鄧振

摘要：本文從高校檔案建設(shè)的需要、提高檔案利用效率減少紙質(zhì)檔案損耗、檔案利用需求大三個(gè)方面分析了高校檔案館檔案數(shù)字化加工的必要性。通過作者所在YC高校檔案館數(shù)字化加工流程，分析了高校檔案數(shù)字化存在的障礙。最后根據(jù)這些障礙，提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；對(duì)策；檔案館

高校檔案館館藏檔案，一般包含從高校建立至今，各個(gè)階段的檔案，也包含高校發(fā)展過程中一些合并院校的相關(guān)檔案?！案叩葘W(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”[1]高校檔案門類較多，一般分為十一大類。2021年6月，在《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出“繼續(xù)做好‘存量數(shù)字化，全國(guó)縣級(jí)以上綜合檔案館應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)字化率達(dá)到80%?！盵2]高校檔案是高校建立、發(fā)展、演變的見證者。高校檔案數(shù)字化，是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過數(shù)字掃描的方法轉(zhuǎn)化為虛擬的電子文件形式。本文以筆者所在單位YC高校檔案館為例，對(duì)高校檔案館數(shù)字化工作進(jìn)行探討。

1高校檔案數(shù)字化工作的必要性

1.1高校檔案建設(shè)的需要

數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，對(duì)提高檔案利用率、保護(hù)紙質(zhì)檔案、節(jié)約庫房空間有著重要意義。高校各類教學(xué)資源只有在完善的高校數(shù)字化檔案信息平臺(tái)才能更有效利用。高校檔案館只有做好檔案數(shù)字化工作才能適應(yīng)時(shí)代步伐。

1.2提高檔案利用效率減少紙質(zhì)檔案損耗

原始的檔案利用，需要進(jìn)入庫房一本本找紙質(zhì)檔案，工作效率低下。檔案常常需要從庫房拿出來，慢慢翻，每次利用對(duì)紙質(zhì)檔案都是一種損耗。檔案數(shù)字化，包括目錄數(shù)字化、檔案原文數(shù)字化。檔案數(shù)字化后，查閱檔案只要利用計(jì)算機(jī)和檔案管理信息系統(tǒng)，輸入關(guān)鍵字，就可以快速、高效地檢索到文件，改變了檔案館工作人員去庫房翻找紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)模式。高校的教學(xué)、科研等檔案資料，查詢量大，檔案數(shù)字化既給檔案利用者帶來了便利，又提升了高校優(yōu)質(zhì)服務(wù)師生、服務(wù)校友的形象。

1.3檔案利用需求大

在筆者工作單位（以下簡(jiǎn)稱“YC高校檔案館”），高校檔案利用以畢業(yè)校友利用為主。校內(nèi)利用主體中，以學(xué)生利用檔案最多，其次為本校管理人員，社會(huì)公眾，學(xué)歷認(rèn)證機(jī)構(gòu)。當(dāng)前學(xué)校檔案資源利用以校內(nèi)及畢業(yè)校友為主。學(xué)校檔案資源中被利用最多的是財(cái)會(huì)檔案，以下依次是學(xué)籍檔案，利用主體主要是畢業(yè)校友；黨群檔案及行政檔案，利用主體主要為校內(nèi)機(jī)關(guān)管理人員；在科研檔案、外事檔案及設(shè)備檔案方面利用率較低。

2高校檔案館數(shù)字化加工流程

YC高校檔案館檔案數(shù)字化主要采取檔案外包的方式，通過競(jìng)標(biāo)，選擇合適的專門數(shù)字化的公司進(jìn)行檔案數(shù)字化。高校檔案館按照國(guó)家檔案數(shù)字化相關(guān)規(guī)定，與競(jìng)標(biāo)成功的外包公司簽訂保密協(xié)議、合同的方式進(jìn)行檔案數(shù)字化。

3高校檔案數(shù)字化存在的障礙

3.1缺乏統(tǒng)一的頂層設(shè)計(jì)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)嚴(yán)重影響高校的信息化建設(shè)。高校校園信息化建設(shè)沒有充分調(diào)研檔案館的信息化需求，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)性的檔案數(shù)字化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)。第一，高校檔案館使用南大之星管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)未納入本單位信息建設(shè)的統(tǒng)疇，不能與學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，有效收集電子檔案。各部門在更換系統(tǒng)時(shí)，也從未考慮與高校檔案館管理信息系統(tǒng)開通端口，不能實(shí)現(xiàn)電子檔案的全面收集、歸檔。第二，服務(wù)器容量小，面對(duì)增量數(shù)字化檔案，系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)死機(jī)、反應(yīng)慢的情況，嚴(yán)重影響日常查檔工作。第三，每年出國(guó)學(xué)生人數(shù)日益增多，學(xué)生需要成績(jī)英文翻譯件，對(duì)學(xué)校相關(guān)部門提供英文學(xué)籍卡檔案數(shù)字化也有著迫切需求。

3.2缺乏足夠的資金、場(chǎng)地

經(jīng)費(fèi)有限，高校檔案館無法啟動(dòng)高速、規(guī)模大的檔案數(shù)字掃描工程。高校檔案館庫房的紙質(zhì)檔案全部進(jìn)行檔案數(shù)字化需要足夠的資金支持。以YC高校檔案館《檔案數(shù)字化加工采購合同2021》為例，合同金額99000元，也只是進(jìn)行了幾個(gè)年度1423卷學(xué)籍檔案掃描。因?yàn)榻痤~有限，每年只能進(jìn)行少量急需學(xué)籍檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，需要撥付大額的專項(xiàng)資金。

檔案數(shù)字化加工場(chǎng)地，按規(guī)定要做好“九防”要求，達(dá)到與檔案庫房差不多的管理?xiàng)l件，才能確保檔案實(shí)體與信息安全。YC高校A校區(qū)檔案館位于行政樓三樓，庫房面積241平方米，閱覽室面積30平方米，機(jī)房面積20平方米，整理工作間面積50平方米，辦公室面積30平方米。B校區(qū)檔案館建于2003年，當(dāng)時(shí)庫房容量預(yù)留時(shí)間為10年，早在2013年已經(jīng)滿倉，檔案安全隱患突出，更不用說有足夠的場(chǎng)地留給檔案數(shù)字化加工。高校檔案數(shù)字化場(chǎng)地暫時(shí)設(shè)在教學(xué)主樓的兩間辦公室，離檔案館有一定距離，檔案進(jìn)出不便。

3.3缺乏懂計(jì)算機(jī)的檔案復(fù)合型人才

YC高校檔案館現(xiàn)有編制內(nèi)員工6人，其中檔案學(xué)專門人才僅有1人。檔案數(shù)字化是為了利用，工作中最缺計(jì)算機(jī)人才。檔案數(shù)字化后，需要掛接在南大之星檔案信息系統(tǒng)。服務(wù)器一出現(xiàn)問題，檔案信息系統(tǒng)、檔案利用登記系統(tǒng)都不能正常使用。沒有懂計(jì)算機(jī)的檔案復(fù)合型人才快速及時(shí)地解決問題，日常檔案查詢工作都不能正常開展。檔案數(shù)字化后的利用受到嚴(yán)重影響。檔案數(shù)字化工作需要的各種軟、硬件設(shè)備，需要懂計(jì)算機(jī)的專門人才進(jìn)行維護(hù)。另外，檔案數(shù)字化后掛接在檔案管理信息系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)上也會(huì)存在黑客攻擊，需要懂計(jì)算機(jī)的專門人才對(duì)其信息安全進(jìn)行維護(hù)，確保檔案信息安全。

3.4缺乏第三方檢查機(jī)構(gòu)

高校檔案館在檔案數(shù)字化過程中，安排專門的老師負(fù)責(zé)檔案的提檔、歸還工作，對(duì)檔案出庫、進(jìn)庫都進(jìn)行了嚴(yán)格的登記、檢查。每批檔案數(shù)字化后，都需要對(duì)成果進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于檔案文件分件、目錄、裝訂進(jìn)行檢查，對(duì)每份檔案里的文件所對(duì)應(yīng)的圖像有無漏掃、不清晰、明顯傾斜、掃描不完整、掛接張冠李戴等問題進(jìn)行驗(yàn)收。YC高校檔案館采取對(duì)所有數(shù)字化的檔案全部進(jìn)行檢查的方式，驗(yàn)收的方式雖然簡(jiǎn)單，但是耗時(shí)相當(dāng)長(zhǎng)，檔案館因?yàn)槿松?，一個(gè)學(xué)期的掃描任務(wù)，只能由一兩個(gè)人花費(fèi)一個(gè)學(xué)期的時(shí)間才能完成檢查任務(wù)。專門負(fù)責(zé)檢查的老師或者學(xué)生需要把檔案一盒盒抱出，一個(gè)圖像一個(gè)圖像打開核對(duì)。圖像打開的速度較慢，因?yàn)轵?yàn)收的檔案較多，專門負(fù)責(zé)檢查的人員拿著檔案，用右手點(diǎn)著鼠標(biāo)鍵，從早到晚，累月地重復(fù)這一個(gè)動(dòng)作，極易患上腱鞘炎、鼠標(biāo)手、皮膚過敏等問題，影響健康從而影響生活、工作。

4高校檔案館檔案數(shù)字化對(duì)策

4.1加強(qiáng)高校對(duì)檔案數(shù)字化工作的頂層設(shè)計(jì)

高校應(yīng)該對(duì)檔案館檔案數(shù)字化工作做全面的頂層設(shè)計(jì)。一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)?！案咝n案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作?！盵3]這既是對(duì)檔案工作地位的認(rèn)可，也是高校檔案工作體制的硬性要求，有利于檔案工作與學(xué)校其他工作統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展?！盵4]二是利用信息技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，通過該數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)部各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)（科研系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、辦公OA系統(tǒng)等）與學(xué)校檔案館使用的“南大之星”檔案管理系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)自動(dòng)交換。三是檔案數(shù)字化是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，檔案館可以成立一個(gè)專門的數(shù)字化工作機(jī)構(gòu)，配備專門的工作人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作，對(duì)學(xué)校檔案數(shù)字化進(jìn)行周密指導(dǎo)、嚴(yán)格把關(guān)。

4.2加大資金投入

學(xué)校應(yīng)劃撥足夠的經(jīng)費(fèi)支持檔案工作。經(jīng)費(fèi)是學(xué)校檔案信息化進(jìn)一步開展的需求，是檔案數(shù)字化工作獲得充分保障的衡量條件。學(xué)校檔案工作在業(yè)務(wù)開展、檔案保管、人員管理、直接避災(zāi)等方面都需要學(xué)校劃撥足夠的經(jīng)費(fèi)支持。每年檔案工作經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校預(yù)算，檔案數(shù)字化工作經(jīng)費(fèi)要在檔案業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算中單獨(dú)列項(xiàng)，應(yīng)設(shè)立檔案保護(hù)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)制度，保證每年每卷（件）檔案都享受到一定數(shù)額的檔案保護(hù)費(fèi)用。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化工作保有持續(xù)關(guān)注度和支持度，根據(jù)短、中、長(zhǎng)期數(shù)字化工作方案，提供數(shù)字化項(xiàng)目專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保證檔案數(shù)字化工作有序進(jìn)行。

4.3學(xué)校重新規(guī)劃?rùn)n案館

檔案館庫房條件包括檔案庫房容量、庫房質(zhì)量，要適應(yīng)規(guī)范化管理需要。《檔案館建設(shè)設(shè)計(jì)規(guī)范》中提出，檔案館建筑與一般辦公樓的要求有很大不同（如庫房的承重、層高、獨(dú)立的滅火系統(tǒng)、獨(dú)立的空調(diào)系統(tǒng)）。普通教室、辦公室用房的設(shè)計(jì)規(guī)范不能完全符合檔案館建設(shè)要求，不能長(zhǎng)久地作為專業(yè)的檔案庫房來使用。在文書一體化管理和電子文件歸檔的要求下，檔案數(shù)量逐年增長(zhǎng)，檔案庫房保管的實(shí)體檔案數(shù)量激增，檔案館庫房的容積必須滿足一定年限內(nèi)的檔案增長(zhǎng)需求。檔案庫房出現(xiàn)容量不足的危機(jī)，無法滿足檔案安全保管的要求。檔案庫房設(shè)計(jì)不符合規(guī)范，容量不能滿足今后需要，對(duì)檔案工作規(guī)范管理都會(huì)造成影響。學(xué)校應(yīng)該以大局為重，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。學(xué)校應(yīng)該按照檔案館庫房標(biāo)準(zhǔn)在未來尋找合適的建筑樓房、土地，改建或新建檔案館。檔案用房要符合《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，要有庫房、辦公區(qū)域、調(diào)閱區(qū)域，整理區(qū)域，檔案庫房要嚴(yán)守“八防”。檔案庫房容量應(yīng)滿足今后二十年內(nèi)的檔案保管需求。檔案裝具（五節(jié)柜或密集架、檔案盒等）符合規(guī)范要求且數(shù)量充足，聲像、電子等特殊載體檔案需要配備專門存放設(shè)備。檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備（復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、電子計(jì)算機(jī)等）齊全。在新建或改建的檔案館里，有專門的區(qū)域可以用來檔案數(shù)字化，從檔案借出庫房到歸還，數(shù)字化全過程都在檔案館內(nèi)進(jìn)行，既能保障實(shí)體檔案安全，又保障數(shù)字檔案的安全。

4.4加強(qiáng)學(xué)校檔案管理信息隊(duì)伍的建設(shè)

學(xué)校各類檔案隨著招生規(guī)模不斷擴(kuò)大、師資力量不斷增強(qiáng)，檔案館管理人員的工作量與日俱增。技術(shù)短板，缺乏懂計(jì)算機(jī)的專門人才是檔案館信息化建設(shè)出現(xiàn)的障礙。要解決這個(gè)問題，一是學(xué)校應(yīng)該培養(yǎng)一支信息化檔案干部隊(duì)伍。每年定期定向開展計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面知識(shí)的培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)有效分析、處理的能力，定期維護(hù)檔案信息系統(tǒng)，能有效解決崗位需求的實(shí)踐性人才。二是學(xué)校要考慮檔案館的現(xiàn)實(shí)情況，在學(xué)校招聘時(shí)為檔案館招聘有計(jì)算機(jī)背景的專門人才，促進(jìn)學(xué)校檔案館的信息化發(fā)展。三是提高檔案館工作人員的綜合素質(zhì)。學(xué)校積極開展職業(yè)素養(yǎng)、道德法規(guī)等方面的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案館工作人員高效服務(wù)意識(shí)，滿足師生多元化的查檔需求。四是檔案館工作人員要加強(qiáng)檔案知識(shí)的繼續(xù)教育，定期參加檔案知識(shí)繼續(xù)教育，并且適時(shí)走出學(xué)校，向別的學(xué)校取經(jīng)，開闊視野，提升自己。

4.5引入第三方檢查機(jī)構(gòu)對(duì)檔案數(shù)字化的驗(yàn)收

學(xué)校檔案數(shù)字化項(xiàng)目完成后要組織第三方檢查機(jī)構(gòu)對(duì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目驗(yàn)收。學(xué)校檔案館人數(shù)有限，工作人員對(duì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收需要花費(fèi)大量時(shí)間，無法從事日常檔案工作，且身體無法承受巨大的工作量。學(xué)校檔案數(shù)字化項(xiàng)目驗(yàn)收工作首先可以花少額資金聘請(qǐng)另一家數(shù)字化外包公司對(duì)同行的工作成果進(jìn)行驗(yàn)收。其次，學(xué)?？梢詮募o(jì)委、監(jiān)審處、信息中心、檔案館抽調(diào)相關(guān)人員，與外包數(shù)字化公司的項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)人員一起成立驗(yàn)收?qǐng)F(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收的方式包括合同的執(zhí)行情況、檔案數(shù)字化加工的規(guī)范、技術(shù)達(dá)標(biāo)、掃描的質(zhì)量等內(nèi)容。只有完成檔案外包數(shù)字化驗(yàn)收后，才可以進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)項(xiàng)，外包數(shù)字化公司才算完成任務(wù)，并出具詳細(xì)的問題清單、整改清單。再次，外包數(shù)字化公司在檔案數(shù)字化加工后還要對(duì)檔案館在一定期限內(nèi)提供免費(fèi)技術(shù)支持，協(xié)助檔案館完成數(shù)據(jù)庫的及時(shí)更新，檔案網(wǎng)絡(luò)的更新維護(hù)，檔案數(shù)字化出現(xiàn)問題的整改。最后，外包數(shù)字化公司要主動(dòng)提供掃描數(shù)據(jù)備份，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫維護(hù)，防止軟硬件出現(xiàn)意外引發(fā)的系統(tǒng)崩潰，以及檔案系統(tǒng)維護(hù)過程中對(duì)數(shù)據(jù)庫誤操作引發(fā)的嚴(yán)重后果，協(xié)助檔案館更好地使用檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

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