呂慧

（浙江師范大學 圖文信息中心，浙江金華 321004）

自20 世紀90年代， 高等教育國際化(Internationalization of Higher Education) 成為世界各國高等教育發(fā)展的一個新趨勢。 2010年發(fā)布的《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》首次明確提出“擴大教育開放”“加強國際交流，引進優(yōu)質(zhì)教育資源”， 中國現(xiàn)在已經(jīng)成為亞洲最大留學目的國。據(jù)教育部最新統(tǒng)計數(shù)據(jù)，共有來自200 多個國家和地區(qū)的49.22 萬名留學生來華留學。 不可否認，這是我國高等教育國際化發(fā)展取得的豐碩成果。 在此背景下， 高校外事檔案管理如何服務教育國際化發(fā)展，成為高校教育國際化不容回避的緊迫問題。

1 高校外事檔案管理在高等教育國際化中的重要性

高校外事檔案是指高校在與國外高校、團體、個人在教育教學、學術(shù)研究、人才交流等合作中形成的具有保存價值的紙質(zhì)和聲像載體等材料。 高校外事檔案管理對于推進教育國際化起到積極的促進作用。 主要表現(xiàn)在如下4 個方面：

第一，高校外事檔案管理直接影響高校外事工作水平，影響我國高校能否積極融入和適應教育全球化和國際化。隨著高校國際交往的增多，高校外事工作涉及內(nèi)容更加廣泛、種類更加繁雜,對高校外事檔案整理的要求也更高。 外事檔案管理是高校檔案管理的“特區(qū)”，高校外事檔案管理工作的成功與否，直接影響到高校外事工作水平的高低， 也影響學校在國內(nèi)外的知名度。

第二， 高校外事檔案管理是推進高等教育國際化交流與合作的重要保障。 高校外事檔案管理是高校對外交往的窗口和國際交流的樞紐， 不僅影響到學校教職工和廣大學生應對全球范圍競爭的心理和目標定位，還影響到學校如何把握國際、國內(nèi)的教育動態(tài)并及時調(diào)整自身的發(fā)展戰(zhàn)略、 制定教育國際化發(fā)展對策等。 拓寬高校外事檔案管理內(nèi)容,為高校決策者提供可靠的信息資源, 才能為中外合作辦學提供多方位服務[1]，推進教育國際化發(fā)展。

第三， 高校外事檔案管理為適應新形勢下高等教育國際化發(fā)展提供現(xiàn)實依據(jù)。 高校外事檔案是一種重要的文獻信息資源，它不僅客觀、真實地反映了學校對外交流的整個發(fā)展過程， 也為學校的持續(xù)發(fā)展提供了現(xiàn)實的依據(jù)。 與封閉性的高等教育模式相比，教育國際化成為全球文化交流發(fā)展的重要方式，建構(gòu)適應教育國際化背景下高校外事檔案的信息化管理模式， 將為高等教育國際化發(fā)展提供忠實紀錄和現(xiàn)實依據(jù)。

第四， 高校外事檔案管理還是促進高等教育國際化發(fā)展的重要動力。 高校的外事檔案既是連接學校與國內(nèi)外的窗口，又是教學、科研對外收集情報資料的數(shù)據(jù)庫。挖掘利用高校外事檔案信息，不僅可以提升高校的國際影響力、促進國際文化交流、推進國際教育交往邁上更高層次，還可以通過國際比較、取長補短、優(yōu)勢互補，促進高校各項相關(guān)工作的開展。從教育國際化發(fā)展趨勢看， 高校外事檔案管理及外事檔案信息資源開發(fā)利用， 將為促進高等教育國際化發(fā)展注入強勁動力。

2 高校外事檔案管理服務高等教育國際化中存在的問題

隨著高校教育國際化日益頻繁，教師、研究人員交往增多，留學生增加，教材交流與協(xié)作增強，高校教育的封閉與孤立狀況得到極大改變， 這就要求大力提升高校外事工作水平。在此背景下，重視并努力解決高校外事檔案管理服務中存在的問題， 成為推進高校教育國際化發(fā)展的迫切需要。 就高校普遍現(xiàn)狀而言，缺乏外事檔案建設(shè)及管理意識，檔案工作制度化和管理化水平低[2]，是高校外事檔案工作存在的普遍問題。具體而言，當前高校外事檔案管理服務高等教育國際化存在著4 個方面的主要問題：

其一，服務意識有待提升。隨著教育國際化趨勢日益加強，各國教育在對象、制度、內(nèi)容、形式、方法等方面的共同點日益增多， 對高校外事檔案服務提出了更高的要求。但是，當前我國大多數(shù)高校外事檔案管理服務教育國際化發(fā)展的意識難以適應教育國際化的迅猛發(fā)展。 主要表現(xiàn)為：一方面，外事檔案管理的歸檔意識薄弱， 影響了教育國際化中對外事檔案的利用。 有些高校外事檔案管理缺乏專業(yè)檔案管理人員，歸檔工作由外事辦公室人員負責，由于不熟悉外事檔案歸檔立卷的流程、 缺乏專業(yè)技能和專業(yè)標準， 造成歸檔文件整理不規(guī)范、 甚至有遺漏的狀況， 人為地貶損了外事檔案服務教育國際化的功能作用。 另一方面，服務的積極主動性嚴重不足。 當前很多高校的外事檔案管理仍停留在“收”和“存”，“管理”只是為了“保存”，更別提“運用”，不能充分發(fā)揮高校外事檔案主動服務教育國際化對科研、教學、項目合作等方面的作用， 削弱了高校外事檔案服務教育國際化的積極作用。

其二，服務能力有待增強。 就當前情況而言，我國高校外事檔案服務教育國際化發(fā)展的能力普遍有待增強。 制約服務教育國際化發(fā)展能力的主要原因是外事檔案管理自身存在諸多問題， 難以適應高校教育國際化的迅猛發(fā)展需要。 對于高等教育國際化而言， 外事檔案管理的服務能力主要表現(xiàn)在國際文化交流、教學服務、科學研究服務、人才交流服務等方面。 當前很多高校外事檔案管理重在對外事文件材料及時收集、歸檔、保存，對于如何在文化交流、教學、科研、人才交流中發(fā)揮作用仍然處于被動地位，不能積極主動地提供服務， 更難以通過對檔案資源發(fā)展趨勢、規(guī)律、經(jīng)驗進行總結(jié)，主動為高校教育國際化提供指導、借鑒、參考和有效建議。

其三，服務效率有待提高。制約高校外事檔案服務教育國際化效率的因素主要在于外事檔案管理自身存在的問題。一是外事檔案的歸檔制度不健全，造成管理不規(guī)范，甚至有一些外事檔案材料被遺失、漏歸，不能及時提供核查、借閱、咨詢、參考、利用的服務。二是技術(shù)手段落后，制約了外事檔案信息資源開發(fā)利用，并進而影響教育國際化快速發(fā)展。一些高校的外事檔案管理停留于紙質(zhì)或?qū)嵨锊牧系臍w檔、立卷、上架、保管，未能有效地、及時地將外事檔案資料轉(zhuǎn)化成信息資源； 多數(shù)高校還停留在紙質(zhì)歸檔的管理模式，未能建立外事檔案信息查詢系統(tǒng)，不能適應快捷地服務于教育國際化需要。

其四，服務領(lǐng)域有待拓展。外事檔案管理服務于高校教育國際化不能僅僅停留在提供文件材料的查找、借閱的被動服務上，而應該拓展服務領(lǐng)域、積極主動地服務于新時期教育國際化需求。 一是通過外事檔案的匯總和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)教育國際化存在的問題。例如，近些年許多高校為提高辦學國際化水平，加快具有國際視野、 國際交流能力和國際競爭力的高水平師資隊伍建設(shè)，聘請的外籍教師越來越多，但是，對外籍教師的國別、學歷、教育狀況，他們在學科建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學研究等中的業(yè)績狀況等檔案材料未能進行總結(jié)評估，不利于發(fā)現(xiàn)問題、剖析原因、尋找改進措施，影響了國際教育實效性，也影響了高校的國際影響力擴展。 二是開發(fā)外事檔案材料的信息資源，為教育國際化決策提供參考和指導。如對出國人員出國進修、國際比賽、學術(shù)交流的檔案信息開發(fā)利用可以為高校派遣師資出國進修和訪學的規(guī)模提供依據(jù)；對外籍教師講學、進修、短期培訓、國際學術(shù)會議、國際合作項目等檔案信息開發(fā)利用，可以為外籍師資的聘用、教學監(jiān)管、合作要求、業(yè)績考核等提供方向性指導；對外國留學生國別來源、學習成績、文化交流作用等檔案信息開發(fā)利用，可以為國際留學生的招生規(guī)模、錄取要求、日常管理等提供決策參考。

3 新形勢下高校外事檔案管理服務教育國際化發(fā)展的對策

擴大教育開放已經(jīng)成為我國高校教育發(fā)展的一個新趨勢，隨著教育國際化的不斷推進，高校外事檔案管理的服務作用必將更加凸顯。新形勢下，如何更好地服務教育國際化發(fā)展， 高校外事檔案管理已然是責無旁貸。

其一，以服務理念創(chuàng)新為指導。 一方面，高校外事檔案管理的負責領(lǐng)導和檔案人員要充分認識到教育國際化已經(jīng)成為當前高校教育的必然趨勢， 自覺地樹立服務教育國際化的思想意識。 中國在發(fā)展中實現(xiàn)了“站起來”向“富起來”“強起來”的轉(zhuǎn)變，而“強起來” 的一個重要表現(xiàn)就是文化教育的國際影響力不斷提升。 高校外事檔案管理相關(guān)人員只有從思想理念上意識到自身職責， 才能積極主動投入教育國際化的服務行動中。另一方面，外事檔案管理強調(diào)要適應教育國際化需要，圍繞高校教學、科研和文化交流國際化的中心任務， 營造一種教育國際化的氛圍和塑造一種高校開放性的精神氣質(zhì)。因此，我們應該主動向日本、美國和歐洲等先進國家學習，借鑒他們在教育國際化中檔案管理的先進理念、 檔案管理教育和檔案管理措施等先進經(jīng)驗， 以更快地適應世界高等教育國際化的要求。

其二，以服務綜合能力提升為根本。一是要加強高校外事檔案管理專業(yè)化建設(shè)，即“專門的人管專門的事”。外事檔案管理應由專職人員負責而不是兼職人員管理， 同時要加強外事檔案管理人員專業(yè)培訓以提升專業(yè)素質(zhì)， 從而從主體保障方面提升外事檔案的服務綜合能力。 二是加強高校外事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。如網(wǎng)站建設(shè)、場館建設(shè)、設(shè)備更新、新技術(shù)運用等，這是提升服務綜合能力的硬件保障。三是加強高校外事檔案信息資源的開發(fā)利用。 建立和完善外事檔案信息資源、 建立健全留學生檔案信息資源、 篩選和整理反映高校歷史面貌的外事檔案信息資源[3]，加強外事信息資源的開發(fā)和加工。 四是學習國外先進經(jīng)驗， 探索與建立了教育國際化交流關(guān)系的高校進行檔案管理合作的路徑方式。例如，美國高校檔案管理中對國際合作非常重視， 大學之間合作建立虛擬檔案實驗室、開展相應的檔案合作項目，聚焦檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案， 這些先進經(jīng)驗值得好好學習。

其三，以服務規(guī)范化為保障。高校外事檔案管理是一項嚴肅的工作， 嚴謹而細致的服務才能為推進高校教育國際化提供積極動能。 服務規(guī)范化既靠制度保障、也靠人員的主體保障。 一方面，加強外事檔案管理的制度化建設(shè)。 檔案的規(guī)范化管理是規(guī)范化服務的根本保障。 教育部對于高校的外事工作做出明確指示， 強調(diào)外事工作形成的檔案材料要集中統(tǒng)一管理、確保其完整性、系統(tǒng)性、準確性及安全性，以便日后的開發(fā)利用工作。為此，各高校外事檔案管理工作必須嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》 等法律法規(guī)， 完善各種規(guī)章制度，使外事檔案管理工作“有章可循”“依章辦事”。提升高校外事檔案資源的利用率， 必須加強檔案收集制度、核查和整理制度、保存制度、資源共享制度以及檔案管理綜合制度等建設(shè)[4]。 當前，加強外事檔案管理服務規(guī)范化的基礎(chǔ)性工作在于完善外事檔案的收集核查、整理保存、信息查閱、資源共享、咨詢建議等制度保障。 另一方面，加強外事檔案教育，提高外事檔案管理人員素質(zhì)， 使其明確外事檔案管理規(guī)范化的重要性和必要性，端正其檔案管理觀。與美國開始于20 世紀30年代的檔案教育相比較，我國高校的檔案教育國際化發(fā)展水平相對比較落后，尤其在高校外事檔案管理理念教育、人才培養(yǎng)等方面有待進一步加強。 為此，在新形勢下，高校應該樹立檔案教育國際化理念、構(gòu)建國際化檔案教育模式、吸收借鑒檔案教育國際化經(jīng)驗[5]，拓展我國高校檔案教育國際化視野。

其四，以服務方式創(chuàng)新為突破。在當今的全媒體時代， 技術(shù)應用服務方式創(chuàng)新使得檔案信息服務方式與信息利用行為發(fā)生革命性變化。 服務方式創(chuàng)新體現(xiàn)在服務的互動性、技術(shù)性、分眾化、參與式和智能化等方面[6]。 對于當前高校外事檔案管理現(xiàn)狀而言，服務方式創(chuàng)新主要表現(xiàn)在3 個方面：一是要體現(xiàn)服務的“人本性”，通過“互聯(lián)網(wǎng)+服務”的服務技術(shù)創(chuàng)新方式， 更好地實現(xiàn)檔案管理者與檔案使用者的良性互動。二是體現(xiàn)服務的“技術(shù)性”。如運用元數(shù)據(jù)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，提升外事檔案服務方式的精準化。三是要體現(xiàn)服務的“智能性”。在檔案館網(wǎng)站建設(shè)中，建立外事檔案的智能化檢索、信息定制與推送、個性化服務等方面，體現(xiàn)檔案服務教育國際化的快速性、便捷性和有效性。

4 結(jié)語

高等教育國際化是在國際文化交流中展示中國文化自信的重要場域， 而高校外事檔案管理優(yōu)化是服務教育國際化的重要支持力量，從此意義而言，高校外事檔案管理的使命光榮而責任重大。