劉安芳 云南省滇中引水工程建設(shè)管理局玉溪分局

水土保持工程檔案是直接記述和反映工程項(xiàng)目水土保持建設(shè)活動(dòng)的歸檔保存的文件材料，是指工程建設(shè)項(xiàng)目的水土保持工作在前期規(guī)劃設(shè)計(jì)階段、實(shí)施階段、竣工驗(yàn)收階段等過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖件、影（聲）像等不同形式的資料和歷史記錄，是全面反映各類水土保持工程項(xiàng)目建設(shè)的全部過程的真實(shí)信息記錄，是工程驗(yàn)收、結(jié)算、后期管理維護(hù)的重要依據(jù)之一，是水土保持項(xiàng)目工程施工質(zhì)量評定和管理工作的重要組成部分，是項(xiàng)目建設(shè)必不可少的關(guān)鍵一環(huán)，是水土保持工程中的重要措施特別是谷坊、棄渣場和塘壩等工程實(shí)施狀態(tài)、確保質(zhì)量、進(jìn)度以及安全的全面控制的重要組成部分，是質(zhì)量問題追溯的重要憑證和水土保持專項(xiàng)驗(yàn)收的重要依據(jù)。規(guī)范和加強(qiáng)水土保持工程檔案管理極其重要。

一、水土保持工程檔案的種類和歸檔范圍

檔案工作要堅(jiān)持以檔資政、以檔育人、建檔存史，檔案工作是一項(xiàng)利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)。要深學(xué)篤用習(xí)近平總書記對檔案工作的重要指示精神，推動(dòng)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，把工程建設(shè)項(xiàng)目檔案保管好、利用好。水土保持工作涉及各行各業(yè)，點(diǎn)多面廣，內(nèi)容繁多，在水土保持工程建設(shè)中往往還涉及國土、水利、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、環(huán)境保護(hù)、交通等各個(gè)方面，再加上水土保持本身又與建筑、氣象、水文等專業(yè)有著聯(lián)系緊密，由此形成的水土保持工程技術(shù)檔案也就具有多元性和綜合性。水土保持工程技術(shù)檔案不僅局限于某一學(xué)科信息的集中反映，而是以水土保持為中心的多種專業(yè)、多種學(xué)科的信息綜合。水土保持工程檔案資料的收集與整理工作貫穿于整個(gè)工程水土保持建設(shè)的全過程，包括工程的水土保持方案審批、設(shè)計(jì)、招（投）標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、收費(fèi)、監(jiān)督管理、中間檢查、質(zhì)量驗(yàn)收、案件查處等執(zhí)法情況記錄材料，記錄工程項(xiàng)目的水土保持建設(shè)的各種情況、效果、成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，是水土保持工程建設(shè)者的集體智慧結(jié)晶，是水土保持工作承前啟后、技術(shù)交流的重要根據(jù)。收集、整理、管理并利用好水土保持工程建設(shè)檔案，使其在工程水土保持建設(shè)和管理中充分發(fā)揮作用，更好地為工程項(xiàng)目服務(wù)，是參與工程項(xiàng)目中每一個(gè)工作人員的重要職責(zé)。

水土保持工程檔案的種類，根據(jù)內(nèi)容分為：審批、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、監(jiān)測、科學(xué)試驗(yàn)、監(jiān)督檢查、各級文件、會議等產(chǎn)生的材料；按形式可分為文字、圖紙、表冊、實(shí)物、聲像等；按載體可分為紙質(zhì)、照片、電子、光盤等。水土保持工程檔案的歸檔范圍包括水土保持方案報(bào)告書、批復(fù)文件、任務(wù)書、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、會議紀(jì)要、檢查整改記錄以及竣工驗(yàn)收文件。根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目工程的需要，各業(yè)務(wù)處室擬寫的各種文件材料、填報(bào)的報(bào)表、承辦的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作形成的材料，包括需要擬稿、打印、校對、印制、蓋章、報(bào)送、審批等環(huán)節(jié)資料最終也需要?dú)w檔[1]。

二、水土保持工程檔案的特點(diǎn)和基本要求

水土保持工程檔案的收集整理（編寫）的原則，必須堅(jiān)持真實(shí)、全面、客觀、準(zhǔn)確與科學(xué)的原則。將有保存價(jià)值的相關(guān)資料系統(tǒng)收集、整理，經(jīng)詳細(xì)核對后裝訂成冊。檔案收集的基本要求是必須滿足項(xiàng)目法人在合同中對工程文件或檔案資料的內(nèi)容、質(zhì)量、套數(shù)、費(fèi)用、移交時(shí)間等提出要求。歸檔材料必須遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，所收集的項(xiàng)目檔案一定要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，特別是要真實(shí)、可靠、不得弄虛作假，要做到字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，所有歸檔竣工圖須標(biāo)注內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備。歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件，因特殊情況使用復(fù)印件歸檔時(shí)，應(yīng)在復(fù)制件上加蓋提供單位公章或檔案證明章，以確保復(fù)制件與原件一致。檔案的收集、整理按工程進(jìn)行的時(shí)間先后順序，按各個(gè)分部工程、單位工程完成及驗(yàn)收時(shí)間先后順序整理、組卷。紙質(zhì)檔案一般要求采用210mm×297規(guī)格（A4紙），聲像檔案要符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。檔案裝訂成冊不宜太厚，以30mm左右為宜，不夠裝盒時(shí)可以分裝。

文書檔案的保管期限定為永久和定期二種，定期分為30年和10年。確定工程建設(shè)檔案保管期限的原則，凡是反映工程建設(shè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本工程項(xiàng)目管理有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；凡是反映工程建設(shè)一般活動(dòng)，在較長期時(shí)間內(nèi)對工程建設(shè)管理有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期三十年保管；凡是在較短時(shí)間內(nèi)對工程建設(shè)管理有參考價(jià)值的文件材料，列為短期十年保管。

三、水土保持工程檔案管理存在的主要問題

根據(jù)不同水土保持工程項(xiàng)目的水文地質(zhì)條件、效益、險(xiǎn)情隱患以及其他成分所確定的水土保持工程項(xiàng)目，工程規(guī)模、擾動(dòng)面積、和建設(shè)周期都有較大差別。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料具有建設(shè)項(xiàng)目內(nèi)容多，點(diǎn)多、面廣、工程復(fù)雜、施工占線長，工期跨度長，收集資料量大、驗(yàn)收整理復(fù)雜，工程參建的單位多且各自單位的檔案管理水平高低不一等特點(diǎn)。部分工程水土保持檔案管理人員嚴(yán)重不足，做不到設(shè)置水土保持檔案專職保管員，致使應(yīng)歸檔材料不能及時(shí)完整地歸檔。甚至個(gè)別工程項(xiàng)目連專門的檔案存放地點(diǎn)和書柜也沒有，已經(jīng)歸檔的檔案資料也無處存放或在保管過程中損壞或丟失。同時(shí)長期以來形成的建設(shè)單位或者上級管理部門在不同程度上存在著重項(xiàng)目實(shí)施、輕檔案管理、重部署要求、輕度查落實(shí)，檔案工作與工程建設(shè)未同步開展的現(xiàn)象，存在制度規(guī)定缺乏操作性、檔案日常收集整理意識不強(qiáng)、對聲像檔案等收集重視不夠的情況。工程項(xiàng)目檔案管理人員專業(yè)知識欠缺、檔案員流動(dòng)性大、變動(dòng)頻繁，影響檔案整編質(zhì)量。水土保持工程檔案管理工作未做到有章可循、資料收集整理滯后的情況時(shí)有發(fā)生，更嚴(yán)重的甚至影響到項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

四、建議

對于當(dāng)前水土保持工程項(xiàng)目水土保持檔案管理工作中存在的普遍問題，在對以往管理較成功的工程項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身所參加的水土保持工程檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，談?wù)剛€(gè)人對如何提高水土保持檔案管理水平的一些建議。

一是轉(zhuǎn)變思想。首要是改變傳統(tǒng)的工作思路，用創(chuàng)新思想武裝頭腦，增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識。工程項(xiàng)目的法人代表對本項(xiàng)目的檔案工作負(fù)總責(zé)，將項(xiàng)目檔案工作融入建設(shè)管理的全過程，納入工程建設(shè)的計(jì)劃，并同步實(shí)施，所需費(fèi)用列入工程投資，滿足項(xiàng)目文件收集整理歸檔、檔案保管存放、檔案的信息化、數(shù)字化及服務(wù)外包等工作需要。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入，配備和設(shè)置專門的檔案保管室，增加設(shè)備并安裝檔案軟件，配備溫濕度計(jì)、滅火器等設(shè)備，重點(diǎn)落實(shí)防火、防盜、防潮、防蟲和防塵等措施，有效提高檔案保管室的軟、硬件條件。檔案管理的專職人員不但要有高度的工作責(zé)任心、細(xì)致的工作態(tài)度、公而忘私的工作精神，還應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，還要具備一定的工程管理和工程專業(yè)技術(shù)知識。優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，不斷拓寬視野，逐步提升綜合素質(zhì)。而且管理人員應(yīng)實(shí)行超前管理，即在工程項(xiàng)目開工建設(shè)之前，就應(yīng)著手對工程項(xiàng)目相關(guān)資料的收集，由傳統(tǒng)的被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)采取行為，充分了解和掌握工程建設(shè)的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，全面和及時(shí)地開展檔案管理工作[2]。

二是完善制度。做好檔案管理工作的基礎(chǔ)是制定、完善相關(guān)管理制度。項(xiàng)目法人應(yīng)重視制定本工程項(xiàng)目的檔案管理實(shí)施辦法，規(guī)范工程檔案管理工作，確保維護(hù)工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效使用。通過建立明確的崗位職責(zé)，把歸檔工作納入相關(guān)業(yè)務(wù)部門和相關(guān)技術(shù)人員的工作內(nèi)容，使歸檔工作程序化、制度化。根據(jù)對不同行業(yè)和類型的水土保持工程項(xiàng)目的實(shí)際建設(shè)情況進(jìn)行具體分析研究，舍棄過期、落后和不適用的條款，完善和補(bǔ)充符合新形勢、新要求的制度，使檔案管理工作與實(shí)際的工程建設(shè)相符合。與此同時(shí)還應(yīng)重視對管理實(shí)施辦法的落實(shí)，要求所有參與檔案管理的工作人員認(rèn)真執(zhí)行制度，結(jié)合實(shí)際工作職能職責(zé)，對標(biāo)對表、層層分解、壓實(shí)責(zé)任、落實(shí)到位，全力推進(jìn)工程檔案的各項(xiàng)工作。

三是充分利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案記載著豐富的信息，包括人力資源、信息資源等等。但檔案的搜集和整理工作較煩瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)勞動(dòng)多。計(jì)算機(jī)信息處理等現(xiàn)代化手段應(yīng)用于整理檔案，則可以達(dá)到事半功倍的效果。特別是人工立卷工作，雖然都參照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因立卷人的理解能力不同，對同一個(gè)文件會產(chǎn)生有不同的分類。由此分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象就在所難免，進(jìn)而影響存檔案卷的質(zhì)量，給查詢和利用檔案資料帶來諸多不便。因此，只有充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息處理和管理的優(yōu)勢，盡量減少人為手工操作，提高工作質(zhì)量和效率。目前檔案文件的起草、刪減、修改、檢索、登記、打印、匯集和統(tǒng)計(jì)等大量的工作可以通過電子計(jì)算機(jī)信息處理。從事檔案管理的工作人員要充分結(jié)合工作崗位，包括計(jì)算機(jī)信息處理知識的學(xué)習(xí)掌握，邊學(xué)習(xí)、邊操作、邊總結(jié)，努力使自己具備綜合型檔案管理能力。

四是增加人員投入，動(dòng)員全員參與。需檔案的資料分別由各參建單位、各部門分門別類收集，待資料基本收集齊全后按程序辦理移交給檔案專職保管員統(tǒng)一存檔和保管。移交檔案資料時(shí)辦理交接手續(xù)，雙方分別簽字，明確各自責(zé)任，實(shí)行層層負(fù)責(zé)制度。檔案專職保管員負(fù)責(zé)檔案的登記、歸檔和錄入檔案軟件。水土保持專業(yè)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)收集、整理與工程技術(shù)相關(guān)的重要的技術(shù)資料。辦公室人員負(fù)責(zé)收集和整理文秘檔案、相關(guān)文件資料、圖片和影像（錄音、照片）資料。電子檔案一應(yīng)俱全，由檔案專管員隨時(shí)整理、隨時(shí)歸類、儲存，并加設(shè)密碼，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。在檔案由專職保管員負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)上，參與水保工程相關(guān)的工作人員把參加的會議、設(shè)計(jì)方案、驗(yàn)收材料等相關(guān)資料及時(shí)歸檔，形成全員參與、人人有責(zé)的制度。

五是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。不斷提高水土保持工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，牢固樹立專業(yè)管理人才是第一資源的概念，不斷提高工程技術(shù)檔案管理人員素質(zhì)，全面強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)具有專業(yè)知識和專業(yè)技能的檔案管理人才。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員不但要精通檔案業(yè)務(wù)，而且還要掌握工程建設(shè)內(nèi)容、熟悉工程管理程序和了解水土保持法律法規(guī)。工程項(xiàng)目檔案人員通過參加行業(yè)主管部門組織的管理檔案技術(shù)培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)現(xiàn)行有效的檔案法律法規(guī)和水土保持方面的各種新知識、新理論、新技能，也可通過定期或不定期舉行座談會、討論會等多種形式，加強(qiáng)對檔案源頭單位業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)督。同時(shí)為了優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，有條件可以招聘一些信息技術(shù)專業(yè)的人員加入檔案管理工作中，從而提高工程技術(shù)檔案管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)水平。

五、結(jié)語

水土保持工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致而又艱苦的基礎(chǔ)性工作，是一項(xiàng)連接過去、現(xiàn)在和通向未來的重要工作。更要使水土保持工程檔案更好的服務(wù)與工程建設(shè)，使工程成為名副其實(shí)的精品工程、優(yōu)質(zhì)工程，涉及各行各業(yè)的水土保持工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作人員只有不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，形成和建立一整套確有成效的管理制度和管理模式，才能做好水土保持工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，才能適應(yīng)工程檔案管理工作發(fā)展的新需求，才能不斷提高水土保持工程檔案管理的水平。