葉芫回 萊陽市社會(huì)救助綜合服務(wù)中心

對于社會(huì)救助保障檔案而言是一種原始記錄，主要針對城鄉(xiāng)最低生活保證人員進(jìn)行的管理工作，在國家檔案中占有一定地位。健全社會(huì)救助保證檔案，對改善民生極為有利，還能完善社會(huì)救助體系，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。隨著社會(huì)的快速化發(fā)展，受新常態(tài)影響，社會(huì)救助檔案管理工作內(nèi)容具備著復(fù)雜性特點(diǎn)，在一定程度上，社會(huì)救助檔案管理對社會(huì)發(fā)展具有一定影響。換言之，健全社會(huì)救助檔案管理工作，會(huì)加快低保制度改革。因此，分析社會(huì)救助體系構(gòu)建中檔案工作是十分重要的。

一、在社會(huì)救助體系中檔案工作概述

（一）檔案工作價(jià)值作用

第一，滿足社會(huì)發(fā)展訴求?？v觀當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式，處于向市場化經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型時(shí)期，不管是企業(yè)，還是市場行為自由度不斷提升。在一定程度上，自由度提升主要結(jié)果為，部分人員自身意識(shí)轉(zhuǎn)型具有緩慢性，加之能力因素，造成維持家庭生計(jì)具有困難性。當(dāng)前人工智能技術(shù)得到了快速化發(fā)展，據(jù)調(diào)查顯示，到2050 年，人工智能將會(huì)取代較多的工作崗位。在這樣的形勢下，社會(huì)救助工作壓力逐漸加大，只有擁有完善的檔案體系，社會(huì)救助工作能夠和社會(huì)需求相適應(yīng)，滿足公民實(shí)際需求，保證發(fā)展中具備社會(huì)穩(wěn)定性。第二，給予工作進(jìn)步有效的支撐。

對于社會(huì)救助檔案來講，從組成成分角度出發(fā)，救助單位救助工作記錄占有一定地位。做好社會(huì)救助檔案管理工作，是完善社會(huì)救助工作重要方式。如果社會(huì)救助單位存在糾紛這樣的情況時(shí)，救助檔案是十分重要的看參考資料，不僅給予救助單位權(quán)益有效的維護(hù)，確保救助單位和救助工作得到長遠(yuǎn)化發(fā)展[1]。

（二）社會(huì)救助檔案特征

對于社會(huì)救助針對社會(huì)群體具備經(jīng)濟(jì)困難人群，給予的一種幫助性措施，使其能夠維持基本生活，社會(huì)救助也是人們最低生活保證的一種有效支持。在社會(huì)救助中，民政部門扮演著執(zhí)行部門的角色，涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，例如衛(wèi)生、財(cái)政和教育等，遵循以人為本的理念，完成社會(huì)救助工作，使得社會(huì)救助檔案管理具備一定的價(jià)值意義?；谏鐣?huì)救助檔案具備以下幾點(diǎn)內(nèi)容特征，第一，具備多種類型。社會(huì)救助檔案類型分為六種。其一，流浪乞討類人員。其二，災(zāi)后居民生活幫助。其三，臨時(shí)生活救助。其四，城鄉(xiāng)醫(yī)保救助。其五，城鄉(xiāng)居民最低生活保障。其六，農(nóng)村五保救助。第二，具有廣泛的信息來源。在進(jìn)行救助時(shí)，由于需要救助的人數(shù)較多，救助類型較多，會(huì)生成大量的信息。對于這部分信息，不管是信息來源，或是使用途徑具有一定的差別。比如城鄉(xiāng)居民最低生活保證救助信息，依靠街道辦事處獲得，而農(nóng)村五保救助則依靠民政部門獲得。第三，具備著區(qū)域唯一性特點(diǎn)。從客觀角度出發(fā)，社會(huì)救助檔案對社會(huì)救助對象進(jìn)行了真實(shí)性記錄，是社會(huì)救助資源利用的一種顯示文件。因此，社會(huì)救助具備著唯一性特點(diǎn)，依據(jù)規(guī)律完善檔案庫，確保檔案具備著唯一性特點(diǎn)。第四，具備著法定性特點(diǎn)。社會(huì)救助檔案在法律部門下進(jìn)行救助行為的一種檔案記錄。從社會(huì)救助檔案工作角度講，劃分為行政范疇內(nèi)，因此社會(huì)救助登記生成的信息資源當(dāng)成登記檔案最為主要儲(chǔ)存方式。在這樣的背景下，生成的社會(huì)救助的檔案，利用法律方式具備應(yīng)的社會(huì)公信力，得到法律的支持[2]。

三、當(dāng)前社會(huì)救助檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀

（一）總體趨勢呈現(xiàn)出樂觀性

近年來，社會(huì)救助檔案管理工作作用愈發(fā)凸顯，各個(gè)地區(qū)救助單位以半自主方式對救助檔案管理工作進(jìn)行開展。和以往工作環(huán)境相比，檔案管理具有良好的發(fā)展趨勢。此外，社會(huì)救助檔案管理工作慢慢轉(zhuǎn)向?yàn)樽灾餍裕邆渲逦攸c(diǎn)。在一定程度上，法律保證將成為現(xiàn)實(shí)，社會(huì)救助檔案朝著規(guī)范化方向發(fā)展。

（二）給予收集一定的重視，忽略了管理

檔案管理工作初期，存在重收集輕管理這樣的情況，直至到目前沒有得到有效的改善。在當(dāng)前形勢背景下，社會(huì)救助檔案管理還依舊圍繞著整理收集層面。和開展前期相比，不管是檔案整理方式，保存環(huán)境具有較大的變化。但檔案應(yīng)用方式，或是價(jià)值沒有被全方位開發(fā)。不能彰顯檔案管理在社會(huì)救助中的效率，使得檔案管理發(fā)展具有阻礙性[3]。

（三）管理方式具有陳舊性

在當(dāng)前形勢背景下，檔案管理工作順應(yīng)了全面信息化趨勢方向發(fā)展?？v觀社會(huì)救助檔案管理，被救助群體主要以低教育程度人群為主，加之老齡化人群，因此，業(yè)務(wù)辦理過程具有一定的困難性。除此之外，不能有效彰顯社會(huì)救助檔案價(jià)值，沒有彰顯信息化價(jià)值作用。縱觀社會(huì)救助檔案管理工作，信息化技術(shù)手段扮演著輔助角色，不能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，不能滿足工作進(jìn)步實(shí)際需求。

（四）檔案管理制度缺乏健全性

部分救助單位檔案管理制度缺乏健全性，檔案收集與管理沒有形成規(guī)范性。文件材料歸檔范圍缺乏具體性，歸檔內(nèi)容具有籠統(tǒng)化，造成歸檔人員不能進(jìn)行深入性理解，最終操作性不盡人意。

（五）檔案現(xiàn)代化管理不理性

部分救助單位檔案管理程度和救助業(yè)務(wù)發(fā)展需求呈現(xiàn)出不一致狀態(tài)，檔案管理軟件準(zhǔn)備不充分，計(jì)算機(jī)管理檔案僅僅滯留在目錄檢索水平上。大部分單位以辦公管理軟件為主，僅僅有極少數(shù)單位利用的是專門化檔案管理軟件。從總體上講，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理缺乏兼容性，使得不同軟件環(huán)境背景下，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換具有難度性，不能做好電子文件歸檔[4]。

四、社會(huì)救助體系檔案管理工作優(yōu)化措施

（一）完善檔案管理制度

從不同地區(qū)來看，社會(huì)救助工作具有較大的差異性，救助單位具有較高的自主性。在一定程度上，由于地區(qū)差異，檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)具有明顯的不同。在以往環(huán)境中，這種制度沒有明顯化問題，但目前人員流動(dòng)性較大，同一人員社會(huì)救助，提供單位會(huì)存在轉(zhuǎn)變這樣的情況。基于這樣的情況，政府給予了大力扶持，救助單位確?；拘陨畋Ｕ?。但由于不同地區(qū)檔案編寫形式具有差異性，造成救助落實(shí)具有困難性。因此，作為相關(guān)部門應(yīng)健全系統(tǒng)化社會(huì)救助檔案格式標(biāo)準(zhǔn)，全國范圍內(nèi)所有救助單位以此為參照基準(zhǔn)做好檔案整理工作，確保地區(qū)差異救助檔案工作效率的提升。如果出現(xiàn)特殊情況，異地調(diào)取檔案具備順暢性。此外，有效細(xì)化了社會(huì)救助總體法律，提升社會(huì)救助工作效率。

（二）完善動(dòng)態(tài)化救助檔案管理機(jī)制

對于救助檔案管理工作來講，動(dòng)態(tài)化工作體系是尤為重要的，具體為救助對象狀況存在變化時(shí)，及時(shí)修改檔案。假如需要添加相關(guān)檔案內(nèi)容，應(yīng)確保檔案種類被及時(shí)剔除。除此之外，確保檔案為單獨(dú)化保管，利于后期有效整理。從制度角度講，對于沒有基礎(chǔ)生存保障人員，在一定時(shí)間內(nèi)怎樣整理檔案，怎樣進(jìn)行保管，確保檔案簡化，真正提高檔案管理工作效率。

（三）健全社會(huì)救助檔案管理體系

出現(xiàn)突發(fā)事件這樣的情況時(shí)，社會(huì)救助工作十分繁忙。在這個(gè)階段對于救助工作來講，最為主要的任務(wù)是救助物資的落實(shí)。在這樣的形勢下，一些檔案基礎(chǔ)工作存在著不能以原有制度為基準(zhǔn)而展開。因此，作為相關(guān)部門應(yīng)完善應(yīng)急社會(huì)救助檔案管理機(jī)制，基于不同事件出現(xiàn)的不同社會(huì)救助辦理情況，社會(huì)救助檔案管理應(yīng)進(jìn)行怎樣的改變，例如可以進(jìn)行事后檔案補(bǔ)齊。在特殊情況下部分材料可以作為證明文件進(jìn)行利用，確保突發(fā)事件過程中，社會(huì)救助檔案管理工作的有效開展，防止特殊情況出現(xiàn)時(shí)，積壓大量的工作，不利于檔案管理工作的開展。

（四）推進(jìn)信息化，加快救助檔案管理工作發(fā)展

給予必要的資金支持，用于支撐社會(huì)救助工作檔案管理，購買所需的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。應(yīng)引起關(guān)注的是，救助群體具備著一定的特性。因此社會(huì)救助信息化申請過程，或是審批推進(jìn)具有一定的難度性。在一定時(shí)期范圍內(nèi)，以往工作模式和信息化工作模式為共存局面?；谶@樣的情況，要想有效開展信息化檔案管理工作，在硬件設(shè)備中應(yīng)具備掃描儀。第二，基于社會(huì)救助檔案管理信息化過程中，設(shè)備支持基礎(chǔ)上，作為管理人員應(yīng)具備一定的信息技術(shù)能力。而部門應(yīng)加大培訓(xùn)檔案管理人員信息技術(shù)，確保人員技能與信息化工作改革相吻合。必要情況下招聘專業(yè)化人員給予技術(shù)指導(dǎo)，利于信息化檔案管理工作的開展。第三，對于信息化檔案管理工作而言，最為主要的作用為具有較高的整理效率，為檔案調(diào)用提供便利性，確保社會(huì)救助檔案具備安全性。作為相關(guān)部門，健全檔案調(diào)用機(jī)制，利于檔案管理工作的推進(jìn)[5]。

（五）培養(yǎng)工作人員職業(yè)素養(yǎng)，做好社會(huì)救助檔案歸檔

不管是檔案登記，還是管理工作具有復(fù)雜性，是極為枯燥的?；谶@樣的情況，作為社會(huì)救助檔案人員，具備綜合職業(yè)素養(yǎng)是極為必要的，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。在這樣的基礎(chǔ)上，具備一定的探索能力，利于在繁瑣工作中對問題解決。針對突發(fā)事件，以平常心去面對，利用自身職業(yè)態(tài)度進(jìn)行解決，不能存在相互脫卸責(zé)任的現(xiàn)象，給予群眾最好的服務(wù)。此外，必要的理論知識(shí)也是不能缺少的，社會(huì)救助檔案管理人員具備以上這些能力才能勝任工作，才能為社會(huì)和諧發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。此外，當(dāng)前社會(huì)救助檔案工作處于起始階段，制度處于“立、改、廢”時(shí)期，因此社會(huì)救助檔案歸檔也處于登記過程之中。歸檔過程與內(nèi)容需要在社會(huì)救助檔案中進(jìn)行記錄，在這樣的基礎(chǔ)上，關(guān)注社會(huì)救助情況，信息記錄具備真實(shí)性?；谟涗泝?nèi)容，根據(jù)具體格式記錄，在選項(xiàng)中進(jìn)行一一填寫，不能出現(xiàn)遺漏與變更的情況，確保社會(huì)救助檔案具備有效性。在社會(huì)救助檔案中，各種信息應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范化。例如記錄信息應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)記錄，對于受到社會(huì)救助保障人員為主，對受益人性別和名稱為主進(jìn)行記錄。

（六）利用嚴(yán)謹(jǐn)化態(tài)度進(jìn)行管理

對于社會(huì)救助檔案而言，是一種原始檔案，具備較為廣泛的信息面，并且利用率較高。基于這樣的情況，利用嚴(yán)謹(jǐn)化機(jī)密管理是十分重要的。作為檔案人員具備一定的保密觀念，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度開展工作。在開展工作中，彰顯重點(diǎn)，例如記錄醫(yī)療保險(xiǎn)和養(yǎng)老保險(xiǎn)。如果身處公共場合，身為工作人員不能談?wù)摵蜋n案信息內(nèi)容相關(guān)的話題。此外，身為社會(huì)救助檔案人員具備較強(qiáng)的責(zé)任感，確保檔案錄入具備精準(zhǔn)性，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)具備科學(xué)性。在新的形勢背景下，檔案管理人員應(yīng)知法守法，在法律范圍內(nèi)行駛自身權(quán)力，防止徇私舞弊的情況出現(xiàn)?；诜梢庾R(shí)淡薄的情況，可以組織培訓(xùn)規(guī)則制度，開展講座活動(dòng)，利于提高法律意識(shí)。

（七）檔案管理人員學(xué)習(xí)政策內(nèi)容

在當(dāng)前形勢背景下，人民生活水平得到了顯著的提高，隨之社會(huì)救助保證政策與救助對象也具有變化性?；谶@樣的情況，作為政府組織檔案記錄人員學(xué)習(xí)社會(huì)救助保障新政策，學(xué)習(xí)相關(guān)新內(nèi)容，確保其順應(yīng)政策變化發(fā)展。此外，工作人員全面更新社會(huì)救助檔案，針對新記錄的檔案應(yīng)進(jìn)行整理歸檔，做好相關(guān)回訪工作。這樣才能保證社會(huì)救助檔案具備詳細(xì)化特點(diǎn)，更加規(guī)范化，給予救助對象利益最大的保護(hù)?？v觀社會(huì)救助工作而言，社會(huì)救助檔案規(guī)范化是極為關(guān)鍵的。要想保證規(guī)范性，工作人員的熟練化與工作內(nèi)容熟悉情況是十分必要的。不僅要大量學(xué)習(xí)內(nèi)容政策，還應(yīng)具備一定的掌握能力，這都需要政府和人員的全面努力[6]。

（八）依據(jù)國情，構(gòu)建社會(huì)檔案管理信息化

在當(dāng)前形勢背景下，自動(dòng)化辦公與電子商務(wù)對社會(huì)管理系統(tǒng)具有一定影響。檔案管理具有嚴(yán)格化要求，例如紙質(zhì)文件和電子文件結(jié)合開來，進(jìn)行同步化安排。依據(jù)便民服務(wù)宗旨，縱觀全國范圍內(nèi)社會(huì)保障檔案部門，電子管理系統(tǒng)被應(yīng)用其中，檔案信息化管理方式得到了大眾的認(rèn)可。基于當(dāng)前社會(huì)保障檔案管理情況，部門應(yīng)完善社會(huì)保證管理系統(tǒng)，健全信息共享功能，確保檔案信息記錄具有便捷性。此外，工作人員依據(jù)社會(huì)保障管理制度，及時(shí)錄入檔案數(shù)據(jù)，做好相關(guān)的掃描工作，保證檔案管理信息化的有效實(shí)施。

五、結(jié)語

總而言之，對于社會(huì)救助檔案管理工作來講，主要服務(wù)于廣大人民群眾。在一定程度上，檔案工作和為人民服務(wù)結(jié)合開來，彰顯社會(huì)救護(hù)檔案自身價(jià)值作用。此外，作為工作人員，基于弱勢群眾，給予更多的社會(huì)救助，為百姓提供便利服務(wù)的基礎(chǔ)上，保證其切身利益，加快社會(huì)發(fā)展。