□許鳳英
眾所周知,事業(yè)單位是由國家舉辦的帶有一定公益性質(zhì),從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織,在我國行政行業(yè)劃分體系中占據(jù)著重要部分。事業(yè)單位人事檔案動態(tài)記載著每個員工的個人信息,對單位開展考核培訓(xùn)、干部選拔、人才培養(yǎng)、人力資源規(guī)劃等都有著重要意義。在事業(yè)單位的發(fā)展道路上,必須對人事檔案管理建設(shè)進行規(guī)范化、標準化、科學(xué)化,明確人事檔案規(guī)范化管理的重要性,多策并舉提升人事檔案管理的總體質(zhì)量和水平。
對于事業(yè)單位來說,人事檔案有效記錄了個人的發(fā)展和工作表現(xiàn),一定程度上還記錄了個人軌跡,能夠清晰且完整地反映單位內(nèi)部員工的思想狀況、知識程度、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、社會關(guān)系等方面的記錄。人事檔案管理本質(zhì)上是對人事信息進行統(tǒng)計、收集、保管以及鑒定等相關(guān)工作,而在日常的檔案管理工作中資料繁多,過程繁瑣,難免會存在疏漏,事業(yè)單位人事檔案建立過程中有一套標準化和規(guī)范化的檔案管理結(jié)構(gòu)體系,可以讓事業(yè)單位檔案管理人員充分了解自身工作內(nèi)容,提升工作效率,提高檔案工作質(zhì)量。準確、有效、及時的人事檔案信息能讓事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)迅速掌握單位員工的相關(guān)資料,快速了解人員變動情況,有利于單位開展培訓(xùn)、考核、選拔等工作,為事業(yè)單位人事工作的有效開展提供了重要的信息支撐。
事業(yè)單位在長期運行過程中,人員情況是不停動態(tài)變化的,而規(guī)范化的人事檔案可以為摸清事業(yè)單位每個時期人才分布狀況、人才變動特點等提供有效依據(jù)。隨著事業(yè)單位的發(fā)展和人才隊伍的不斷壯大,人員規(guī)模會得到連續(xù)性擴張,崗位也在進行變動,這直觀地反映了事業(yè)單位不同時期人員的配置情況,也從側(cè)面反映了事業(yè)單位的發(fā)展狀況,也可衡量出事業(yè)單位的整體水平。同時結(jié)合、利用相關(guān)數(shù)據(jù)資料信息,可以綜合分析評價事業(yè)單位所具備的潛力以及人員的總體水平,使事業(yè)單位可以制訂更加符合現(xiàn)代化社會發(fā)展的規(guī)劃,完成相應(yīng)的人才招聘和培養(yǎng)計劃,促進事業(yè)單位健康地發(fā)展。
在日常工作中,大部分人員包括一些領(lǐng)導(dǎo)干部對該項工作的重要性缺乏正確的認知,認為人事檔案管理工作要求不高,只要能做到保存好、不泄密、不丟失就行,隨便應(yīng)付下查檔就好,反正又不能給單位帶來經(jīng)濟效益和政績。因此,造成了檔案管理工作變成邊緣化的工作,想起來就做一做,有空的時候做一做,各項工作僅停留在表面而無法得到全面落實。另外,大部分單位都沒有配備專職的檔案管理員,有些單位員工人數(shù)眾多,歸檔資料紛繁復(fù)雜,做好人事檔案管理需要耗費大量的時間和精力,人員一旦不夠便會造成材料歸檔不及時、歸檔材料不齊全,這不僅會對檔案的完整與保管造成影響,也降低了工作效率。
現(xiàn)在一些事業(yè)單位中專業(yè)的檔案員少之又少,加上部分人員自始至終并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)進行系統(tǒng)學(xué)習(xí),一方面這會導(dǎo)致檔案管理人員缺乏對檔案的收集工作意識,對整理檔案材料等一系列工作流程較為生疏,僅僅存放檔案材料,卻沒有進行整理分類、系統(tǒng)歸檔,導(dǎo)致檔案管理工作水平大大滯后。另一方面,由于專業(yè)知識的欠缺,檔案管理人員往往遵循原始的管理方法,無法制定出從檔案的安全保密、檔案借閱、原始檔案的備份等環(huán)節(jié)一系列統(tǒng)一有序的規(guī)章制度,導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化的制度基礎(chǔ)缺失。
目前,由于科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和更新?lián)Q代,越來越多事業(yè)單位采用系統(tǒng)化方式來進行管理人事檔案,但在這過程中卻遇到不少棘手的問題。一方面,部分單位缺乏獨立單獨的專門檔案室,基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不完善,計算機硬件、檔案存儲設(shè)備和數(shù)據(jù)器沒有及時更新,處于老舊且單一的狀態(tài),無法與新時期檔案管理工作的信息體系充分匹配和適應(yīng);另一方面,雖然人事檔案信息管理系統(tǒng)已被部分單位使用,但現(xiàn)實中有些單位僅僅是在電腦里簡單錄入個人信息等,對于資料檢索及查閱卻仍是采用手工來進行,無紙化查閱人事檔案基本上得不到實施;再者,有的單位部分老員工對計算機等電子設(shè)備的操作不熟,更別談使用系統(tǒng)進行管理人事檔案,導(dǎo)致相關(guān)高科技設(shè)備利用率低,人事檔案管理智能化、數(shù)據(jù)化無法得到廣泛的應(yīng)用。
為進一步實現(xiàn)對人事檔案的規(guī)范化管理,首先要加強事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)對于此項工作的重視程度,定期組織相關(guān)工作人員參與《檔案法》等國家法律法規(guī)及政策文件的學(xué)習(xí),使他們對于人事檔案有全面了解,進而意識到管理檔案的重要性;其次,要完善科學(xué)、合理、系統(tǒng)的人事檔案管理制度,充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)性、規(guī)范性、約束力,要一視同仁,不搞特殊化待遇,要秉持制度的嚴肅性、權(quán)威性;再次,要激發(fā)相關(guān)管理人員的工作積極性,使他們都能做到由上往下梳理一遍工作流程,改進方式方法,改掉得過且過、糊弄應(yīng)付的毛病,認真對待這份工作;最后,要拓寬檔案管理人員的晉升渠道,改變其干部提拔和職稱晉升中的邊緣化處境,使得優(yōu)秀的人才愿意到這個崗位工作。同時,要將人事檔案管理工作列入單位的日常議事日程上,以一定的行政措施保障檔案管理制度在事業(yè)單位內(nèi)的落實貫徹,這是規(guī)范人事檔案管理的基礎(chǔ)。
人事檔案管理工作是一項系統(tǒng)且繁雜的工作,人事檔案管理效果取決于科學(xué)、合理的檔案管理模式,因此必須引進專業(yè)管理人才,為規(guī)范事業(yè)單位管理提供新思想新方法,有效擺脫以往傳統(tǒng)管理思想的束縛,制定新的人事檔案管理制度。事業(yè)單位還需不斷強化對現(xiàn)有檔案管理人員的技能培訓(xùn)和專業(yè)理論知識的提升,善于發(fā)現(xiàn)工作中一些新方法、新思路、新規(guī)律,提高自身的業(yè)務(wù)水平和創(chuàng)新思維。除此之外,相關(guān)事業(yè)單位還需要加強檔案管理人員的責(zé)任意識,充分意識到檔案的重要作用,以負責(zé)態(tài)度認真對待檔案管理工作,以保證良好的檔案管理結(jié)果。
一是要有單獨的人事檔案室,按照有關(guān)規(guī)定,配置溫濕計、防火防盜防潮等必要設(shè)施,計算機硬件、檔案存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)處理器要及時更新和補足,提高人事檔案規(guī)范化管理水平。二是要充分利用計算機技術(shù)、相關(guān)應(yīng)用軟件等功能,在充分的硬件保障基礎(chǔ)上,將紙質(zhì)類的檔案及時電子化,進一步完善人事檔案數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建過程中,要嚴格遵循保密制度,通過進行系統(tǒng)設(shè)置檢索和確定層級權(quán)限,縮短以往歸置、檢閱檔案所需流程、時間,減少一些不必要的環(huán)節(jié),以實現(xiàn)檢閱相關(guān)檔案信息能達到快速化、精準化、便捷化,從而保證檔案管理工作的高效性、規(guī)范性、科學(xué)性,實現(xiàn)檔案的共享和應(yīng)用等。三是構(gòu)建管理信息系統(tǒng)的同時,相關(guān)事業(yè)單位也要立足實際情況進行具體規(guī)章制度的建設(shè),防止出現(xiàn)泄露信息安全等情況,而且要不斷提高電子信息化使用頻率,加速信息化管理的普及。