杜立偉
摘要:檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化是一種更為全面的檔案數(shù)字化管理形式,其不是數(shù)字化技術(shù)與檔案工作的簡(jiǎn)單融合,而是包含檔案業(yè)務(wù)全過程的數(shù)字化轉(zhuǎn)型,是在保障檔案安全的前提下實(shí)施的創(chuàng)新舉措。當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化主要面臨制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)相對(duì)滯后,檔案資源收集與服務(wù)融合不深,檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化規(guī)劃和保障不足的現(xiàn)實(shí)困境。為突破現(xiàn)有困境,應(yīng)積極探索數(shù)字化制度先行、數(shù)字化技術(shù)深度融合、業(yè)務(wù)流程再造和軟硬件設(shè)施、技術(shù)人才保障的多維路徑。
關(guān)鍵詞:檔案管理;業(yè)務(wù)過程;數(shù)字化;實(shí)踐路徑
檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化、數(shù)據(jù)化是檔案機(jī)構(gòu)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然要求,同時(shí)也是電子文件歸檔管理的重要基礎(chǔ)。鑒于當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)還存在效率和質(zhì)量不高的問題,為進(jìn)一步發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì),需加速推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型,具體到檔案業(yè)務(wù)過程管理中,表現(xiàn)為軟硬件設(shè)備、數(shù)字化人員、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理流程等多方面的數(shù)字化升級(jí)。
1檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化面臨的現(xiàn)實(shí)困境
1.1制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后于檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化進(jìn)程
首先,一些檔案管理部門檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化體系建設(shè)滯后,在推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化過程中沒有建立相應(yīng)的制度規(guī)范,也沒有結(jié)合檔案業(yè)務(wù)實(shí)際情況對(duì)相關(guān)檔案數(shù)字化工作細(xì)則進(jìn)行細(xì)化,這也就客觀上造成了檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。在檔案數(shù)據(jù)收集、管理、利用過程中出現(xiàn)格式不統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、不明確問題,難以為后續(xù)檔案數(shù)字資源開發(fā)利用提供全方位支持。其次,部分檔案管理部門績(jī)效考核和責(zé)任落實(shí)不具體。由于責(zé)任落實(shí)不到位,導(dǎo)致部分檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作缺少實(shí)施主體。加之績(jī)效考核指標(biāo)不明確,考核結(jié)果運(yùn)用不到位,也在一定程度上影響檔案管理部門檔案工作人員參與檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)的積極性和主動(dòng)性,檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作推進(jìn)舉步維艱。最后,檔案業(yè)務(wù)工作缺少宏觀規(guī)劃和前期調(diào)研。一方面,部分檔案管理部門對(duì)于檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作重視程度,沒有為檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化配備所需的工作人員、基礎(chǔ)設(shè)施,沒有結(jié)合檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作制定宏觀規(guī)劃,統(tǒng)籌各類資源。另一方面,部分檔案管理部門缺少對(duì)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化的前期調(diào)研,很容易造成“眉毛胡子一把抓”,可能會(huì)出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)問題。
1.2數(shù)字化與檔案資源收集、服務(wù)過程的融合不深
一些檔案管理部門在檔案資源收集過程中對(duì)數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用得不夠全面,仍然以紙質(zhì)檔案載體作為主要收集對(duì)象,在服務(wù)過程中也沒有結(jié)合用戶需求對(duì)檔案服務(wù)手段和方式進(jìn)行創(chuàng)新,對(duì)服務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化,在一定程度上影響了檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化工作的開展。一方面,數(shù)字化技術(shù)與檔案收集結(jié)合得不夠緊密,在檔案資源收集過程中容易出現(xiàn)形式不同步、內(nèi)容不完整等問題,不僅會(huì)影響檔案資源收集效率,也不利于后期的檔案資源管理和開發(fā)[1]。另一方面,數(shù)字化技術(shù)與檔案資源服務(wù)融合得不夠緊密。部分檔案管理部門并沒有建立對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng),也沒有結(jié)合用戶需求積極應(yīng)用數(shù)字信息技術(shù)為用戶提供多元化的檔案利用服務(wù)。
1.3檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的整體規(guī)劃不足
一些檔案管理部門在檔案業(yè)務(wù)開展過程中過于保守,沒有主動(dòng)地運(yùn)用信息技術(shù)積極推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化,沒有結(jié)合新時(shí)期發(fā)展需求對(duì)檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化進(jìn)行整體規(guī)劃,在管理手段和管理方式上缺少銳意進(jìn)取精神;沒有結(jié)合檔案業(yè)務(wù)實(shí)際情況對(duì)數(shù)字化信息技術(shù)引入進(jìn)行整體規(guī)劃和部署,在缺少前期調(diào)研和整體規(guī)劃的前提下,很容易導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化建設(shè)與實(shí)際需求不符,進(jìn)而出現(xiàn)檔案信息不兼容,檔案資源處理能力弱的現(xiàn)實(shí)困境。
1.4檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的保障和支持要素不充分
目前部分事業(yè)單位在檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化過程中并沒有完善相應(yīng)的保障措施,現(xiàn)代信息技術(shù)也用也不夠及時(shí)完善。檔案管理部門在數(shù)字化的影響下,需要對(duì)檔案業(yè)務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新,對(duì)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化,所形成的檔案數(shù)字化資源與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源管理還存在著一些差異,相應(yīng)地,就需要檔案管理人員進(jìn)行自主學(xué)習(xí),不斷調(diào)整自身知識(shí)結(jié)構(gòu),掌握必要的數(shù)字化信息技術(shù),才能夠更好地完成檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化任務(wù)[2]。
2檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的實(shí)踐路徑
2.1制度先行,完善檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化管理制度與規(guī)范
檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化涉及檔案業(yè)務(wù)的方方面面,在數(shù)字化過程中要前期做好調(diào)研,對(duì)相應(yīng)制度機(jī)制進(jìn)行完善,為檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的順利過渡提供扎實(shí)的制度保障和硬件條件。首先,通過完善檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化管理制度,能夠減少檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化推進(jìn)阻力。要制度先行,通過完善相關(guān)制度為檔案業(yè)務(wù)工作開展提供依據(jù),通過新老制度銜接進(jìn)而幫助檔案管理人員掌握新技能、新知識(shí),對(duì)檔案業(yè)務(wù)出現(xiàn)的新情況、新變化有所了解,并以當(dāng)前業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型作為中心工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理人員能力和制度建設(shè)雙提升。其次,完善檔案業(yè)務(wù)過程中相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。一方面,在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)之上,結(jié)合檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的新特點(diǎn)、新情況,對(duì)原來的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化,對(duì)已經(jīng)不適合數(shù)字化檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要及時(shí)予以廢止,對(duì)缺少相應(yīng)制度標(biāo)準(zhǔn)的領(lǐng)域要給予完善和補(bǔ)充。另一方面,聘請(qǐng)相關(guān)專家學(xué)者與檔案管理部門共同對(duì)當(dāng)前實(shí)施的數(shù)字化檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研討,廣泛聽取專家學(xué)者意見,并以此作為完善檔案業(yè)務(wù)過程中技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù),進(jìn)一步提升檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性、科學(xué)性和可操作性,為檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化管理提供更為扎實(shí)的制度依據(jù),提升檔案業(yè)務(wù)管理質(zhì)量。
2.2深度融合,提高檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理各環(huán)節(jié)的效率與質(zhì)量
首先,強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理驗(yàn)收環(huán)節(jié)。通過檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收和評(píng)估各個(gè)環(huán)節(jié)驗(yàn)收工作,對(duì)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理各個(gè)環(huán)節(jié)與之前設(shè)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)比,能夠發(fā)現(xiàn)具體問題,并按照之前確定的技術(shù)參數(shù)進(jìn)行調(diào)整,確保調(diào)整之后的流程能夠進(jìn)一步提升檔案業(yè)務(wù)管理效率。從檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的目標(biāo)看,就是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化,減少不必要的中間環(huán)節(jié),提升檔案業(yè)務(wù)管理效率和服務(wù)質(zhì)量。因此,在驗(yàn)收過程中參與驗(yàn)收人員要堅(jiān)持實(shí)事求是原則,對(duì)在驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的問題不瞞報(bào)、不少報(bào),本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,進(jìn)一步提升檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理各個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量。其次,重視現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化管理各個(gè)環(huán)節(jié)的深度融合[3]。通過檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化轉(zhuǎn)型,借助數(shù)字信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的深入挖掘。特別是當(dāng)前用戶對(duì)于檔案管理部門的信息服務(wù)提出了更高要求,檔案管理部門也必須主動(dòng)作為,在了解用戶對(duì)檔案業(yè)務(wù)需求的同時(shí),也要加大對(duì)內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)力度,正視檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化存在的現(xiàn)實(shí)困境。并以此作為現(xiàn)在信息技術(shù)引入的重要依據(jù),與第三方企業(yè)開展廣泛而深入合作,進(jìn)而為業(yè)務(wù)數(shù)字化管理提供有針對(duì)性的轉(zhuǎn)型升級(jí)方案,從整體上進(jìn)一步提升檔案管理部門檔案業(yè)務(wù)質(zhì)量。
2.3流程再造,提升檔案業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化和智能化水平
檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化實(shí)質(zhì)上就是對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造,這種再造既體現(xiàn)在理念層面,也體現(xiàn)在技術(shù)方法和模式層面。通過信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的深度融合,重塑了檔案業(yè)務(wù)的流程,提升了檔案業(yè)務(wù)管理效率和服務(wù)質(zhì)量。檔案管理部門在推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化過程中要善于運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的深度開發(fā),充分發(fā)揮檔案管理部門的數(shù)字檔案優(yōu)勢(shì),借助大數(shù)據(jù)環(huán)境聚焦檔案大數(shù)據(jù)知識(shí)集成、信息共享、智能加工、隱私保護(hù)協(xié)同等關(guān)鍵環(huán)節(jié)[4]。通過構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng),提升檔案業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化水平;通過人工智能大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)運(yùn)用,構(gòu)建更為完善的檔案業(yè)務(wù)智慧流程,進(jìn)一步提升檔案業(yè)務(wù)智能化管理水平。
2.4強(qiáng)化保障:做好檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和人才保障工作
檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和檔案技術(shù)人才是推行檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的重要保障。首先,將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為重點(diǎn)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化給予足夠關(guān)注,并投入必要資金引入先進(jìn)設(shè)備,為檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化奠定堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)。加強(qiáng)與第三方企業(yè)合作,結(jié)合檔案管理部門檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的實(shí)際需要搭建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)體系。其次,建立一站式利用服務(wù)平臺(tái)。通過建立一站式利用服務(wù)平臺(tái),為用戶提供普通檢索、個(gè)性推薦、知識(shí)服務(wù)、智能檢索、檔案查詢、檔案下載、檔案咨詢等多種服務(wù),更好地滿足廣大用戶的多元化訴求。同時(shí)要利用大數(shù)據(jù)特點(diǎn),結(jié)合檔案業(yè)務(wù)需求建立特色數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)而形成專題檔案資料。再次,以數(shù)據(jù)庫(kù)作為載體,實(shí)施數(shù)字化檔案產(chǎn)品開發(fā)。檔案數(shù)字化產(chǎn)品開發(fā)不僅是檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化的重要體現(xiàn),也是滿足用戶服務(wù)需求的有效手段。通過數(shù)字化檔案產(chǎn)品開發(fā),能夠增強(qiáng)檔案資源對(duì)于業(yè)務(wù)決策的支持力度,擴(kuò)大檔案信息資源的服務(wù)范圍。此外,還可以聯(lián)合社會(huì)力量和其他社會(huì)組織開發(fā)不同類型的檔案產(chǎn)品,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案大數(shù)據(jù)資源的深入挖掘和利用。最后,加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)。一方面,結(jié)合檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的實(shí)際需要,更新檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu),通過參加培訓(xùn)、自主學(xué)習(xí)等多種方式對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新,掌握必要的信息化能力,積極參與檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化建設(shè)。另一方面,檔案管理部門也要重視檔案管理人員的能力素質(zhì)培養(yǎng),為了更好地推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化工作,應(yīng)將檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)納入到年初規(guī)劃之中,并撥出??钣糜谙嚓P(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,聘請(qǐng)專家學(xué)者對(duì)當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)工作結(jié)合的新知識(shí)、新理論進(jìn)行講解,結(jié)合檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及如何實(shí)現(xiàn)檔案信息資源轉(zhuǎn)化等相關(guān)問題進(jìn)行探討,進(jìn)一步提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng),更好地服務(wù)檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化工作。
總之,隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展,部分檔案管理部門在檔案業(yè)務(wù)開展過程中對(duì)于數(shù)字化重視程度不足,沒有為檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化提供必要的硬件設(shè)施和人才保障,在制度機(jī)制建設(shè)方面也相對(duì)落后,在一定程度上影響了檔案業(yè)務(wù)開展和檔案信息資源服務(wù)。因此,新形勢(shì)下檔案管理部門既要在思想上主動(dòng)轉(zhuǎn)變,樹立大數(shù)據(jù)思維、資源共享思維、信息技術(shù)思維,應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。同時(shí)還應(yīng)該形成檔案資源大數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效整合,進(jìn)而為后續(xù)檔案信息服務(wù)提供扎實(shí)的載體和資源,進(jìn)一步提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量,展現(xiàn)檔案信息價(jià)值,提升檔案管理部門在社會(huì)上的影響力和號(hào)召力。
參考文獻(xiàn):
[1]邢變變,李欣鈺.強(qiáng)基·賦能·助力:“十四五”時(shí)期檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的實(shí)現(xiàn)路徑研究[J].檔案管理,2022(02):33—36.
[2]加小雙,姚靜.數(shù)字人文賦能檔案資源體系建設(shè):機(jī)制與路徑[J].山西檔案:2022(04):1—9.
[3]劉博.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下的檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化戰(zhàn)略分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2021(24):37—38.
[4]張洋.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下的檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)字化策略研究[J].山西檔案,2020(02):131—137.