng)中使得檔案受到損壞，就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)失效的情況。

（三）企業(yè)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不完善

企業(yè)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化主要就是指在檔案的實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾淼倪^(guò)程當(dāng)中，所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范以及技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)的信息化就是一個(gè)十分嚴(yán)密的信息系統(tǒng)，對(duì)于數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的準(zhǔn)確、及時(shí)以及可靠也是以每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的完整以及準(zhǔn)確作為前提?？墒?，伴隨著企業(yè)檔案管理的信息化，比較基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化已經(jīng)根本滿足不了企業(yè)的發(fā)展需求，企業(yè)管理的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)等等都需要進(jìn)一步的完善。而這些也就會(huì)直接影響著企業(yè)的信息數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及及時(shí)性，同時(shí)也會(huì)為企業(yè)之間的數(shù)據(jù)共享以及數(shù)據(jù)交換帶來(lái)更多的問(wèn)題[3]。

（四）企業(yè)檔案信息系統(tǒng)極易出現(xiàn)安全問(wèn)題

一般來(lái)說(shuō)，檔案信息系統(tǒng)的安全主要表現(xiàn)在電子文件的安全以及電子檔案數(shù)據(jù)的安全等方面，會(huì)受到多種因素的影響而產(chǎn)生相應(yīng)的問(wèn)題，可以直接對(duì)于企業(yè)信息化以及企業(yè)檔案信息化的進(jìn)程進(jìn)行影響。而且，要想保證企業(yè)檔案信息系統(tǒng)能夠更加正常的運(yùn)行，也就勢(shì)必會(huì)需要相關(guān)的管理人員來(lái)進(jìn)行調(diào)控。而在這一過(guò)程當(dāng)中，管理人員也就極易為出現(xiàn)誤操作的情況，從而使得系統(tǒng)失去安全性。不僅如此，由于企業(yè)檔案信息的系統(tǒng)就是對(duì)于利用者進(jìn)行開(kāi)放的系統(tǒng)。對(duì)于利用者們來(lái)說(shuō)，他們可以利用各種機(jī)會(huì)來(lái)對(duì)于檔案信息進(jìn)行破壞。比如說(shuō)，在利用的過(guò)程中涂改檔案的信息，對(duì)于有用的檔案信息進(jìn)行復(fù)制，這也就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)安全問(wèn)題。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)

在當(dāng)今這個(gè)信息化的時(shí)代，企業(yè)的檔案信息化就是信息共享的一種需要，也是檔案事業(yè)技術(shù)得到進(jìn)步的一種推動(dòng)性力量，更是加快改革，發(fā)揮出檔案價(jià)值、實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的必然發(fā)展趨勢(shì)。而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的思想觀念，也會(huì)直接影響著企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)。要想更好地對(duì)于企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)行建設(shè)，也就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者加強(qiáng)對(duì)于檔案管理信息化的重視程度，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化可以為企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)利益，積極倡導(dǎo)并鼓勵(lì)檔案管理信息化的建設(shè)，適當(dāng)對(duì)于一些人才、設(shè)備、資金等進(jìn)行投入，并將檔案信息化管理工作歸結(jié)到考核的范圍之中。不僅如此，各個(gè)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)，特別是管理檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，也要對(duì)于檔案工作的情況進(jìn)行了解，花費(fèi)心思對(duì)于方案進(jìn)行制定，指導(dǎo)檔案的部門開(kāi)展建設(shè)的工作，對(duì)于工作中存在的困難進(jìn)行解決，使得檔案管理信息化的建設(shè)工作成為企業(yè)的重要任務(wù)[4]。

（二）對(duì)于檔案管理的意識(shí)進(jìn)行增強(qiáng)，有效提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

對(duì)于企業(yè)檔案管理信息化來(lái)說(shuō)，要想加強(qiáng)對(duì)其的建設(shè)，也就需要對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提高。這也就會(huì)需要著企業(yè)，建設(shè)一批高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍，這樣才可以保證企業(yè)檔案工作可以得到創(chuàng)新，促進(jìn)檔案的持續(xù)發(fā)展。通常來(lái)說(shuō)，檔案信息化的管理主要就是對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，也就是實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)的管理。而要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，也就需要擁有知識(shí)層次比較高以及先進(jìn)技術(shù)水平比較高的專業(yè)技術(shù)人員。因此，企業(yè)就需要引進(jìn)一些有專業(yè)能力的人才來(lái)對(duì)于檔案管理的隊(duì)伍進(jìn)行充實(shí)。要想對(duì)當(dāng)今時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)記錄進(jìn)行保存以及利用，那么管理人員也就需要對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理手段進(jìn)行應(yīng)用，對(duì)于檔案計(jì)算機(jī)管理以及電子文件歸檔的知識(shí)與技能進(jìn)行掌握，并且對(duì)于各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備的維護(hù)進(jìn)行學(xué)習(xí)。也正如此，企業(yè)就必須對(duì)于檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使得他們可以擁有更高的專業(yè)素養(yǎng)以及開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，這樣就可以促進(jìn)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。

（三）實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，對(duì)于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集制度進(jìn)行建立

檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包含了電子文件歸檔管理、電子文檔信息管理資源描述、以及應(yīng)用等。檔案信息采集的管理規(guī)范中規(guī)定，企業(yè)檔案信息在著錄或者標(biāo)引的時(shí)候，需要對(duì)于國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定以及相應(yīng)的法律法規(guī)加以遵守。而同時(shí)，對(duì)于企業(yè)檔案的管理工作就需要更加積極并且主動(dòng)加入國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系貫標(biāo)活動(dòng)之中，通過(guò)利用更加適應(yīng)信息化的新標(biāo)準(zhǔn)以及新規(guī)則，就可以加快企業(yè)檔案信息化管理規(guī)范的制定以及使用，這樣就可以真正做到加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。與此同時(shí)，企業(yè)也需要對(duì)于數(shù)字化的檔案信息管理以及利用的制度進(jìn)行建立，對(duì)于電子檔案數(shù)據(jù)的安全、信息利用的安全，以及信息存儲(chǔ)的安全進(jìn)行規(guī)定。企業(yè)也可以依據(jù)檔案的特點(diǎn)，對(duì)于企業(yè)檔案信息專題數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建立。比如說(shuō)，可以建立產(chǎn)品的檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于產(chǎn)品的研發(fā)信息、生產(chǎn)信息、銷售信息等等進(jìn)行結(jié)合，這樣就可以為企業(yè)開(kāi)拓市場(chǎng)以及技術(shù)的創(chuàng)新提供一定的參考。不僅如此，企業(yè)檔案部門也需要更加注重參與企業(yè)信息化的建設(shè)，投入企業(yè)管理的流程當(dāng)中，對(duì)于企業(yè)各種類型的文件以及資料的運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)控，這樣就可以保證紙質(zhì)的檔案以及電子的檔案可以保持一致，使得檔案更加真實(shí)以及有效[5]。

（四）保證檔案的信息更加安全以及完整

在企業(yè)檔案管理信息化的工作當(dāng)中，信息安全管理是最主要的一項(xiàng)工作。通常情況下，檔案信息的安全主要包含著檔案管理系統(tǒng)軟件以及硬件的自身安全，比如說(shuō)對(duì)于檔案進(jìn)行記錄的光盤(pán)等等，而且還會(huì)包含著檔案信息傳播的安全，也就是說(shuō)檔案信息不可以被其他人進(jìn)行獲得。而要想保證檔案信息的更加安全以及完整，那么就可以從以下幾點(diǎn)入手。

首先，針對(duì)檔案安全管理的體系加以健全，以機(jī)房的管理制度、軟件系統(tǒng)的管理制度等為切入點(diǎn)，針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的物理安全性加以保障。在硬件方面一旦發(fā)生問(wèn)題，能夠采用科技的手法來(lái)處理。在對(duì)于檔案系統(tǒng)進(jìn)行選型以及設(shè)計(jì)的過(guò)程中，也需要對(duì)于系統(tǒng)的安全性進(jìn)行考慮，將它作為一個(gè)十分重要的指標(biāo)。

其次，企業(yè)的檔案信息管理，需要運(yùn)用內(nèi)部人員工作過(guò)程中所用的封閉式網(wǎng)絡(luò)。在建網(wǎng)時(shí)就需要實(shí)現(xiàn)物理的隔離，這樣就可以保證網(wǎng)絡(luò)可以更加安全。企業(yè)也可以通過(guò)對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密，對(duì)于信息進(jìn)行備份等措施對(duì)于計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)安全進(jìn)行保護(hù)。而且，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)也需要安裝防火墻、入侵檢測(cè)等系統(tǒng)，針對(duì)主機(jī)采取加固防護(hù)的措施。

最后，在針對(duì)企業(yè)檔案信息化進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，必須針對(duì)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)做好實(shí)時(shí)等級(jí)維護(hù)。針對(duì)各種系統(tǒng)極易發(fā)生問(wèn)題后所可能導(dǎo)致的損失加以確定，并針對(duì)相應(yīng)的系統(tǒng)安全等級(jí)和信息安全要求加以確認(rèn)。之后，再根據(jù)所劃分的系統(tǒng)安全要求范圍來(lái)針對(duì)信息系統(tǒng)能夠在安裝許可區(qū)域內(nèi)正常操作的情形加以確認(rèn)，以避免未經(jīng)許可者對(duì)檔案資料作出違法的動(dòng)作。

總而言之，在當(dāng)今這個(gè)時(shí)代，檔案事業(yè)發(fā)展的方向也就是信息化。通過(guò)建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化，也就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化以及信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化等等。而且，加強(qiáng)建設(shè)檔案管理信息化，也可以有效提高企業(yè)檔案管理的效率，降低檔案管理的成本，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。