鄧振

摘要：本文從高校檔案建設的需要、提高檔案利用效率減少紙質檔案損耗、檔案利用需求大三個方面分析了高校檔案館檔案數字化加工的必要性。通過作者所在YC高校檔案館數字化加工流程，分析了高校檔案數字化存在的障礙。最后根據這些障礙，提出了相應的對策。

關鍵詞：檔案數字化；對策；檔案館

高校檔案館館藏檔案，一般包含從高校建立至今，各個階段的檔案，也包含高校發(fā)展過程中一些合并院校的相關檔案。“高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！盵1]高校檔案門類較多，一般分為十一大類。2021年6月，在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出“繼續(xù)做好‘存量數字化，全國縣級以上綜合檔案館應數字化檔案數字化率達到80%?！盵2]高校檔案是高校建立、發(fā)展、演變的見證者。高校檔案數字化，是將傳統(tǒng)紙質檔案通過數字掃描的方法轉化為虛擬的電子文件形式。本文以筆者所在單位YC高校檔案館為例，對高校檔案館數字化工作進行探討。

1高校檔案數字化工作的必要性

1.1高校檔案建設的需要

數字化檔案系統(tǒng)建設是高?！皵底只@”建設的重要組成部分，對提高檔案利用率、保護紙質檔案、節(jié)約庫房空間有著重要意義。高校各類教學資源只有在完善的高校數字化檔案信息平臺才能更有效利用。高校檔案館只有做好檔案數字化工作才能適應時代步伐。

1.2提高檔案利用效率減少紙質檔案損耗

原始的檔案利用，需要進入庫房一本本找紙質檔案，工作效率低下。檔案常常需要從庫房拿出來，慢慢翻，每次利用對紙質檔案都是一種損耗。檔案數字化，包括目錄數字化、檔案原文數字化。檔案數字化后，查閱檔案只要利用計算機和檔案管理信息系統(tǒng)，輸入關鍵字，就可以快速、高效地檢索到文件，改變了檔案館工作人員去庫房翻找紙質檔案的傳統(tǒng)模式。高校的教學、科研等檔案資料，查詢量大，檔案數字化既給檔案利用者帶來了便利，又提升了高校優(yōu)質服務師生、服務校友的形象。

1.3檔案利用需求大

在筆者工作單位（以下簡稱“YC高校檔案館”），高校檔案利用以畢業(yè)校友利用為主。校內利用主體中，以學生利用檔案最多，其次為本校管理人員，社會公眾，學歷認證機構。當前學校檔案資源利用以校內及畢業(yè)校友為主。學校檔案資源中被利用最多的是財會檔案，以下依次是學籍檔案，利用主體主要是畢業(yè)校友；黨群檔案及行政檔案，利用主體主要為校內機關管理人員；在科研檔案、外事檔案及設備檔案方面利用率較低。

2高校檔案館數字化加工流程

YC高校檔案館檔案數字化主要采取檔案外包的方式，通過競標，選擇合適的專門數字化的公司進行檔案數字化。高校檔案館按照國家檔案數字化相關規(guī)定，與競標成功的外包公司簽訂保密協議、合同的方式進行檔案數字化。

3高校檔案數字化存在的障礙

3.1缺乏統(tǒng)一的頂層設計

高校檔案數字化建設嚴重影響高校的信息化建設。高校校園信息化建設沒有充分調研檔案館的信息化需求，缺乏長遠性的檔案數字化建設的頂層設計。第一，高校檔案館使用南大之星管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)未納入本單位信息建設的統(tǒng)疇，不能與學校教務系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)進行對接，有效收集電子檔案。各部門在更換系統(tǒng)時，也從未考慮與高校檔案館管理信息系統(tǒng)開通端口，不能實現電子檔案的全面收集、歸檔。第二，服務器容量小，面對增量數字化檔案，系統(tǒng)經常出現死機、反應慢的情況，嚴重影響日常查檔工作。第三，每年出國學生人數日益增多，學生需要成績英文翻譯件，對學校相關部門提供英文學籍卡檔案數字化也有著迫切需求。

3.2缺乏足夠的資金、場地

經費有限，高校檔案館無法啟動高速、規(guī)模大的檔案數字掃描工程。高校檔案館庫房的紙質檔案全部進行檔案數字化需要足夠的資金支持。以YC高校檔案館《檔案數字化加工采購合同2021》為例，合同金額99000元，也只是進行了幾個年度1423卷學籍檔案掃描。因為金額有限，每年只能進行少量急需學籍檔案的數字化。檔案數字化加工項目是一個長期的過程，需要撥付大額的專項資金。

檔案數字化加工場地，按規(guī)定要做好“九防”要求，達到與檔案庫房差不多的管理條件，才能確保檔案實體與信息安全。YC高校A校區(qū)檔案館位于行政樓三樓，庫房面積241平方米，閱覽室面積30平方米，機房面積20平方米，整理工作間面積50平方米，辦公室面積30平方米。B校區(qū)檔案館建于2003年，當時庫房容量預留時間為10年，早在2013年已經滿倉，檔案安全隱患突出，更不用說有足夠的場地留給檔案數字化加工。高校檔案數字化場地暫時設在教學主樓的兩間辦公室，離檔案館有一定距離，檔案進出不便。

3.3缺乏懂計算機的檔案復合型人才

YC高校檔案館現有編制內員工6人，其中檔案學專門人才僅有1人。檔案數字化是為了利用，工作中最缺計算機人才。檔案數字化后，需要掛接在南大之星檔案信息系統(tǒng)。服務器一出現問題，檔案信息系統(tǒng)、檔案利用登記系統(tǒng)都不能正常使用。沒有懂計算機的檔案復合型人才快速及時地解決問題，日常檔案查詢工作都不能正常開展。檔案數字化后的利用受到嚴重影響。檔案數字化工作需要的各種軟、硬件設備，需要懂計算機的專門人才進行維護。另外，檔案數字化后掛接在檔案管理信息系統(tǒng)，在網絡上也會存在黑客攻擊，需要懂計算機的專門人才對其信息安全進行維護，確保檔案信息安全。

3.4缺乏第三方檢查機構

高校檔案館在檔案數字化過程中，安排專門的老師負責檔案的提檔、歸還工作，對檔案出庫、進庫都進行了嚴格的登記、檢查。每批檔案數字化后，都需要對成果進行驗收。對于檔案文件分件、目錄、裝訂進行檢查，對每份檔案里的文件所對應的圖像有無漏掃、不清晰、明顯傾斜、掃描不完整、掛接張冠李戴等問題進行驗收。YC高校檔案館采取對所有數字化的檔案全部進行檢查的方式，驗收的方式雖然簡單，但是耗時相當長，檔案館因為人少，一個學期的掃描任務，只能由一兩個人花費一個學期的時間才能完成檢查任務。專門負責檢查的老師或者學生需要把檔案一盒盒抱出，一個圖像一個圖像打開核對。圖像打開的速度較慢，因為驗收的檔案較多，專門負責檢查的人員拿著檔案，用右手點著鼠標鍵，從早到晚，累月地重復這一個動作，極易患上腱鞘炎、鼠標手、皮膚過敏等問題，影響健康從而影響生活、工作。

4高校檔案館檔案數字化對策

4.1加強高校對檔案數字化工作的頂層設計

高校應該對檔案館檔案數字化工作做全面的頂層設計。一是學校領導應該要充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，加強頂層設計。“高校檔案工作由高等學校校長領導，分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作?！盵3]這既是對檔案工作地位的認可，也是高校檔案工作體制的硬性要求，有利于檔案工作與學校其他工作統(tǒng)籌規(guī)劃，協調發(fā)展?！盵4]二是利用信息技術建立檔案數據交換平臺，通過該數據平臺實現校園內部各個應用系統(tǒng)（科研系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、辦公OA系統(tǒng)等）與學校檔案館使用的“南大之星”檔案管理系統(tǒng)之間進行數據篩選、數據自動轉換、數據自動交換。三是檔案數字化是一個長期的工作，檔案館可以成立一個專門的數字化工作機構，配備專門的工作人員負責檔案數字化工作，對學校檔案數字化進行周密指導、嚴格把關。

4.2加大資金投入

學校應劃撥足夠的經費支持檔案工作。經費是學校檔案信息化進一步開展的需求，是檔案數字化工作獲得充分保障的衡量條件。學校檔案工作在業(yè)務開展、檔案保管、人員管理、直接避災等方面都需要學校劃撥足夠的經費支持。每年檔案工作經費納入學校預算，檔案數字化工作經費要在檔案業(yè)務費預算中單獨列項，應設立檔案保護專項經費制度，保證每年每卷（件）檔案都享受到一定數額的檔案保護費用。學校領導應對檔案數字化工作保有持續(xù)關注度和支持度，根據短、中、長期數字化工作方案，提供數字化項目專項經費，保證檔案數字化工作有序進行。

4.3學校重新規(guī)劃檔案館

檔案館庫房條件包括檔案庫房容量、庫房質量，要適應規(guī)范化管理需要?！稒n案館建設設計規(guī)范》中提出，檔案館建筑與一般辦公樓的要求有很大不同（如庫房的承重、層高、獨立的滅火系統(tǒng)、獨立的空調系統(tǒng)）。普通教室、辦公室用房的設計規(guī)范不能完全符合檔案館建設要求，不能長久地作為專業(yè)的檔案庫房來使用。在文書一體化管理和電子文件歸檔的要求下，檔案數量逐年增長，檔案庫房保管的實體檔案數量激增，檔案館庫房的容積必須滿足一定年限內的檔案增長需求。檔案庫房出現容量不足的危機，無法滿足檔案安全保管的要求。檔案庫房設計不符合規(guī)范，容量不能滿足今后需要，對檔案工作規(guī)范管理都會造成影響。學校應該以大局為重，從長遠考慮學校檔案事業(yè)的發(fā)展。學校應該按照檔案館庫房標準在未來尋找合適的建筑樓房、土地，改建或新建檔案館。檔案用房要符合《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規(guī)范》，要有庫房、辦公區(qū)域、調閱區(qū)域，整理區(qū)域，檔案庫房要嚴守“八防”。檔案庫房容量應滿足今后二十年內的檔案保管需求。檔案裝具（五節(jié)柜或密集架、檔案盒等）符合規(guī)范要求且數量充足，聲像、電子等特殊載體檔案需要配備專門存放設備。檔案現代化管理所需設備（復印機、打印機、掃描儀、電子計算機等）齊全。在新建或改建的檔案館里，有專門的區(qū)域可以用來檔案數字化，從檔案借出庫房到歸還，數字化全過程都在檔案館內進行，既能保障實體檔案安全，又保障數字檔案的安全。

4.4加強學校檔案管理信息隊伍的建設

學校各類檔案隨著招生規(guī)模不斷擴大、師資力量不斷增強，檔案館管理人員的工作量與日俱增。技術短板，缺乏懂計算機的專門人才是檔案館信息化建設出現的障礙。要解決這個問題，一是學校應該培養(yǎng)一支信息化檔案干部隊伍。每年定期定向開展計算機技術、大數據技術、網絡技術等方面知識的培訓，提高管理人員對檔案信息系統(tǒng)中的各項數據有效分析、處理的能力，定期維護檔案信息系統(tǒng)，能有效解決崗位需求的實踐性人才。二是學校要考慮檔案館的現實情況，在學校招聘時為檔案館招聘有計算機背景的專門人才，促進學校檔案館的信息化發(fā)展。三是提高檔案館工作人員的綜合素質。學校積極開展職業(yè)素養(yǎng)、道德法規(guī)等方面的培訓，培養(yǎng)檔案館工作人員高效服務意識，滿足師生多元化的查檔需求。四是檔案館工作人員要加強檔案知識的繼續(xù)教育，定期參加檔案知識繼續(xù)教育，并且適時走出學校，向別的學校取經，開闊視野，提升自己。

4.5引入第三方檢查機構對檔案數字化的驗收

學校檔案數字化項目完成后要組織第三方檢查機構對檔案數字化項目驗收。學校檔案館人數有限，工作人員對檔案數字化驗收需要花費大量時間，無法從事日常檔案工作，且身體無法承受巨大的工作量。學校檔案數字化項目驗收工作首先可以花少額資金聘請另一家數字化外包公司對同行的工作成果進行驗收。其次，學?？梢詮募o委、監(jiān)審處、信息中心、檔案館抽調相關人員，與外包數字化公司的項目經理、技術人員一起成立驗收團隊，對檔案數字化成果進行驗收。驗收的方式包括合同的執(zhí)行情況、檔案數字化加工的規(guī)范、技術達標、掃描的質量等內容。只有完成檔案外包數字化驗收后，才可以進行財務結項，外包數字化公司才算完成任務，并出具詳細的問題清單、整改清單。再次，外包數字化公司在檔案數字化加工后還要對檔案館在一定期限內提供免費技術支持，協助檔案館完成數據庫的及時更新，檔案網絡的更新維護，檔案數字化出現問題的整改。最后，外包數字化公司要主動提供掃描數據備份，加強檔案數據庫維護，防止軟硬件出現意外引發(fā)的系統(tǒng)崩潰，以及檔案系統(tǒng)維護過程中對數據庫誤操作引發(fā)的嚴重后果，協助檔案館更好地使用檔案管理網絡。

參考文獻：

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