王姝力 李 巖 劉玉琪

(中國科協(xié)學(xué)會服務(wù)中心，北京 100081)

堅持內(nèi)涵式發(fā)展，推出更有吸引力的服務(wù)學(xué)會數(shù)字產(chǎn)品，打造以全國學(xué)會和科技工作者為中心的科技服務(wù)和內(nèi)容生產(chǎn)綜合運營的平臺，是落實“智慧科協(xié)2.0”工作的重要舉措，是通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)方式賦能學(xué)會數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推動學(xué)會組織治理數(shù)字化，提高學(xué)會管理服務(wù)能力的重要手段[1]。新冠肺炎疫情背景下，學(xué)會如何在“少聚集、不聚集”的條件下順利開展線下?lián)Q屆工作，成為了全國學(xué)會的一大難題。如何利用信息化、數(shù)字化手段支撐學(xué)會線下工作，也成為學(xué)會管理服務(wù)平臺亟需突破的瓶頸。

針對當(dāng)前學(xué)會線下?lián)Q屆難的問題，在“智慧科協(xié)2.0”視域下，依托學(xué)會管理服務(wù)平臺開展了應(yīng)用場景設(shè)計，建立了完整閉環(huán)的在線換屆會議服務(wù)機制，以“合規(guī)、便捷、安全、可靠、減少聚集”為宗旨，“會前—會中—會后”全程跟進(jìn)，切實解決了學(xué)會線上換屆的難題。

一、開展學(xué)會在線換屆服務(wù)的必要性

(一)換屆工作是學(xué)會有序發(fā)展的必然要求

換屆工作是全國學(xué)會組織創(chuàng)新與治理改革的核心環(huán)節(jié)，是推動提升學(xué)會治理體系和治理能力現(xiàn)代化水平的重要內(nèi)容。全國學(xué)會應(yīng)堅持目標(biāo)導(dǎo)向、問題導(dǎo)向、需求導(dǎo)向和服務(wù)導(dǎo)向，將黨的組織建設(shè)與民主運行、內(nèi)部治理有關(guān)制度規(guī)定相統(tǒng)一，強化學(xué)會黨建、內(nèi)部治理、規(guī)范運行、開放合作等方面的內(nèi)容，實現(xiàn)全國學(xué)會黨組織調(diào)整與理事會、監(jiān)事會換屆同步部署、同步開展。中國科協(xié)2021年印發(fā)《中國科協(xié)全國學(xué)會換屆工作指南》，明確了換屆報批、換屆籌備、會議籌備、換屆后備案、黨委委員產(chǎn)生調(diào)整等5個部分的重點步驟環(huán)節(jié)，提供了33個流程模板，給予學(xué)會翔實、可操作的工作指導(dǎo)[2]。

(二)開展在線換屆服務(wù)是破解困境的有效手段

根據(jù)中國科協(xié)學(xué)會服務(wù)中心統(tǒng)計，2021年應(yīng)換屆學(xué)會52家，延期換屆學(xué)會31家，共計83家；2022年應(yīng)換屆學(xué)會48家，延期換屆學(xué)會22家，共計70家。與此同時，民政部于2021年9月召開全國性社會組織未按期換屆督促整改會議，將到期未換屆行業(yè)協(xié)會商會換屆整改納入今后一個階段重點工作安排，使學(xué)會換屆成為疫情背景下迫在眉睫的現(xiàn)實需要。

(三)開展線上換屆服務(wù)是突出“服務(wù)”的重要手段

“智慧科協(xié)2.0”側(cè)重于提供體現(xiàn)科協(xié)系統(tǒng)專業(yè)化、可靠性、獨特性的服務(wù)，由“業(yè)務(wù)導(dǎo)向”向“服務(wù)導(dǎo)向”轉(zhuǎn)變，讓用戶參與服務(wù)提供，服務(wù)更加匹配用戶需求，用服務(wù)沉淀數(shù)據(jù)，用服務(wù)拓展服務(wù)。以前學(xué)會換屆，科協(xié)系統(tǒng)更關(guān)注關(guān)鍵節(jié)點的文件材料和最終換屆結(jié)果，對換屆過程的難點難題關(guān)心不足，現(xiàn)在通過建立完整、閉環(huán)的在線換屆會議服務(wù)機制，解決疫情期間學(xué)會換屆難題，提高學(xué)會換屆效率，形成標(biāo)準(zhǔn)化流程，實現(xiàn)了向“服務(wù)導(dǎo)向”的轉(zhuǎn)變。

(四)線上換屆服務(wù)是供需雙方催生的數(shù)字新業(yè)態(tài)

讓學(xué)會享受專業(yè)技術(shù)服務(wù)的同時，滿足學(xué)會業(yè)務(wù)場景服務(wù)需求，創(chuàng)新交互模式，才能催生出服務(wù)學(xué)會和會員的數(shù)字新業(yè)態(tài)。建立完整閉環(huán)的在線換屆會議服務(wù)機制，是規(guī)范疫情政策下學(xué)會換屆的阻礙和難題的有效途徑，開發(fā)幫助學(xué)會實現(xiàn)換屆會議邀約、線上報名、身份審核、線上視頻、簽到、發(fā)言、表決、投票的全流程貼身服務(wù)的新場景，在保障遵守疫情管控原則的前提下幫助學(xué)會“公開、民主、規(guī)范”地開展換屆選舉。

(五)開展線上換屆服務(wù)是數(shù)據(jù)沉淀與分析的有效途徑

當(dāng)前，會員會議系統(tǒng)總計入庫會員199萬余人，其中通過會議系統(tǒng)、會議服務(wù)等各類運營推廣服務(wù)，新增的會員數(shù)量超過20萬人，未來，線上換屆服務(wù)有望成為為會員系統(tǒng)引流的關(guān)鍵一環(huán)。此外，依托線上換屆服務(wù)積累的質(zhì)性數(shù)據(jù)是開展學(xué)會發(fā)展規(guī)律研究、探索學(xué)會治理現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)與路徑等的重要基礎(chǔ)和寶貴資料。

二、學(xué)會在線換屆服務(wù)流程

中國科協(xié)會議管理系統(tǒng)聚焦廣大學(xué)會的辦會需求和特點[3],提供了包括會議宣傳推廣、參會邀約、參會報名、論文征集、參會日程、現(xiàn)場簽到、直播錄制、現(xiàn)場投票、會議數(shù)據(jù)管理分析等一系列功能。學(xué)會線上換屆工作是應(yīng)用智慧科協(xié)會議系統(tǒng)服務(wù)學(xué)會的一個重要場景，也是切實解決學(xué)會難題的切入口。

(一)基礎(chǔ)準(zhǔn)備

深入學(xué)習(xí)《中國科協(xié)全國學(xué)會換屆工作指南》《中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會全國學(xué)會組織通則》等相關(guān)文件，了解換屆流程，形成《學(xué)會線上換屆選舉方案》，繪制學(xué)會換屆流程圖(如圖1所示)，確保線上換屆各環(huán)節(jié)合法合規(guī)[4]。同時在現(xiàn)有會議系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，做出針對性調(diào)整，使系統(tǒng)更適合學(xué)會換屆使用。

(二)深入調(diào)研

在會議召開前的一個月，與學(xué)會工作人員保持密切聯(lián)系，實時溝通換屆會議時間、地點、屆次、規(guī)模等基本情況，根據(jù)學(xué)會實際情況，協(xié)助學(xué)會制定全流程換屆選舉方案。

(三)實地走訪

臨近會期，與學(xué)會工作人員提前進(jìn)行會議場地勘察，開展會議測試，對接調(diào)試現(xiàn)場設(shè)備，調(diào)整優(yōu)化會議流程，評估解決系統(tǒng)問題，并在會議開始前一周與學(xué)會人員進(jìn)行彩排,為會議召開做好充分準(zhǔn)備。

(四)現(xiàn)場保障

為學(xué)會提供現(xiàn)場直播技術(shù)支撐，確保畫面準(zhǔn)確無誤轉(zhuǎn)播，同時配備定點人員負(fù)責(zé)會議總控、整體調(diào)度、人員報到、投票統(tǒng)計、現(xiàn)場拍照等工作；技術(shù)人員通過會議系統(tǒng)全程監(jiān)控會議進(jìn)程，對重要環(huán)節(jié)進(jìn)行截屏留證，并引導(dǎo)參會用戶進(jìn)行投票及數(shù)據(jù)統(tǒng)計，全方位保障會議進(jìn)展。通過“線下+線上”的會議統(tǒng)籌和無縫對接，將傳統(tǒng)線下形式的會議“復(fù)刻”至線上。

(五)擴大宣傳

換屆會議結(jié)束后，根據(jù)學(xué)會需求，協(xié)助學(xué)會對投票數(shù)據(jù)做好分析，同時將視頻素材、人員合影、會議資料等相關(guān)文件打包、存檔。最后，將學(xué)會線上換屆流程形成新聞稿，在“學(xué)會服務(wù)365”App上廣泛宣傳，讓更多學(xué)會了解換屆新模式。

(六)做好預(yù)案

在實際換屆過程中，經(jīng)常會有各種突發(fā)情況，對此，相關(guān)人員與團隊積極溝通，針對疫情常態(tài)化大背景下可能出現(xiàn)的問題，結(jié)合以往辦會經(jīng)驗，形成《學(xué)會換屆服務(wù)應(yīng)急預(yù)案》，保障學(xué)會換屆大會的順利召開。

圖1 學(xué)會線上換屆流程圖

截至目前，系統(tǒng)已為中國城市規(guī)劃學(xué)會、中國心理學(xué)會、中國電影電視技術(shù)學(xué)會、中國有色金屬學(xué)會等32家全國學(xué)會組織提供換屆會議服務(wù)47場(次)。其中，總會線上換屆服務(wù)23場次，理事會線上換屆服務(wù)3場次，分支機構(gòu)線上換屆服務(wù)19場次，提供全套解決方案2場次。此外，還為地方學(xué)會提供線上換屆服務(wù)1場次，非中國科協(xié)所屬社團提供線上換屆服務(wù)3場次，并有12場換屆會議正在執(zhí)行中。學(xué)會反饋均為“效率高、服務(wù)優(yōu)”，實現(xiàn)換屆會議零失誤。截至目前，所有接受服務(wù)的學(xué)會均通過各種形式提出感謝，學(xué)會對服務(wù)滿意度很高。

三、存在的問題

當(dāng)前線上換屆服務(wù)已經(jīng)能夠覆蓋學(xué)會換屆全流程，能夠圓滿解決學(xué)會疫情背景下的換難題，但仍然存在一些問題。

(一)制度不健全，線上換屆缺少標(biāo)準(zhǔn)流程

當(dāng)前線上換屆雖然已經(jīng)幫助一部分學(xué)會解決了線上換屆的問題，且提交的相關(guān)材料也獲得了有關(guān)部門的認(rèn)可，但是目前仍然缺少一套官方的線上換屆流程標(biāo)準(zhǔn)。即使完成了線上換屆，學(xué)會對其流程仍然存在許多疑問，再次換屆仍需有經(jīng)驗的團隊進(jìn)行輔助。

(二)數(shù)據(jù)鏈未打通，換屆材料重復(fù)提交

當(dāng)前科協(xié)部分部門在數(shù)據(jù)交互方面仍是短板。在換屆過程中所產(chǎn)生的PPT、視頻影像、學(xué)換屆名單等信息，需要學(xué)會人員再次通過紙質(zhì)文件或者下載成電子版報送科協(xié)、民政部等相關(guān)部門，未實現(xiàn)網(wǎng)上一鍵辦理，全流程的信息化水平仍需加強。

(三)系統(tǒng)不完善，換屆未達(dá)成體系化

當(dāng)前線上換屆服務(wù)雖然已經(jīng)形成了一系列流程化操作，但是并未形成體系化的系統(tǒng)?，F(xiàn)有的線上換屆更多依賴學(xué)會管理服務(wù)平臺內(nèi)的會議系統(tǒng)、問卷系統(tǒng)及直播系統(tǒng)，通過人工整合對應(yīng)系統(tǒng)完成學(xué)會換屆，存在一定程度的人力資源浪費。

四、對策建議

以“智慧科協(xié)2.0”建設(shè)為契機，與科協(xié)、民政部相關(guān)系統(tǒng)打通，形成官方、便捷、可靠的標(biāo)準(zhǔn)化線上換屆流程，換屆前后學(xué)會人員信息自動同步，保證換屆會議公開透明合規(guī)，換屆數(shù)據(jù)安全真實可靠，提高學(xué)會業(yè)務(wù)工作效率，賦能學(xué)會換屆信息化。

(一)固化業(yè)務(wù)流程

召集相關(guān)部門開會研討，結(jié)合線下?lián)Q屆的流程，以及已進(jìn)行線上換屆學(xué)會的經(jīng)驗，多方溝通交流，規(guī)范學(xué)會線上換屆需要提交的材料，形成官方的線上換屆工作指南，指導(dǎo)學(xué)會完成線上換屆工作。

(二)實現(xiàn)系統(tǒng)聯(lián)動

根據(jù)學(xué)會換屆所需相關(guān)材料，定制統(tǒng)一的業(yè)務(wù)模板，自動生成在線填報審批文檔，初步實現(xiàn)無紙化管理；整合相關(guān)資源和系統(tǒng)，實現(xiàn)各系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)，功能互通，實時同步換屆過程材料和審批結(jié)果，打造高效、安全、規(guī)范的換屆模塊，減輕學(xué)會管理部門工作強度。

(三)完善現(xiàn)有系統(tǒng)

通過科學(xué)設(shè)計流程、系統(tǒng)分步指導(dǎo)、操作細(xì)節(jié)提示，提供學(xué)會業(yè)務(wù)流程辦理進(jìn)度與關(guān)鍵節(jié)點的自動提醒、記錄，構(gòu)建科學(xué)的換屆報批業(yè)務(wù)辦理模式，便于學(xué)會掌握審批進(jìn)度，提高學(xué)會業(yè)務(wù)工作效率，增強科協(xié)的監(jiān)控能力和管理水平。