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        人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

        2022-12-17 15:23:44楊琳琳青島國信發(fā)展集團有限責(zé)任公司
        現(xiàn)代企業(yè)文化 2022年3期
        關(guān)鍵詞:人力資源管理人力資源

        楊琳琳 青島國信發(fā)展(集團)有限責(zé)任公司

        隨著時代的不斷進步,人事檔案管理已然成為企業(yè)人力資源的重要組成部分。在企業(yè)發(fā)展過程中,人事檔案管理可為企業(yè)帶更多的資源。因此,文章主要針對人事檔案管理的情況就企業(yè)人力資源管理的作用進行簡單論述,具體內(nèi)容如下。

        一、人事檔案管理和人力資源管理的簡單介紹

        企業(yè)的發(fā)展速度快,故企業(yè)內(nèi)部資源管理要被提上日程,加之人事檔案管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié),必須要增強企業(yè)對檔案管理的認(rèn)知,提高企業(yè)檔案的應(yīng)用價值,為企業(yè)之后的發(fā)展提供一定的依據(jù)。企業(yè)的人事檔案主要是將企業(yè)內(nèi)部人員的一些成長經(jīng)歷進行記錄,日后根據(jù)記錄對員工進行獎懲,其是以企業(yè)員工為基礎(chǔ)所衍生出的文字、圖像等形式的記錄[1]。做好人事檔案管理,可根據(jù)已知數(shù)據(jù)明確從哪些層面著手分析可以增強企業(yè)員工的潛力,提高企業(yè)的核心競爭力。人事檔案管理在企業(yè)的人力資源管理中發(fā)揮著信息載體的作用,可有效促進企業(yè)人力資源管理發(fā)揮作用,是一種最優(yōu)質(zhì)的應(yīng)用工具。企業(yè)人力資源管理必須要有人事檔案管理的支撐,主要源于人力資源管理的發(fā)展經(jīng)歷多個階段,包括人事管理階段、人力資源管理階段、戰(zhàn)略人力資源管理階段以及后戰(zhàn)略人力資源管理階段[2]。隨著國家經(jīng)濟和科技發(fā)展速度飛快,企業(yè)所面臨的環(huán)境逐漸變得日趨復(fù)雜,此時,必須要采取針對性的措施適應(yīng)環(huán)境變化,從企業(yè)內(nèi)部進行整頓,根據(jù)企業(yè)的具體情況著手考量,促進企業(yè)的持續(xù)性進步與發(fā)展。

        (一)企業(yè)人事檔案管理概念

        每個人在踏入社會之后都有著自己個人檔案,里面記錄著每一個人的工作情況、家庭情況和個人信息等等,其真實反映個人從出生到現(xiàn)在的經(jīng)歷、才能、品德和平常的工作表現(xiàn)等。當(dāng)一個人準(zhǔn)備離開現(xiàn)有工作崗位時,檔案會跟隨個人移動,形成以個人為單位的集中保存且以備查閱的文件資料[3]。人事檔案管理是一種對人事檔案的實體管理,會根據(jù)現(xiàn)實情況對檔案內(nèi)容信息進行更新,將檔案內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息加以利用和開發(fā),實現(xiàn)對企業(yè)的文化輸入。人事檔案管理人員需要對所收集到的檔案信息進行鑒定,主要在于社會經(jīng)濟的發(fā)展迅速,致使人員密集堆積在某一片區(qū)域中,人員信息往往都會存在較多問題,因此,為了保證信息的正確性,要對所收集的信息綜合鑒定。除此之外,要對收集的信息整理、保管、登記和統(tǒng)計等,確保當(dāng)企業(yè)需要人員調(diào)動時能夠迅速查詢到人事檔案[4]。

        (二)人力資源管理概念

        在企業(yè)運營過程中,人力資源屬于企業(yè)的重要資源,其主要是憑借著高效、科學(xué)方法,在人力資源戰(zhàn)略和職位分析的基礎(chǔ)上,對企業(yè)所擁有的人員進行崗位調(diào)度。在人員調(diào)整過程中,要選擇適合企業(yè)發(fā)展的人員。保證能夠在選定工作人員之后,對相關(guān)人員進行全面培訓(xùn)、配置、考核和激勵等。人員的培訓(xùn)是為了保證人員在特殊崗位上勝任工作,但人員的配置要根據(jù)個人的能力、特點進行調(diào)度,以此保障每個人的作用得到最大限度發(fā)揮。對所有的員工進行考核是在于提高和增強員工的能力,對員工進行激勵,致使其工作效率得到提升[5],讓企業(yè)持續(xù)性進步與發(fā)展。企業(yè)的人力資源管理包括勞動關(guān)系管理、酬薪和福利管理、績效管理、招聘與配置等,可有效保證企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。

        (三)人事檔案管理與企業(yè)人力資源管理之間的關(guān)系

        人事檔案管理與企業(yè)人力資源管理屬于從屬關(guān)系,企業(yè)人力資源管理包含人事檔案資源管理。企業(yè)調(diào)動員工時,往往需要根據(jù)實際情況規(guī)避潛在風(fēng)險,讓員工處于最合適的崗位中,致使人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理起著促進作用。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)崗位空缺時,可通過人事檔案管理尋找到最合適的工作人員,對企業(yè)人員有更深層次的了解,進行綜合分析,加之采用對員工進行績效考核的方式,才能夠保證工作人員的工作效率。

        二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

        企業(yè)的正常發(fā)展離不開人力資源管理,更離不開人事檔案管理。但是,人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理的作用是分為兩個方面的,一是促進的作用,二是負(fù)面的影響??偟闹v,做好人事檔案管理工作,是保證企業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ)工作[6]。

        (一)人事檔案管理有利于企業(yè)人力資源管理朝著更科學(xué)更規(guī)范的方向進行

        一般說,企業(yè)的重要組成部分為員工,加深對員工的了解便是對企業(yè)內(nèi)部的了解,對于企業(yè)內(nèi)部部門調(diào)動,更是需要對員工信息有所了解。對員工進行了解是企業(yè)人力資源管理的重要方式,有利于將員工的價值充分發(fā)揮出。因此,在進行企業(yè)人力資源管理時,需要采用科學(xué)的方式開展工作,以便適應(yīng)企業(yè)的內(nèi)部擴張。企業(yè)在進行人力資源管理時,不僅需要讓企業(yè)管理人員了解員工,更需要讓員工了解企業(yè)的發(fā)展情況,這一件互惠互利的事情。因此,在進行人力資源管理工作時,要更加用心,制定相應(yīng)的管理制度和計劃,增強計劃的執(zhí)行效率,保證工作人員按照所制定的計劃開展工作,致使所有的工作會變得明確,避免出現(xiàn)盲目性,減少企業(yè)內(nèi)部優(yōu)秀員工的流失[7]。

        (二)人事檔案管理更加科學(xué)的配置企業(yè)人力資源

        對一個剛進入企業(yè)的員工,想要了解他們平常的信息和歷史,可從員工的人事檔案了解。員工進入好的企業(yè)的時,其人事檔案會從上一個企業(yè)調(diào)到新企業(yè)中,由企業(yè)的人力資源管理處歸檔處理。企業(yè)進行人才配置時,往往需要到相應(yīng)的部門進行信息查看,保證這個崗位上的人員符合崗位需求。采用這樣的方法使得企業(yè)內(nèi)部的人員配置更加的科學(xué),保證在這個崗位上的人員是最為合適的,進激發(fā)工作人員的最大潛能,促進企業(yè)的健康、穩(wěn)步、快速發(fā)展。

        (三)確定企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀,為企業(yè)人力資源之后的規(guī)劃提供幫助

        企業(yè)對工作人員的安排往往源于人力資源部門所提供的信息。若是人力資源比較匱乏,企業(yè)人事安排的時會存在很多問題,因此,對企業(yè)的人事檔案管理能夠側(cè)面地反映出企業(yè)的人力資源現(xiàn)狀,保證企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)人力資源管理過程中所存在的問題,及時改進相關(guān)問題。企業(yè)人事檔案管理為企業(yè)人力資源管理提供了規(guī)劃的路線,致使企業(yè)所需要的人才可從人力資源中尋找,一旦發(fā)現(xiàn)人才缺少時,則要及時進行補充。企業(yè)人事檔案中包含企業(yè)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)、人才水平和人才數(shù)量等,指標(biāo)的變化可有效反映企業(yè)發(fā)展?fàn)顟B(tài)。在對企業(yè)人事檔案的歸類和整理時,企業(yè)人力資源存儲到的大量人才信息,可直接保證企業(yè)人員的高效供應(yīng)。

        (四)保證企業(yè)外部的員工招聘的質(zhì)量,為企業(yè)內(nèi)部招聘員工提供一定的依據(jù)

        對一個企業(yè)而言,企業(yè)工作內(nèi)容分為內(nèi)部工作和外部工作,故人力資源的招聘工作是按照企業(yè)的工作崗位綜合劃分,分為內(nèi)部招聘和外部招聘。企業(yè)的內(nèi)部招聘是從企業(yè)的員工中內(nèi)部推薦和晉升,具體而言是指員工原本便屬于企業(yè)人員,只是從一個崗位調(diào)整到另外的崗位之上。企業(yè)的外部招聘則是從社會、高校等企業(yè)外部進行招聘,所招聘人員是初入企業(yè)中。在進行招聘的時,會按照每個人員的能力進行崗位分配。在企業(yè)員工招聘中,部分企業(yè)招聘人員會走后門,招聘一些自己熟悉的人員,不管這些人員是否符合企業(yè)所需要招聘人員的條件。這樣的行為會導(dǎo)致企業(yè)的人員水平參差不齊,企業(yè)的招聘質(zhì)量會出現(xiàn)大幅度的降低。在企業(yè)內(nèi)部,最為常出現(xiàn)的是抱團現(xiàn)象,這種情況會為一些不法人員提供便利[8],為日后企業(yè)的統(tǒng)一管理造成難度。因此,在進行企業(yè)招聘時,一定要注意招聘的人員水平是否達到企業(yè)所要求的那樣。企業(yè)還可以利用人力資源信息綜合了解所有人的人事檔案,并統(tǒng)計和分析,安排相應(yīng)的人員進行檔案信息篩選,避免任用不符合要求的員工,保證企業(yè)內(nèi)所招聘員工的質(zhì)量。

        (五)幫助企業(yè)有針對性的設(shè)定員工的培訓(xùn)項目

        每個人員在進入企業(yè)之后都是需要進行培訓(xùn)的,為保證企業(yè)員工熟悉企業(yè)的業(yè)務(wù)。在進行培訓(xùn)時,按照每個員工的能力進行培訓(xùn)。因此,在正式開始培訓(xùn)之前,需要熟悉所有員工的信息資料,如教育背景、工作經(jīng)歷、工作經(jīng)驗等等,確保企業(yè)可有效安排培訓(xùn)項目,進行有針對性的培訓(xùn)工作。并不是企業(yè)的每個崗位都對教育背景有要求,但是有一些崗位需要,因此,在進行員工培訓(xùn)時要根據(jù)其崗位具體要求開展工作,調(diào)動他們培訓(xùn)的積極性,使員工的工作能動性增強,快速適應(yīng)工作內(nèi)容。

        (六)了解、分析員工地域文化信息,促進企業(yè)的跨地文化管理

        企業(yè)在進行人員招聘時,并不會局限于一個地方,會從全國各地進行人員篩選,甚至部分崗位需要招聘外國人。因此,企業(yè)在進行人員招聘時,往往在有限的薪資要求中選擇能力者,故對所招聘的員工地域限制較少[9]。由于每個地方的人員都對該地方的文化、習(xí)慣、觀念等更為熟悉,一旦進入一個不熟悉的地域中,文化觀念等會受到明顯的沖突和影響,此類沖突會導(dǎo)致企業(yè)在人員管理時產(chǎn)生負(fù)面情緒,甚至影響到工作。企業(yè)工作人員熟悉他們的人事檔案,從檔案中了解到每個人的籍貫、經(jīng)歷說明等等,從檔案的信息中分析出每個員工的文化特質(zhì),針對具體情況設(shè)定機制和處理方法。企業(yè)在安排一些不同文化背景的人員進行團隊合作之前,要了解他們的經(jīng)歷等,這樣才能夠最優(yōu)的便捷人員的工作[10]。

        (七)有利于更好地對員工進行職業(yè)生涯規(guī)劃

        人事檔案內(nèi)容的更新與本身的精力是息息相關(guān)的,從人事檔案中,可以了解員工在職場中的調(diào)動、離職等等,了解員工的受教育的情況,安排人員找到更加合適的崗位。此類信息對員工之后的職業(yè)生涯幫助頗大,尤其是員工在職場中的經(jīng)驗,對員工的薪資待遇等影響更大。如果員工工作經(jīng)驗豐富,且在自己領(lǐng)域中會獲得成就。企業(yè)將此類領(lǐng)域會將其直接確定為定員工的職業(yè)生涯目標(biāo),在企業(yè)升職過程中優(yōu)先考慮優(yōu)秀員工。因此,社會中,部分人員往往希望自己的人事檔案完美,這是為了之后的職業(yè)生涯做好相應(yīng)的準(zhǔn)備。

        (八)根據(jù)員工檔案中的不同情況,采用不同的人員激勵手段

        在企業(yè)之中,實際工作中,員工是會得到一定的獎勵,此時會保證其安心在企業(yè)開展工作。對員工的獎勵可將其直接分為精神獎勵和物質(zhì)獎勵,以確保不同的人員所需要的獎勵是不一致,達到預(yù)期的效果。因此,企業(yè)管理人員需要了解到人員所需要的獎勵是什么,從而讓檔案管理者對員工的檔案全面熟知,然后再進行針對性地激勵。

        三、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的運用

        (一)健全檔案管理制度

        在人事檔案管理中,必定要根據(jù)實際情況健全檔案管理制度,構(gòu)建信息化的資料庫,實現(xiàn)對人事檔案信息的高效查詢和管理,不斷提升實際操作實效,對人事檔案信息進行綜合分類與分析。尤其要區(qū)分企業(yè)的在職工作者以及離職工作者的檔案信息,對人才的招聘、提拔等進行規(guī)范化,注重一些高素質(zhì)人才的引進。通過對每一個環(huán)節(jié)的規(guī)范,可漸漸減少檔案資料中的資料不齊、資料重復(fù)等情況,致使在后期查詢檔案時,所有的數(shù)據(jù)信息能夠更加完整,實現(xiàn)信息管理實效的提高。

        (二)規(guī)范檔案分類系統(tǒng)

        在人力資源管理中,所有的檔案分類形式以及內(nèi)容與傳統(tǒng)方式存在較大差異,對此,必須要迎合新的時代行情,做好檔案的收集、整理以及分析,定性和定量分析對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息,以便提高檔案管理全過程的創(chuàng)新性。值得一提的是,在人事檔案管理中要及時補充一些數(shù)據(jù)信息,刪除重復(fù)且無意義的數(shù)據(jù)信息,通過全方位的整理實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部人員的興趣、性格等進行全面了解,將其作為評選榮譽稱號、反映工作業(yè)績的重要支撐數(shù)據(jù),不斷提高檔案管理的規(guī)范化,提高人力資源管理實效。

        (三)完善信息管理系統(tǒng)

        在數(shù)據(jù)時代下,檔案管理工作面臨著新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn),此時必須要做好信息化管控工作。第一,健全人事檔案數(shù)據(jù)資源庫,通過計算機設(shè)備進行數(shù)據(jù)的整理和歸類,致使所有有效用的數(shù)據(jù)信息能夠在數(shù)據(jù)庫中保留下來,增強數(shù)據(jù)信息的查找速度。只有增強信息技術(shù)在人事檔案信息中的應(yīng)用,定期或者不定期加強人事檔案信息的人才交流,實現(xiàn)資源的有機共享。另外,還需要利用先進的數(shù)字技術(shù)增強檔案信息的正確性,以確保檔案資源的真實性。

        (四)增強檔案利用價值

        在人事檔案管理工作中,必須要重視相關(guān)部門對于檔案資源的重視性,盡可能發(fā)揮人事檔案管理的價值。在人員選擇中,要以人事檔案管理經(jīng)驗作為檔案管理部門的人才選擇標(biāo)準(zhǔn),要求工作人員能夠重視該項工作,增添人事檔案價值,優(yōu)化人事檔案信息,錄取一些綜合素質(zhì)高的工作者。除此之外,工作者必定要轉(zhuǎn)變思維模式,致使人事檔案可為企業(yè)提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

        四、結(jié)語

        隨著社會的快速發(fā)展,市場的競爭更加激烈。想要在市場中站穩(wěn)腳跟,需要有足夠的人才提供幫助。了解人才的最好辦法是從企業(yè)的人力資源管理中的人事檔案中查看。人力資源管理將企業(yè)的現(xiàn)狀進行了解,為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供幫助,保證企業(yè)招聘人員的質(zhì)量,促進企業(yè)正常開展。

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