□肖 旭

（作者單位：湖南省婁底市婁底日報社。）

互聯(lián)網+時代對整個社會各領域的影響均極為巨大，廣泛體現(xiàn)于多個層面，其中自然就包括檔案管理。新時期背景下，事業(yè)單位人事檔案管理需要積極實現(xiàn)信息化管理，才能順應時代發(fā)展趨勢并推動實際管理水平提升，在強化檔案管理職能的同時充分利用檔案的數(shù)據信息價值，為整個單位的運行、管理及發(fā)展提供支持。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展的主要問題

（一）管理理念滯后

在現(xiàn)代社會快速發(fā)展的當下，持續(xù)更新、變革是時代的主旋律。事業(yè)單位人事檔案管理也需要緊隨時代步伐，持續(xù)進行創(chuàng)新、變革和優(yōu)化。對檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化而言，最基礎的一點在于創(chuàng)新管理理念。理念、思想是行為的主導，在缺乏先進理念指導的情況下人事檔案管理很難在實踐層面實現(xiàn)有效創(chuàng)新，也無法與信息化時代順利接軌，相應的管理水平自然不能得到切實提升。目前，部分事業(yè)單位領導以及人事檔案管理人員的思想觀念較為滯后，沒有意識到人事檔案管理的關鍵價值，也沒有意識到信息化發(fā)展的必要性與重要性，對相關工作的落實缺乏足夠重視，忽視了檔案信息安全防護。在實踐中，往往容易出現(xiàn)業(yè)務部門人員兼職檔案管理工作的情況，嚴重影響實際管理質量，也不利于檔案管理的信息化發(fā)展。

（二）人才欠缺

信息化的檔案管理對管理人員的綜合素養(yǎng)有著更高的要求，廣泛體現(xiàn)在專業(yè)能力、信息技術操作能力、信息安全意識、崗位道德等方面，部分事業(yè)單位正面臨人才欠缺的問題。一方面，不少在崗的檔案人員年齡較大，創(chuàng)新、學習、適應能力較弱，對信息技術的掌握不到位，難以快速適應檔案管理工作的信息化發(fā)展趨勢，很大程度上限制了管理創(chuàng)新與優(yōu)化；另一方面，新的時代對檔案管理程序、要求有所提升，更是需要大量素養(yǎng)足夠高的人才作為基礎支撐。但目前事業(yè)單位人事檔案管理人員隊伍總體素養(yǎng)參差不齊，并不能完全滿足實際需求。

（三）制度不完善

在信息化發(fā)展的進程中，部分事業(yè)單位的人事檔案管理制度依舊是完全沿用傳統(tǒng)制度，并沒有及時進行創(chuàng)新和優(yōu)化。從信息化發(fā)展層面看，缺乏基于信息化特征而構建具體制度；從制度規(guī)范層面看，缺乏基于對傳統(tǒng)制度的缺陷與不足進行有效改善的核心舉措。這直接導致整個制度體系存在不少問題，而且與實際檔案管理工作的開展有所脫節(jié)，自然無法充分發(fā)揮制度作用，難以推動管理水平提升。

（四）信息技術利用不到位

傳統(tǒng)人事檔案管理整體水平較低，大多停留在數(shù)據信息記錄層面，并沒有對檔案中有價值的信息進行充分挖掘和利用。而信息化技術則為此提供了有力支持，能夠很好地對檔案信息進行全面分析、深度挖掘以及有效利用。但是在信息化發(fā)展進程中，部分事業(yè)單位依舊以傳統(tǒng)模式落實具體管理工作，并沒有對先進信息技術進行充分利用，導致檔案管理依舊停留在簡單的數(shù)據、信息記錄層面，并不能很好地利用檔案信息與內容，無法支持單位業(yè)務以及管理工作的良好開展。

二、互聯(lián)網+時代事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展策略

（一）更新管理理念

互聯(lián)網+背景下，事業(yè)單位領導以及人事檔案人員都應當積極更新管理理念，既要充分意識到人事檔案對整個單位的重要意義，也要基于新的時代背景樹立持續(xù)創(chuàng)新、不斷優(yōu)化的良好意識，進而為具體管理工作的完善奠定基礎。單位領導應當緊跟時代發(fā)展趨勢，正確意識到互聯(lián)網、信息化對整個單位的影響，制訂科學合理的人事檔案管理信息化發(fā)展規(guī)劃，并加強針對檔案管理人員的教育和培養(yǎng)。而檔案人員則需要充分意識到新時代背景下檔案管理的新要求，在積極探索信息化管理模式的進程中不斷推動管理水平提升。

（二）構建統(tǒng)一的信息化管理平臺

建立統(tǒng)一的信息化管理平臺，不僅能為人事檔案管理工作的開展提供必要的功能支持，也能促進各部門間的有效交流與協(xié)作，進而為檔案管理水平提升帶來更多可能。事業(yè)單位應當全面加強硬件基礎建設，并基于此構建統(tǒng)一的信息化管理平臺，選擇合適的專業(yè)軟件支持檔案管理工作開展。不同部門人員可通過單獨的賬號與密碼登錄該平臺，并獲得不同權限的功能，完成相應的工作。平臺通常包含身份認證模塊、人員信息統(tǒng)計模塊、人員基本信息查詢模塊、人員基本信息管理模塊、工資信息查詢模塊、工資信息管理模塊、更改密碼模塊、添加/刪除管理員模塊、部門管理模塊等。通過該平臺不同模塊間的有機協(xié)作，能夠很好地支持人事檔案管理工作開展。不同部門、崗位間通過平臺強化合作，尤其是檔案管理部門與其他崗位間的交流與合作，能夠大力推動檔案信息建設與處理水平的提升。

（三）加強人才隊伍建設

打造高素養(yǎng)的人才隊伍，能夠很好地支持人事檔案管理工作在互聯(lián)網+時代的有效創(chuàng)新轉型。事業(yè)單位需要在新時期背景下全面加強檔案人員隊伍建設，根據自身實際情況對檔案人員應當具備的綜合素質進行明確要求，并以此指導人員招聘、培訓、管理等工作的開展。在互聯(lián)網+時代，檔案管理人員只有兼具良好的專業(yè)知識與能力、信息技術操作能力、信息安全防護意識、創(chuàng)新學習能力以及職業(yè)道德等，才能完全勝任崗位并推動人事檔案管理的信息化發(fā)展。在檔案人員招聘方面，事業(yè)單位需要基于專崗專責這一原則以高要求進行招聘。加強對在崗檔案人員的培訓和管理，著重圍繞新的檔案管理模式發(fā)展趨勢以及信息化特點等，合理安排人員考核及培訓方案，務必通過持續(xù)而有效的培訓確保每位在崗人員都能完全勝任本職工作。嚴格要求檔案人員在實踐中按照相關制度與規(guī)范進行操作，加強信息安全保護，做好數(shù)據備份工作，切實保障檔案管理工作的開展效果。

（四）規(guī)范和完善制度體系

對具體的檔案管理制度進行規(guī)范和完善，能夠為人事檔案管理工作的開展提供指導、規(guī)范以及保障。事業(yè)單位既要根據信息化特征與需求，積極創(chuàng)新檔案管理制度，結合具體工作程序及要求對具體制度加以明確；也要對傳統(tǒng)制度中存在的缺陷和不足進行糾正，動態(tài)化地完善制度體系。其中電子文件歸檔與管理制度、安全保密制度、數(shù)字檔案查詢利用制度、檔案數(shù)據管理維護制度、數(shù)字檔案鑒定銷毀制度、檔案數(shù)據網絡和信息設備維護使用制度、檔案庫房管理制度等，均需要根據信息化特征進行有效創(chuàng)新與優(yōu)化。

（五）深化對信息技術的有效利用

對信息技術進行有效利用，深挖人事檔案中潛藏的信息與價值，可以更好地支持事業(yè)單位人力資源管理工作乃至其他工作的開展。事業(yè)單位需要以專業(yè)化軟件和統(tǒng)一的信息化管理平臺為基礎，通過自動化的信息數(shù)據處理支持檔案管理，并積極探索利用大數(shù)據技術等深挖人事檔案信息與價值的可行路徑，充分發(fā)揮技術優(yōu)勢并利用檔案價值，為單位各項工作的開展與落實提供更多支持。

（六）加強信息安全防護

加強信息安全防護是互聯(lián)網+背景下檔案管理信息化發(fā)展的重要任務。只有做好信息安全防護工作，才能切實保障檔案數(shù)據安全，降低檔案數(shù)據泄露、損壞、丟失的風險?？茖W建設檔案庫房與服務器，做好電子數(shù)據本地與云端備份工作，同時健全檔案信息安全管理制度，嚴格要求相關人員在實踐中按照制度進行操作，不得作出危害檔案信息安全的行為。同時，事業(yè)單位需要全面加強對防火墻技術、訪問控制技術、數(shù)據加密技術等的運用，及時更新安全系統(tǒng)與軟件，加強對黑客攻擊、病毒入侵的防護。

三、結語

綜上可知，事業(yè)單位的信息化發(fā)展已成必然趨勢，加強人事檔案信息化管理也成為重中之重。事業(yè)單位需要根據自身實際情況，合理制定檔案信息化管理發(fā)展規(guī)范和方案，并在實踐中采取一系列措施加強變革和改善，持續(xù)推動人事檔案管理工作的創(chuàng)新和改善。